市税催告書封入封かん業務委託（単価契約）詳細仕様書

市税催告書封入封かん業務委託（単価契約）
詳細仕様書
目
次
Ⅰ
特記事項及び注意点
P. 2
Ⅱ
催告書の出力区分及び作業内容
P. 3
Ⅲ
封入封かん及び封入通数の報告
P. 4
Ⅳ
箱詰め及び委託目的物の保管及び納品
P. 7
Ⅴ
催告書・封筒・同封物等仕様
P. 8
Ⅵ
平成２６年度催告書封入封かん委託実績
P. 12
1
Ⅰ
特記事項及び注意点
１．個人情報の保護及び誤封入の防止
催告書は、市税滞納者に対し、自主的な納付を促すことを目的として発送する文書である。このため、個人情報
の保護には細心の注意を払うこと。
また、誤って第三者の催告書を同封する等の問題が起きた場合、委託者の信用を失墜させる重大な社会問題とな
りうるため、封入作業にあたっては、絶対に誤封入が起こらないよう厳重な対策を講じること。
２．封入作業時の同一宛名の催告書の同封
催告書は、納税義務者別・年度別・税目別に作成するため、同一宛名に対して複数の催告書が作成される場合が
数多く発生する。封入に際しては、連続して同一宛名の催告書が複数出力されている場合は、名寄せを行い、１通
の封筒に同一宛名の複数の催告書を封入すること。
ただし、１通の封筒へ封入する催告書は８枚までとし、同一宛名の催告書が９枚以上ある場合は、２通の封筒に
分割して封入すること。
なお、催告書は岡山市固有の「義務者コード」順等で出力されており、同一宛名の催告書出力枚数がランダムと
なっているので注意すること。
（例．宛名Ａ：５枚 → Ｂ：４枚 → Ｃ：６枚 →
Ｄ：８枚 →
Ｅ：７枚
→・・・）
また、これに対して、前述のとおり、誤って第三者の催告書を同封することが絶対に無いよう対策を講じること。
※同一宛名の催告書が複数枚出力された場合の仕様はⅤの２を参照のこと。
３．履行場所及び委託目的物の保管場所
本業務の履行場所は岡山市内とする。
また、封入封かん作業終了後、委託者の引き抜き及び仕分け作業が必要となるため、十余人分の引き抜き及び仕
分け作業が可能な保管場所を岡山市内に確保すること。
４．実施時期の変更について
仕様書「
（別表）平成２７年度実施（予定）時期」中の２回目～４回目の日程については確定したものではなく、
１週間程度前後に変更となる可能性があるので注意すること。
日程が変更となる場合、委託者は変更後の引渡日となる４週間前までに受託者へ連絡するものとし、受託者はこ
れに対応すること。
５．その他
カットミス等により催告書が汚損した場合は、後述Ⅳにより対応するとともに、実績枚数から同封すべき同一宛
名の催告書を全て除外すること。
2
Ⅱ
催告書の出力区分及び作業内容
出力済の催告書を下表の８種類に分類した状態で、出力枚数の一覧表（Ⅲの４の表の分類毎の出力枚数）ととも
に受託者へ引き渡すものとし、それぞれの分類での必要な作業内容は下表のとおりとする。
必要な作業内容
分
類
カット及び折り
封入封かん
箱詰め
封入通数の報告
保管
送り先分
通常分
一次税目３枚以下
要
要
要
一次税目４枚以上
要
要
要
二次税目３枚以下
要
要
要
二次税目４枚以上
要
要
要
一次税目３枚以下
要
要
要
一次税目４枚以上
要
要
要
二次税目３枚以下
要
要
要
二次税目４枚以上
要
要
要
（１）カット及び折り
連続帳票に出力された催告書の左右の両端から約 1.7cm にあるミシン線部分をカットするとともに、１
枚ずつの催告書に切り離す。また、１枚ずつに切り離した催告書を四つ折りにする。
（２）封入封かん及び通数の報告
指定の封筒へ、指定の同封物及び（１）で処理済の催告書を封入し封かんを行う。
同一宛名のものは１通の封筒に封入し、封入封かん済催告書の通数（封筒の通数）をカウントのうえ市
へ報告する。 ※詳細は後述Ⅲ
（３）箱詰め及び保管
封入封かん済催告書を指定順どおり箱詰めし、納品日まで保管する。
※詳細は後述Ⅳ
（参考）上表の分類項目の説明
「送り先分」と「通常分」
電算処理上、個別の送り先が印字されているもの（送り先分）とそれ以外のもの（通常分）。
「一次税目」と「二次税目」
催告書に記載された税目により以下のとおり分類。
一次税目：軽自動車税、固定資産税、市県民税
二次税目：事業所税、特別土地保有税、法人市民税
「３枚以下」と「４枚以上」
同一宛名の催告書出力枚数により分類しているもの。
発送時の郵便料金区分が異なるため、便宜上「３枚以下」と「４枚以上」に分類している。
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Ⅲ
封入封かん及び封入通数の報告
１．封入作業を行う催告書の分類
委託者から引き渡した催告書のうち、Ⅱの表中に区分される催告書については、宛て先の郵便番号および住所地
により、さらに下表（表１送り先分、表２
２
通常分）のとおり、それぞれ８種類（表１
送り先分）と８種類（表
通常分）に分類し、封入封かん以降の作業を行うこと。
なお、催告書は、前記により３２区分（Ⅱの表中送り先分の４区分×下表１の８区分）と３２区分（Ⅱの表中通
常分の４区分×下表２の８区分）に分類される。送り先分については郵便番号順で出力され、郵便番号が同一の場
合は、義務者コード順に出力される。通常分については表２の８区分ごとに、義務者コード順で出力される。出力
済催告書の引渡し時にも、３２区分（送り先分）と３２区分（通常分）それぞれの出力枚数が記された一覧表（Ⅲ
－４を参照）を引き渡す。
２．使用封筒及び同封物
封入封かんの際は、下表の区分に従い、それぞれ下表に記載された使用封筒に、指定された同封物を封入封かん
すること。また、前述Ⅰの２のとおり、同一宛名のものは１通の封筒に封入すること。
なお、同封物のうち郵便払込票については、受託者が二つ折りすること。
３．封入通数の報告
封入封かん済催告書を、前記１により計６４通り（送り先分：３２通り
通常分：３２通り）に分類し、それぞ
れの通数（封筒数）をカウントし、市に報告すること。
表１
送り先分
※同封物及び使用封筒については後述Ⅴを参照のこと。
同封物
区内特別なし
区内特別あり
郵振払込票記入例
郵便払込票
催告チラシ
（宛て先により分類）
催告書
催告書の内容
使用封筒
適用単価
①
〒７００から始まる区域
●
●
○
同封物１点
②
〒７０１－１１から始まる区域
●
●
○
同封物１点
●
●
●
●
③
④
〒７０１等その他市内
（①②⑤⑥⑦以外の市内宛てのもの）
中国地方以外
（中国地方を除く県外宛てのもの）
●
●
○
同封物１点
○
同封物３点
⑤
〒７０２から始まる区域
●
●
○
同封物１点
⑥
〒７０３から始まる区域
●
●
○
同封物１点
⑦
〒７０４から始まる区域
●
●
○
同封物１点
4
⑧
市外中国地方
（市外の中国地方５県内宛てのもの）
表２通常分
●
●
○
同封物１点
※同封物及び使用封筒については後述Ⅴを参照のこと。
同封物
区内特別なし
区内特別あり
郵振払込票記入例
郵便払込票
催告チラシ
（宛て先により分類）
催告書
催告書の内容
使用封筒
適用単価
①
〒７００から始まる区域
●
●
○
同封物１点
②
〒７０１－１１から始まる区域
●
●
○
同封物１点
●
●
●
●
③
④
〒７０１等その他市内
（①②⑤⑥⑦以外の市内宛てのもの）
中国地方以外
（中国地方を除く県外宛てのもの）
●
●
○
同封物１点
○
同封物３点
⑤
〒７０２から始まる区域
●
●
○
同封物１点
⑥
〒７０３から始まる区域
●
●
○
同封物１点
⑦
〒７０４から始まる区域
●
●
○
同封物１点
●
●
⑧
市外中国地方
（市外の中国地方５県内宛てのもの）
5
○
同封物１点
４．催告書の出力枚数一覧表
封入作業をおこなう催告書の分類について、前述Ⅲの３のとおり、３２通り（送り先）と３２通り（通常分）に分
けた以下の一覧表を引き渡す。
平成２７年度○月催告書打ち出し枚数
一次税目
催告書枚数
送り先あり
通常分
４枚以上３枚以下４枚以上３枚以下
小
計
700
701-11○○
701等
その他
市内
本庁
その他
中国地方
５県外
702
703
704
市外
中国地方
５県内
計
催告書合算枚数
送り先あり
計
通常分
４枚以上３枚以下４枚以上３枚以下
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二次税目
催告書枚数
送り先あり
通常分
４枚以上３枚以下４枚以上３枚以下
小
計
Ⅳ
箱詰め及び委託目的物の保管及び納品
１．封入封かん済催告書の箱詰め
（１）封入封かん済催告書は、前述Ⅲのとおり３２通りと３２通りに分類のうえ、出力順どおり結束し、出力順ど
おり並ぶよう箱詰めを行うこと。
（２）箱詰めの際は、指定のラベル（後述Ⅴの５）に、一箱毎に下記の内容がわかるように記すこと。
①送り先分・通常分
②内容数（通数）
③一次税目・二次税目の別
④３枚以下・４枚以上の別
⑤郵便番号等の区分（Ⅲの表１の８区分と表２の８区分）
⑥箱内の義務者コードの最初の番号と最後の番号
（催告書に印字された「義務者コード」の何番から何番まで箱詰めされているか）
※催告書への義務者コード印字箇所についてはⅤの２を参照のこと
（３）上記（２）のラベルは、引き抜き作業等で確認が必要なため、保管時に見える位置に貼付すること。
（４）上記の作業に用いる箱は受託者が用意し提供すること。また、仕分け作業に用いるための箱を、別途４０箱
程度を用意し提供すること。
２．委託目的物の保管及び納品
（１）封入封かん済催告書については、引き抜き作業及び検査が出来る保管場所を用意し保管すること。
（保管期間
は最大で委託目的物発送日までとする。
）
また、検査終了後は委託者の指示に従い、指示があった場合は岡山市収納課へ委託目的物を納品すること。
（２）カットミス等により催告書の汚損があった場合、すみやかに該当催告書の内容を委託者へ報告するとともに、
同封すべき同一宛名の催告書についても、すべて委託者へ引き継ぐこと。
また、該当催告書が出力順に結束されるべき箇所および保管されるべき箱に目印を付けること。
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Ⅴ
催告書・封筒・同封物等仕様
１．寸法および種別
内
容
寸
法
催告書
381mm×216mm
催告書チラシ
210mm×99mm
郵便払込用紙
180mm×114mm
郵便払込用紙記入例
210mm×99mm
グラシン紙窓封筒
229mm×110mm
備
考
後述３参照（連続帳票）
二つ折りのうえ封入
後述４参照
（封入用封筒）
アラビア糊付（水を付けて貼る）
２種類あり
①区内特別の表示のあるもの
②区内特別の表示の無いもの
２．催告書の出力時の仕様
催告書の宛名印字箇所の下に、下図のとおり「義務者コード」を印字している。
また、複数枚の催告書が出力された場合の判別のため、同様に「通し番号等」を印字するとともに、同左下部分
にＯＭＲコードを印字している。
宛名（郵便番号・住所・氏名・バーコード）印字箇所
○○－○○－○○－●●●●●●●●
（
○○○ ／
○○○ －
↑
その組の何枚目中何枚目か
○○○
○○○ －
○○○
↑
↑
何組目か
）
通し番号
義務者コード（●部分８桁）
左下に機械判別のための名寄せＯＭＲコードを印字
※名寄せＯＭＲコードの仕様については資料を参照のこと
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３．催告書出力イメージ
9
４．封筒
・フラップ上部にアラビア糊付き。（水を塗って貼るタイプの糊）
・写真下段はフラップ部分が開いた状態となっているが、作業前に市から渡す際には、フラップ部分が折れた状
態（写真上段の状態）で箱詰めされている。
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５．貼付ラベル
封入封かん済催告書の箱詰め保管の際、箱に貼り付けるラベル（見本）。
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Ⅵ
平成２６年度催告書封入封かん委託実績
同封物１点
同封物３点
計
１回目
33,746 枚
4,398 枚
38,144 枚
２回目
24,674 枚
4,293 枚
28,967 枚
３回目
34,102 枚
5,700 枚
39,802 枚
４回目
35,290 枚
5,615 枚
40,905 枚
計
127,812 枚
20,006 枚
147,818 枚
12

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