仕様書 Ⅰ．件名 「スマートコミュニティサミット 2015」に係る運営等業務 Ⅱ．イベントの概要 発注者が開催するイベントの概要は以下のとおり。 １． 名称 スマートコミュニティサミット 2015（以下「サミット」という。） ２． 開催日時 （１） 本会議 ① 平成 27 年 6 月 17 日（水) 第一部:10 時 30 分から 12 時 00 分（9 時 50 分受付開始） 第二部:13 時 00 分から 16 時 00 分（12 時 20 分受付開始） ② 平成 27 年 6 月 18 日（木) 第一部:10 時 00 分から 12 時 00 分（9 時 20 分受付開始） 第二部:13 時 00 分から 15 時 00 分（12 時 20 分受付開始） 第三部:15 時 30 分から 17 時 00 分（15 時 00 分受付開始） （２） テクニカルツアー 平成 27 年 6 月 19 日（金）10 時 00 分から 13 時 00 分 ３． 開催場所等 （１） 開催場所 東京ビッグサイトで開催される「スマートコミュニティ Japan 2015」の会場から 徒歩 10 分以内の会場。（本項目は、契約締結時には、具体的な会場名に変更する。 受注者は契約締結までに本項目及び（２）に示す条件を満たす会場を決定・確保して おくこと。） （２） 本会議に係る会場の条件 本会議に係る会場は以下の 6 つで構成するものとする。なお、来場者の動線を考 慮して以下の①から④及び⑥が同一施設内の同一フロアにあること。⑤は同一施設 内の異なるフロアにあること。 ① 本会議会場 (a) スクール形式で来場者 300 名分が肩を触れ合う事のない十分な間隔を確保 して着席できること。また、予備の椅子 100 名分を配置できること。 (b) 同時通訳システムを設置できること。 ② 事務スペース 本会議会場に隣接する場所であり、85m2 以上であること。 ③ VIP 用控室 本会議会場に隣接する場所であり、30m2 以上であること。 ④ 本会議講演者控室 本会議会場に隣接する場所であり、30m2 以上であること。 ⑤ VIP 及び講演者用昼食会場 100m2 以上であること。 ⑥ 受付 ①の本会議会場の入口に設置すること。予稿集の配布、同時通訳用レシーバ及 びアンケート用紙の配布及び回収等が可能であること。 Ⅲ．業務概要 受注者が実施する業務の概要は以下のとおり。 １． プログラム等の企画・提案業務 ２． 本会議に係る会場の企画・設計等業務 ３． 本会議に係る会場の設営及び撤去 ４． 備品・機材等の手配 ５． 運営マニュアル等作成業務 ６． 人員の手配 ７． 運営業務 ８． 講演者への連絡等業務 ９． その他付帯業務 Ⅳ．業務の詳細 受注者が実施する業務の詳細は以下のとおり。 １． プログラム等の企画・提案業務 以下により、プログラム等の企画・提案業務を行うこと。 （１） プログラムの企画・提案等 ① 契約締結後速やかに、発注者が別途提示する本会議プログラム概要案に基づき、 講演及びパネルディスカッションのシナリオ作成、来場者参加型のセッションの 設定、各セッションの全体ストーリー作成等、詳細なプログラムを企画・提案し、 発注者の了承を得ること。 ② 契約締結後速やかに、より魅力的なセッションとなるよう、照明、映像などの 演出、別途実施する「スマートコミュニティ Japan2015」の展示と一体感を出す ような装飾、集客のための効果的な宣伝方法、集客用チラシ等について提案し、 発注者の了承を得ること。 ③ 契約締結後速やかに、本会議の集客用として、興味や関心を惹起するようなキ ャッチコピーを作成のうえ発注者の了承を得ること。 ④ 契約締結後速やかに、発注者が別途提示するテクニカルツアーのプログラム概 要案に基づき、ツアーのコースやガイド方法等、詳細なプログラムを企画・提案 し、発注者の了承を得ること。 （２） 講演者候補の提案 発注者の指示に基づき、各セッションに招聘するに相応しい海外講演者候補 12 名 を提案し、発注者の了承を得ること。 ２． 本会議に係る会場の企画・設計等業務 以下により、本会議に係る会場の企画・設計等を行うこと。 （１） 基本コンセプト等 基本コンセプト等は以下の通り。 ① 「再生可能エネルギーが大量導入された後の世界を展望する」、「将来の有望 な市場として期待される新興国のスマートシティ」等の講演及びパネルディスカ ッションのテーマを効果的に発信する内容とすること。 ② ステージには青をベースとしたシンプルな装飾を施すこと。また、イベントの タイトル等を明示すること。 ③ 「ＮＥＤＯデザインマニュアル」に基づく白地に青の発注者のロゴを強調し、 発注者のイメージを統一的かつ効果的に演出すること。 ④ ステージや椅子の配置を工夫する等、本会議来場者が講演やパネルディスカッ ションに引き込まれるような効果的な会場とすること。 （２） 企画・設計 本会議に係る会場の企画・設計に係る仕様は以下のとおり。 ① 本会議会場 (a) ４．の（１）の備品・機材等を配置すること。 (b) ステージを設置すること。ステージは、講演の際は講演者 1 名が講演する ために必要なスペース、パネルディスカッションの際はモデレータ 1 名及び パネリスト等 5 名が着席するために必要なスペースを確保すること。 (c) 会場は、スポットライト等のステージ演出照明を用いて効果的な演出を行 うこと。 (d) 来場者席の最前 1 列目と 2 列目の間は、講演者等が移動しやすいようにス ペースを広く取ること。 (e) 400 名の来場者が安全に入退室可能な動線を考慮し、適切な通路幅を確保 すること。 ② 事務スペース (a) ４．の（２）の備品・機材等を配置すること。 (b) 施錠ができること。 ③ VIP 用控室 (a) ４．の（３）の備品等を配置すること。 (b) 施錠ができること。 ④ 本会議講演者用控室 (a) ４．の（４）の備品等を配置すること。 (b) 施錠ができること。 ⑤ VIP 及び講演者用昼食会場 ４．の（５）の備品等を配置すること。 ⑥ 受付 (a) ４．の（６）の備品等を配置すること。 (b) タイムテーブルを設置すること。 ３． 本会議に係る会場の設営及び撤去 以下により、本会議に係る会場の設営及び撤去を行うこと。 （１） 会場設営、機材の動作確認等の事前準備作業は、発注者と調整のうえ平成 27 年 6 月 16 日（火）22 時 00 分までに行うこと。 （２） 機材及び備品等の撤去、廃棄物の処理、原状回復については、法令に基づき本会 議終了後速やかに実施すること。但し、具体的な実施日時については、発注者と調 整のうえ決定すること。 （３） ５．の（８）の看板等について、発注者が指示する場所に設置すること。 （４） 発注者が別途指示する資料等について、各日受付開始 1 時間前までに、受付の 配布資料用机に用意すること。 ４． 備品・機材等の手配 以下の備品・機材等を手配すること。 （１） 本会議会場 項番 項目 ア スクリーン イ プロジェクター ウ 通信回線 エ ノート PC オ 講演時のサブモニター 仕様 数量 会場規模・構造に適切な仕様のスク リーン（300 インチ以上）であるこ と。 アのスクリーンに対応した輝度を確 保すること。 エのノート PC との接続が可能であ ること。 ベストエフォート型 100Mbps 以上と し、PC 接続用のハブ又はルーター等 を備えること。 Windows7 以降の OS を搭載した PC で あること。 以下のソフトウェアが利用可能であ ること。 (a) Microsoft Word、Excel、 PowerPoint の 2007 以降のバージ ョン (b) PDF ファイル閲覧ソフトウェア (c) 動画再生ソフトウェア (d) インターネット閲覧用ソフトウ ェア イのプロジェクターとの接続が可能 であること。 15 インチ以上であること。 演台に設置すること。 エのノート PC との接続が可能であ ること。 ノート PC でも可。 1幕 1台 1本 1台 1台 カ パネルディスカッショ ン用サブモニター キ ク ケ コ 講演者用演台 司会者用机及び椅子 パネルディスカッショ ン用テーブル及びソフ ァ 来場者用机及び椅子 サ 来場者用椅子（予備） シ ワイヤレスマイク ス 有線マイク セ ソ タ チ ツ テ ト ナ スピーカー等音響機器 パネリスト用筆記用具 レーザーポインター ストップウォッチ 卓上ベル 手元灯 関係者席等の貼り紙 トランシーバー（ヘッ ドセット） 同時通訳システム ニ 15 インチ以上であること。 エのノート PC との接続が可能であ ること。 ノート PC 不可。 パネルディスカッションテーブルに 設置又はステージ下に設置するこ と。 パネリストの上半身が客席からしっ かり見えるよう配慮して設置するこ と。 配線は安全面を確保のうえ固定し、 コードをまとめる又は隠す等工夫し て整理すること。 － － － 1台 1 セット 5 名分 スクール形式。 最前 1 列目及び 2 列目の机には白布 をかけること。 来場者用机及び椅子 300 名分が満席 となった場合に使用できるよう、折 り畳み等の方法で会場周辺の備品庫 等に配置しておくこと。 卓上型マイクスタンドを備えるこ と。 ストレート型マイクスタンドを備え ること。 － クリップボード、メモ用紙、鉛筆等 － － － － － 受注者使用分は別途確保すること。 300 名分 一式 ヌ 講演者用の水及びコッ プ 日→英・英→日の 2 系統とするこ と。通訳ブースは防音とすること。 水は 500ml ペットボトル入りとする こと。 ネ 花 司会者用机の脇に設置すること。 （２） 事務スペース 3台 100 脚 5本 2本 一式 5 名分 2本 2個 1個 1個 37 枚 20 名分 6 月 17 日： 11 セット 6 月 18 日： 15 セット 1組 項番 ア イ 項目 机及び椅子 通信回線 ウ ノート PC エ プリンター オ 再生上質紙 （３） VIP 用控室 項番 項目 ア 応接セット イ 飲料及び茶菓 （４） 本会議講演者用控室 項番 項目 ア 机及び椅子 イ 飲料 ウ リボンバラ記章 仕様 ロの字型 （１）のウに同じ。 （１）のウと兼ねることも可。 （１）のエに同じ。 エのプリンターとの接続が可能であ ること。 A4、用紙のカラー印刷ができるこ と。 コピーができること。 A4（色：白） 数量 15 名分 1本 1台 1台 500 枚 仕様 5 名掛け用（机及び椅子） セルフ方式で提供すること。 コーヒー、紅茶、水及び茶菓を提供 すること。 コップは陶器とすること。 数量 4 セット 10 名分／日 仕様 6 名用 セルフ方式で提供すること。 コーヒー、紅茶、水を提供するこ と。 講演者着用 数量 2 セット 20 名分／日 （５） VIP 及び講演者用昼食会場 項番 項目 仕様 ア 机及び椅子 6 名用 イ 机 料理を置くスペースがあるもの。 ウ 飲料及び昼食 立食形式で提供すること。飲料及び 昼食等を提供すること。 26 個 数量 6 セット 3台 32 名分／日 （６） 受付 項番 項目 仕様 数量 ア 受付用机 W120 ㎝×D45 ㎝程度 2台 イ 受付用椅子 － 4脚 ウ 配布資料用机 － 1台 エ 名刺入れ － 2個 オ 同時通訳用レシーバ － 430 個 （７） 講演者の宿泊場所及び本会議会場間の移動 項番 項目 仕様 ア 運転手付き中型バス 20 席以上（但し、補助席を除く。） 平成 27 年 6 月 17 日（水）8:00～ 22:00 及び平成 27 年 6 月 18 日 （木）8:00～22:00 に講演者の宿泊 場所及び本会議会場間を移動するこ と。 （８） テクニカルツアー 項番 項目 ア 運転手付き中型バス 仕様 20 席以上（但し、補助席を除く。） 平成 27 年 6 月 19 日（金）にホテル からサイト間の送迎を含み、テクニ カルツアーに対応すること。 数量 1台 数量 1台 ５． 運営マニュアル等作成業務 以下を作成すること。 （１） 設計図書 １．の企画・設計等業務において、会場の各室に関する会場レイアウト、動線図等 の設計図書を契約締結後速やかに発注者に提示し、発注者の了承を得たうえで下表の 仕様により作成すること。 項番 項目 仕様 ア 判型 A4（ファイル綴じとすること。） イ 印刷 両面 4 色刷り ウ 部数 1部 （２） 運営マニュアル 契約締結後速やかに発注者が提供するデータに基づき、サミット運営、実施体制 等の内容を取りまとめた運営マニュアルを発注者に提示し、発注者の了承を得たう えで、下表の仕様により作成すること。なお、受注者が使用する分は必要な部数を 別途用意すること。 項番 項目 仕様 ア 判型 A4（ファイル綴じとすること。） イ 記載内容 実施体制図、役割分担表、会場レイアウト 図、受付業務等 ウ 部数 5部 （３） 予稿集 講演者から回収する原稿を元に、以下により 2 種類の予稿集を作成すること。なお、 本会議終了後、残余が発生した場合には、発注者の事務所に輸送し、発注者に引き渡 すこと。 ① 契約締結後速やかに表紙、図表、写真等本編全般にわたるデザインを作成し、 平成 27 年 4 月 30 日（木）までに発注者の了承を得ること。なお、デザインは本 会議のイメージを踏まえたものとし、2 種類とも頁全体として統一感があり、見 やすいものとすること。 ② 平成 27 年 5 月 18 日（月)までに、海外講演者 12 名から写真、経歴資料（英 語）、講演要旨（英語）、国内講演者 14 名から写真、経歴資料（日本語及び英 語）、講演要旨（日本語及び英語）を収集すること。海外講演者の経歴資料及び 講演要旨については、英語から日本語への翻訳を行い、発注者の了承を得ること。 ③ 平成 27 年 5 月 25 日（月）までに、海外講演者 12 名から講演資料（プレゼン 資料）（英語）を収集すること。 ④ 平成 27 年 5 月 25 日（月）までに、国内講演者 14 名から講演資料（英語版及 び日本語版）を収集すること。 ⑤ 予稿集の作成までに間に合わなかった原稿について、発注者の了承を得たう えで、平成 27 年 6 月 15 日（月）までに別途収集し印刷を行うこと。なお、海外 講演者に係る翻訳は不要とする。 ⑥ ②から④の原稿について、図表、写真等を見やすくする等の編集作業を実施 し、①のデザインを元にレイアウトし、発注者の了承を得ること。なお、本文 の頁は資料を上下 2 アップ方式でレイアウトすること。 ⑦ ②から④の原稿について、発注者の指示に基づき、2 種類の予稿集に区分し、 目次（日本語及び英語)を作成すること。 ⑧ 予稿集の仕様は下表のとおり。 (a) ②から④に係るもの 項番 項目 仕様 ア 判型 A4 イ 頁数 ①平成 27 年 6 月 17 日用：200 頁以内 ②平成 27 年 6 月 18 日用：200 頁以内 ウ 印刷 両面白黒 エ 用紙（表紙） レザック紙 175kg（色：①及び②で異なる 色を用いること。 ） オ 用紙（本文） 再生上質紙 44.5kg（色：白） カ 製本 無線綴じ キ 部数 ①平成 27 年 6 月 17 日用：800 部 ②平成 27 年 6 月 18 日用：1,000 部 (b) ⑤に係るもの 項番 項目 ア 判型 イ 頁数 ウ 印刷 エ 用紙（本文） オ 製本 カ 部数 仕様 A4 － 両面白黒 再生上質紙 44.5kg（色：白） ホチキス止め 1,800 部 （４） 司会進行用台本 本会議の司会進行に係る台本を、１．の（１）の①の内容を踏まえて平成 27 年 5 月 25 日（月）までに発注者に提案し、発注者の了承を得たうえで下表の仕様により 作成すること。なお、受注者が使用する分は必要な部数を別途用意すること。 項番 ア イ ウ エ 項目 判型 製本 印刷 部数 仕様 A4 平綴じ 両面白黒 3部 （５） プログラム １．の（１）の①、②及び③の内容を踏まえて、キャッチコピー、講演者紹介、見 所等を簡潔に記載したプログラムの原案を作成し、平成 27 年 5 月 29 日（金）までに 発注者の了承を得たうえで、下表の仕様により作成すること。なお、本会議終了後、 残余が発生した場合には、発注者の事務所に輸送し、発注者に引き渡すこと。 項番 ア イ ウ エ オ カ 項目 判型 頁数 用紙 印刷 部数 表記 仕様 A4 1頁 再生コート紙 93.5kg 両面 4 色刷り 2,000 部 日本語 （６） アンケート用紙 来場者の職種、本会議に対する理解度の把握等を行うため、アンケート項目につい て日本語及び英語で原案を作成し、平成 27 年 6 月 12 日（金）までに発注者の了承を 得たうえで、下表の仕様によりアンケート用紙を作成すること。なお、アンケート実 施後、残余が発生した場合は、発注者の事務所に輸送し、発注者に引き渡すこと。 項番 ア イ ウ エ 項目 判型 印刷 部数 表記 仕様 A4 両面白黒 2,000 枚 表面：日本語 裏面：英語 （７） 腕章 来場者がサミットにおいて発注者及び運営スタッフ等であることを認識できるよう に、「ＮＥＤＯデザインマニュアル」の発注者のロゴを使用してデザインした腕章を、 発注者の了承を得たうえで 30 個作成すること。なお、サミット終了後、発注者の事 務所に輸送し、発注者に引き渡すこと。 （８） 看板等 来場者を円滑に誘導するため、下表の仕様により看板等を作成すること。記載内容 の詳細は発注者が別途指示する。なお、表記は日本語及び英語とする。 項番 ア 項目 宣伝用案内看 板 サイズ 縦 200cm× 横 200cm 記載内容 会議名称等 イ 受付看板 縦 200cm× 横 100cm 会議名称等 ウ タイムテーブ ル 案内看板（施 設入口から本 会議会場まで の案内用） 演台用看板 縦 100cm× 横 50cm 縦 200cm× 横 100cm タイムテーブ ル等 「サミット会 場はこちら」 等 縦 120cm× 横 100cm 本会議会場用 吊看板 本会議会場入 口看板 控室等表示貼 り紙 縦 90cm×横 900cm 縦 200cm× 横 100cm A4 ＮＥＤＯのロ ゴ、ＪＳＣＡ のロゴ、会議 名称等 会議名称等 エ オ カ キ ク 会議名称等 「講演者控 室」等 備考 東京ビッグサイト入 口に設置し、人目 を引く宣伝効果の 高いものとするこ と。 受付にふさわしく、 格調のあるものとす ること。 スタンド付 数量 1枚 スタンド付 3枚 1枚 1枚 － 1枚 － 1枚 スタンド付 － 1枚 VIP 用控 室、本会議 講演者控室 に各 1 枚 （９） スクリーン投影用イベントタイトルスライド 発注者が提供するデータを元に、講演開始前、講演者等紹介時及び講演の休憩時間 中にスクリーンに表示するためのサミットのイベントタイトルスライドを発注者の了 承を得たうえで作成すること。 （１０） 電子データ 作成物のうち、予稿集については Adobe InDesign 及び PDF で、集客用チラシに ついては Adobe Illustrator で、設計図書、運営マニュアル、司会進行用台本、ア ンケート用紙、看板等、スクリーン投影用イベントタイトルスライドについては、 発注者が別途指示する形式で電子データを作成すること。 ６． 人員の手配 以下の人員を手配すること。人員の選定にあたっては、発注者の了承を得ること。 （１） 全体責任者 本業務の運営・管理業務を統括する全体責任者を 1 名配置すること。 （２） 受付スタッフ 本会議来場者の受付、案内、予稿集等資料の管理、運搬及び配布、アンケート 用紙の配布及び回収、同時通訳レシーバの配布及び回収等の業務に従事する人員 を常時 2 名以上配置すること。なお、少なくともうち 1 名は英会話ができる者 （TOEIC800 点以上）とすること。 （３） 運営スタッフ 本会議の全体進行管理、PC 操作の補助、タイムキープ、プロジェクター及びス ピーカー等映像・音響機器、照明、同時通訳システムの操作、マイクの受け渡し、 本会議の録音等を行う人員を常時 3 名以上配置すること。 （４） 運営補助スタッフ 受付スタッフ及び運営スタッフの補助、来場者のカウント、講演者、司会者及 び同時通訳者等の補助業務、VIP 用控室での給仕等に従事する人員を常時 3 名以上 配置すること。 （５） 司会者 本会議の司会進行・誘導等の業務に従事する司会者を常時 1 名配置すること。 なお、司会業務経験者であること。 （６） 同時通訳者 本会議の講演等を日本語から英語、英語から日本語に通訳する同時通訳者を常 時 3 名以上配置すること。エネルギー、電力関連の国際会議における経験を 3 回 以上有し、S クラスとすること。母国語は日本語であること。 （７） 海外講演者案内スタッフ 本会議の海外講演者 12 名について、会場の案内等を行うスタッフを 1 名配置す ること。なお、宿泊施設と本会議会場間における送迎の連絡業務等も併せて実施 すること。 （８） 取材対応及びテクニカルツアー等逐次通訳者 本会議開催中に実施される発注者等への取材等対応及びテクニカルツアーに同 行し、日本語から英語、英語から日本語に通訳する逐次通訳者を常時 1 名以上配 置すること。エネルギー、電力関連の国際会議における経験を 3 回以上有し、S ク ラス又は A クラスとすること。母国語は日本語であること。 （９） 専従カメラマン 本会議の様子、講演者及びパネリスト等の写真撮影を行う専門の撮影技術を有 するカメラマンを専従で 1 名配置すること。 ７． 運営業務 以下により、運営業務を実施すること。 （１） サミット運営業務 全体責任者は、本業務の運営・管理業務を行うこと。開催時刻までに発注者及び 現場スタッフに運営マニュアルを配布し、内容の説明を実施するとともに全体 の進行管理を行うこと。 （２） 本会議運営業務 ① 受付スタッフは、本会議来場者の受付、案内、予稿集等資料の管理、運搬及 び配布、アンケート用紙の配布及び回収、同時通訳レシーバの配布及び回収等 の業務を行うこと。予稿集等資料は発注者が別途提供する封筒に入れて本会議 来場者に配布すること。なお、受注者は、本会議終了後、アンケート結果を集 計・分析すること。アンケート結果は各日の会議終了後 1 時間以内に、速報と して集計値を発注者に報告すること。また、回収したアンケート用紙について は、報告書と共に発注者に引き渡すこと。 ② 運営スタッフは本会議の全体進行管理、PC 操作の補助、タイムキープ、プロ ジェクター及びスピーカー等映像・音響機器の操作、照明操作、同時通訳シス テム操作、マイク受渡し、本会議の録音（本会議及び同時通訳）等を行うこと。 また、発注者の指示に基づき、講演等の合間にスクリーン投影用イベントタイ トルスライド等を流すこと。なお、受注者は、本会議終了後、録音データを元 に、会議概要、質疑応答等を含めた本会議議事録を日本語で作成すること。 ③ 運営補助スタッフは、受付スタッフ及び運営スタッフの補助、聴講者の客席 への誘導、来場者のカウント、講演者、司会者及び同時通訳者等の補助業務、 VIP 用控室での給仕等を行うこと。なお、受注者は、来場者のカウント数につい て、各日の会議終了後 1 時間以内に、速報として集計値を発注者に報告するこ と。 ④ 司会者は、本会議の司会進行・誘導等の業務を行うこと。 ⑤ 同時通訳者は、本会議の講演等を日本語から英語、英語から日本語への同時通 訳を行うこと。なお、本会議開催当日に発注者と事前打ち合わせを実施すること。 ⑥ 海外講演者案内スタッフは、本会議の海外講演者 12 名について、逐次通訳の うえ会場の案内等を行うこと。また、宿泊施設と本会議会場間における送迎の 連絡業務等も併せて実施すること。 ⑦ 取材対応及びテクニカルツアー等逐次通訳者は、本会議開催中に実施される 発注者等への取材等に対応し、日本語から英語、英語から日本語への逐次通訳 を行うこと。 ⑧ 専従カメラマンは、本会議の様子、講演者及びパネリスト等の写真をフルサ イズの撮像素子を搭載した一眼レフカメラで 1,000 枚以上撮影すること。講演者、 パネリスト及びモデレータについては、全員を 5 枚以上撮影すること。なお、 受注者は、本会議終了後、本人の写真データを講演者及びパネリストに送付す ること。 （３） テクニカルツアー運営業務 ① 取材対応及びテクニカルツアー等逐次通訳者は、テクニカルツアーに同行し て、案内、誘導し、日本語から英語、英語から日本語への逐次通訳を行うこと。 ② テクニカルツアーのコースは、１．の（１）の④の内容を踏まえて、発注者 より別途指示する。なお、宿泊施設からバスの駐車場へテクニカルツアー参加 者を誘導すること。 ８． 講演者への連絡等業務 以下により、講演者への連絡等業務を実施すること。なお、各業務は、英会話ができるも の（TOEIC 800 点以上）が実施すること。 （１） 海外講演者の渡航手続きの支援等を行うこと。また、本会議の会場からバスで 20 分以内の宿泊場所を確保し、予約を行うこと。なお、複数箇所でも可とする。 （２） 発注者の指示に基づき、各講演者に対して旅費及び交通費の説明を行うこと。 また、各講演者から、フライトチケット及び領収書等を収集のうえ発注者に提出 すること。 （３） 発注者と協議のうえ各講演者との連絡・調整業務を適切に実施すること。 （４） 講演者の予定人数は下表のとおり。 日程 講演者数 うち海外講演者数 平成 27 年 6 月 17 日（水） 11 名 4名 平成 27 年 6 月 18 日（木） 15 名 8名 ９． その他付帯業務 その他１．から８．に付帯する業務を行うこと。 Ⅴ．報告書の作成 受注者は、サミット終了後、報告書を作成し、平成 27 年 6 月 30 日（火）までに提出するこ と。報告書の要件は下表のとおり。報告書本体は A4 ファイルに綴じた形とし、紙媒体で 2 部 作成すること。また、電子データを DVD-R 等に記録したものも作成すること。報告書付録のう ちア及びイは電子データを DVD-R 等に記録したものを作成し、ウからオは A4 ファイルに綴じ た形とし、紙媒体で 1 部作成すること。なお、個々の電子データの形式は、発注者の指示に従 うこと。 ①報告書本体 項番 名称 ア 設計図書 イ 運営マニュアル ウ 会議概要（日時、来場者数、会議風景等をまとめたもの） エ 本会議議事録 オ アンケートの集計・分析結果 カ 次回サミットの企画運営に関する提案 ②報告書付録 項番 名称 ア 本会議録音データ イ 撮影データ ウ 本会議来場者リスト（来場者のカウント数も示すこと） エ 本会議来場者から頂戴した名刺(A4 名刺フォルダ入り) オ 本会議来場者から回収したアンケート用紙 Ⅵ．納入物 本業務における納入物の名称、本仕様書上の掲載箇所、納入場所、日付は下表のとおり。 項番 ア 名称 設計図書 イ 運営マニュアル ウ 予稿集 エ 司会進行用台本 オ プログラム カ アンケート用紙 キ 腕章 ク スクリーン投影用イ ベントタイトルスラ イド 電子データ ケ 掲載箇所 Ⅳ．の５．の （１） Ⅳ．の５．の （２） Ⅳ．の５．の （３） Ⅳ．の５．の （４） Ⅳ．の５．の （５） Ⅳ．の５．の （６） Ⅳ．の５．の （７） Ⅳ．の５．の （９） Ⅳ．の５．の （１０） Ⅳ．の７．の （２）の① 場所 発注者の事務所 日付 平成 27 年 6 月 5 日 発注者の事務所 平成 27 年 6 月 15 日 本会議会場 平成 27 年 6 月 16 日 本会議会場 平成 27 年 6 月 16 日 本会議会場 平成 27 年 6 月 16 日 本会議会場 平成 27 年 6 月 16 日 本会議会場 平成 27 年 6 月 16 日 本会議会場 平成 27 年 6 月 16 日 発注者の事務所 平成 27 年 6 月 22 日 事務スペース 平成 27 年 6 月 17 日 アンケートの集計結 会議終了後 1 時間 果（速報）（平成 27 年 6 月 17 日分） 平成 27 年 6 月 18 日 アンケートの集計結 会議終了後 1 時間 果（速報）（平成 27 年 6 月 18 日分） 事務スペース 平成 27 年 6 月 17 日 サ 来場者のカウント数 Ⅳ．の７．の （２）の③ 会議終了後 1 時間 （速報）（平成 27 年 6 月 17 日分） 平成 27 年 6 月 18 日 来場者のカウント数 会議終了後 1 時間 （速報）（平成 27 年 6 月 18 日分） ※ウ、エ、オ、カ、キ、クの項の日付は納入期日、その他の項の日付は納入期限。納入期日に おける納入時間については別途発注者が指示する。 コ Ⅶ．その他 １． 企画・構成の内容については、専門家として発注者に対し、必要なアドバイスを行い、 発注者の了承を得たうえで決定すること。 ２． 会場借り上げ費、各種作成費、電気料金、水道料金、インターネット回線費用、運搬 費、設営費、人件費、ガソリン料金、高速道路料金、廃棄物処理費、保険料金、原状回 復費等の諸経費全て負担すること。 ３． 本業務で作成した作成物の著作権、所有権等は発注者に帰属する。作成物に第三者が 権利を有する既存著作物が含まれる場合は、受注者は当該既存著作物の使用に必要な費 用負担及び仕様許諾契約等に係る一切の手続きを行い、当該既存著作物の内容について 発注者の了承を得ること。 ４． 発注者のロゴの使用に際しては、「ＮＥＤＯデザインマニュアル」で規定する Adobe Illustrator 形式の電子データを使用すること。なお、電子データの貸与にあたっては、 契約締結後、速やかに発注者が定める貸与申請手続きを実施し、発注者から貸与を受け ること。 ５． 仕様にない事項又は仕様について生じた疑義については、発注者と協議のうえ解決 すること。
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