別紙３千葉市区役所帳票等レイアウトガイドラインの概要１ガイドラインの目的共通的に存在する項目の配置や表現を標準化し、市民等の利便性を高め、併せて職員の業務効率を高めるため、区役所で使われている様式類を現場寄り、住民寄りの視点で業務横断的に分析した結果に基づいて、帳票等のレイアウトに一定のルールを設けた。２ガイドラインの適用範囲（１）市民等（法人・団体含む）に記入させる様式類を主な対象とするほか、内部処理帳票やシステム画面等にも考え方は適用。（２）直接の適用対象範囲は区役所業務とするが、本庁業務もこれに従うのが望ましい。３帳票等の取扱方針等（１）種類・枚数自体の削減を目指す……根拠規定や事務フロー自体も見直す。 ※他の事業で把握した庁内情報の活用（添付書類の廃止や添付省略）をルール化。 ※２つ以上の規定に共通の様式を対応させる。（２）弁別性への配慮……似た様式類を区別する上で重要な部分を目立たせる。（３）対応の例外……法令等の制約がある場合、情報システム上の制約がある場合等。４帳票作成上の具体的な留意事項（１）項目の配置や表現ア識別番号欄（受給者番号等）を設ける場合は先頭にする。イ数字欄を桁で仕切る場合は左詰めにする。ウ人物は誰のことか分かりやすく記載する。 ※例：「対象者」・「申請者」→「対象児童」・「申請者（保護者）」エ対象者欄を申請書記入者欄より先にする。オ氏名欄を住所欄より先にする。 ※法人用の様式はゴム印に配慮、一つの大きな「名称・所在地・代表者職氏名」欄カ氏名等の「フリガナ」はカタカナに統一する。キ住所欄に「町」、「番（地）」、「号」等を予め印刷することはしない。ク住所欄に「かた書き」は使用せず「建物名・部屋番号等」とする。ケ住所欄には最低限必要なスペースを確保する（目安……概ね３０文字以上）。コ続柄欄は「○○から見て」と明示する。サ電話番号は携帯等（日中連絡先）と明記し、区切りはハイフンは２つとする。（２）情報の要否の吟味ア個人の押印を求めない。イ性別欄の設定は慎重に行う。ウ郵便番号欄は原則として設けない。エ氏名、住所等の同じ情報を繰り返して書かせない。オチェック欄は時には冗長性も必要。 ※「必要な場合だけチェック」の方が効率的だが「必要の有無をチェック」の方が記入漏れ対策になる。どちらで設計するかケースに応じ判断。