Business Evernote Business 導入事例 au 損害保険株式会社 「私の口癖は『まずやってみなはれ』。情報リスクを警戒するだけ でなく、情報活用への前向きなチャレンジが大切です」と語る au 損保 専務取締役の柳 氏。Evernote Business を活用し た情報共有と社内コミュニケーションの仕組みを構築し、モバ イル時代の損保会社にふさわしいビジネスのアジリティを実現 しています。 ペーパーレス化と社員のコミュニケーション促進を目指し Evernote Business を導入。 簡単＆便利を体感することで情報活用への意識も向上 情報共有のためのツールとして Evernote に注目 au 損害保険株式会社 専務取締役 柳 保幸 氏 「情報共有ツールは誰もが手軽 に使える必要がある一方で、企 業向けアプリケーションとしての 堅牢なセキュリティも求められ ま す。Evernote Business は ビジネスと個人のノート領域が 完全に分離され、しかも 1 つの アカウントで簡単に使い分けら れる点が非常に優れています」 モバイル端末から「いつでも・どこでも・手 軽に」利用できる新たなコンセプトの損害 保 険 会 社として、自転車 事故に着目した自 転車保険をはじめ、各種の保険を提 供して います。また、自転車のマナーや無事故を 広く訴える「スマートサイクリングプロジェク ト」など、さまざまな活動も展開しています。 http://www.au-sonpo.co.jp/ いま損害 保 険 業 界は、多用化する顧 客 ニーズへの対応と同時に、厳しい生き残り 競争に向けた業務の効率化を急速に進めて います。その取り組みにあたって「ペーパー レス化」と「コミュニケーションの活性化」 をスローガンに掲 げ、具 体 的 なツール に Evernote Business を活用して成果を上げ つつあるのが、au 損害保険株式会社（以下、 au 損保）です。 「ペーパーレス化といっても、単に紙の資 料 のコストを減らすだけではありません。 本当のねらいは、社員の情報活用環境を根 本から変革し、業務のアジリティとパフォー マンスを飛躍的に向上させる点にあります」 と、専務取締役 柳保幸氏は語ります。 「紙の資料というのはコピーするだけでも 大変で、積み重ねれば無視できないほどの 無駄な作業工数が出てしまいます。また会 議においても、紙の資料が多いほどその説 明で時間が過ぎてしまい、肝心の意見交換 や創造的な議論になりません」 紙にとらわれず活発に意見を出し合うた めにも、ペーパーレス化は必須と考えた柳 氏が注目したのが、以前から個人的に利用 してきた Evernote でした。とりわけ評 価 ポイントとなったのは、情報共有が簡単に 行えることです。具体 的には、メンバーが 各自でファイルを保存するだけでなく、そ れらを容易に検索・共有してお互いの業務 に活用できる点でした。 「また、ふだんから Evernote に情 報を 入れておけば、わざわざ会議という場を設 定しなくても、必要に応じて各自で資料を 参照、検 討 できます。紙の資 料のように、 そのつど担当者を探して見せてもらうといっ た非効率なプロセスもなくなります」 そうして資料の検索・活用の効率が格段 にアップすれば、スタッフの創造性やコミュ ニケーションの活性化に必ず貢献できると 確信したと柳氏は語ります。 Evernote Business の発表とともに 正式導入を決定 柳 氏 が Evernote に 初 めて出 会ったの は、2011 年 10 月でした。もともとアプリ ケーションやモバイルツールに強い関心を 持っていた柳氏は、IT 専門誌の Evernote の記事を見て使用を開始。わずか２カ月後 には、より多くのデータ容量や多彩な文書 フォーマットが 扱える Evernote プレミア ムにアップグレードするまでに使い込んで いました。 「仕事の効率化に役立つことを自分で確 認できたので、職場の人間にも勧めていき ました。現在の部署に 2012 年 4 月に着任 してからも、積極的に部下に推薦しました」 柳氏の強い勧めを受けた経営管理部 課 長代理今井 康智氏は、 「実際に使ってみる と、 便 利 さに 加 え、 『Evernote に 入って いれば、いつでもどこでもファイルが使え る』という安心 感 が あり、ぜ ひ 職 場 の 情 報共有にも使ってみたいと思いました」と 振り返ります。 すぐにそ の チャンスはやってきました。 2012 年 6 月、au 損 保 が自転 車 安 全に関 する CSR 活動として行っている「スマート サイクリングプロジェクト」のトークイベン トで事務局を務めた今井氏は、Evernote をこのプロジェクトの運営に採 用してみた のです。 「 業 務 の 段 取りを Evernote で 共 有し、 それをもとに事務局メンバーによる打ち合 わせを約 3 週間にわたり続けたのです。紙 Business ではない媒体を使って互いに知恵を出し合 うというプロセスに、Evernote は的 確に フィットした感がありました」 こうした成果を踏まえ、2012 年 12 月に Evernote Business がリリースされること を知った柳氏は、迷わず導入を決めたとい います。以前から Evernote を業務に活用 できる確信はあったものの、個人用のツー ルをそのまま会社として導入することにはた めらいがありました。その点、個人 用とビ ジネス用のノート領域を完全に分離し、企 業での利用に耐える情報セキュリティを実 装した Evernote Business なら、柳氏も 自信を持って会社に提案できると判断した のです。 「ちょうど同年 10 月に iPad の導入を決 め、 それを 使って 情 報 をシェア するため のツールが 必 要になっていたこともあり、 Evernote Business は格好の選択肢でし た。それですぐに採用に踏み切ったのです」 手書き iPad アプリを使った会議や Web サイトのクリップなども活用 Evernote Business の 導 入 か らま だ ３カ月とあって、本格的な普及と活用はこ れからが 本 番と、社 内 導入の実 務を担 当 してきた業務 企画部 次長 木下 陽 介氏は 語ります。 「 今 後 は 社 内 で Evernote Business の ファンをいか に 増 やしていくか が、 普 及 のポイントに なると思います。Evernote Business は個人と業務のノートを分けられ るので、初めは個人ユースでいろいろ試して 『これは使える』という体験を積み重ねなが ら、業務への活用アイデアを探っていって 欲しいと思います」 Evernote Business 導入事例 化とワークフローの迅速化が一度に実現す ることになります。 「こうしたワークフローにも、当社の規模 ならいわゆるグループウェアやポータルの パッケージを利用するところです。それがな ぜ Evernote Business なのかと聞かれま すが、大規模なエンタープライズツールは 導入を議論しているだけで半年や 1 年がす ぐに経ってしまいます」 それよりも、すぐに導入して自分たちで使 いアイデアを出し合っていくことの方が、ビ ジネスの創造性という点ではるかに重要だ と柳氏は強調します。 「私の口癖は『まずやってみなはれ』です。 情報 活用にチャレンジする際に、セキュリ ティなどに注意を払うのはもちろん大切で すが、リスクは要点さえ注意しておけばか なりコントロールできるものです」 基 本の導入テーマの 1 つがコミュニケー ションの活性化とあって、単なる業務の効 率化だけにとどまらず、その成功体験を踏 まえた情報活用の質的向上にまで踏み込み たいと、木下氏は付け加えます。 一方、 現 場レ ベ ルで は す で にいくつか の自社 業 務における活 用の成 果 が出てい ま す。 柳 氏 は 社 内 勉 強 会 で、Evernote の手書き iPad 用アプリケーションである 「Penultimate」を使ってレクチャーを行い ました。 「iPad の画 面に指で書いたメモや図を、 プロジェクタに接続して映しながら説明す れば、口頭だけの説明よりもはるかに理解 が進みます。何より iPad とプロジェクタさ えあればいいので、いつでもどこでも気軽 にミーティングが開催でき、業務の機動力 が飛躍的に高まります」 また、オンラインで見つけた Web ペー ジをワンクリックで保存できる「Evernote Web クリッパー」を使って、移動時間や通 勤途中にスマートフォンから検索した記事 を保存しておけば、職場に戻って部下に指 示を与える際も、Web ページをそのまま見 せられるので、具体的なイメージを伝えや すいと柳氏は評価します。 必要以上に警戒しないで、それよりもま ずコミュニケーションを円滑 化し、情報を シェアすることで前向きにやっていこうと社 員に呼びかける柳氏。au 損保のビジネス 活 性 化に、Evernote Business が またひ とつ新しい風を吹き込みました。 （2013 年 3 月取材） 社内ワークフローへの利用も検討 今後の Evernote Business の活用アイ デアの 1 つとして、柳氏は社内申請書の電 子化を計画中だと明かします。同社では現 在、商品の変 更などを社内申請する際に、 申 請 書や関 連 書 類をすべて 紙で出力して 回覧し、そこに手書きで修正を加えていま す。これらをすべて電子 化して Evernote Business 上で回覧すれば、ペーパーレス au 損害保険株式会社 業務企画部 次長 au 損害保険株式会社 経営管理部 課長代理 木下 陽介 氏 今井 康智 氏 Evernote をさらに活用していただくためのツールをご紹介 Evernote Business Skitch 議事録、名刺、企画書など、組織内の知識を誰でも簡単に見つけら れるツールで、オープンで生 産的な職 場づくりのお手伝いをします。 個人の知識を、企業やチームでスマートに活用できます。 画像をキャプチャして文字や図形を描き込むのに最適なツールです。 誰にでも何でも、視覚的に伝えることができます。 Evernote Web クリッパー テキストや画像、Web ページを、Web ブラウザから直接 Evernote アカウントに保存できます。 導入についてのお問い合わせ Penultimate 自然な手書きの感覚を再現するツールです。iPad に紙のノートの良さ をもたらします。 http://evernote.com/intl/jp/business/ Evernote Business の担当者へのご連絡をご希望の方は、専用フォームよりお問い合わせください。 http://evernote.com/intl/jp/business/contact-us/ Evernote に関するお問い合わせは、サポートページからお願いいたします。 http://evernote.com/intl/jp/contact/support/ Evernote Corporation, 305 Walnut Street, Redwood City CA 94063 USA ※画面デザインおよび機能名称は、本事例に記載のものから変更になる場合があります。 ©2014 Evernote Corporation. 2014 年 3 月 制作協力：株式会社 SE デザイン
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