Business Evernote Business 導入事例 株式会社 U-NEXT ビデ オ・オン・デ マンド・サービスで、急 速 な成長を続ける 株式会社 U-NEXT。2014 年 12 月には東証マザーズへの上場 を果たし、今後のさらなる発展が期待されています。同社では、 Evernote Business を軸にした社内外の情報 集約と共有の 仕組みを構築。これまでは個人やチームに埋もれていた情報 を事業部全員で共有することで、業務のスピードアップと社内 コミュニケーションの活性化を実現しました。 Evernote Business に社内外の資料をすべて集約して事業部内で共有 情報利用と社内のコミュニケーションを活性化 情報共有への危機感から Evernote Business に注目 株式会社 U-NEXT http://unext.jp/ 事業内容：映画やドラマ、アニメなど のコンテンツを、テレビや PC、モバ イル端末などあらゆるデバイス向けに オン・デマンド・サービスとして提供。 導入時期 2014 年 7 月 ▼ 導入前の課題 社内の情報共有が進まず業務の属 人化が進んでいた ▼ さまざまな情報が個人の間に埋もれ て活用できない ▼ 選定理由 膨大な書類からすぐに必要なものを ▼ 探せる強力な検索機能 誰もが手軽に使える操作性 ▼ 導入効果 議事録や契約書などの文書から写 真まで、あらゆるデータの保存・活 ▼ 用が可能 Evernote Business を 軸 に し た、 社内業務や情報の見える化 ▼ お互いの業務への理解や関心が高 まり、職場全体が活性化 株式会社 U-NEXT（以下、U-NEXT）は、 「喜びや感動をもっと自由に」をスローガン に 2010 年に設 立。映画やドラマ、アニメ などのコン テンツを、 対 応テレビや PC、 スマートフォン、タブレットなどのデバイス に向けて配信する、日本最大級のビデオ・ オン・デ マンド・サービス「U-NEXT」 を 提供しています。 今 回 Evernote Business を導入したの は、同社のコア事業である動画配信を行う 事業部です。事業部内の社員全員にアカウ ントを配布し、検討開始からわずか 3 ヶ月 でユーザ数が 100 名を超える大規模な導入 を成功させた背景には、同社の情報共有に 対する危機感があったと、導入プロジェクト のリーダーであるマーケティング統括部 マ ネジャー 柿元 崇利 氏は語ります。 「当事 業 部は専門 性の高い 業 務が多く、 仕事が個人に集 約される傾向があります。 属人性が強いため、異動などがあった場合 に他の人間にうまく引き継げないという問題 がありました」 こうした問題意識は現場だけでなく、経営 層の間でも議論されていました。そんなある 日、ある執行役 員 が 雑 談中に、Evernote Business を話題に出したのです。 「『 このツール を 使うと、 自社の 業 務 の 見えない部分がいろいろ見えるようになる のではないか』という言葉に事業本部長が 強い関心を示し、私が詳しく調査すること になりました」 （柿元氏） も と も と、 プ レ ミ アム ユ ー ザ と して Evernote をプライベートで 活用していた 柿 元 氏は、強い 共 感 をおぼえ、さっそく 検討を始めました。 すべての情報を集約できて すぐに取り出せるのが魅力 最初の開発環境ミーティングが開かれた のは、2014 年 6 月でした。ここからは社内 エンジニアチームも加わり、具体的な製品の 選定や検証などが進められました。 この 選 定 過 程 で、Evernote Business に魅力を感じた機能の 1 つに「文書内検索」 があったと語るのは、システム開発部 マネ ジャーの増沢 尚 氏です。動画配信事業で は取引先や協力会社が非常に多く、契約書 もかなりの数に上ります。それらを後から細 かい確認のために何度も探すのが、少なか らず現場のストレスになっていました。 「技術者がよく使う wiki などの場合、あ らかじめ中身がわかるようにインデックス を付けて整理しておかなくてはなりません。 Evernote Business ならとりあえず全部そ こに集約しておき、必要な時に検索するだ けですぐに取り出せます」 （増沢氏） 当初は、技術系の情報共有ツールも検討 しましたが、専門的な技術知識が必要であっ たり、プロジェクト単位でしか管理できない など、ハードルが高かったとシステム開発部 松本 将司 氏は指摘します。 「 非 エ ンジニア 部 門 で は 使 いこな せ な かったり、情報 があちこちに分散してしま うリスクがありました。その点、Evernote Business はあらゆる情報を一元化して集約 できる点が優れていました」 （松本氏） 業務 部門にも、技 術部門や企 画部門に も、さまざまな情報が幅広く存在していま す。事業部全体の情報共有ツールという点 では、それらを全部取り込んで共有できる ツールがどうしても必要だったのです。 2014 年 7 月 に 限 定 使 用 が 開 始 さ れ、 10 月には事 業部全 体での展開がスタート Business Evernote Business 導入事例 「Evernote Business に会議の議事録や提案資料を蓄積することで、 隣のチームがどんな仕事をしているかわからないといったこれまでの状況が改善され、 社員同士の理解と情報共有が急速に進みました」 － 株式会社 U-NEXT マーケティング統括部 マネジャー 柿元 崇利 氏 － Evernote Business 導入前の課題 Evernote Business 導入後の利点 1 社内の情報活用を活性化したい 1 すべての情報が 「そこに行けばある」 仕組みが実現 2 特定の人への情報の集中を解消したい 2 仕事の属人化が解消され業務効率がアップ 3 全員で使える情報共有の仕組みがほしい 3 Evernote Businessを軸に 横のコミュニケーションが生まれた しました。 この 利 用 開 始 時 に Evernote Business を業務に活用するねらいと意義 を社員全員に強く意識づけたのが、上層部 からのアナウンスだったと柿元氏は明かし ます。 「戦略事業室長から、 『情報が伝わらない、 担当者しか知らない、誰が何をやっている かわからない、取引先などからの貴重な情 報が担当や部署でしか共有されない、貴重 なレポートが担当上長にしか伝えられない… などは会社の大きな損失であり、リスクで あ るた め、Evernote Business を 導 入し ました』というメッセージが、事業部全員 宛てのメールで発信されたのです。こうした トップダウンの戦略と、現場の悩みを解決 したいというボトムアップ双方の想いが成功 の原動力となったのだと思います」 お互いの仕事が見えるので 早めの対応で効率アップ U-NEXT で の Evernote Business の 使い方の基本は、誰でも自由にビジネスノー トブックを新規作成でき、会議の議事録や 社内外の提 案資料は必ず 事業部全 体に公 開するというものです。このため、協力会 社から受け取る提案資料は必ず電子データ でもらうよう徹底しています。会議で使用し たホワイトボードも写真に撮り、Evernote Business に入れておきます。とにかく、す べてをそこに集約してしまうことが大事だと 柿元氏は強調します。 「この結果、情報の見える化と共有・活用 が明らかに活性化しました。また、新しく入 社したり、後からプロジェクトに加わった人 もアーカイブとして参照できるので、情報の 平準化が促進されます。これによって長い 間悩まされてきた業務の属人性が解消され てきただけでなく、横の人間同士のコミュニ ケーションが活性化するという大きなメリッ トがありました」 自分の所属するプロジェクト以外の議事録 を見て、 「隣のチームでは、こんなことをやっ ているな」と関心を持った人が話しかけ、そ の雑談から新しいアイデアが生まれるなど、 Evernote Business に蓄 積され た 情 報を きっかけにした相乗効果が生まれています。 こうした Evernote Business を軸にした コミュニケーションは、社内の技術チームの 士気向上にも貢献していると松本氏は語り ます。 「業務 部門の議事録を読んでいると社内 の仕事の動きがわかるので、次にどのよう な技術対応が必要になってくるかを予測で きます。そこで先手を打って準備をしておく とか、スケジュールやスタッフ編成をチーム 内に伝えておくといった早め早めの対応がで きるようになったのです」 さらに、技術面からアドバイスできること があると考えた場合は改善を提言するなど、 積 極 的に技 術チームが 会 社のビジネスに 関わっていけるようになったのは大きな収穫 でした。一般に IT 部門は、どうしても業務 の要請を待って動く受け身になりがちです。 それが、Evernote Business の活用を通じ て業務に貢献できる IT に変わりつつあると 同社では感じています。 導入についてのお問い合わせ Evernote Business の実際の利用画面 前向きな情報共有・公開で さらなる成長を目指す Evernote Business の今後の活用に向け て、柿元氏は現在もまだ積極的に利用してい ない人たちにまで使ってもらえるようなカル チャーを社内に築いていきたいと語ります。 「ビデオ・オン・デマンド市場は、多くの 可能性をもったダイナミズムのある市場で す。さらなる成長につなげていくためにも、 社内の情報共有を引き続き推進していきた いと考えています」 ま た 増 沢 氏 は 技 術 開 発 の 立 場 か ら、 Evernote Business の 連 携 機 能 を 活 か して、情報共有の活性化に効果をもたらす 新しい仕組みを工夫したいと語ります。 「たとえば Evernote Business に保存した ノートブックを、必要な人に定時にメールで 送信するなど、システム連携と自動化による 情報共有の活性化を図りたいと願っています」 同社では明らかに機密性の高い情報以外 は、基本的にすべて公開するというポリシー で Evernote Business を運 用しています。 その根源には、 「情報を制御できないリスクよ りも業務の効率化を重視する。それにはまず 従業員を信頼して情報を公開・共有すべきだ」 という同社の揺るがない信念があります。こ うした、あくまで前向きに情報活用に向かお うとする姿勢が、U-NEXT の着実な成長の 原動力となっているのは間違いありません。 （2014 年 11 月取材） 株式会社 U-NEXT NEXT 事業本部 マーケティング統括部 マネジャー 株式会社 U-NEXT NEXT 事業本部 システム開発部 マネジャー 株式会社 U-NEXT NEXT 事業本部 システム開発部 柿元 崇利 氏 増沢 尚 氏 松本 将司 氏 http://evernote.com/intl/jp/business/ Evernote Business の担当者へのご連絡をご希望の方は、専用フォームよりお問い合わせください。 http://evernote.com/intl/jp/business/contact-us/ Evernote に関するお問い合わせは、サポートページからお願いいたします。 http://evernote.com/intl/jp/contact/support/ Evernote Corporation, 305 Walnut Street, Redwood City CA 94063 USA ※画面デザインおよび機能名称は、本事例に記載のものから変更になる場合があります。 ©2015 Evernote Corporation. 2015 年 1 月 制作協力：株式会社 SE デザイン
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