H27.12.14版 特 定 個 人 情 報 の 目 的 外 利 用 に 係 る 事 務取 扱 要 領 １ 趣旨 こ の 要 領 は ， 函 館 市 個 人 情 報 保 護 条 例 （平 成 ２ 年函 館 市 条 例 第 ３ ０ 号 。 以 下 「 条 例 」 と い う 。 ） 第 ８ 条 の ２ 第２ 項 の 規定 に よ る 保 有 特 定 個 人 情 報 の 目 的 外 利 用 に 係 る 事 務 の 取 扱 いに 関 し 必要 な 事 項 を 定 め る ものとする。 ２ 定義 (1) 対 象 と な る 個 人 情 報 ア こ の 要 領 に よ る 取 扱 い の 対 象 と な る個 人 情 報の 範 囲 は ， 特 定 個 人 情 報 で あ り ， 特 定 個 人 情 報 以 外 の 個人 情 報 の目 的 外 利 用 等 の 取 扱 い に つ い て は ， 「 個 人 情 報 の 目 的 外利 用 等 に係 る 事 務 取 扱 要 領 （ 平 成 ３ 年 ６ 月 １ 日 施 行 ） 」 の 定 め ると こ ろ によ る 。 イ 「 特 定 個 人 情 報 」 と は ， 条 例 第 ２ 条第 ４ 号 に定 義 さ れ て お り ， 行 政 手 続 に お け る 特 定 の 個 人 を 識 別 する た め の番 号 の 利 用 等 に 関 す る 法 律 （ 平 成 ２ ５ 年 法 律 第 ２ ７ 号 。以 下 「 番号 法 」 と い う 。 ） 第 ２ 条 第 ８ 項 に 規 定 す る 特 定 個 人 情 報を い う 。具 体 的 に は ， 同 項 の 規 定 に お い て ， 個 人 番 号 （ 個 人 番 号に 対 応 し， 当 該 個 人 番 号 に 代 わ っ て 用 い ら れ る 番 号 ， 記 号 そ の 他の 符 号 であ っ て ， 住 民 票 コ ー ド 以 外 の も の を 含 む 。 ） を そ の 内 容に 含 む 個人 情 報 を い う も の とされている。 ウ 番 号 法 第 ２ 条 第 ８ 項 で 特 定 個 人 情 報を 定 義 する 際 に 使 用 さ れ て い る 「 個 人 情 報 」 の 意 義 は ， 条 例 で はな く 番 号法 第 ２ 条 第 ３ 項 で 定 義 さ れ て お り ， そ の 内 容 は 「 個 人 情報 の 保 護に 関 す る 法 律 （ 平 成 １ ５ 年 法 律 第 ５ ７ 号 ） 第 ２ 条 第 １ 項に 規 定 する 個 人 情 報 」 ， す な わ ち 「 生 存 す る 個 人 に 関 す る 情 報 であ っ て ，当 該 情 報 に 含 ま れ る 氏 名 ， 生 年 月 日 そ の 他 の 記 述 等 に より 特 定 の個 人 を 識 別 す る こ と が で き る も の （ 他 の 情 報 と 容 易 に 照合 す る こと が で き ， そ れ に よ り 特 定 の 個 人 を 識 別 す る こ と が で きる こ と とな る も の を 含 む 。 )」 を い う も の と さ れ て い る 。 一 方 ， 条 例第 ２ 条 第１ 号 で 定 義 さ れ た 個 人 情 報 は ， 「 個 人 に 関 す る 情 報 （ 事業 を 営 む個 人 の 当 該 事 業 に H27.12.14版 関 す る 情 報 を 除 く 。 ） で あ っ て 特 定 の個 人 が 識別 さ れ ， ま た は 識 別 さ れ 得 る も の お よ び 特 定 個 人 情 報 のう ち 事 業を 営 む 個 人 の 当 該 事 業 に 関 す る 情 報 」 で あ る 。 こ の た め， 番 号 法第 ２ 条 第 ８ 項 で 定 義 さ れ た 「 特 定 個 人 情 報 」 の 規 定 で 使用 さ れ る「 個 人 情 報 」 の 意 義 は ， 照 合 の 容 易 性 が 要 件 と な っ て いる 点 お よび 死 者 の 個 人 情 報 を 含 ま な い 点 で ， 条 例 第 ２ 条 第 １ 号 で定 義 す る個 人 情 報 よ り も 範 囲 の 狭 い 概 念 で あ る 。 個 人 番 号 を 含 むこ と で 「特 定 個 人 情 報 」 と な っ た も の は ， 照 合 が 容 易 な 情 報 と いう 性 質 を帯 び る た め ， 照 合 の 容 易 性 の 点 で の 両 者 の 範 囲 の 差 異 はな く な るも の と 考 え ら れ る が ， 死 者 の 個 人 情 報 を 含 ま な い 点 で の範 囲 の 差異 に 変 化 は な い た め ， 「 特 定 個 人 情 報 」 に は ， 死 者 の 情報 は 含 まれ な い も の で あ る 。 た だ し ， 番 号 法 上 「 個 人 番 号 」 か ら は死 者 の 個人 番 号 が 除 外 さ れ て お ら ず ， 「 個 人 番 号 」 の 概 念 に は 死者 の 個 人番 号 を 含 む も の で ある。 エ 「 保 有 特 定 個 人 情 報 」 と は ， 条 例 第２ 条 第 ６号 に 定 義 さ れ て お り ， 実 施 機 関 の 職 員 が 職 務 上 作 成 し ，ま た は 取得 し た 特 定 個 人 情 報 で あ っ て ， 当 該 実 施 機 関 の 職 員 が 組織 的 に 利用 す る も の と し て ， 当 該 実 施 機 関 が 保 有 し て い る も の （ 公文 書 に 記録 さ れ て い る も の に限る。）をいう。 オ 「 情 報 提 供 等 記 録 」 と は ， 条 例 第 ２条 第 ５ 号に 定 義 さ れ て お り ， 番 号 法 第 ２ ３ 条 第 １ 項 お よ び 第 ２ 項 に規 定 す る記 録 に 記 録 さ れ た 特 定 個 人 情 報 を い う 。 具 体 的 に は ， 番号 法 第 １９ 条 第 ７ 号 の 規 定 に よ り 国 ， 他 の 地 方 公 共 団 体 な ど と の間 で 情 報提 供 ネ ッ ト ワ ー ク シ ス テ ム を 通 じ た 特 定 個 人 情 報 の や りと り が あっ た 際 に は ， そ の 日 時 ， 情 報 の 照 会 者 ・ 提 供 者 ， 情 報 の項 目 な どを 自 動 保 存 す る こ と と さ れ て お り ， そ の 記 録 の こ と で ある 。 な お， 特 定 個 人 情 報 の や り と り に は ， 地 方 公 共 団 体 内 の 同 一機 関 内 のや り と り （ た と え ば ， 番 号 法 第 ９ 条 第 ２ 項 の 条 例 で 定 める 庁 内 連携 で あ る 特 定 個 人 情 報 の 「 利 用 」 と し て 「 税 務 室 → 国 保年 金 課 」等 が あ る 。 ） お よ び 地 方 公 共 団 体 内 の 機 関 同 士 の や り とり （ た とえ ば ， 番 号 法 第 19 H27.12.14版 条 第 ９ 号 の 「 提 供 」 と し て 「 市 長 → 教育 委 員 会」 等 が あ る 。 ） も あ る が ， こ れ ら の や り と り を 記 録 し た記 録 は ，番 号 法 第 １ ９ 条 第 ７ 号 の 規 定 に よ る 提 供 の 記 録 で は な いの で ， 情報 提 供 等 記 録 に は 該当しない。 (2) 目 的 外 利 用 の 意 義 ア 個 人 番 号 は ， 番 号 法 が あ ら か じ め 限定 的 に 定め た 事 務 の 範 囲 の 中 か ら 具 体 的 な 利 用 目 的 を 特 定 し た 上で 利 用 する の が 原 則 で あ り ， 番 号 法 の 要 請 に 基 づ き ， 条 例 第 ８ 条 の２ に お いて は ， 例 外 と し て 認 め ら れ る 二 つ の 場 合 を 除 き ， 特 定 個人 情 報 を収 集 し た 目 的 の 範 囲 を 超 え た 保 有 特 定 個 人 情 報 の 利 用 （以 下 単 に「 目 的 外 利 用 」 と い う 。 ） を し て は な ら な い 旨 定 め て いる 。 イ 目 的 外 利 用 は ， 特 定 個 人 情 報 （ 情 報提 供 等 記録 を 除 く 。 ） を 収 集 し た 目 的 の 範 囲 を 超 え て ， 実 施 機 関内 部 ま たは 実 施 機 関 相 互 （ 実 施 機 関 の 内 部 ま た は 相 互 の 関 係 が 番号 法 第 １９ 条 に 規 定 す る 提 供 に 該 当 す る 場 合 を 除 く 。 ） に お い て保 有 特 定個 人 情 報 （ 情 報 提 供 等 記 録 を 除 く 。 ） の 利 用 を す る こ とを い う 。 ウ 保 有 特 定 個 人 情 報 の う ち の 情 報 提 供等 記 録 につ い て は ， 目 的 外 利 用 を す る こ と が で き る 保 有 特 定 個 人情 報 か ら除 外 さ れ て お り ， 目 的 外 利 用 を す る こ と は で き な い も ので あ る 。 エ 実 施 機 関 内 部 ま た は 実 施 機 関 相 互 によ る 特 定個 人 情 報 の や り と り が 番 号 法 第 １ ９ 条 に 規 定 す る 提 供 に該 当 す る場 合 は ， 条 例 第 ８ 条 の ２ 第 ２ 項 の 規 定 に よ る 目 的 外 利 用と し て は位 置 付 け ら れ な い た め ， こ の 場 合 に つ い て は ， 目 的 外 利用 の 概 念に 含 め な い こ と と し て い る 。 実 施 機 関 内 部 の 関 係 で は ，市 長 と 附属 機 関 と の や り と り は 提 供 に 該 当 す る と さ れ て お り ， 実施 機 関 相互 の 関 係 で は ， 市 長 と 公 営 企 業 管 理 者 お よ び 消 防 長 と のや り と りは 提 供 に 該 当 し な い が ， こ れ ら 以 外 の 実 施 機 関 （ 教 育 委員 会 等 ）と 市 長 と の や り と りは提供に該当するとされている。 ３ 目的外利用の手続 (1) 目 的 外 利 用 を す る こ と が で き る 場 合 の基 準 H27.12.14版 目 的 外 利 用 を す る こ と が で き る 場 合 は， 条 例 第８ 条 の ２ 第 ２ 項 各 号 に 掲 げ る 場 合 で あ り ， 次 の と お り で ある 。 ア 人 の 生 命 ， 身 体 ま た は 財 産 に 対 す る危 険 を 避け る た め に 必 要 が あ る 場 合 で あ っ て ， 特 定 個 人 情 報 の 当該 個 人 の同 意 が あ り ， ま た は 特 定 個 人 情 報 の 当 該 個 人 の 同 意 を 得る こ と が困 難 で あ る と き 。 （第１号） 具 体 例 と し て は ， 事 故 で 意 識 不 明の 状 態 にあ る 者 に 対 す る 緊 急 の 治 療 を 行 う に 当 た り ， 個 人 番 号で そ の 者を 特 定 す る 場 合 な ど ， 緊 急 事 態 に お け る 特 定 個 人 情 報の 利 用 を認 め る 場 合 で あ る 。 イ 番 号 法 第 ９ 条 第 ４ 項 の 規 定 に 基 づ く場 合 （ 第２ 号 ） 激 甚 災 害 等 の 大 規 模 災 害 が 発 生 した 場 合 に市 が 共 済 制 度 等 の 所 得 税 法 に 定 め る 一 定 の 要 件 を 満 たす 金 銭 の支 払 者 に 該 当 し て 当 該 金 銭 を 支 払 う と き に ， 個 人 番 号を 用 い て支 払 い に 必 要 な 情 報を検索する場合である。 (2) 手 続 ア 条 例 第 ８ 条 の ２ 第 ２ 項 の 規 定 に よ り目 的 外 利用 を し よ う と す る 課 （ 課 に 相 当 す る 組 織 を 含 み ， 課 を 置か な い 室に あ っ て は ， 室 と す る 。 以 下 同 じ 。 ） の 長 （ 参 事 が 所 管す る 業 務に 関 し 目 的 外 利 用 を す る と き は ， 参 事 （ 当 該 参 事 よ り 下位 の 職 制上 の 段 階 に 属 す る 職 に 命 ぜ ら れ て い る 参 事 が あ る 場 合 にあ っ て は， 最 下 位 の 職 制 上 の 段 階 に 属 す る 職 に 命 ぜ ら れ て い る 参事 ） 。 以下 「 申 請 者 」 と い う 。 ） は ， 別 記 第 １ 号 様 式 の 申 請 書 によ り 当 該情 報 の 管 理 責 任 者 （ 以 下 「 管 理 責 任 者 」 と い う 。 ） に 申請 す る 。た だ し ， 管 理 責 任 者 が 緊 急 か つ や む を 得 な い と 認 め る とき は ， 口頭 で 申 請 す る こ と ができる｡ イ 管 理 責 任 者 は ， ア の 規 定 に よ る 申 請が あ っ たと き は ， 速 や か に 当 該 申 請 を 認 め る か 否 か を 決 定 し ， 申請 者 に 対し て ， 別 記 第 ２ 号 様 式 の 通 知 書 に よ り 通 知 す る 。 た だ し， 口 頭 によ る 申 請 の 場 合 は ， 口頭で通知することができる。 な お ， 同 一 課 内 に お け る 目 的 外 利 用に つ い ては ， ア お よ び イ に H27.12.14版 規 定 す る 手 続 を 省 略 す る こ と が で きる が ， この 場 合 に お い て も ， 特 定 個 人 情 報 の 利 用 記 録 票 は 作 成 しな け れ ばな ら な い 。 ４ 特定個人情報の当該個人への通知 (1) 特 定 個 人 情 報 の 当 該 個 人 へ の 通 知 ア 目 的 外 利 用 を し た 実 施 機 関 は ， 次 に掲 げ る 場合 （ 函 館 市 個 人 情 報 保 護 条 例 施 行 規 則 （ 平 成 ２ 年 函 館 市規 則 第 ６１ 号 。 以 下 「 規 則 」 と い う 。 ） 第 ６ 条 の ２ 第 １ 項 各 号 に 掲げ る 場 合） を 除 い て ， 条 例 第 ８ 条 の ２ 第 ３ 項 の 規 定 に よ り ， 速 やか に そ の旨 を 特 定 個 人 情 報 の当該個人に通知するものとする。 (ｱ) 人 の 生 命 ， 身 体 ま た は 財 産 に 対 する 危 険 を避 け る た め に 必 要 が あ る 場 合 で あ っ て ， 保 有 特 定 個 人情 報 の 利用 に つ い て ， 特 定 個 人 情 報 の 当 該 個 人 の 同 意 が あ る とき 。 (ｲ) 番 号 法 第 ９ 条 第 ４ 項 の 規 定 に 基 づく 場 合 であ っ て ， 保 有 特 定 個 人 情 報 の 利 用 に つ い て ， 特 定 個 人情 報 の 当該 個 人 の 同 意 が あ るとき。 イ 特 定 個 人 情 報 の 当 該 個 人 に 通 知 し ない も の につ い て は ， そ の 理 由 を 明 ら か に し て ， 書 面 に 記 録 し て おく 。 (2) 通 知 書 に よ る 通 知 通 知 書 に よ る 特 定 個 人 情 報 の 当 該 個 人へ の 通 知は ， 規 則 第 ６ 条 の ２ 第 ２ 項 の 規 定 に 基 づ き 規 則 別 記 第 ６ 号様 式 の ２の 通 知 書 （ 以 下 「 通 知 書 」 と い う 。 ） に よ り 行 う も の と し， そ の 記載 要 領 は ， 次 の と おりとする。 ア 利用をした年月日 目 的 外 利 用 を し た 年 月 日 を 記 入 す る。 利 用 をし た 日 が 複 数 で あ る と き は ， 利 用 を し た 年 月 日 が 特 定 可能 な 形 であ れ ば 期 間 等 に よ る記載によっても差し支えない。 イ 利用をした保有特定個人情報の内容 目 的 外 利 用 を し た 特 定 個 人 情 報 の 内容 を 記 載す る 。 な お ， 必 要 に 応 じ ， 規 則 別 記 第 １ 号様 式 の 個人 情 報 の 収 集 等 届 出 書 の 内 容 に 従 っ て 個 別 的 か つ 具 体 的に 記 載 する 。 H27.12.14版 ウ 利用をした理由 目 的 外 利 用 をし た 理 由 に つ い て は ， 特 定 個 人 情 報 の 当 該 個 人 が 容 易 に 理 解 で き る よ う簡 潔 か つ 明 瞭 に 記 載 す る 。 な お ， そ の 際は ， 目 的 外 利 用 を し た 根 拠 等 に つ い て も 明 記 す る 。 エ 利用先 目 的 外 利 用 をし た 課 を 記 載 す る 。 (3) 通 知 書 の 記 載 お よ び 発 送 ア 通 知 書 の 記 載 お よ び 発 送 は ， 特 定 個人 情 報 を利 用 さ せ る 課 が 行 うものとする。 イ 通 知 書 は ， そ の 写 し を ２ 部 作 成 し ，１ 部 を 担当 課 の 控 え と し ， １部を情報公開コーナーに提出する。 (4) 口 頭 ま た は 告 示 に よ る 通 知 特 定 個 人 情 報 の 当 該 個 人 へ の 通 知 に つい て は ，通 知 書 に よ る ほ か ， 規 則 第 ６ 条 の ２ 第 ２ 項 の 規 定 に よ り ， 口頭 ま た は告 示 に よ っ て も 行 うことができる。 口 頭 に よ る 特 定 個 人 情 報 の 当 該 個 人 への 通 知 事項 は ， 口 頭 通 知 の 理 由 お よ び 通 知 書 に 掲 げ ら れ て い る 事 項と す る 。 ５ 特定個人情報の利用記録票の作成 実 施 機 関 は ， 目 的 外 利 用 を し た と き は ，速 や か に規 則 別 記 第 ７ 号 様 式 の ２ の 記 録 票 を 作 成 す る も の と す る 。 ただ し ， 規則 別 記 第 ６ 号 様 式 の ２ の 通 知 書 を 作 成 し て い る と き は ， 規 則第 ６ 条 の２ 第 ３ 項 た だ し 書 の 規 定 に よ り ， こ れ を も っ て 記 録 票 の 作 成に 代 え るこ と が で き る 。 し た が っ て ， 通 知 書 に よ り 特 定 個 人 情 報の 当 該 個人 に 通 知 し た 場 合 を 除 き ， 例 外 な く 記 録 票 の 作 成 が 必 要 で ある 。 附 則 こ の 要 領 は ， 平 成 ２ ８ 年 １ 月 １ 日 か ら 施 行す る 。 H27.12.14版 別記第１号様式 特 定 個 人 情 報 目 的 外利 用 申 請 書 年 管理責任者 月 日 様 申 請者 印 次 の と お り 特 定 個 人 情 報 の 目 的 外 利 用 をし た い ので ， 特 定 個 人 情 報 の 目 的 外 利 用 に 係 る 事 務 取 扱 要 領 ３ (2)ア の 規 定 に よ り 申 請 し ま す 。 利用したい特定個 人情報の内容 利 用 目 的 利 用 期 間 保 管 方 法 目的外利用の根拠 備 考 年 月 日から 条 例第 ８ 条 の ２ 第 ２ 項 第 年 号に該当 月 日 H27.12.14版 別記第２号様式 特定個人情報の目的外利用決定通知書 年 申請者 月 日 様 管理責任者 年 月 印 日付けで申請のあった特定個人情報の目的外 利 用 に つ い て は ， 次 の と お り 決 定 し た の で， 特 定 個人 情 報 の 目 的 外 利 用 に 係 る 事 務 取 扱 要 領 ３ (2)イ の 規 定 に よ り 通 知 し ま す 。 決 定 の 内 容 目的外利用に係る 特定個人情報の内 容 一部承認または不 承認の理由 備 考 □ 承認 □一部承認 □不承認
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