業務効率向上のススメ 生産性を高める 仕事術 職場や業務に ムダが あれば、 生産性が低く なる。 特に、経営陣や管理職が 時間を使えば 、 ムダなことに 会社は 組織の体をなさなくなる 。 やるべき人が、やるべきことをやり、 生産性を高め、自己実現を目指す。 させるために、 それこそが会社本来の目的のはずだ。 業務効率を向上 何をすればよいのか 。 仕組みづくり、事務効率化、整理術。 三つの観点から、その方法論を探る。 6 2009. JUN. MiT 7 MiT 2009. JUN. 仕組みづくり ルーチンワークに多大な時間を奪われるほどムダなことはない。 取材・文／今野靖人 写真／川本聖哉 といった程度のことです。 しかしそれだけで、 アップし、それぞれに用意した手順に従う えます。 事に注力するべきなのではないかと私は考 は任せ、経営者は経営者にしかできない仕 クリエイティブな仕事に割ける時間が増えて、おのずと生産性が向上する。 業務を取り巻く環境を整理してタイムロスを無くせば、 整理 「 の 仕組み」 を構築 して 効率改善 「作業系」は極限まで省力化 「考える系」に力を注ぐ 「あれをやらなくちゃいけなかったな」 とか、 私は五つの会社を経営していますが、毎 「これはどうやるんだっけ」といったことで いる、ものをつくっているという会社があり ための経営」をするには、単にＩＴ化や機 限られた人 材でどれだけ成 果を 出せる 【いずみ・まさと】１９７４年生まれ。 マサチューセッツ工科大学スローン経 営 大 学 院エグゼグティブコース修 とりの行動を最大化させるか」を考えなけ そのために非常に有効なのは、マニュアル を講じることをお勧めします。 業系」の仕事を徹底的に効率化する手立て することも不可欠。ここでもやはり、「作 ダな忙しさ」につながっている要因を排除 ればなりません。そのためには、経営者の 械化を図るだけではなく、「いかに一人ひ かが厳しく問われるこの時代で「生き残る 了。 日本初の商標登録サイト「ト レードマークストリート」を立ち上げ た後、ファイナンシャル教育の必要 みならず社員全体の業務を見渡して、「ム シング） 、 『「仕組み」整理術』 （ダイ ヤモンド社） 。 トゥエンティワン） 、 『お金の脳トレ』 （ダイヤモンド社） 、 『成功する「投資 力」の磨き方』 （ソフトバンクパブリッ い、金融学習協会理事長も務める。 著書に『お金の教養』 （大和書房） 、 『「仕組み」仕事術』（ディスカヴァー・ 性を感じ日本ファイナンシャルアカ デミーを設立。ほかに不動産ポータ ルサイト、カフェ等、５社の経営を行 日本ファイナンシャルアカデミー （株） 代表取締役 泉 正人 日 午 後６時には確 実にその日の仕 事を 終 仕組みといっても決して大掛かりなもの ますが、いかがなものでしょうか。企業の マニュアルの整備と活用で 社員の業務も効率化 奪われる時間が激減します。 ば頭の中もクリアになり、 「考える系」の仕 そのよ うにして目 前の業 務を 整 理すれ 冊の本を読み、毎月のように海外への視察 ングなど、将来のリターンを生み出すこと 事に集中するための状態がもたらされます。 「考える系」に大きく二分できると思いま につながる企画を意味し、経営者はそこに 旅行にも出かけています。なぜそんなこと すが、そのうちかなりの部分を占める、頭 あてる 時 間を 捻 出することに最 大 限の努 「考える系」の仕事とは、新事業のプランニ を使わない「作業系」の業務を完全にルー 力を払うべきなのです。 ができるのか。仕事というのは「作業系」と チンワーク化し、短時間でこなせる仕組み ではなく、パソコンのツールでスケジュール トップは、会社で唯一将来の売上を創造で 社長が自ら営業をしている、経理をして を一元的に管理するとか、交通費の精算の きる存在です。ほかの人に任せられる仕事 を確立しているからです。 よ うな定 期 的に反 復される 作 業をリスト profile とはありません。それどころか、 年間３００ わらせ、 「忙しい」という言葉を口にするこ change 8 2009. JUN. MiT を 整 備すること。 私の経 営する日 本ファ イナンシャルアカデミーでは、「作業系」の 業 務に 関 する 何 百 種 類 ものマニュアルを データベースとして全社で共有し、それさ え読めば、アルバイト一人でもセミナーを 運 営でき、 今 日 入った 社 員でも 顧 客への メールの一斉配信ができる、といった体制 が整っています。もしうまくいかなければ、 そのスタッフの能力に問題があるのではな く、マニュアルが悪い、というのが我々の考 え方。 不 備な点があればその都 度 更 新さ れていくマニュアルは、会社にとっての大き な資産として位置づけることができます。 私の会社には、「あれはどうやるんです か？」と質問してはいけないルールがあり ます。マニュアルを 読めば誰でもできる 作 業に関して人に尋ねることは、質問をする 側とされる側にとって、二重の時間のロス となるからです。業務の効率化によって生 まれた時間は、当然、社員が新しい企画を 立案したりする「考える系」の仕事にまわ されることになります。 ルーチンワークを「自動化」「統一化」「一 元化」して、誰がいつ何度やっても同じよう に成果が出せるこうした手法を、私は「仕 組み整理術」と呼んでいます。仕組みをつ くり 上 げるにはそれなりの手 間を 要しま すが、一度できてしまえば、後は自動的に 整 理された状 態が維 持できる。 生 産 性を 高めるためにこれほど手っ取り早い手段は ないのです。 MiT 2009. JUN. 9 ” “ 経営者は経営者にしかできない 仕事に専念すべし 事務作業には 「死角」がある 事務効率化 デスク周りをアシスタントパートナーにすれば、 ミスは未然に防がれ、仕事は効率化できると提言するオダギリ展子氏。 「スーパー事務員」が勧めるノウハウとは？ の質を上げるための「私流仕事術」をご紹 介します。 デスク周りの アシスタントパートナー ムダやロスの少ない職場環境をつくるに は、まず個人が身の回りからムダを無くさ なければいけません。そのために私が提案 2009. JUN. MiT 10 取材・文／滝本 喬 写真／川本聖哉 くし、ミスの無い職場をつくることは、組 ︻おだぎり・のぶこ】メーカー勤務を 経て、特許事務所で外国特許出願 事務に携わり、事務業務のリスクヘッ しているのが、デスク周りを自分の「アシス 仕 事を 始めよ うとしたのに肝 心の資 料 タントパートナー」にすることです。 が見 当たら ず探しまわる。あるいは取 引 しょうか。これでは仕事に対する気勢も削 そんな 経 験 をした 人 は 多いのではないで 先の担 当 者の連 絡 先がぱっと 出てこない。 Ｏがついに明かしたヒミツテク」を配 信するほか、セミナーなどで活躍中。 著書に『オフィス事務の上手なすす め方』（同文舘出版） 、 『ミスゼロ、ムダ ゼロ、残業ゼロ！』（幻冬舎） 、 『フォー マット書類術』（青春出版社）など。 化と質のアップを研究してきた。メー ルマガジン「スーパー事務員 ＮＯＫＫ ジや効率化のノウハウを身につける。 その後、派遣スタッフとして貿易事務 を担当。 独自の視点で業務の効率 ここではスムーズに業務を遂行し、仕事 甚大です。また、企業としての信用にも大 オダギリ展子 織の長にとっては重大なテーマです。 ぐシステムを構築しておくことが非常に重 スを出さないために、一つひとつの仕事を その後、 貿 易 事 務の仕 事に就いてから 事務効率化コンサルタント きくかかわってきますので、ミスを未然に防 残業ゼロを実現 する 事務作業の効率化 で 事 務 作 業を 効 率 的に運 用したい。そう 私がかつて勤めた特許事務所は、リスク 要になってくるのです。 がなかなか実 現するのが難しいよ うです。 ヘッジの意識がとても高い職場でした。特 いった要望をお持ちの企業は多いようです 一般的に「効率化」というと、組織ぐるみで 許事務という業種から、一つのミスが事務 所の 存 続 問 題 に まで 発 展 す る 可 能 性 が システム改革に取り組むといった話になり がちですが、 「事務の効率化」は、実は「ミス 丁寧にこなしていったことが、結果的に事 あったからです。そうした職 場においてミ 仕事上のちょっとしたミスで発生するム の防止」と密接な関係にあるのです。 ダ、例えば、ミスの訂正や処理に費やす時 て小さいものではありません。一つひとつの も、特許事務所での経験を活かしつつ、私 務の効率化につながったのです。 ロスを見れば軽微なものなのかもしれませ なりにアレンジをして編み 出 されたのが、 間、それらにかかるエネルギーのロスは決し んが、それが１年間積み重なればどうでしょ 事務作業には「死角」があります。その 現在の私のノウハウです。 組織全体に換算すればどうでしょうか。会 死角にはムダが潜んでおり、このムダを無 うか。また、１００人や１０００人規模の 社や職場単位で考えれば、経済的な損失は profile efficiently がれてしまいます。 自分の不在時に届けられた書類などは、 取りかかりやすくするため、 デスク周りから の小 さい電 話 伝 言メモも 紛 失しがちです ようにしておくだけで差がでます。サイズ カ所にまとまる 「探す」 「迷う」 「調べ直す」といった、非生 が、小さな空き箱に入れてスタンディングタ 受 領した順にきちんと 産 的な 作 業をあらかじめ取 り 除いてしま イプにすればすぐに取り出せ、デスク上の そうならないために重要なのは、仕事に うことです。 省スペースにも役立ちます。 1 「探す」 「迷う」 「調べ直す」を発生させな いために、 私が提案しているのが次に挙げる B D 「デスク周りの３原則」です。 自分宛の書類を受け取る決裁箱やトレイを ● 設置する 文具や道具は使用頻度と利き手に合わせて ● 置き場所を決める 必要な情報はデスクマットの下に入れて、す ● これらの３原則を徹底することで、仕事 に対して快 適な環 境づくりを 築き 上 げる ことができます。 デスク周りをアシスタントパートナーに するといってもやることは簡単です。そう やって自分自身のデスク周辺をきちんと整 えておくことで余 計な 時 間を 使わずに済 み、仕事の効率や質は確実にアップするは ずです。 事務作業を工夫すれば ムダやロスは省ける 事務の効率化に必要な要素は、整理整 頓は当然のこと、ファックス、コピー、ファ イリング、書類整理、パソコン・メールなど 多種多様です。普段、職場で何気なくこな している事務作業を工夫することで、ムダ やロスは省けるのです。 ファックスがよい例です。職場で一般的 に使われるＡ４サイズの用紙をファックス で送信する際、上部の余白部分に宛先や新 たな 情 報を 書 くケースがあり ます。 とこ ろが受信した用紙の上部余白には、発信元 の企業名などが出るので、これと重なって 読めなくなります。ファックスを送信して も相手に情報がきちんと伝わらないという ことです。 書 類のファイルも同様です。 一つのファ イルが一 杯になって次のファイルに移る場 合、そのファイルが何日付で完了したのか を示すメモを付けておく。そうでないと別 11 MiT 2009. JUN. C ” 事務の質が 職場全体の仕事の質を 左右する “ A● B 処理中の書類は１案件ごとに識別番号を記 ● 入してクリアホルダーへ。１案件の量が多い場合 は三段トレイ、少ない場合はボックスファイルに保 管。処理の段階ごとに上から下、 もしくは左から右 へ移し替えていく。識別番号の表示位置にも工夫 E ぐに見られるようにしておく C ボックスファイルの隙間に書類が入り込んで書 ● 類が紛失することのないように、ボックスファイル D 中でファイルがしなっ 同士をクリップで留める ● て底に沈まないために、書類の量が少ない場合 は厚紙を一緒にはさむ。書類紛失を防ぐ工夫も E ファイリングした書類は、四隅のどこを 必要 ● カッ トしたかによって、進捗状況が分かるようにして F 期限日を付せんに記入し、ファ おくと効率的 ● イルからわざとはみ出るように貼付して管理 A F G H J れはとても怖いことだと思います。少しの した。情報の管理・共有化を考えると、こ イルから抜け落ちてしまったことがありま にそういう事例が起き、最新の情報がファ 実際、私が貿易事務に携わっていたとき どうしたらいいかを職場で話し合うことが の作業の流れの中で、問題を解決するには に何をしなければいけないかを確認し、そ す。そのうえで、この業務を実施する場合 し、問題点や困っていることを洗い出しま 実際に事務作業の共用フォーマットをつ くるに当たっては、業務に応じたチェック 項目など、記載事項を検討したほうがいい でしょう。 また、私がお勧めしたいのは、職場の全 い間に持ち出される可能性があります。そ ファイルや資料に関しては、自分の知らな また、オフィスでは、皆で共有して使う 員で共有できる事務作業のフォーマットを 事務作 業 を フォーマット化する ているものなのです。 つながる「引き金」は、身近なところに隠れ 肝心です。 ても 効 果はありません。まず業 務を 見 直 しかし、ただ漫然とフォーマットをつくっ つくることです。 I 注意を払えば済むとはいえ、ムダやミスに まう恐れがあります。 込んでしまい、そのまま情報が埋もれてし の人が、新しい資料を古いファイルに綴じ G 封筒詰め作業をするにも、 ● あらかじめA4用紙が きっちりと三つ折りできるラインを入れたシートをつ H 毎日の電話 くっておけば、時間が短縮できる ● の取り次ぎ。電話伝言メモも逐一「○○さんへ」 などと書いていては時間のムダ。あらかじめ宛先 別のメモ用紙をつくっておいて、ストックしておくと I ● J ● K 綿棒の空き容器にちょっと した工 便利 ● 夫を加えて使う収納グッズ。こうした細かいことの 積み重ねによって、残業ゼロは必ず実現できる K ういった場合に備えてファイル・資料の持 ち出し管理表を用意しておくと便利です。 ファイル番号や持ち出し日、持ち出す人 の氏名、所属部署、返却予定日、返却した ときの返却日、返却者名を書くようにして おく。それらの実践が、情報の管理につな がるのです。 これはほんの一例で、各業務について事 務作業をフォーマット化することで、職場 の効率はかなり改善されます。 会 社の中では、 経 営 層になればなるほ ど、事務仕事を雑事として軽視しがちです が、小さなアイディアと工夫次第で膨大な 時間の短縮が可能になります。そして、そ の結果、大幅なコストの削減を実現できる のです。 私はある派遣先の会社で、前々任者が月 に１００時間残業をしていたのを、ここで 紹介した事務作業の効率化によって、ゼロ にすることができました。事務の質が職場 全 体の仕 事の質を 左 右する。それほど 事 務仕事は奥が深いのです。 効 率 化 とはミスの防 止はもちろんです が、目標はもっと先にあると私は考えてい ます。ムダのない快適な職場環境を確立す ることで、個人が余裕を持って生活を楽し める。つまり「ワーク・ライフ・バランス」 を実現することができます。 こういう時代だからこそ、職場の長は仕 事術を真剣に考える必要があるのではない でしょうか。 2009. JUN. MiT 12 整理ベタな人間に 大きな仕事はできない 整理術 経営幹部の能力にかかわる重要な問題だ。 そこで問われるのが「整理力」 。 常に臨戦状態でいるために集中力を高める。 ビジネスは「常在戦場」 。 「 整理力」 坂戸健司 新産業開発研究所（有）代表取締役 【さかと・けんじ】１９５５年広島県 生まれ。武蔵野美術短期大学卒業。 大学卒業後、広告業界に入り、多く のナショナルクライアントの広告戦 略、販売促進の戦略を学ぶ。その 後、郷里の広島に戻り、新産業開発 研究所 （有） を立ち上げる。広告ディ レクター、ビジネスプランナー、 エディ トリアルディレクター、 人材コンサルタ ントなど多 様な顔を持つクリエイ 取材・文／滝本 喬 写真／川本聖哉 坂戸氏の手帳にも「整理力」は表れる。膨大な 量の情報を整理し、情報を収納するだけでなく、 活用するための工夫が施されている 迅速 な経営判断のための 「いい仕事」をするには、職場の環境が大 事です。この環境を整えるのが 整 ｢理する 力 、 ｣つまり「整理力」です。整理とはモノ や情報を「収納する」のではなく「いかに 活用するのか」がポイントで、欲しいものが 欲しいときに、さっと出てくるということ です。 私は「 整 理ベタに大 きな 仕 事はできな い」と考えています。整理ができない人と いうのは総じて、職場において、もしくは ティブワーカーとして活躍。「仕事 をスムーズに進めるには整理力が不 可欠」と個性的な整理術を実践し てきた。著書に 『メモの技術』『整理 の技術』（いずれもすばる舎） 、 『すご い！ 整理術』 『「発見力」の磨き方』 （いずれもＰＨＰ研究所）など。 13 MiT 2009. JUN. 業務遂行のうえで、モノ・情報を活用でき る態勢になっていません。 例えば、 雑 然とした机です。 本 人は忙 しく仕事をしているつもりでしょうが、こ ういう人にはワンランク上の仕事をするこ とはできないでしょう。 机がゴチャゴチャ profile adjustment していたら、次にやるべきことが見えてこ ないからです。 「 次 」の見えない人には判 断ができない 問題は、経営幹部が自分たちは立場上、 多様に気持ちが変化していることを、ある いは、そうならなければならないことを認 きないと「これでいく」という覚悟が持て 員と同じです。しかし一方で、目標や課題 幹 部も 組 織の一 員という 点では一 般 社 識していないところにあります。 ず、自信も仕事を推進するパワーも生まれ を掲げて推進するリーダーであり、部下を し、したがって決断もできない。決断がで ません。結果として、失敗を恐れ、新しい 育てる 教 育 者、アドバイスを するサ ポ ー ター、命令権者でもあるわけです。 仕事に挑戦できなくなります。 経 営 幹 部がこれでは困 り ます。 経 営に 幹部がそういったそれぞれの立場や役割 一緒くたの「未整理状態」で情報を流して 関する決断ができない。そうならないため ビジネスは「常在戦場」です。いつも臨 いるのが現実です。このため、部下の頭に の目で情 報を 咀 嚼・ 整 理し、 関 連 部 署に 戦状態でいるためには、自らを落ち着かせ はいろいろな情報が詰め込まれて、混乱を に、いかに整理をするのかが経営幹部に求 集 中 力を 高める 環 境が求められます。 机 まねく。さらにこの情報はそのままのかた 指示するといいのですが、多くは何もかも の整理が象徴するように、整理とは自分を ちでさらなる 下の層にも 下りていくから、 められているのです。 整えて集中力を高めることであり、経営幹 末端まで正確に届かないことになります。 そのときどきで、 「情報を流す側」と「受け とです。一方的に情報を流すのではなく、 です。これは情報の整理にも指摘できるこ 整理は「戻す」 「分ける」 「捨てる」が基本 部の能力が問われる問題なのです。 多様な立場においての 情報伝達とは 経営の中枢にいる幹部には、日々、膨大 な量の情報が集まってきます。これを取捨 選択し、必要な情報を必要な部署に的確 に伝えるのも「整理力」です。 私がこれまで多様な企業とかかわってき た経験からすると、こうした情報は前線に きちんと 伝わっていないことが多いように 思います。 組 織の神 経 系 統でもある 情 報 の流れが停滞すると、会社における生産性 は著しく阻害されます。 取る側」の相互でやり取りをして、相手に きちんと理解されているかを確認する。こ れが「戻す」です。同様に、その部下に不必 業する時間」 「発想する時間」を決めて、こ とができるので、頭の整理が進み、考えやア と、絶えず脳の必要な部分を活性化するこ る。そうやってそれぞれの時間を設定する る時間帯は「発想する時間」として活用す 使い、通勤時間など、それ以外の一人でい どのルーチン業務に費やす「作業時間」に 考える。 午 後は打ち合わせや営 業 活 動な 用の資料や懸案事項などについてじっくり 午前中、頭がすっきりしている時間帯を れを自分の中で習慣化するのです。 通じますが、１日のうち「考える時間」 「作 あります。「頭の中を整理する」ことにも するためには「型をつくる」という方法が 業務において、考えやアイディアを整理 段取りの向上のために 「整理力」を身につける ことが重要です。 を自 覚し、 情 報の整 理・ 伝 達に対 応する とを、あるいは持たなければならないこと 営幹部は、自分が複数の「立場」を持つこ ケーションを密にするということです。 経 「戻す」 「分ける」 「捨てる」とはコミュニ ることも必要なのです。 る。つまり、情報を分けたり、捨てたりす 要な 情 報を 与えて混 乱させないよ うにす 「考える時間」にあてて、プレゼンテーション ” “ 整理は 「余裕のある時間」 をもたらし 生産性の確保を実現させる 2009. JUN. MiT 14 イディアをまとめやすくなります。 経営幹部の中にはいつもバタバタと忙し く 動きまわっている人がいます。いかにも 「仕事熱心」という印象を与えますが、実 は仕 事の全 体 像が見 渡せていないために、 作業の段取りをつけられないで無闇に飛び 出したものは戻す 3 伝えた情報は部下から戻してもらい、 ● コミュニケーションをとる まわっているだけ。そんな例は少なくあり とにかく「１カ月」１｢年 と ｣いったように 「ミニ締切り」を設けて、その期限を過ぎた ものは捨てる。基準は人や仕事によって異 なりますが、 「一定期間、目を通さなかった ものは捨てる」が原則です。 私は、次のような「整理のサイクル」を自 分に課しています。 毎日 分、その日の資料を整理して、必要な にとって重要な業務なのです。 の手段です。そしてこれこそが、経営幹部 時間」を手にして、生産性を確保するため 間がない。整理はそういった「余裕のある 出せる。 時 間 管 理も 万 全でムダな空き 時 探しものがなくなり、情報もすぐに取り 第で、整理は苦でなくなります。 目で探せるよ うにする。こうした工夫 次 恵を絞り、キャビネットを開けたとき、一 組みを 考える。 書 類や資 料の並べ方に知 たり、見た目にもきれいで中身の分かる仕 にラベルやタイトルを付けたり、色分けし ないといけません。ケースやキャビネット 作業」を組み込むことです。整理は楽しく カギは、毎日の行動の中に「整理という グの仕方を見直す ● 年に２回、盆と正月にこれまでのファイリン なものはすべて処分する ● 毎月１回、それまでの資料をチェックし、不要 ● １週間分の資料を整理分類する 類。いらないものは即捨てる ものはすぐ取り出せるようにファイルに分 ● 10 ません。目の前の仕事に追われ、仕事の進 め方や優先順位が分からないのです。 仕事の段取りをつけるのも「整理力」で 解決できます。この場合、仕事の最終的な 到達点を見極め、そこに至る作業をシミュ レーションすると効果的です。そうすれば いつ何をするべきなのかが整理され、ムダ な動きを避けられます。ただ、すべてをシ ミュレーションすると、身動きが取れなく 必要のないものは捨てる 机の中身を整理する要領で、経営層は、教育者としての立場、命 令権・人事権を持つ立場など、複数ある自分の立場を整理し、それ ぞれの立場で結束しなければいけない。立場を分けないまま、すべ ての考えを部下に伝えると、情報が詰め込まれ過ぎて混乱する なることもあるので、段取りは８分ほどに 机（情報・書類）の整理 目的や頻度ごとにものを分ける 立場の整理 1 自分の立場を分ける ● 2 情報を取捨選択し、 ● それぞれの立場から それぞれの部下に伝える 立場を整理する「結束力」 とどめておくことが肝要です。 継続するコツは 「整理のサイクル」 整理は、テクニックです。整理を上手に やろうと思えば、このテクニックを学んで いけばいいのです。厄介なのは、 一度は整理 しても、これがなかなか続かないこと。 「忙 しい」など理由はさまざまですが、整理を 継続するコツは、自分の「整理のサイクル」 をつくることです。 その基本は「不要なものは捨てる」 。なか には「持っているだけでなんとなく安心する 資料」もあるでしょう。これがクセ者です。 15 MiT 2009. JUN. 2 ● 1 ● チーム 部下 立場を分けた複数の自分 自分 3 ●
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