社会福祉法人 真宗協会 庶 務 規 程 （ 総 則 ） 第１条 社会福祉法人真宗協会（以下「真宗協会」という。 ）の運営組織並びに事務処理につ いて、別に定めるもののほかこの規程による。 （ 協会本部 ） 第２条 真宗協会に本部事務所を置き、理事会の処務並びに法人設置経営にかかる各施設経 営の指揮監督及び施設間の相互連絡を図り、定款第１条による事業の健全なる運営と その向上発展に努める。 （組 織） 第３条 法人運営組織は以下のとおりとし、役員並びに評議員は社会福祉法人真宗協会定款 に基づくもののほか、本部事務所及び各施設の事務事業を処理するために次の職を置く。 但し、職の配置上特に支障がない場合はこの限りではない。 〔役員並びに評議員の役職〕 役職名 要件、資格等 理事長 真宗協会定款に基づく。 理 事 〃 評議員 〃 監 事 内部監査員 真宗協会定款に基づくものとするが、北海道の指導により内 1 名は公認会計士、税 理士、内 1 名は社会福祉学識経験者または地域福祉関係者とする。 ISO マネジメントシステムに基づく経営マニュアルの適切な維持管理について監 査するため、ISO 内部監査研修コース修了者で理事長が認めたもの。 〔本部及び各施設の職種、役職〕 職 種 名 役 職 名 所 長 本部所長 副所長 本部副所長 総合施設長 総合施設長 施設長 施設長 ﾌﾛｱﾏﾈｰｼﾞｬｰ ﾌﾛｱﾏﾈｰｼﾞｬｰ 副施設長 副施設長 事務局長 事務局長 要件、資格、教育、訓練、経験 社会福祉法人定款第 13 条、庶務規程第 9 条による。 理事会、評議員会の承認による。 本部事務部長 部 長 本部財務部長 本部企画部長 参 事 参事（施設間統括） 主 幹 主幹（施設間管理） 主 査 主査（施設間調整） 理事長が認めたもの。 名誉病院長 医 師 病院長 副医院長 医師有資格者で理事長が認めたもの。 医 長 - 医師 医 師 医師有資格者で理事長が認めたもの。 看護部長 看護課長 保健師 看護師 准看護師 職 種 名 薬剤師 管理栄養士 栄養士 理学療法士 作業療法士 介護員 看護係長 保健師又は看護師又は准看護師有資格者で理事長が認めたも の。 看護主任 看護リーダー 保健師 保健師有資格者で理事長が認めたもの。 看護師 准看護師 看護師有資格者で理事長が認めたもの。 准看護師有資格者で理事長が認めたもの。 役 職 名 薬局長 薬剤課長 薬剤係長 薬剤主任 薬剤師 栄養課長 栄養係長 栄養主任 管理栄養士 栄養士 理学療法課長 理学療法係長 理学療法主任 理学療法士 作業療法課長 作業療法係長 作業療法主任 作業療法士 介護課長 介護係長 介護主任 フロアリーダー ユニットリーダー 要件、資格、教育、訓練、経験 薬剤師有資格者で理事長が認めたもの。 管理栄養士又は栄養士有資格者で理事長が認めたもの。 管理栄養士有資格者で理事長が認めたもの。 栄養士有資格者で理事長が認めたもの。 理学療法士有資格者で理事長が認めたもの。 作業療法士有資格者で理事長が認めたもの。 介護福祉士、ホームヘルパー有資格者で理事長が認めたもの。 もしくは実務経験、教育訓練により理事長が認めたもの。 介護リーダー 介護員 介護支援専門員 介護支援専門課長 介護支援専門係長 介護支援専門主任 介護支援専門員 介護支援専門員有資格者で理事長が認めたもの。 支援課長 支援係長 支援員 支援主任 支援リーダー 社会福祉主事任用資格取得者で理事長が認めたもの。もしく は実務経験、教育訓練により理事長が認めたもの。 支援員 サービス管理責任者 サービス管理責任者 相談支援従事者研修、サービス管理責任者研修を修了したも ので理事長が認めたもの。 - 職 種 名 役 職 名 支援相談課長 要件、資格、教育、訓練、経験 生活相談課長 支援相談係長 生活相談係長 相談員 支援相談主任 生活相談主任 社会福祉士有資格者、社会福祉主事任用資格取得者で理事長 が認めたもの。もしくは実務経験、教育訓練により理事長が 認めたもの。 支援相談員 生活相談員 医療ｿｰｼｬﾙﾜｰｶｰ 総務課長 総務係長 事務員 総務主任 実務経験、教育訓練棟等により理事長が認めたもの。 事務員 管理課長 管理係長 技能員 管理主任 実務経験、教育訓練等により理事長が認めたもの。 技能員 診療放射線技師 臨床検査技師 歯科衛生士 生活支援員 診療放射線技師長 診療放射線技師 臨床検査技師 歯科衛生士 生活支援課長 生活支援係長 生活支援主任 生活支援リーダー 生活支援員 診療放射線技師有資格者で理事長が認めたもの。 臨床検査技師有資格者で理事長が認めたもの。 歯科衛生士有資格者で理事長が認めたもの。 実務経験、教育訓練等により理事長が認めたもの。 就労支援課長 就労支援係長 就労支援員 就労支援主任 実務経験、教育訓練等により理事長が認めたもの。 就労支援リーダー 就労支援員 職業指導課長 職業指導係長 職業指導員 職業指導主任 実務経験、教育訓練等により理事長が認めたもの。 職業指導リーダー 職業指導員 相談支援専門課長 相談支援専門員 相談支援専門係長 相談支援専門主任 実務経験、教育訓練等により理事長が認めたもの。 相談支援専門員 - 職 種 名 役 職 名 機能訓練指導員 機能訓練指導員 目標工賃達成指導員 目標工賃達成指導員 要件、資格、教育、訓練、経験 看護職員《看護師、准看護師》 （その他に理学療法士、作業療 法士、言語聴覚士、柔道整復師、あん摩マッサージ指圧師） 有資格者で理事長が認めたもの。 実務経験、教育訓練等により理事長が認めたもの。 ※庶務規程 8 条の施設長の専決により E 職員を採用する場合（役職者昇任採用は除く）は上記表の 理事長の文言を施設長に読み替えることがある。 ２ 法人本部並びに各施設において業務が円滑に遂行されるよう職種等に応じて部門を編成 こととする。各部門において最高位職務等級者を部門長とし、部門長は部門の運営を指揮 監督する。 ３ 各施設の業務上の責任を遂行するために、職員を別表に掲げる職務に兼職発令する。ま た各施設において福祉医療制度上兼職発令が必要な場合は発令協議書（中途採用の場合採 用起案書）を提出し、理事長と協議し決定する。 ４ 各施設の建物、車輌、固定資産管理状況等により法的に管理責任等を担う職員が必要で ある場合、施設長、病院長が選任し届け出ること。この場合は届出書の施設長、病院長承 認をもって発令したものとする。 ５ 前項３、４について各施設の状況により発令並びに届出した職種については各施設にて その職種と要件を一覧にして記録することとする。 〔兼職種別表〕 兼職名 会計責任者 予算管理責任者 印鑑保管責任者 ＩＳＯ管理責任者 リスク管理責任者 契約担当者 固定資産管理責任者 苦情解決対応責任者 苦情受付担当者 出納職員 文書管理責任者 預かり金会計責任者 預かり金出納職員 リスクマネージャー 衛生推進者 給食責任者 法令遵守責任者 法令遵守管理者 防災普及担当者 衛生管理者 個人情報管理責任者 個人情報管理者 要 件 業務責任を遂行する職務職位等級者で理事長が認めたもの 〃 〃 （出納職員兼務不可） 〃 〃 〃 〃 〃 〃 〃 （印鑑保管責任者兼務不可） 〃 〃 〃 〃 〃 管理栄養士もしくは栄養士有資格者で理事長が認めたもの 業務責任を遂行する職務職位等級者で理事長が認めたもの 〃 〃 〃 個人情報管理規程第 5 条による 業務責任を遂行する職務職位等級者で理事長が認めたもの - （ 理事長の決裁事項 ） 第４条 理事長の権限に属する事務のうち重要又は異例な事項については、理事長の決裁を 受けなければならない。 ２ 前項に規定する事項については、概ね次のとおりとする （１） 真宗協会の総合的企画、調整及び運営に関すること （２） 重要な事業の計画及び実施方針に関すること （３） 理事会に提出する議案、報告及び資料に関すること （４） 予算の編成、決算書に関すること （５） 定款、規則、規程に関すること （６） 重要な請願陳情に関すること （７） 重要な訴訟及び不服申立に関すること （８） 職員の表彰に関すること （９） 職員の人事及び給与に関すること （１０） 重要な寄付の受納に関すること （１１） 財産の取得、交換及び処分に関すること （１２） 重要な施設の設置及び附属施設の設置及び廃止に関すること （１３） 重要な契約の締結に関すること （１４） 賠償に関すること （１５） 権利の放棄に関すること （１６） 重要又は異例に属する通知、申請、届出、報告、照会及び回答に関すること （ 分掌事項 ） 第５条 本部事務所は、目的達成の為次の分掌事項を処理する。 （１） 理事会の事務 （２） 法人の会計経理事務の処理 （３） 法人の財産の管理、保管及び登記関係の処理 （４） 定款、諸規程の整備及び認可、届、変更に関すること。 （５） 法人全般の予算の樹立並びに決算に関すること - （６） 法人全般の事業計画並びに事業に関すること （７） 新規事業の企画並びに施行 （８） 法人備付帳簿（別表、文書保存表）の整備保管に関すること （９） 法人監事会との連携による施設監査並びに単独による指導監査及び指示 （１０） 法人全般として行うべき監督諸機関に対する報告並びに対外的諸折衝 （１１） 法人全般の職員人事 （ 人 事 ） 第６条 職員の採用、昇格、休退職格付は理事長が発令する。この場合理事長は各施設長の 意見を求めることができる。 （ 本部事務所と各施設 ） 第７条 本部事務所及び各施設長は相互に連携を図り、一体となってそれぞれの機能を発揮 し、重要事項の決定に当たっては参画協力するものとする。 ２ 施設長の長期休暇等は事前に理事長の承認を得るものとする。 ３ 各施設の資産は、理事長の委任を受け施設長が管理するものとする。 ４ 公印等は施設長が善良な管理のもとに保管しなければならない。 （ 施設長の専決 ） 第８条 各施設長は、他の規程等に定めるもののほか次の事項について専決する。 （１） 諸法令による一定基準に基づく許可及び承認等に関すること （２） 入所（院）者の受け入れ及び措置費等の請求受領に関すること （３） 各施設の事務事業に伴う費用の支出負担行為及び支出に関すること （４） １件、金額１００万円未満の基本財産以外の固定資産及び物品の購入並びに工 事の契約に関すること （５） １件、金額１０万円未満の物品の廃棄又は更新に関すること （６） 職員の勤務及び出張に関すること （７） E 職員等の雇用に関すること （ 本部所長等 ） 第９条 本部所長等は、法人理事又は職員の中から理事長が任命する。 第１０条 本部所長は、理事会の事務及び法人諸事業の運営並びに職員の指揮監督について理 - 事長を補佐する。 第１１条 本部所長は、 法人諸施設間の横の連携を緊密にし、 法人諸事業の円滑化を図るため、 施設長等の経営会議を招集する。 （ 財 政 ） 第１２条 本部事務所の運営財源は次のとおりとする。 （１） 帯広光南病院よりの繰入金 （２） 各施設会計よりの繰入金 （３） 雑収入 （４） 寄付金 （５） その他の収入 （ 繰出金 ） 第１３条 各施設において運営上資金に不足を生じた場合には、本部事務所はその保管する財 産よりその施設を助成するため助成金を繰出す事ができる。 ２ 前号の繰出金は原則として毎年度、予算編成時において計上するものとし、止むを 得ない場合は理事会の議決を得て繰り出すものとする。 （ 文書の定義 ） 第１４条 「内部文書」とは、経営マニュアルの４．２．１文書化の概要による。 「外部文書」とは、当法人の組織外で作成された文書をいう。 （ 文書の責任者 ） 第１５条 文書管理責任者は理事長名による辞令による。 （ 文書の管理 ） 第１６条 文書を作成するときは、読みやすく、簡易平易に作成しなければならない。 ２ 文書の発送は、文書発送簿により管理する。但し、文書の副本が保存されている 場合そのかぎりではない。 ３ 内部文書は、文書名、必要な場合は付箋等により、容易に識別可能な状態で管理す るものとする。 ４ 外部文書は、文書収受簿により管理するものとし、文書を発送した組織毎に分類し て管理するものとする。 （最新版文書の管理） 第１７条 理事長の承認を受け、且つ作成及び改正年月日を記載した内部文書を最新版として 法人が管理するものとする。 ２ 施設においては、第１項で管理する内部文書の複写であって、配布年月日が表紙に 記載され且つ施設経営管理責任者の確認があるものを最新版文書として管理する。 - ３ 第１８条 ２ 改正等により最新版でなくなった内部文書の取り扱いは第２２条による。 重要又は複雑な事業の処理に関しては、原則として文書をもって行うものとする。 電話又は口頭をもって照合、回答、報告、打合わせ等があったときの重要事項は、 その旨を記し文書に準じて処理しなければならない。 （ 文書の保存 ） 第１９条 文書の内容が関連する文書は、一括して綴って散逸しないよう整理しなければなら ない。 ２ 文書は必ず一定の箇所に分類して保存し、常に所在を明らかにしておかなければな らない。 （ 文書の変更の識別 ） 第２０条 文書（帳票は除く）は、作成日、又は改定日、必要な場合は版番号を明記する。 ２ 文書の変更箇所には、アンダーラインの表示、又は新旧対比表にて明確にする。 （ 文書の確認、更新、再承認 ） 第２１条 経営管理責任者、部門長、又は指名された文書管理責任者は、次の場合、文書をレ ビューし更新する。更新された文書は部門限りにあっては部門長、施設限りにあって は施設長、その他の文書については、理事長の承認を得るものとする。 （１） 品質マネジメントシステムの規格の変更 （２） 当法人の組織の変更 （３） マネジメントレビューの結果による、品質マネジメントシステムの変更 （４） 法規制要求事項の変更 （５） 内部監査、又は、外部監査で不適合の指摘内容があった場合 （６） 関係者より文章改訂の必要性の提言があった場合 （ 廃止文書の取り扱い ） 第２２条 廃止文書は誤って使用されないように廃棄する。 ２ 廃止文書を廃棄せず何らかの目的で保持する場合は、表紙部など適切な箇所に「廃 棄」 「旧版」 「×」 「参考図書」等、何の文書か判断できるよう明示し管理する。 （ 記録の保管 ） 第２３条 各部門で記録管理担当者、保管場所を定めて管理する。 （ 記録の検索 ） 第２４条 品質記録はファイリングし、品質記録名、又は付箋等にて表示し検索できるように する。 - 第２５条 必要な場合は、文書収受簿に付する受付番号、及び文書発送簿に付する文書番号は それぞれ一連番号とし、毎年４月１日で更新する。 （１） 本 部 （２） 帯 広 光 南 病 院 （３） 帯 広 信 楽 苑 （４） 特 定 施 設 帯 広 信 楽 苑 （５） ヘルパーステーション帯広信楽苑 （６） 帯 広 慈 光 学 園 （７） 帯 広 至 心 寮 （８） ﾃﾞｲｻｰﾋﾞｽｾﾝﾀｰ帯 広 至 心 寮 （９） 居宅介護支援ｾﾝﾀｰ帯広至心寮 （１０） 地域包括支援ｾﾝﾀｰ帯広至心寮 （１１） 帯 広 は ち す 園 （１２） 障害福祉サービス事業 （共同生活援助・介護帯広マイトリー） （１３） 障害福祉サービス事業 (障害者生活介護事業所帯広やわらぎ園) （１４） 特別養護老人ホーム帯広慈恩の里 （１５） デイサービスセンター帯広慈恩の里 （１６） 地域密着型老人福祉施設光輪 （１７） 小規模多機能型居宅介護施設光輪 （１８） 障害福祉サービス事業 第２６条 第２７条 帯真協第 帯光南第 帯老信第 帯特信第 帯ヘ信第 帯知慈第 帯老至第 帯デ至第 帯居至第 帯包至第 帯知は第 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 帯グマ第 号 帯生や第 帯老慈第 帯デ慈第 地光輪第 小光輪第 号 号 号 号 号 （多機能型障害者就労支援事業所帯広はちす園） 帯就は第 号 文書は必要に応じて回覧する。 真宗協会として発する文書は、全て理事長又は協会名とし、各施設限りで発する文 書はそれぞれ施設長、並びに部門長とする。 （ 公印の押捺 ） 第２８条 理事長印を押捺するときは、原議と照合の上押印し、公印使用簿に登載しなければ ならない。ただし、原議又は副本が本部に保存される場合はこの限りでない。 ２ 各施設において公印を捺印するときは、施設長自ら原議と照合の上押印しなければ ならない。 （ 完結文書の取扱い ） 第２９条 完結文書は、保存記録表により保管しなければならない。 記録の保存期間は、別表によるものとする。 別表以外で必要な記録は各施設ごとの品質記録一覧表で管理する。 附 則 この規程は平成３年４月１日から施行する。協会本部事務所管理規程（昭和３６年１０月制定） はこれを廃止する。 - 附 則 平成８年５月２３日一部改正。平成８年５月２４日より施行する。 附 則 平成８年９月１２日一部改正。平成８年９月１３日より施行する。 附 則 平成９年３月１３日一部改正。平成９年４月１日より施行する。 附 則 平成１１年３月１８日一部改正。平成１１年３月１９日より施行する。 附 則 平成１２年３月９日一部改正。平成１２年４月１日より施行する。 附 則 平成１４年３月２８日一部改正。平成１４年４月１日より施行する。 附 則 平成１６年５月２７日一部改正。同日より施行する。 附 則 平成１７年３月１７日一部改正。平成１７年４月１日より施行する。 附 則 平成１８年５月２５日一部改正。同日より施行する。 附 則 平成１８年９月７日一部改正。平成１８年１０月１日より施行する。 附 則 平成１９年２月８日一部改正。平成１９年３月１日より施行する。 附 則 平成１９年１１月１日一部改正。同日より施行する。 附 則 平成２０年３月１３日一部改正。平成２０年４月１日より施行する。 附 則 平成２０年５月１２日一部改正。平成２０年４月１日より施行する。 附 則 平成２０年７月３０日一部改正。同日より施行する。 附 則 平成２１年３月３０日一部改正。平成２１年４月１日より施行する。 附 則 - 平成２１年７月３日一部改正。同日より施行する。 附 則 平成２１年１２月１０日一部改正。同日より施行する。 附 則 平成２２年１２月９日一部改正。同日より施行する。 附 則 平成２２年１２月９日一部改正。平成２３年３月１２日より施行する。 附 則 平成２３年３月１８日一部改正。同日より施行する。 附 則 平成２３年５月２６日一部改正。平成２３年７月１日より施行する。 附 則 平成２３年９月１５日一部改正。同日より施行する。 附 則 平成２３年１２月８日一部改正。同日より施行する。 附 則 平成２４年３月２２日一部改正。平成２４年４月１日より施行する。 附 則 平成２５年３月２８日一部改正。平成２５年４月１日より施行する。 附 則 平成２６年３月２０日一部改正。平成２６年４月１日より施行する。 - 別 表 保 存 記 録 表 法人関係諸帳簿 区 分 番号 関 １ 定款綴（設立、変更） 永年 ２ 許可関係文書綴 永年 ３ 固定資産台帳（減価償却記載） 永年 ４ 固定資産管理台帳 永年 ５ 有価証券台帳 永年 登 記 関 係 ６ 登記関係綴（法人、不動産） 永年 規 程 関 係 ７ 諸規定 永年 ８ 人事管理関係綴 永年 ９ 給与関係文書 ３年 １０ 労働者名簿（法人本部に専任職員を配置している場合） ３年 １１ 健康診断個人票綴（ １２ 辞令簿 １３ 出勤簿〈又はタイムカード〉 （ １４ 給与（賃金）台帳（ １５ 出張命令簿 １６ 時間外勤務命令簿（ １７ 労働基準法関係綴（届出、許可、協定） ３年 １８ 資金収支計算書及び資金収支内訳書 永年 １９ 事業活動収支計算書及び事業活動収支内訳書 永年 ２０ 貸借対照表 永年 ２１ 財産目録 永年 ２２ 仕訳伝票 １０年 ２３ 総勘定元帳 １０年 ２４ 現金出納帳 １０年 ２５ 預金出納帳 １０年 ２６ 小口現金出納帳 １０年 ２７ 有価証券台帳 １０年 ２８ 未収金台帳 １０年 許 可 関 係 資 産 関 係 人 事 関 係 経 理 関 係 経 理 関 係 係 諸 帳 〃 簿 保存年限 ） ３年 永年 〃 〃 ） ） ２年 ３年 ２年 〃 ） ２年 役 員 会 監 事 関 係 庶 務 関 係 ２９ 貯蔵品台帳 １０年 ３０ 立替金台帳 １０年 ３１ 前払金台帳 １０年 ３２ 貸与金台帳 １０年 ３３ 仮払金台帳 １０年 ３４ 固定資産台帳（減価償却記載） ３５ 未払金台帳 １０年 ３６ 預り金台帳 １０年 ３７ 前受金台帳 １０年 ３８ 仮受金台帳 １０年 ３９ 借入金台帳 １０年 ４０ 基本金台帳 １０年 ４１ 寄附金台帳 １０年 ４２ 補助金台帳 １０年 ４３ 固定資産管理台帳 永年 ４４ 借入金関係文書綴 １０年 ４５ 当座預金取引明細書 １０年 ４６ 預金残高証明書 ２年 ４７ 試算表（月別、決算） ２年 ４８ 補助金関係書類綴（国、道、市町村、民間等） ５年 ４９ 事業計画書 ５年 ５０ 予算関係書類（当初、補正） 永年 ５１ 事業報告書 永年 ５２ 理事会（評議員会）議事録（議案を含む） 永年 ５３ 監査報告書 永年 ５４ 監査報告書 永年 ５５ 経営会議録 ５年 ５６ 経営マニュアル ５年 ５７ 組織機構及び事務分掌 ２年 ５８ 関係官署に対する報告書綴 ５年 ５９ 自動車運行管理簿 ２年 ６０ 公印使用簿 ３年 ６１ 防災関係文書綴 ３年 ６２ 沿革誌 永年 永年 別 表 施設関係諸帳簿 区 分 会計、経理 関係 番号 関 係 諸 帳 簿 保存年限 １ 資金収支計算書及び資金収支内訳書 永年 ２ 事業活動収支計算書及び事業活動収支内訳書 永年 ３ 貸借対照表 永年 ４ 財産目録 永年 ５ 仕訳伝票 １０年 ６ 総勘定元帳 １０年 ７ 現金出納帳 １０年 ８ 預金出納帳 １０年 ９ 小口現金出納帳 １０年 １０ 有価証券台帳 １０年 １１ 未収金台帳 １０年 １２ 貯蔵品台帳 １０年 １３ 立替金台帳 １０年 １４ 前払金台帳 １０年 １５ 貸付金台帳 １０年 １６ 仮払金台帳 １０年 １７ 固定資産台帳（減価償却記載） １０年 １８ 未払金台帳 １０年 １９ 預り金台帳 １０年 ２０ 前受金台帳 １０年 ２１ 仮受金台帳 １０年 ２２ 借入金台帳 １０年 ２３ 基本金台帳 １０年 ２４ 寄付金品台帳（受領、領収書写し綴り含む） １０年 ２５ 補助金台帳 １０年 ２６ 固定資産管理台帳（施設設備管理用） １０年 ２７ 当座預金取引明細書 ５年 ２８ 試算表（月別、決算） ３年 ２９ 予算書（当初、補正） 永年 会計、経理 関係 人 事 関 係 ３０ 預金残高証明書 ３年 ３１ 措置費請求関係綴 ５年 ３２ 事業計画書 ５年 ３３ 更生訓練費支給台帳 ３年 ３４ 事業報告書 ５年 ３５ 時間外勤務命令簿 ２年 ３６ 出勤簿〈又はタイムカード〉 ２年 ３７ 出張命令簿 ２年 ３８ 人事管理関係綴 永年 ３９ 健康診断個人票綴 ５年 ４０ 労働基準法関係綴（届出、許可、協定） ５年 ４１ 辞令簿 永年 ４２ 給与（賃金）台帳 ３年 ４３ 労働者名簿 ３年
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