検収員用 物品等の検収マニュアル 国立大学法人鳴門教育大学 平成２５年１２月 目次 検収の概要について 検収の手順について 納品から支払いまでの流れ 検収員について 検収印・検収日付について 検収の窓口について 具体的な検収事例（Ｑ＆Ａ） ２ ３ ４ ５ ６ ７ ８ １ 検収の概要について １．目的 本学が契約した物品等の検収を徹底するために，検収員を配置し，契約から検収までの適 正化及び不正経理の防止（架空取引による業者への預け金の禁止等）を図る事を目的として います。 ２．対象となる経費 本学が管理している経費（運営費交付金，自己収入，受託・共同研究費，受託・共同事業費， 寄附金，科学研究費補助事業，助成金等）を対象とします。 ３．検収体制 物品等の検収は，経理責任者（経営企画本部長）が指名する高島地区及び前川・中吉野・ 上吉野地区の検収員 検収員に納品され検収を受けなければなりません。検収員の検収を受けてい 検収員 ない物品等は，本学の物品等と認められないため，支払い処理ができないこととなります。 ４．その他 詳細は，後述する以下を参考にしてください。 ① 検収の手順について ② 納品から支払いまでの流れ ③ 検収員について ④ 検収印・検収日付について ⑤ 検収の窓口について ⑥ 具体的な検収事例（Ｑ＆Ａ） ２ 検収の手順について １．本学が契約した納入業者が，物品等の納品のために高島地区及び前川・中吉野・上吉野地区の 検収員へ納入物品及び納品書を持参します。 ２．検収員は，注文書・納入物品・納品書を照合します。 ３．検収確認後，不備等がなければ検収印（日付は納品日）を押印します。 ４．検収を受けた納入業者は，以下のとおり納品します。 ① 高島地区 ・ 人文棟，自然棟，芸術棟各１階若しくは健康棟２階にある事務室の教員メールボックスや本部 棟３階経営企画本部財務課内納品棚へ納品します。 ・ 検収員から研究室等へ納品の指示を受けた場合は，納品書に受領者の受領印（サインでも可 能）を受けてください。 ② 前川・中吉野・上吉野地区 ・ 附属学校事務室附属小学校内で検収を行い，検収確認後は注文のあった各学校（園）事務室 へ納品します。 ５．納入業者は，納品書を高島地区及び前川・中吉野・上吉野地区の検収員へ提出します。 ６．検収員は，納品書を整理し，財務課又は附属学校事務室へ提出してください。 ３ 納品から支払いまでの流れ 納入物品は，納入業者が検収員へ納入物品と納品書とともに持 参します。 検収員は注文書に基づき，納品書の品目・数量と納入物品を検 収し、不備がなければ納品書に検収印を押印します。 納入業者は本学が指定する場所へ納入物品を納品します。 納入業者から適法な請求書を受理した後，支払い手続きを行い ます。 ４ 検収員について １．検収体制 本学の検収員は，国立大学法人鳴門教育大学物品等の検収に関する申合せで経理責任者が 指名する以下の者をもって充てています。 ［高島地区］ 検収員－１ ： 財務課専門員 ［高島地区補助者］ 検収員－２ ： 財務課財務チーム・リーダー（財務企画担当） 検収員－３ ： 財務課課長補佐 検収員－４ ： 財務課・スタッフ（財務企画担当） ［前川・中吉野・上吉野地区］ 検収員－５ ： 企画総務課附属学校事務室附属学校専門員 ［前川・中吉野・上吉野地区補助者］ 検収員－６ ： 企画総務課附属学校事務室長 ２．検収の分担 国立大学法人鳴門教育大学会計職務権限要項第３条別表職務権限一覧表 売買， 請負，その他の契約（収入関係を含む）のうち， 製造，物品，役務の検収 １，０００万円以上 財務課長 ２００万円以上１，０００万円未満 財務課課長補佐 ２００万円未満 検収員 ３．検収の実施 納入物品等については，高島地区及び前川・中吉野・上吉野地区の検収員が行います。なお， 高島地区及び前川・中吉野・上吉野地区ともに検収員を複数人配置していますので，常時対応可 能な体制となっております。 ５ 検収印・検収日付について １．検収印は検収印管理簿を別に作成し，管理します。 ２．本学の検収員が検収確認時に使用する検収印は，イメージ図のとおりです。 ３．全ての納品書及び完了報告書（以下「納品書等」という。）に検収印を押印します。ただし，複数 枚の納品書があるもののうち，離散しないように製本し全ての綴じ目に押印されたものや袋綴じに し裏表紙の綴じ目に押印されているものについては，１枚目のみ押印できるものとします。 ４．検収日付は「納品書等受領後，事実を確認した日」とします。 ５．事前に経理責任者の承認を得たものや特に緊急を要した場合など，特殊事情により納品書等を 受領する前に事実の確認が完了している場合の検収日付は，「納品書等を受領した日」とします。 ６．年度末の検収方法として，３月３１日に完了した業務や３月３１日までの年間契約分の検収日付 について４月に納品書等を受理した場合，曜日は考慮せず検収日は３月３１日とします。 国立大学法人 鳴門教育大学 ２５． ４． １ 検収員－１ 検収 ６ イメージ図 検収の窓口について 納入物品等の検収については，以下の各地区窓口が対応いたします。 ［高島地区窓口］ 経営企画本部財務課 大学本部棟３階検収室 TEL０８８－６８７－６０１０（内線番号） ６０１０（内線番号） FAX０８８－６８７－６０７９ 財務課財務チーム 大学本部棟３階 TEL０８８－６８７－６０５３（内線番号） ６０５３（内線番号） FAX０８８－６８７－６０７９ 業務時間：原則として月曜日～金曜日 ８：３０～１７：１５ ただし，土曜日，日曜日，国民の祝日に関する法律に規定する休日，夏季一斉休業日 （３日間）及び年末年始の休日（１２月２９日から１月３日）を除きます。 ［前川・中吉野・上吉野地区窓口］ 企画総務課附属学校事務室 附属小学校内 TEL０８８－６５２－２３５４ （内線番号）７３１０７ FAX０８８－６２３－０５５４ 業務時間：原則として月曜日～金曜日 ８：３０～１７：１５ ただし，土曜日，日曜日，国民の祝日に関する法律に規定する休日，夏季一斉休業日 （３日間）及び年末年始の休日（１２月２９日から１月３日）を除きます。 ７ 具体的な検収事例（Ｑ＆Ａ） Ⅰ．物品関係 【Q１】 具体的な検収方法について 【Ａ】 財務課財務チーム・契約担当や企画総務課附属学校事務室からの注文書と，納入物品， 納品書に記載された品名，規格，数量等を突合・確認し，納品書に納品当日の検収印を押印 してください。 【Ｑ２】 緊急時や時間外・休日の研究室等への直接納品について 【A】 教職員による注文は認めておりません。また，全ての納入物品の検収は検収員が行いま す。購入を計画した物品が，やむを得ない理由で時間外や休日の納品が避けられない恐れ がある場合は，事前に財務課財務チーム又は附属学校事務室へご相談ください。 【Q３】 緊急に発注し，納品が時間外や休日となった場合の検収について 【A】 教職員による注文は認めておりません。また，全ての納入物品の検収は検収員が行いま す。やむを得ない理由で時間外や休日の納品となった場合は，財務課財務チーム又は附属 学校事務室へご相談ください。説明責任が果たせない場合は，本学の物品等と認められな いため，支払い処理ができないこととなります。 【Ｑ４】 メーカー等から研究室等へ直接送付（納品）された物品等の検収について 【A】 教職員による注文は認めていないため，財務課財務チーム等が注文し検収員が検収を行 います。何らかの事情により，直接送付された場合は，納入物品，納品書を確認し，財務課財 務チーム又は附属学校事務室へご相談ください。持ち運びできないような大きな物，要冷蔵 品 ，精密機械等については，検収員が現場まで確認に伺います。 （附属学校は【Ｑ５】を参照） ８ 具体的な検収事例（Ｑ＆Ａ） Ⅰ．物品関係 【Ｑ５】 附属中学校図工室の大型机や黒板などの大型物品等の検収について 【Ａ】 附属学校事務室の検収員は小学校に常駐しています。中学校と地区が離れており直ちに 検収確認ができないため，学校長が検収確認後に作成する完了報告書と業者からの納品書 に基づき，検収確認し，報告書を受領した日付で完了報告書へ検収印を押印してください。 なお，振替伝票の起票日付は，完了報告書を受領した日付で作成してください。 【Ｑ６】 納品後の返品について 【Ａ】 納品検収後，瑕疵等の理由により注文者から返品・交換・修繕等の連絡があった場合には， 内容を確認し，直ちに財務課財務チーム又は附属学校事務室へ報告してください。財務課財 務チーム等に報告することなく引取・交換しないようにしてください。なお，相談の結果，納入 業者に返品伝票等を作成させる場合，検収員は注文書，納品書と合わせて整理し保管してく ださい。 【Ｑ７】 印刷物の納品について 【Ａ】 製造物品ですので検収員が確認した後，注文者へ納品します。 【Ｑ８】 酸素，窒素，ヘリウム等のボンベの直接納品について 【Ａ】 酸素，窒素，ヘリウム等のボンベで納品されるものは，検収員の確認後，注文者へ納品し ます。 ９ 具体的な検収事例（Ｑ＆Ａ） Ⅰ．物品関係 【Ｑ９】 液体窒素の検収について（タンクへ直接充填する場合） 【Ａ】 充填前後のメーター，充填料を確認し，検収印を押印します。 【Ｑ10】 実験動物の検収について 【Ａ】 梱包等を開けて確認できるものは，確認して検収印を押印します。梱包等が開けられない ものは，業者が持参する納品書に注文者の受領印（サインでも可能）を押印した後，検収印を 押印してください。 【Ｑ11】 電話回線の増設及び電話機の購入の検収について 【Ａ】 電話回線の増設は施設課で対応しますので，検収員は確認を行いません。ただし，電 話機の購入は，物品の購入になりますので検収員が確認を行います。 【Ｑ12】 ソフトウェアライセンス更新契約の検収について 【Ａ】 ソフトウェアライセンスの更新は，ソフトウェアの使用権の更新にあたるため，納入業者から のシリアルナンバーが付された納品書やメールにより送信された場合はプリントアウトした書 類等により検収員が確認を行います。また，箱に詰められたＣＤ等の媒体で納入される場合 は納入物品と納品書により確認を行います。 １０ 具体的な検収事例（Ｑ＆Ａ） Ⅰ．物品関係 【Ｑ13】 定期刊行物（郵送品）の検収について 【Ａ】 郵送の場合は，注文時に納品場所を財務課財務チーム・契約担当若しくは企画総務課附 属学校事務室としてください。また，郵送又は郵送によらないもののいずれについても到着後 は検査簿を作成し，注文者へ納品してください。代金支払時は，検査簿で納入状況の確認を 行います。 【Ｑ14】 複数個注文した物品の分納について 【Ａ】 注文した物品が納品されたそれぞれの日付で検収確認し，検収印を押印します。なお，振 替伝票の作成は，全ての物品の納品が完了した日付を起票日として作成してください。ただし， 一部翌月以降に納品になった場合は，納品が完了したそれぞれの月で振替伝票を作成してく ださい。 １１ 具体的な検収事例（Ｑ＆Ａ） Ⅱ．修理関係 【Ｑ１】 修理の確認方法について 【Ａ】 検収員は，修理業者からの完了報告書だけでなく，性能検査等の確認が必要な場合は注 文者を立ち会せたり，注文者からの完了報告書に基づき，検収を行ってください。 【Ｑ２】 修理の検収について 【Ａ】 検収員は，修理業者の完了報告書や注文者からの完了報告書に基づき，検収を行ってくだ さい。なお，双方の完了報告書で確認できない場合は，状況確認ができる写真等の提示を受 け，検収を行ってください。 【Ｑ３】 建物の小破修繕の検収について 【Ａ】 施設課の担当になりますので，検収員は検収を行いません。 【Ｑ４】 附属中学校のパソコンを修理した場合の検収について 【Ａ】 附属学校事務室の検収員は小学校に常駐しています。附属中学校と地区が離れており直 ちに検収確認ができないため，注文者が検収確認後に作成する完了報告書と業者からの納 品書に基づき検収確認し，報告書を受領した日付で完了報告書へ検収印を押印してください。 なお，振替伝票の起票日付は，完了報告書を受領した日付で作成してください。 １２ 具体的な検収事例（Ｑ＆Ａ） Ⅲ．役務関係 【Ｑ１】 役務作業の検収について 【Ａ】 検収員は，役務提供業者の完了報告書や注文者からの完了報告書に基づき，検収を行っ てください。なお，双方の完了報告書で確認できない場合は，状況確認ができる写真等の提 示を受け，検収を行ってください。 【Ｑ２】 会議費の料理やケータリングサービスの検収について 【Ａ】 検収員は，事業実施責任者等からの完了報告書により検収を行います。ただし，乾物の 茶葉や瓶詰めドライコーヒー等やペットボトルで納品されるお茶，ウーロン茶等，事前確認が 可能なものは検収員が検収を行います。 【Ｑ３】 英文校正等の検収について 【Ａ】 印刷物（プリントアウトされたもの）をもって確認を行います。 【Ｑ４】 教育研究上の必要な調査を委託した場合の成果報告書，文献等の翻訳．会議のデープ 起こし等の検収について 【Ａ】 成果報告書等をもって確認を行います。 １３ 具体的な検収事例（Ｑ＆Ａ） Ⅲ．役務関係 【Ｑ５】 宅配便の検収について 【Ａ】 宅配便は現品，注文書と発送時又は受領時（着払の場合）の宅配便送付状の依頼主控を 完了報告書として検収を行います。 【Ｑ６】 バス借上の検収について 【Ａ】 会議等実施計画書及び支出伺等により事実確認を行い、完了報告書を受け取った日付に より検収を行います。 【Ｑ７】 産業廃棄物の検収について 【Ａ】 処分業者から排出業者へ提出されたマニフェストＤ票の最終処分終了年月日の日付により 検収確認を行います。 【Ｑ８】 年間契約等の賃貸借・保守料などについて 【Ａ】 完了報告書で事実確認を行いますが，当該月末日付（休日であっても）をもって検収印を押 印します。 １４ 具体的な検収事例（Ｑ＆Ａ） Ⅲ．役務関係 【Ｑ９】 特別支援学校が管理するスクールバスを車検に出した場合の検収について 【Ａ】 附属学校事務室の検収員は小学校に常駐しています。特別支援学校と地区が離れており 直ちに検収確認ができないため，学校長が検収確認後に作成する完了報告書と業者からの 納品書に基づき，検収確認し，報告書を受領した日付で完了報告書へ検収印を押印してくだ さい。 なお，振替伝票の起票日付は，完了報告書を受領した日付で作成してください。 １５ 具体的な検収事例（Ｑ＆Ａ） Ⅳ．立替払関係 【Ｑ１】 立替払いによる物品の検収について 【Ａ】 立て替えによる物品購入は原則禁止ですが，「国立大学法人鳴門教育大学立替払事務取 扱要項」に定める範囲においては可能となっています。検収員は，現品とレシート等を照合の うえ，検収印を押印します。ただし、レシート等がA4に満たない場合は，A4用紙に貼付し検収 印を押印してください。検収後は、請求者に対して速やかに立替払請求書を提出するよう助言 してください。 なお，立替払いができる経費は以下のとおりです。 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ ⑪ 有料道路通行料金 駐車場代 ガソリン代 会場使用料 複写料 別刷等印刷代 講習会，研修会等の受講料，テキスト代等 国際会議等の参加費又は登録費 官公庁等の手数料 車両等借上料 消耗品費 （実験又は研究中に，消耗品が早急に必要となった場合で，かつ，通常の事務手続きを行ういとまがない場合） ⑫ 外国出張先で教育研究上やむを得ず必要となるもの ⑬ その他，事前に経理責任者が特に必要と認めたもの １６ 具体的な検収事例（Ｑ＆Ａ） Ⅴ．納品書関係 【Ｑ１】 納品書の発行日と実際の納品日がずれることについて 【Ａ】 原則，日付は納品日としてください。実際の納品日とずれていても基本的に問題ないですが， 大きく乖離することは想定していません。 【Ｑ２】 日付欄が空白や納品当日以外の日付が書かれている納品書等の取扱いについて 【Ａ】 納品書の日付が空白の場合は，持参した業者に納品当日の日付を記入するように指示し てください。当日以外の日付が記載されたものや配送されたものについてはそのままで結構で す。（日付が大きく乖離することは想定していません。） 【Ｑ３】 納品時の納品書に誤りがあった場合について 【Ａ】 品目・規格・数量誤りの場合は，業者担当者の訂正印での修正を指示してください。 金額誤りの場合は，業者代表者の訂正印で修正してください。ただし，数量修正に伴う金額修 正は，業者担当者の訂正印で差し支えないものとします。 【Ｑ４】 教職員より経費ごとに納品書を分けてほしいと依頼された場合について 【Ａ】 業者に納品書を再発行させることは二重払の原因となりかねないため，原則として納品書 を分けることはいたしません。納品書のコピーを取るなどして対応いたします。 １７ 具体的な検収事例（Ｑ＆Ａ） Ⅵ．その他 【Ｑ１】 検収員が確認した後，研究室が不在だった場合について 【Ａ】 検収員の確認を受けた物品で，翌日以降に再納品する時は，納品確認のために再度検収 員を経由する必要はありません。その場合は検収員の確認日と注文者の受領日は違ってい ても問題ありませんが，大きく乖離することは想定していません。 【Ｑ２】 研究室が不在だった場合，検収員の物品預かりについて 【Ａ】 検収員は，教職員が不在等のいかなる理由であっても，納品の代理受領，保管はいたしま せん。注文者が不在の場合は，秘書や教室職員など代理による受領を認めていますが，何度 も納品に訪れる，若しくは速やかに物品が受け渡しができないなどの事態が生じないように納 品する日時，受領方法等，調整を図るよう納入業者へ指示してください。 【Ｑ３】 納品場所を検収員とした物品の受取について 【Ｑ４】 コース等の職員で運べない場合について 【Ａ】 原則，検収員まで物品を受け取りに来ていただきます。ただし，業者が研究室等へ配達す る場合もあります。 【Ｑ５】 納品場所を検収員ではなく研究室等への指定について 【Ａ】 教職員による注文は認めておりません。また，不正防止の対応として透明性を確保するた めに注文者と検収者を同一とせず，全ての物品の検収を検収員が行います。これにより，牽 制体制が確保できるとともに不正防止に繋がります。ただし，要冷蔵品，精密機器，据付調整 が必要な大型機器等についてはこの限りではありません。 １８ 具体的な検収事例（Ｑ＆Ａ） Ⅵ．その他 【Ｑ６】 検収員の休暇や会議出席による不在時の検収について 【Ａ】 高島地区及び前川・中吉野・上吉野地区ともに検収員を複数人配置していますので，常時 対応可能な体制となっております。 【Ｑ７】 教職員の不正使用防止について 【Ａ】 教員等発注の禁止や発注先指定の原則禁止，検査職員の発令，検収員の配置，不正防 止研修会の開催等，本学において不正防止に関する取組を徹底することで教職員の相互理 解が深まり，不正使用防止に繋がると考えています。 【Ｑ８】 不正行為・不正使用があった場合について 【Ａ】 「鳴門教育大学における研究活動の公正性の確保及び研究費の適正管理等に関する規 程」に基づき，審議されます。 また，科研費等の外部資金については，研究費の返還など学外からの処分を受けることが あります。 １９ 具体的な検収事例（Ｑ＆Ａ） ●検収事例集 区分 事項 確認方法又は確認書類 区分 事項 持ち運びできない物品，要冷蔵品，精密機械等 現地確認（附属学校は完了報告書の場合あり） Ⅰ ． 物 品 関 係 印刷物，定期刊行物，新聞 現物確認 液体窒素（タンク直接充填） 充填前後のメーター確認 実験動物 電話回線の増設及び電話機の購入 ソフトウエアライセンス Ⅱ ． 修 理 関 係 設備，備品等 現物確認（必要な場合は注文者立会い） 納品書，完了報告書， 必要な場合修理前後が確認できるもの（写真等） 建物小破修繕 施設課対応 剪定作業等 Ⅲ ． 役 務 関 係 梱包等が開封可能なものは現物確認 梱包等が開封不可なものは注文者の受領印により確認 電話回線の増設は施設課対応 電話機は現物確認 シリアルナンバーが付された納品書（メール送信の場合はプリン トアウトした書類等） 現場確認，完了報告書， 必要な場合作業前後が確認できるもの（写真等） 会議費（会場借料，食膳を含む） 会議等実施計画書及び支出伺等，完了報告書，現物確認 施設利用料 支出伺等，旅行命令簿、完了報告書 英文校正 成果物 掲載・投稿料 別刷等 文献複写 成果物 宅配便 送付状（依頼者控） Ⅲ ． 役 務 関 係 Ⅳ ． 立 替 払 関 係 Ⅵ ． そ の 他 確認方法又は確認書類 バス借上 会議等実施計画書及び支出伺等，行程表，完了報告書， 旅行命令簿等 産業廃棄物 マニフェストＤ票 年間契約の賃貸借，保守等 完了報告書 車検等 車検証，点検報告書、完了報告書 年会費 事実を証明する書類 学会参加費，講習受講料 参加証，旅行命令簿、参加費・受講料領収書 検索サービス 事実を証明する書類 データ解析等 完了報告書 損害保険料 申込書等 立替払（物品） 現物確認，領収書，クレジットカード利用明細書，通帳（写） 立替払(出張先で購入し即使用した物品） 領収書，クレジットカード利用明細書，通帳（写），旅行命令簿 立替払（その他） 領収書と事実を証明する書類 年度末の検収方法 ３月３１日に完了した業務や３月３１日までの年間契約分の検収 日付について４月に納品書等を受理した場合，曜日は考慮せず 検収日は３月３１日とする。 ※ 本表は，客観的に確認可能な方法として一般的に考えられるものを例示したものであるため，本表に寄り難い場合は適宜，客観的に確認可能な方法により対応すること。 ２０ 本件については，国立大学法人鳴門教育大学経営企画本部財務課・財務チーム 経営企画本部財務課・財務チーム 財務企画担当 TEL：０８８－６８７－６０５３ FAX：０８８－６８７－６０７９ E-mail：[email protected] において作成し管理しています。 平成25年4月 第１版 ２１
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