西宮市立北口ギャラリー業務仕様書 １．概要 （１）施 設 延床面積 ① 展示室 ② 創作室 ③ その他 （２）開 １，４７０．０７㎡ ・ 第１展示室（床面積２１６㎡） ・ 第２展示室（床面積１４６㎡） ・ 第３展示室（床面積１１４㎡） ・ 第１創作室（床面積１２９㎡） ・ 第２展示室（床面積９５㎡） ・ 展示室控室（３室） 、共用ロビー、ラウンジ、通路、倉庫（３室） 館 ① 開館日 火曜日から日曜日 ② 月曜日 休館日 ただし、展示作品の搬入・飾付け作業に使用する。 ③ 開館時間 ２ 午前１０時∼午後９時３０分 業務時間・内容 ① 業務時間 午前９時３０分から午後８時まで なお、午後 7 時以降の警備等業務は別途西宮市が契約した委託業者に引き継ぐ こと。 ② 業務内容 ３ 具体的業務は「３」以下の項で記載するとおりである。 施設の使用 （１） 展示室 ３つの展示室のうち第１展示室と第２展示室とは続いており、パネルによって間仕切ることが できる。第３展示室は独立している。 ① 使用単位（期間） 使用単位（期間）は火曜日∼日曜日の６日間とする。ただし、連続して２週間を使用すること ができる。使用が２週間に亘る場合、その間の月曜日は休館となる。 ② 使用時間 午前１０時∼午後７時 ただし、展示によっては搬入・搬出及び後片付けのため繰上げ、延長がある。 ③ その他 ア 作品の搬入 展示作品の搬入は月曜日、午前１０時∼午後５時 イ 作品の搬出 展示作品の搬出及び清掃を含む後片付けは、期間最終日の午後７時までに了する。 （２） 創作室 ① 使用単位及び時間 使用は、次の区分に基づき、１区分毎に行う。 1 ・ 第１区分帯 午前１０時∼１２時３０分 ・ 第２区分帯 午後１時∼午後３時３０分 ・ 第３区分帯 午後４時∼午後６時３０分 ・ 第４区分帯 午後７時∼午後９時３０分 ② その他 第１創作室と第２創作室とでは広さ以外で設備での違いがある。第１創作室には洗浄用設備があ り、ガスの配管がされている。 ４ 受付業務 北口ギャラリーの受付業務は下記の事項のとおりである。 なお、市民ギャラリーの使用申込みや施設相談についても、連絡調整を密に案内・受付業務を行い、 使用者の利便を促進すること。 （１） 受付場所 西宮市立北口ギャラリー・事務所 西宮市北口町１番２号 電話 0798-69-3160 アクタ西宮６階 ＦＡＸ0798-64-5121 （２）受付時間 午前１０時から午後８時まで （３）展示室の受付 使用申込の受付は、抽選による場合と受付順による場合がある。 ① 抽選による受付 抽選による受付は、年２回行う。９月１日に、翌年度の上期（４月１日から９月３０日）に属 する使用期間の使用に係るものを、また３月１日には翌年度の下期（１０月１日から４月３０日） に属する使用期間の使用に係るものの受付を行う。 なお、いずれのときも１日が休館日の場合、抽選による受付は翌日になる。 ② 受付順による受付 抽選による受付を終えた後、予約の入っていない区分は随時受付を行う。 （４）公用使用 西宮市が主催事業のための使用を「公用使用」としている。公用使用は一般利用者の受付に先立 って予約を受け付ける。 （５）創作室の受付 展示室と同様に受け付け後、予約の入っていない区分は随時受付を行う。なお、受付にあたって 催し内容により、第１また第２創作室の設備の特徴を鑑みいずれが適しているかも説明を加える。 ＜創作室設備の特徴＞ 第１創作室 水場を有する。 第２創作室 水場を有しない。 （６）使用許可申請等事務手続き ① 展示室 ア 申請書等提出の連絡 抽選また随時に受け付けた使用の予約は、使用日の３ヶ月前に使用者に連絡し、申請手続き と使用料の納付及び展示計画書の提示を通知する。 イ 使用許可申請と使用料の納付 申請者の来館を待って、設置されている予約システムにより申請書、許可書及び領収書（控え を含む）を作成する。使用許可書は使用料の受領後交付する。 ウ 使用料の収納 2 受領した使用料は、まとめ翌日（日曜・祝日の場合は最初の営業日）に、予約システムで作成 した西宮市専用納付書で西宮市指定金融機関に納入する。 ② 創作室 ア 使用許可申請と使用料の納付 使用申請に基づき、随時、設置されている予約システムにより申請書、許可書及び領収書（原 符を含む）を作成する。使用許可書は使用料の受領後交付する。 イ 使用料の収納 受領した使用料は、まとめ翌日（日曜・祝日の場合は最初の営業日）に、予約システムで作成 した西宮市専用納付書で西宮市指定金融機関に納入する。 ③ 書類の保管 ア 申請書（原符）・展示計画書 申請書は確認の決裁後、展示計画書を一つに綴じ使用日順に保管する。 イ 領収書控え・納付書控え指定金融機関への納付後の有印の控え） 領収書と納付書は、使用者から授受した現金が西宮市に納付された証拠を示し、また市から調 査を受けた際の重要な書類であるので、展示室・創作室別に使用日順に整理し保管すること。 （７）空き情報 市のホームページに掲載している展示室の空き情報について、情報を随時確認し更新する。 ５ 施設の運営管理 （１） 使用料 使用料は、公用使用においても一般使用と同じように徴収する。使用料の種類は次のとおりで ある。 ① 基本使用料 別紙（使用料金表）を参照 ② 市外加算使用料 使用者が市外居住者の場合、基本使用料の５割の額を追加徴収することとなる。 ③ 営業加算使用料 使用者が、展覧会等催しで物品の販売または入場料、受講料等を徴収する場合は、基本使用料の １０割の額を追加徴収する。使用者が市外居住者の場合、市外加算使用料を加えた額の１０割の額 を追加徴収する。 なお、創作室では、教室として使用する場合が多いので、受講料を伴うものか否かを慎重に判断 し徴収すること。 ④ 超過・繰上使用料 使用者が作品の搬入・搬出のため、３０分以上の超過または繰上げて使用する場合、超過使用料 を追加徴収する。なお、超過・繰上使用料の説明は、使用申込があったとき事前に行うこと。 （２）展示室の使用・準備 ① 展示用パネルの設置 使用期間の初日の前日（月曜日）、展示作品の搬入前に、 「展示計画」に基づいて展示パネルを設 置する。 ② 展示作品の搬入について ア 展示作品の搬入日時 使用期間の初日の前日（月曜日）、午前１０時∼午後５時 イ 展示作品の搬出日 3 使用期間の最終日（日曜日） 、午後７時まで ウ 搬出・入経路 アクタ西宮・東館地下１階、搬入専用駐車場より荷物専用エレベーターにより６階展示室へ搬 入する。なお、運搬用台車は６階倉庫で管理されている。 ③ 展示備品類の準備 ア 展示用備品の種類 ・ ピクチャーハンガー ・ 展示台 ・ 展示用長机 ・ ソファ イ 展示用備品の準備 展示計画書に基づき、必要な備品類を準備する。 ウ その他 使用者から展示パネルのレイアウトの変更や備品類の不足を求められるので、在庫を確認し準 備または調整を行う。また、照明等の相談があればアドバイスを行う。 ④ 展示期間中の応対 ア 入場者報告 所定の用紙を手渡し、毎日の入場者数等の記載を行うと共に最終日に回収する。 イ 開場時間 開場時間は、北口ギャラリーの開館時間に合わせるよう説明、指導する。 なお、ギャラリーの使用では超過・繰上使用料が派生する場合があるので、注意を要する。 ウ その他管理上の注記 ａ 展示台等の移動 作品の飾付けや片付けに伴い展示台等備品を移動する際、展示台等を床コンセントに当て、 床からコンセントを外し、また損傷を加えることがあるので注意すること。 ｂ 展示用長机 作品展示のため長机を使用することがある。特に、片付けのため、使用した長机をたたむ作 業の中で、使用者スタッフ等がテーブル下のレバーを足で踏んで机の脚を折る際、強くレバー を踏んだため足に怪我をするおそれがあるので注意を促す。 ⑤ 展示打合せ 提出された展示計画書に沿って、展示パネルのレイアウト、必要な展示台・長机、ピクチャー ハンガーなどの点検確認を行う。なお、同じ使用期間中に別展示室で展示があるので、必要備品 の調整を行う。 ⑥ その他 ア 主催者控室 主催者控室は、展示室に対応して１室が備えられている。 イ お茶セットの貸出 主催用にお茶セットの貸出を行っている。なお、使用後は洗浄して返却するよう説明を行う。 ＜お茶セットの内容＞ ・ 急須（１台） ・ 電気ポット（１台） 4 ウ ・ 湯飲み（１０客） ・ お盆（１台） ・ 布巾（１枚） 駐車券 展示期間、主催者が駐車場を必要とするとき、展示室１室に付き１日１台分を用意している 無料駐車券である。駐車券が必要なとき、駐車サービス券に駐車プリンターでチェックし発行 すること。 なお、１日１台分であるので、断続的に駐車する場合その駐車毎に駐車プリンターでチェッ クし発行することができるが、同じ時間帯に２台の駐車はできない。 （３）創作室の使用 創作室は個人または団体等が教室、サークル活動の場として利用されている。使用内容によっ ては水を必要とするものがあるので、使用申込時に設備について十分説明すること。 ① ロッカーの使用 ロッカーは、道具類の持ち運びの不便から使用者の希望により保管場所として設置したものであ る。有料設備である。 大：８個 月額使用料 １，５００円 中：１６個 月額使用料１，０００円 小：１０個 月額使用料 ５００円 （４） ３０分駐車券の発給 駐車券は２種類あり、その一つが展示室使用者用のものであり展示室使用者用は（２）⑤ウで 説明をした。他がギャラリーへの来館者用の駐車券で、３０分以内に限り無料となるもので、来 館者からの申し出によって発給している。発給方法は、入庫時にゲートで受け取る駐車サービス 券を３０分無料の駐車プリンターでチェックし発行することができる。 （５） 開館・閉館 ① 開館 ア 展示室 展示室の使用者の来館を待って、扉を開錠する。 イ 創作室 創作室の使用者又は教室等の参加者の来館を待って、扉を開錠する。 ② ６ 閉館 ア 展示室 午後７時、使用者の退室に合わせ、室内の消灯・火の元等安全を確認し施錠する。 イ 創作室 午後１０時西宮市の委託業者が室内の消灯・火の元等安全を確認し施錠する。 設備・備品管理 展示に必要な展示備品等の貸出を行う。なお、備品類が支障なく使用できるよう保守点検を行う。 （１） 展示用備品の種類及び個数 ① 展示台 （４００×４００×１０００） （６００×６００× ② ３台 ６００） １９台 （６００×６００×１０００） １０台 （１０００×１０００×３００） ２０台 （１０００×１０００×６００） ５台 展示用長机 ３７脚 5 ③ ソファ（３連） ④ ピクチャーハンガー ６台 壁掛け用 １７０本 パネル用 １９０本 （２） 創作室用備品の種類及び個数 ① 長机 第１創作室 １０脚 第２創作室 １０脚 ② 木イス（第１創作室） ２６脚 ③ イーゼル ５２台 （３） 管理と補修 展示用台は白色系メナリン材等で表面処理されているため、取り扱い中の汚損が生じやすいの で、定期的に点検し洗浄、修繕を行う。 （４） 施設・設備の点検 随時、施設内を巡回し、修繕を必要とする箇所や設備を発見したとき、業務の範囲内にある修 繕の場合は、速やかに修繕し、範囲外の場合は市に報告し修繕の手当を行う。 ７ その他 ① 管理組合等への連絡 作品の搬入・搬出などのため、エレベーターや荷捌き駐車場の調整が必要な場合、管理組合（事 務所・アクタ西宮振興会）に連絡し調整を図る。 ② 公共施設間の調整 アクタ西宮東館・５、６階は複合施設となっていることから、大学交流センター、北口図書館等 と連絡を密にし、協力体制をとる。 ③ 報告及び資料の提出 管理者（西宮市）から、施設の管理運営の実施状況または経費の支出状況等の報告を求められ、 資料の提出を求められた場合、定期的に或いは随時に報告書または資料を提出すること。 ④ 自衛消防 アクタ西宮内に自衛消防隊が構成されているので、消防訓練等には協力し応対すること。 ⑤ 火災等緊急時の対応 火災・地震等緊急な事態が発生したとき、事態の把握とともに速やかな避難誘導など入館者の生 命の安全を第１に対応すること。 ⑥ その他 この仕様書に定めのない事項は協議のうえ定める。 使用料金表 第 1 展示室 区 使 分 用 料 1 日当り使用料 第 2 展示室 第 3 展示室 第 1 創作室 １ 単 位（ 6 日 間 ） 第 2 創作室 １ 区 分 112,200 円 85,800 円 68,400 円 2,600 円 1,900 円 18,700 円 14,300 円 11,400 円 ― ― 6
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