ERP O PACCHETTO GESTIONALE? UNA GUIDA PER CAPIRE

F E B B RA I O | 2 0 1 2
Quali sono le principali
differenze fra una soluzione di
Enterprise Resource Planning
e un pacchetto gestionale, quali
le raccomandazioni per chi
deve scegliere un ERP?
E quando è arrivato
il momento di cambiare la
soluzione di Enterprise
Resource Planning?
Questa E.Guide di
ICT4Executive spiega alcuni
concetti chiave sul mondo dei
sistemi gestionali, illustrando,
con una serie di domande, i
campanelli d’allarme che
segnalano la necessità di un
aggiornamento della propria
soluzione.
ERP o pacchetto
gestionale? Una
guida per capire
• La classificazione dei sistemi gestionali
• I vantaggi di un ERP rispetto a un gestionale
• Raccomandazioni nella scelta di un ERP
• Reporting e analisi dei dati
• Il tuo ERP è ancora in grado di supportare la strategia
aziendale? Le domande a cui l’ERP deve dare risposte
ERP o soluzione gestionale? una guida per capire
n o m e e cog n o m e
.1.
la classificazione
dei sistemi gestionali
Nella scelta (1) di quale sistema gestionale risulti indicato per la propria azienda, è opportuno
guardare alla questione sotto due punti di vista
diversi: il livello di supporto integrato ai processi aziendali (copertura funzionale e integrazione fra le applicazioni) e livello di flessibilità
delle applicazioni (aggiornamento, standardizzazione e diffusione).
Questo approccio, suggerito dalla School of
Management del Politecnico di Milano, permette di classificare i sistemi gestionali in differenti categorie:
•
•
•
•
•
•
Pacchetti elementari
Pacchetti semplici
Sistemi sviluppati ad hoc
Gestionali verticali
ERP nazionali
ERP internazionali
(1) I testi di questa eGuide sono in parte tratti da “Innovare e competere
con le ICT” - Balocco, Mainetti, Rangone, Il Sole 24 ORE”
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pacchetti elementari
Si tratta di applicazioni software con ampiezza
funzionale molto contenuta (gestione contabilità, amministrazione e magazzino) e senza
particolari specificità di settore. Risultano utili
per quelli piccole aziende con poche esigenze e
dove la copertura funzionale aggiuntiva viene
demandata ai classici pacchetti di produttività
(fogli elettronici in primis). In genere le applicazioni sono mantenute indipendenti e l’integrazione avviene con operazioni di data entry
manuale o esportazione/importazione dei database.
pacchetti semplici
Queste applicazioni presentano un insieme di
funzionalità relativamente limitate (amministrazione, magazzino, produzione). Hanno visto nel tempo una forte crescita in termini di
personalizzazione, resasi necessaria per accompagnare la crescita dell’azienda. I pacchetti semplici sono in genere realizzati da software house nazionali, che si appoggiano a rivenditori e
partner di canale per installazione e manutenzione.
sistemi sviluppati ad hoc
Sono applicazioni sviluppate ex novo in base
alle specifiche esigenze aziendali. Possono eswww.ict4executive.it
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.2. Quale Cloud?
sere sviluppate appoggiandosi a un fornitore
esterno oppure internamente (caso, questo, più
raro).
Queste applicazioni presentano un buon livello
di supporto integrato, grazie alla forte personalizzazione delle funzionalità.
Richiedono un arco temporale significativo
per la definitiva messa in opera e proprio per
questo rischiano di non basarsi su tecnologie o
architetture allo stato dell’arte. L’evoluzione del
sistema non è semplice sia per motivi di ordine
tecnologico (l’obsolescenza dell’architettura di
sviluppo) che di competenze (non è detto che
chi ha partecipato allo sviluppo sia ancora in
azienda).
gestionali verticali
Si tratta di applicazioni dove è significativa la
componente di specializzazione per supportare
processi di settore merceologici noti e definiti.
Sono realizzate da software house nazionali che
hanno una spiccata competenza in particolari
settori e hanno sviluppato metodologia di analisi e implementazione ormai consolidate.
Per l’azienda utente rappresentano anche un
minor rischio in termini di certezza dei tempi e
dei budget. Le caratteristiche di forte specificità
rappresentano però anche il limite più evidente
nell’evoluzione verso nuove funzionalità.
ERP nazionali
Sono applicazioni che presentano un notevo-
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le supporto integrato ai processi, unito a un
buon grado di flessibilità e standardizzazione.
Al contrario delle applicazioni tradizionali, che
lavorano principalmente per funzioni, gli ERP
lavorano per processo (definito nell’attività di
parametrizzazione).
Hanno un elevato grado di diffusione e sono
caratterizzate da una specifica localizzazione
nel contesto italiano. Non solo in termini di peculiarità normative, fiscali e commerciali, ma
anche per quanto riguarda i partner di canale
e i rivenditori in grado di supportare le imprese
utenti nell’implementazione.
ERP internazionali
I sistemi di Enterprise Resource Planning internazionali sono soluzioni realizzate da fornitori leader e sono molto diffusi, soprattutto nelle
imprese di maggiori dimensioni. Hanno un’elevata copertura funzionale e sono in grado di
supportare tutti i principali processi aziendali.
La copertura avviene tramite specifici moduli
destinati a un ben preciso processo o funzione aziendale (amministrazione, risorse umane, finanza, produzione, logistica e via dicendo) che condividono un database comune. Gli
ERP internazionali sono già studiati per essere
personalizzati secondo opportuni parametri e
la grande diffusione in contesti internazionali
permette di mettere a fattor comune le migliori
best practice.
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i vantaggi di un erp
rispetto a un gestionale
Per certi aspetti, l’ERP potrebbe essere considerato come un set di moduli.
I “conservatori”, che hanno visto nascere l’ERP
nei primi anni ’90, affermano che un ERP consta in realtà di soli 4 moduli:
•
•
•
•
finanziario
risorse umane
gestione degli ordini
produzione
Tutte le altre funzioni che nel corso del tempo
si sono aggiunte (si pensi al CRM, SCM o PLM)
non sono strettamente parte dell’ERP.
Altri osservatori sostengono, al contrario, che
nel “perimetro ERP” rientrano anche le funzionalità precedenti, vista la stretta integrazione
con i 4 moduli fondamentali.
rare come le varie tessere del “mosaico” aziendale si intrecciano fra loro.
Non a caso Gartner Group definisce l’ERP come
una strategia tecnologica che integra una serie
di funzioni di business (acquisti, finanza, risorse
umane) con gli aspetti di operation (produzione, distribuzione) attraverso connessioni molto
strette, dalle transazioni ai record finanziari.
Il concetto di integrazione è quindi fondamentale ed è un importante elemento differenziante rispetto al gestionale puro, magari completo
nelle funzionalità ma frammentario nel collegamento fra i moduli.
i benefici di una soluzione erp
L’implementazione di un sistema ERP in azienda porta con sé diversi benefici, descritti di seguito:
Bisogna allargare la visuale andando a conside-
Minori costi di integrazione. Le soluzioni legacy richiedono importanti costi di integrazione
per gestire i processi di business end-to-end. La
consistenza del dato (propria dei sistemi ERP
che incidono su un’unica base dati) permette ai
manager di concentrarsi sulla mission aziendale, senza preoccuparsi dei problemi di integrità
del dato. Sottolineiamo, comunque, come i costi di integrazione con gli altri sistemi non verranno completamente eliminati (l’ERP mappa
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Al di là della querelle semantica (nuova categoria di differenziazione o estensione dell’integrazione), definire l’ERP in termini di numerosità
di moduli è riduttivo: la vera forza dell’ERP
non è tanto il numero di funzionalità del singolo modulo, ma quanto i moduli sono integrati
fra di loro.
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.2. Quale Cloud?
in genere l’80-90% dei processi, ma alcune aree
non sono presidiate)
tice raccolte in oltre 20 anni d’uso e arricchite
degli input che arrivano dai clienti.
Consolidamento delle piattaforme. L’implementazione di un ERP permette di ripensare
l’attuale infrastruttura e razionalizzare le applicazioni obsolete.
Produttività individuale. Gli ERP consentono
di avere una maggiore visibilità in tempo reale
sui dati finanziari e relativi alle operation. Con
un modulo di Business Intelligence, si possono
aggregare i dati in un cruscotto e prendere decisioni di business più efficaci.
Maggior efficienza nei processi. Quando correttamente implementato, il sistema ERP permette di standardizzare i processi e gestirli da
un’unica consolle centralizzata.
La mappatura dei processi su ERP, per inciso,
rende più facile anche le riorganizzazioni interne, poiché i processi “core” dell’azienda sono già
stati identificati.
Infine, gli ERP più diffusi si basano su best prac-
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Benefici indiretti. La possibile riduzione
dell’hardware derivante dal consolidamento
delle piattaforme è di aiuto per una strategia
green dell’azienda e per una maggiore razionalizzazione. L’automazione e standardizzazione
dei processi riduce la circolazione di documentazione cartacea in azienda e i costi associati
alla compliance e alla governance.
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raccomandazioni
nella scelta di un erp
Come abbiamo visto, l’ERP non va considerato
come un mero set di moduli che coprono varie funzioni aziendali, ma va inquadrato in una
strategia tecnologica più ampia.
Dopodiché si passa a identificare i fornitori, e si
valuta in incontri vis a vis successivi la rispondenza dell’offerta ai requisiti definiti nell’analisi
iniziale.
Il ciclo di vita di un ERP è, in genere, superiore
ai 10 anni e la scelta della soluzione più adeguata avrà un effetto significativo sul business complessivo dell’azienda.
In questa fase, molte aziende utenti si focalizzano sulle funzionalità nel valutare gli ERP alternativi. E’ certamente un punto importante,
ma è necessario valutare con attenzione anche
la strategia complessiva del vendor nel mondo
ERP, senza dimenticare che è la sua strategia e
non la vostra.
IL PROCESSO DECISIONALE
Il punto di partenza, nella scelta di un ERP, è
fare una precisa analisi dei requisiti e dei risultati di business desiderati.
Come accennato, l’ERP ha un ciclo di vita molto lungo, il che richiede un’analisi strategica
particolarmente approfondita: non si tratta solo
di scegliere un software per un uso a breve termine, ma di proiettare un processo evolutivo da
qui a 10 anni.
Per cercare di semplificare il processo decisionale, consideriamo la strategia di valutazione di
un ERP in base ad opportuni criteri che Gartner identifica nelle seguenti macrocategorie:
• Il supporto delle funzionalità di business
• La strategia tecnologica
• Il ciclo di vita
Solitamente si parte da un business case che include gli obiettivi di business strategici, i KPI,
la mappatura dei processi e il flusso delle informazioni.
Questa analisi dovrebbe portare a identificare i
moduli base che dovranno far parte dell’ERP e
quelli che potranno essere implementati in un
secondo tempo.
supporto delle funzionalita’
di business
Il primo passo consiste nel valutare come e
quanto le funzionalità dell’ERP coprono le attuali esigenze di business. Il problema è che le
esigenze di business cambiano nel corso della
vita dell’azienda, per cui le imprese devono scegliere un ERP che supporti un variegato tipo
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.2. Quale Cloud?
di processi di business. Non solo, il fornitore
deve avere anche nel proprio DNA il concetto
di “cambiamento” dei processi aziendali. Il criterio di valutazione parte quindi dall’assesment
iniziale, ma deve già tenere in debito conto la
flessibilità necessaria per far fronte a esigenze
future.
Gartner identifica tre livelli per valutare il supporto dell’ERP alle funzioni di business:
Basso. Il fornitore è in grado di soddisfare i requisiti funzionali dei clienti solo per certi settori o business model.
Intermedio. Il fornitore copre fino al 75% delle
funzioni orizzontali in azienda su diversi settori
o business model.
Elevato. Il fornitore supporta oltre il 75% delle
funzioni orizzontali in azienda su molti settori
o business model.
re una chiara visione della strategia tecnologica
del proprio ERP, in particolare per quanto riguarda le seguenti aree:
• Applicazioni pacchettizzate (rivedere le soluzioni in ottica SOA)
• Strumenti di business analytics (integrare la
BI all’interno dei processi di business)
• Applicazioni social (integrare le componenti sociale all’interno dell’ERP)
• Mobile (gli accessi all’ERP dagli utenti in
mobilità saranno sempre più diffusi)
• Indipendenza dei moduli (l’implementazione dell’ERP è un processo a più fasi, dove è
importante ragionare a blocchi fra loro autonomi)
• Software as Service (il Cloud e il SaaS giocheranno un ruolo importante nell’implementazione futura degli ERP).
La situazione sta ora decisamente migliorando
e molte aziende si trovano nella condizione di
valutare il loro ERP alla luce delle nuove tecnologie per capire se e quando devono procedere
all’aggiornamento della propria soluzione. La
“modernizzazione” dell’ERP è un progetto molto importante all’interno delle organizzazioni
IT. In questo percorso, le aziende devono ave-
ciclo di vita
Come abbiamo più volte ripetuto, un ERP ha
un ciclo di vita superiore ai 10 anni. Un simile
progetto richiede un’attenta valutazione del Total Cost of Ownership che, su una lunghezza di
tempo così lunga, rischia di non essere calcolato
compiutamente.
Ad esempio, nel TCO vanno inseriti anche i costi relativi alla ricerca di mercato e valutazione
dei fornitori, costi di implementazione, licenze
software, attività di migrazione dei dati, customizzazione, testing, formazione, costi legati ai
cambiamenti organizzativi, manutenzione e
supporto, senza dimenticare eventuali costi associati all’alienazione dell’ERP di fine vita (clausole contrattuali).
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strategia tecnologica
Nei primi anni ‘90 gli ERP sono stati sviluppati come applicazioni monolitiche, poco inclini
alle personalizzazioni e all’adattamento a nuove
condizioni di business.
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reporting
e analisi dei dati
Un componente chiave nella valutazione di un
ERP è il supporto della Business Intelligence.
Come noto, l’obiettivo delle applicazioni di business intelligence è sfruttare la mole di dati
(transazioni commerciali, finanziarie, amministrative, eccetera) presenti in azienda a supporto
delle decisioni d’impresa, tramite la creazione e
consultazione di cruscotti, report di supporto
decisionale o funzioni di data mining.
La stragrande maggioranza di questi dati viene
processata dall’ERP, per cui risulta naturale studiare moduli di integrazione.
Questa presa di coscienza, in sé naturale, è stata storicamente accantonata, tanto che i consulenti preposti a mappare i processi in un ERP
in genere non consideravano il fatto che questi
processi di business potevano anche basarsi su
componenti di analitycs.
Spieghiamoci con un esempio: un pacchetto sistema gestionale è in grado di evidenziare se un
determinato articolo è presente in magazzino.
Cosa succede se due clienti vogliono comprare
l’ultimo pezzo rimasto a disposizione? Un’integrazione in tempo reale con le analitycs permetterebbe di sapere qual è il cliente più profittevole e quindi assegnargli direttamente il prodotto.
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Analisi ancora più sofisticate consentirebbero
di stimare il rischio di perdere il cliente, se non
trovasse proprio quell’articolo.
Nel tempo i fornitori hanno arricchito i propri
ERP con funzioni di analytics o sviluppandole
al proprio interno, o rilevando aziende specializzate in questo ambito.
gli ambiti di utilizzo
delle soluzioni di bi
Di seguito sono riportati alcuni degli ambiti di
utilizzo più frequenti dei sistemi di Business Intelligence.
Come indicato dall’Osservatorio sulla Business
Intelligence della School of Management del
Politecnico di Milano, la BI condiziona molte
aree aziendali:
• Analisi delle prestazioni complessive
dell’impresa. Si tratta di applicazioni, usate
tipicamente dal top management, che consentono di monitorare le principali performance (tramite KPI), a livello di impresa
complessiva o di singole business unit/funzioni aziendali
• Analisi commerciali e marketing. Queste
applicazioni permettono di analizzare i dati
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relativi ai clienti, alle vendite, al marketing.
L’obiettivo è supportare la definizione di
campagne promozionali e le attività marketing, con la possibilità di misurarne i risultati nel tempo.
• Analisi finanziarie. Si tratta di applicazioni
che permettono di controllare i principali
flussi finanziari dell’impresa (crediti e debiti
commerciali, flussi di cassa in ingresso e in
uscita), cercando di inviduare eventuali problemi e criticità.
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• Analisi delle risorse umane. Queste applicazioni permettono di avere una visione
completa del personale in termini di costi e
performance.
• Analisi dei fornitori. Tali applicazioni consentono di analizzare i dati relativi alla catena di fornitura (acquisti e logistica in ingresso), misurandone le principali prestazioni
con opportuni indici (numero di fornitori,
costi e tempi di fornitura e via dicendo).
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l’erp in uso e’ ancora in
grado di supportare le
strategie aziendali?
Un momento particolarmente critico per l’ERP
di un’azienda è capire quando è arrivato il momento di cambiare. Come si fa a comprendere
quando l’aggiornamento è la mossa giusta?
• Prospettiva di business (visto il fortissimo
legame fra ERP e business, è fondamentale
capire il reale valore che deriva dall’aggiornamento)
Cominciamo subito col dire che la complessità
di un upgrade è molto variabile, dipendendo in
genere dal numero di moduli installati e dall’obsolescenza dell’ERP.
• Prospettiva tecnica (a livello di impatto sulle
attività del team IT)
Se l’aggiornamento di applicazioni, quali il Supply Chain Planning (SCP), è relativamente facile da effettuare, intervenire sulla Supply Chain
Execution (SCE) o sul CRM (Customer Relationship Management) è un altro discorso.
In genere, gli upgrade che implicano importanti aggiornamenti tecnici o funzionali richiedono anche un significativo periodo di testing e
di formazione per gli utenti. Considerate anche
questi voci di costo nel famoso TCO complessivo.
AGGIOrnamento si’ o no?
Per valutare se l’aggiornamento (o la sostituzione) è la mossa giusta, Gartner Group consiglia
di guardare alla questione da più prospettive:
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• Prospettiva di rischio (qual è il rischio
aziendale nel fare – e soprattutto non fare –
l’upgrade)
• Se l’azienda è propensa all’aggiornamento/
sostituzione, quali sono le conseguenze nel
farlo subito o più tardi?
le domande da porsi
Per facilitare il processo che porta alla decisione di aggiornamento (o sostituzione) dell’ERP,
abbiamo riassunto di seguito alcune domande
da porsi (sia di carattere generale che più specifiche). Se molte hanno una risposta negativa,
bisognerebbe prendere in seria considerazione
l’upgrade o la sostituzione.
• L’ERP in azienda è scritto con tecnologie
standard ed aperte in modo da consentire all’impresa di integrarsi facilmente con i
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partner di business interni ed esterni?
• L’ERP è facilmente parametrizzabile in
modo da consentire all’impresa di adattarsi
alle nuove esigenze del mercato?
• L’ERP è multipiattaforma, cioè in grado di
supportare l’azienda nei cambi di infrastruttura senza aggravi di costi?
• L’ERP copre oltre il 75% dei processi in
azienda?
• L’ERP dispone di uno strumento di CRM
che aiuti ad acquisire e fidelizzare i clienti
attraverso il miglioramento delle modalità
di relazione e interazione?
• L’ERP è in grado di rispondere alle esigenze aziendali senza la necessità di sviluppare
moduli/applicazioni ad hoc per avere delle
risposte che l’ERP non è in grado di fornire?
• L’ERP adotta un approccio per processo a
livello di interfaccia utente?
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• L’ERP risulta stabile e non richiede particolare attività di manutenzione da parte dello
staff IT?
• L’ERP è in grado di fornire informazioni di
analytics in tempo reale?
• L’ERP consente di navigare in modo flessibile all’interno dei dati, integrando informazioni relative a ciascun dominio applicativo?
• L’ERP dispone di uno strumento che consente di effettuare una pianificazione finanziaria che tenga conto anche degli ordini,
attivi e passivi, in portafoglio?
• L’ERP è in grado fornire informazioni puntuali e rapide sull’andamento di business
dell’impresa? Ad esempio:
-E’ in grado di proporre cosa produrre,
quando lanciare la produzione e/o cosa ordinare e a quale fornitore? Se sì, in quanto
tempo?
-Quando un utente immette una richiesta
di acquisto si è in grado di verificare se c’è
un budget disponibile?
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