Piano di comunicazione e disseminazione (PDF)

Highly-efficient ValorIsation of AHP waste thRough a novel combination of autoclave and GasIficatioN
Piano di comunicazione e disseminazione
Highly-efficient ValorIsation of AHP waste thRough a novel combination of autoclave and GasIficatioN
Sommario
1. Document change record ............................................................................................................................. 3
2. Documento informativo ............................................................................................................................... 4
3. Executive Summary ...................................................................................................................................... 5
4. Introduzione .................................................................................................................................................. 6
4.1. Target ..................................................................................................................................................... 6
4.2. Fasi della disseminazione ...................................................................................................................... 7
5. Regole generali ............................................................................................................................................. 8
6. Strumenti per la comunicazione .................................................................................................................. 9
6.1. Brochure, volantino, informative board ............................................................................................... 9
6.2. Redazione e pubblicazione di articoli tecnici ...................................................................................... 10
6.3. Comunicati stampa .............................................................................................................................. 11
7. Incontri interni ............................................................................................................................................ 12
8. Implementazione del sito web di progetto ufficiale ................................................................................. 13
9. Descrizione del progetto nei siti web del partenariato ............................................................................. 14
10. Creazione di link al sito di VIRGIN ............................................................................................................ 15
11. Seminari, fiere e altri eventi ..................................................................................................................... 16
11.1. Organizzazione di eventi specifici ..................................................................................................... 16
12. Rilascio di documenti alla Commissione Europea ................................................................................... 17
13. Mailing list, newsletter e visite al sito ..................................................................................................... 18
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1. Document change record
Version
Date
Status
0.1
1 Novembre 2013
Final
LIFE12 ENV/IT/000611
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Author (Unit)
Description
Clementina Taliento (Kyoto Club)
3
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2. Documento informativo
Document Number
D.1
Document Title
Piano di comunicazione e disseminazione
Version
0.1
Status
Final
Work Package
Action D.1
Deliverable Type
Other
Contractual Date of Delivery
2013, November
Actual Date of Delivery
Responsible Unit
Sergio Andreis
Contributors
Clementina Taliento, Sergio Andreis
Keyword List
Comunicazione, riciclo, innovazione sostenibile,
sostenibilità.
Dissemination level
PU
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3. Executive Summary
Planning the communication of a project involving various partners and with varied targets is one of the
main tasks allowing the proper management and coordination in the project's life-cycle.
This document aims at supporting, from a methodological point of view, the VIRGIN project's activities and
communication.
The goal of VIRGIN (Highly-efficient ValorIsation of AHP waste thRough a novel combination of autoclave
and GasIficatioN) is the definition and verification, through a new integrated system centered around an
autoclave and gasification, of the technical, economic and social sustainability feasibility in the recycling of
post-consumption absorbent hygiene products (AHPs).
VIRGIN is a LIFE+ project, with FATER S.p.A.as Project leader and AMRA s.c. a r.l. and Kyoto Club as
partners.
Thanks to innovative solutions for the efficient valorisation of specific fractions widely present in Urban
Solid Waste (USW), VIRGIN's general objective is to contribute to the improved implementation of the EU
environmental policies in the waste sector.
The start of the work has been the funding by the CIP-ECO Innovation Programme 2011 of the RECALL
project (RECALL – ECO/11/304440), implying the collection, sterilisation in an autoclave, with the following
separation between an essentially cellulose fraction and a plastic one, of AHPs, i.e. diapers, for both little
children and adults and sanitary napkins. VIRGIN is complementary to RECALL and completes what has
been started through it.
The marketing of the first innovative autoclave recycling system for this specific kind of waste (RECALL – CIP
ECO INNOVATION 2012) is in progress.
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4. Introduzione
L’attività di comunicazione e disseminazione di VIRGIN è parte basilare del progetto. È per questo che ogni
azione ha lo scopo di:



Divulgare il progetto e i suoi risultati intermedi e finali
Creare le condizioni tecniche di base per coinvolgere attivamente il pubblico
Facilitare la comunicazione tra i partner coinvolti.
Il piano si pone l’obiettivo di sviluppare nuovi contenuti d’informazione dedicati ai temi del riciclo dei rifiuti,
con particolare attenzione al riciclo dei prodotti assorbenti per l’igiene intima della persona post-consumo
e con un focus dedicato allo sviluppo tecnico per questo settore.
Si andranno a creare dei canali di informazione ad hoc (articoli tecnici, newsletter dedicate) per un settore,
quello della gestione dei rifiuti, in forte espansione in questi ultimi anni. La struttura del sito internet offrirà
contenuti - multimediali ed interattivi - pensati per cittadini, istituzioni e imprese del territorio nazionale ed
estero, sempre più sensibili alle tematiche che il progetto intende investigare.
4.1. Target
Le attività di comunicazione previste dal progetto VIRGIN avranno l’obiettivo di sensibilizzare ed informare
il maggior numero di cittadini.
Il target del progetto è individuato in base alle seguenti motivazioni e con questi obiettivi:
 Diffondere, anche negli anni successivi alla chiusura del progetto, le tematiche del progetto
 Facilitare l’informazione attraverso la partnership con enti di ricerca e attori che operano sul
territorio nazionale, in particolare in questo settore
 Coinvolgere Università, associazioni ambientaliste, stakeholder e decision maker per favorire un
effetto moltiplicatore dei temi riguardanti VIRGIN e degli obiettivi del progetto, anche tra le
generazioni più giovani e in ambito accademico.
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4.2. Fasi della disseminazione
Da ogni fase del progetto VIRGIN emergeranno aspetti chiave che dovranno essere evidenziati e che
andranno sottolineati durante la disseminazione dei risultati. Nelle fasi iniziali di VIRGIN la divulgazione sarà
incentrata su:


diffusione degli obiettivi del progetto attraverso il sito ed i rapporti con i media;
coinvolgimento degli stakeholder e degli altri gruppi d’interesse.
Nelle fasi successive, in cui verranno testati i moduli informativi, le priorità per la disseminazione saranno:
 Incontri con i media;
 Incontri con stakeholder, enti di ricerca ed Università, associazioni del settore;
ed inoltre:
 promuovere gli strumenti di comunicazione a disposizione (sito, social network, brochure);
 organizzare convegni per divulgare le tematiche, l’avanzamento del progetto, e i risultati di VIRGIN.
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5. Regole generali
Sulla base di un programma condiviso da tutti i partner di VIRGIN, le fasi in cui si articola la comunicazione
sono le seguenti:
 Preparazione del logo del progetto e di tutti i riferimenti utili alle attività di disseminazione (per
esempio, associare la responsabilità di ciascun partner ad ogni specifica azione del progetto, suo
indirizzo e-mail, ecc.);
 progettazione del sito internet e programmazione chiara di tutte le sezioni utili alla completa fruizione
da parte dell’utente.
 definizione delle sezioni del sito internet, che sarà responsivo – ovvero realizzato attraverso la tecnica
di Responsive Web Design (RWD) - e predisposto in versione bilingue (italiano e inglese) - tra cui
dovranno figurare:
o
o
o
o
o
o
o




presentazione del progetto;
news (dedicate al progetto / relative al settore di interesse);
rapporti e documenti del progetto;
eventi;
partner;
contatti;
area riservata ai partner del progetto.
Pubblicazione on line del sito internet del progetto;
Redazione di articoli tecnici su stampa specializzata: n. 8/10;
Redazione di news promozionali del progetto su web/ stampa online;
Redazione, pubblicazione ed invio di comunicati stampa.
Il materiale prodotto per la disseminazione del progetto VIRGIN e dei suoi risultati riporterà sempre tutti i
riferimenti (logo, immagini, contatti, link, ecc.) ed in ogni pubblicazione (online o cartacea) comparirà
sempre il logo della Commissione Europea accompagnato dalla dicitura “With the contribution of the LIFE
financial instrument of the European Community”, nonché il codice associato al progetto VIRGIN. I materiali
elaborati saranno disponibili ai partner in formato elettronico direttamente sul sito web del progetto,
nell’area ad essi riservata.
Inizialmente, in parallelo all’utilizzo dell’area riservata pubblicata sul sito internet, i partner del progetto
utilizzeranno Google Drive per lo scambio di materiale e per la condivisione di documenti, insieme a Google
Document per agevolare, direttamente su un unico file ed una rete, la redazione comune di documenti da
elaborare nell’ambito di VIRGIN.
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6. Strumenti per la comunicazione
6.1. Brochure, volantino, informative board
Obiettivo
Target
Aspetti generali
Contenuti
Numero
Tempi
Dove
Indicatori
Comunicare brevemente ed efficacemente le finalità del progetto
Pubblico generico e specialistico del settore
Il formato della brochure sarà concordato tra i partner del progetto
in fase di elaborazione grafica.
 logo della Commissione Europea (sulla pagina iniziale);
 logo del progetto (sulla pagina iniziale);
 loghi dei partner;
 fotografie ed immagini (eventuali);
 descrizione ed introduzione al progetto sulla base dei seguenti
argomenti:
 scopo del progetto;
 obiettivi principali del progetto;
 attività da intraprendere;
 risultati acquisiti e prodotti/documenti da creare;
 indirizzi e contatti dei partner del progetto: sito
internet, e-mail ed altri recapiti
5000 volantini
4500 brochure
500 Layman’s report
6 Informative boards (3 ad inizio e 3 a fine progetto, 1 per ogni
partner)
La brochure sarà diffusa, per tutta la durata del progetto, in
occasione di eventi organizzati nell’ambito di VIRGIN e durante
altre iniziative riguardanti le tematiche del progetto organizzate da
un singolo partner.
Nei luoghi in cui si svolgeranno i processi partecipativi e le altre
iniziative del progetto.
Numero di copie distribuite, tenendo conto anche della tipologia di
evento e dell’affluenza di partecipanti.
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6.2. Redazione e pubblicazione di articoli tecnici
Obiettivo
Target
Aspetti generali
Contenuti
Numero
Comunicare efficacemente il progetto ad un target esperto
Pubblico specialistico
Gli articoli tecnici saranno redatti con la collaborazione di tutti i
partner del progetto. La pubblicazione avverrà su stampa
specializzata.
 Codice del progetto;
 riferimento al contributo nell’ambito del programma LIFE+;
 citazione dei partner (coordinatore e beneficiari);
 fasi del progetto, obiettivi e fasi implementate
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6.3. Comunicati stampa
Obiettivo
Target
Aspetti generali
Contenuti
Numero
Tempi
Materiale
per i report
Dove
Indicatori
Coinvolgere la stampa (specializzata, generalista, web, locale, ecc.), e
attraverso di essa un ampio pubblico, nell’ambito di eventi che hanno
attinenza con le attività del progetto. Il coinvolgimento della stampa sarà
utile, infatti, per richiamare la partecipazione del pubblico agli eventi
organizzati e avvicinarlo al progetto VIRGIN.
Indifferenziato
In occasione di un evento sarà formulato e redatto un comunicato stampa,
che sarà inviato alle principali testate nazionali, locali, generaliste e
specializzate, e su web, almeno tre giorni prima dell’evento. Il giorno dopo
l’evento seguirà un comunicato stampa finale.
Successivamente alla pubblicazione di rapporti e documenti, nell’ambito di
VIRGIN sarà redatto un comunicato stampa, che sarà inviato alle principali
testate nazionali, locali, generaliste e specializzate, e su web. Tutti i
comunicati stampa conteranno i link al sito del progetto, i contatti dei
referenti di VIRGIN e i loghi della Commissione europea e dei partner del
progetto.
Comunicato stampa Ex ante
 Un’introduzione standard al progetto, ai partner ed informazione sugli
obiettivi e sulle tematiche che saranno approfondite;
 Una chiara descrizione dell’evento organizzato, con particolare enfasi
sul legame tra le attività del progetto e il territorio.
Comunicato stampa Ex post
 Un’introduzione standard al progetto, ai partner ed informazione sul
pubblico partecipante da coinvolgere;
 Una breve e chiara descrizione dell’evento/iniziativa;
 Aggiornamento riguardante prossimi incontri ed eventi del progetto.
 Aggiornamento continuo e informazione puntuale sui documenti
elaborati nell’ambito del progetto
4 comunicati stampa (2 Ex ante and 2 Ex post) per ogni evento.
Prima e dopo tutti gli eventi importanti durante l’intera vita del progetto.
Copie o link di quotidiani, riviste e stampa on line, archiviati in Rassegna.
Italia, Europa
Numero di comunicati realizzati per tutta la durata del progetto
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7. Incontri interni
Obiettivo
Condivisione e diffusione di metodi, tecniche ed esperienze del progetto.
Target
Aspetti generali
Rappresentanti dei partner di progetto.
Si tratta di meeting tecnici interni ai quali partecipano gli attori del progetto,
perciò il materiale utilizzato sarà di tipo tecnico (resoconti, griglie di
valutazione, schede di monitoraggio, ecc.).
 Lo sviluppo del progetto;
 Problemi incontrati e proposte per soluzioni;
 Resoconti e report dell’attività svolta.
 Da 10 a 15 incontri
Ad inizio, metà e fine progetto
Immagini, fotografie, riprese video (eventuali), documenti e grafici.
Contenuti
Numero
Tempi
Materiale
per i report
Dove
Indicatori
Pescara, Roma, Caserta. Il resto degli incontri si svolgerà anche via web
(tramite video conferenza) al fine di abbattere i costi e le emissioni di CO2
derivanti dai viaggi/trasferte dei partner del progetto.
Fogli presenze, resoconti
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8. Implementazione del sito web ufficiale del
progetto
Obiettivo
Target
Aspetti generali
Contenuti
Raggiungere il numero di contatti più alto possibile, con minimi costi
Pubblico generico ed esperto.
Il sito web sarà implementato durante tutta la durata del progetto con il
contributo tecnico-scientifico di ogni partner. Un moderatore aiuterà la
coordinazione degli aggiornamenti. La lingua di lavoro sarà l’italiano, con la
traduzione di report e materiali identificati nella presentazione ufficiale (technical
application form) inviato alla Commissione Europea.
L’URL del sito internet ufficiale sarà collegato ai maggiori motori di ricerca sul web
(per esempio Google, AltaVista, Yahoo, ecc.).
 Home page;
 Logo della Commissione Europea con dicitura riguardante il contributo
nell’ambito del programma LIFE+;
 Logo di “VIRGIN”;
 Loghi dei partner;
 Foto ed immagini delle attività;
 Introduzione al progetto sulla base dei seguenti punti:
o analisi delle caratteristiche tecniche del sistema dimostrativo integrato
che sarà realizzato nell’ambito del progetto
o scopo del progetto;
o obiettivi principali del progetto;
o stato di avanzamento delle attività;
o risultati acquisiti e prodotti realizzati;
o sito internet ed e-mail di contatto;
o indirizzi dei partner.
Numero
Tempi
Materiale
per i report
Dove
Indicatori
 Link ai siti dei partner sul sito ufficiale;
 Link utili ad altri siti istituzionali (Commissione Europea, ecc.)
 Contatore dei contatti/ Google Analytics
Aggiornamento continuativo per l’intera durata del progetto e per almeno 5 anni
dopo il termine del progetto.
Per almeno 5 anni dopo la fine del progetto.
Resoconto di tutte le attività rilevanti per la durata dell’intero progetto. Versioni
aggiornate.
In rete
Piano di implementazione del sito web; contatti.
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9. Descrizione del progetto nei siti web del
partenariato
Obiettivo
Target
Aspetti generali
Contenuti
Numero
Tempi
Materiale
per i report
Dove
Indicatori
Diffondere la conoscenza del progetto e le relative attività ad un pubblico
interessato alle attività che svolgono i partner del progetto.
Pubblico indifferenziato, ma localizzato nel paese dei partner.
Un breve testo, di facile lettura.
 Breve descrizione del progetto;
 tavole, programmi di lavoro, immagini, ecc.;
 foto delle attività/iniziative;
 link al sito ufficiale del progetto.
Uno per ogni sito dei partner del progetto.
Pagina web
In rete
Piano di implementazione del sito web; contatti.
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10. Creazione di link al sito di VIRGIN
Obiettivo
Duplice:
1) Rendere visibili gli argomenti del progetto a persone che visitano il
sito internet, i siti web dei partner, il sito internet delle organizzazioni
istituzionali coinvolte nel progetto, ecc;
2) Rendere visibili gli enti e le organizzazioni partner del progetto e le
loro attività sul sito di VIRGIN.
Target
Aspetti generali
Contenuti
Numero
Tempi
Materiale
per i report
Dove
Indicatori
Pubblico indifferenziato, localizzato anche a livello locale, a livello nazionale
(tra le città in cui operano i partner) ed a livello europeo, siti web specializzati.
Una semplice connessione ipertestuale.
Logo del progetto su sito dei partner, ed il logo dei partner sul sito del
progetto, con un link ipertestuale.
Almeno 3 link (sui 3 siti internet dei partner di VIRGIN)
Implementazione ed aggiornamento durante tutta la durata del progetto.
Lista dei link
In rete
Piano di implementazione e contatti tramite i link.
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11. Seminari, conferenze ed altri eventi
11.1.Organizzazione di eventi specifici
Obiettivo
Target
Aspetti generali
Diffondere gli obiettivi, i risultati e le fasi del progetto
Un pubblico esperto e non esperto
Ogni partner che organizzerà un seminario sugli argomenti trattati dal
progetto, utilizzando la propria rete di relazioni a livello locale, nazionale
e internazionale, avrà modo di diffondere gli obiettivi e i risultati di
VIRGIN.
La fase disseminazione si potrà realizzare per introdurre il progetto,
anche attraverso la partecipazione ad altri meeting organizzati per altri
progetti, oppure ogni qual volta un partner sia invitato a intervenire a
una conferenza o ad un congresso.
Le modalità più efficaci per la divulgazione delle informazioni sarà decisa
e valutata direttamente dal partner stesso.
Contenuti
Dove

Presentazione del progetto e del partenariato (power point, altri
documenti);
 brochure ed altro materiale informativo;
 se possibile, esperienze dirette dei partecipanti alle attività di
progetto.
Ad integrazione/sostituzione degli eventi inseriti all’interno del
“Technical application form”, i partner del progetto valuteranno
l’opportunità di partecipare ai seguenti eventi nazionali ed internazionali,
nell’ambito dei quali presentare i primi risultati raggiunti da VIRGIN:






7th International Conference on Waste Management and the
Environment (Ancona, Maggio 2014);
International Expert Group on LCA for waste management
(Napoli, Maggio 2014);
Venice 2014_Energy from biomass and waste Symposium
(Venezia, Novembre 2014);
ATHENS 2014 2nd International Conference on Sustainable
Solid Waste Management (Giugno 2014);
4th International Symposium on Gasification and its
Applications (Vienna, 2-4 Settembre 2014);
Ecomondo 2014 (Rimini, 5-8 Novembre 2014)
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12. Rilascio di documenti alla Commissione
Europea
Obiettivo
Da un lato, la consegna dei prodotti di progetto alla Commissione
Europea è un dovere specifico per i partner del progetto. Dall’altro,
la condivisione dei prodotti di progetto con la Commissione
Europea aiuta la diffusione del progetto e dei suoi aspetti più
importanti.
Target
Commissione Europea.
Interesse del gruppo Molto alto/istituzionale.
target per il
progetto
Aspetti generali
Tutti i prodotti realizzati per il progetto, che saranno raccolti e
spediti alla Commissione Europea entro i tempi stabiliti.
Contenuti
Attività di monitoraggio e valutazione delle attività;
materiale didattico;
diffusione dei prodotti (brochure o locandine, penne usb, ecc.).
Materiale
per i report
Diffusione dei prodotti (brochure o locandine, penne usb, ecc.).
Dove
Commissione Europea.
Indicatori
Resoconto.
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13. Mailing list, newsletter e visite al sito
Obiettivo
Per raggiungere puntualmente gli enti e le organizzazioni interessate agli
scopi ed agli argomenti del progetto VIRGIN è fondamentale una
comunicazione diretta con il target coinvolto.
Obiettivi generali
 Incremento del traffico web semestrale del sito madre del progetto
VIRGIN del 17% (misurabile dopo il primo anno) ed annuale del 35%
o più (misurabile dal secondo anno);
 Incremento semestrale dei followers sulla pagina Facebook del
progetto (+25%) ed incremento annuale (+50%) e di Twitter
(+400%) – (misurabile);
 Acquisizione di nuovi canali comunicativi attraverso Google+,
Pinterest ed eventuali altri social network (misurabile);
 Corretta e completa diffusione/comunicazione delle attività
dell’ente a mezzo web e stampa;
 Promozione delle tematiche di progetto ed in generale dello
sviluppo sostenibile e delle attività utili a contrastare i cambiamenti
climatici;
 Promozione della partecipazione volontaria ai processi partecipativi
ed agli incontri pubblici.
Il monitoraggio del traffico web avverrà in base ai parametri elencati di
seguito in tabella e sarà aggiornato mensilmente.
INDICATORI
DATI (periodo di
riferimento)
OBIETTIVI
MINIMI
PREVISTI
(percentuale
visite al sito)
NOTE
Visite totali
Visitatori unici al
mese
Visite medie
mensili
Visite medie
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giornaliere
Frequenza di
rimbalzo
Media pagine
viste da ogni
utente
Durata media
visita
% nuove visite
Visitatori di
lingua EN - US
Target
Enti ed organizzazioni interessate direttamente al progetto.
Aspetti generali
Condividere una mailing list di tutte le persone e le organizzazioni che
potranno essere contattate per i propositi del progetto. Sarà organizzata
attraverso il sito web. Nell’area riservata ai partner ci sarà uno strumento
per ricavare tutti gli indirizzi con cui si potrà comunicare. Le newsletter
saranno rilasciate alla mailing list di progetto, alla conclusione di ogni fase ed
in occasione di eventi particolari. Ogni newsletter sarà redatta con il
supporto di tutti i partner e del coordinatore.
Contenuti



Loghi
foto ed immagini delle attività;
introduzione al progetto sulla base dei seguenti punti:
o
o
o
o
o
o
analisi ambientale;
scopo del progetto;
obiettivi principali del progetto;
stato di avanzamento delle attività;
risultati acquisiti e prodotti realizzati;
Indirizzi dei referenti istituzionali (per esempio Commissione
Europea, Ministeri coinvolti, ecc.).


sito web ed e-mail di contatto;
indirizzi del partenariato.
Numero

1 ogni anno.
Tempi
Per tutta la durata del progetto.
Materiale
per i report
Testi di e-mail e newsletter spedite.
Dove
Italia
Indicatori
Numero degli indirizzi raccolti e di iscritti, numero di newsletter rilasciate.
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Nello specifico, si elenca di seguito la tipologia delle attività proposte, che saranno monitorate per tutta la
durata del progetto:
o
o
o
o
o
o
o
Redazione di articoli inerenti le attività di VIRGIN o che trattano temi ad essi connessi (recupero e
riciclo dei materiali, efficienza energetica ottenuta dal trattamento dei rifiuti, riduzione delle
emissioni nocive rispetto alle tecniche attuali di incenerimento);
Aggiornamento di siti internet e social network, mediante la diffusione di articoli e contributi
inerenti le attività di progetto;
Ufficio stampa: rassegna stampa quotidiana, redazione database testate giornalistiche, contatti con
le redazioni per la diffusione a mezzo stampa-tv-radio-web di VIRGIN, ricerca di eventuali spazi
pubblicitari su web e media;
Video e montaggi video;
Elaborazione tecnica e grafica ed archiviazione di immagini, audio, video e documenti;
Elaborazione grafica e stesura di rapporti istituzionali e contenuti multimediali per il web;
Produzione di eventi: realizzazione di fotografie, video, interviste, cartelle stampa e materiale
informativo.
Ambito di intervento web: siti e social network
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
www.virgin-life12.eu
www.fater.it
www.amracenter.com
www.kyotoclub.org
www.qualenergia.it
Pagina Facebook progetto VIRGIN
Pagina Facebook Associazione Kyoto Club
Pagina Twitter progetto VIRGIN
Pagina Twitter Associazione Kyoto Club
Canale You Tube progetto VIRGIN
Canale You Tube Associazione Kyoto Club
Pagine su altri social network da implementare: Linkedin, Google+, Instagram, Pinterest, ecc.
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