Titolo: riorganizzazione dell’archiviazione della documentazione sanitaria presso l’AO Fatebenefratelli e Oftalmico Autori: Monza G*, Grappiolo A*, Cuoco E**, Zangirolami F***, Lopomo N**, Pieraccioli M**, Battistotti A**, Gimigliano A*, Tartaglia A*, Mercuri O*, Errico M*, Reitano F****. Struttura appartenenza: *Direzione Medica di Presidio – AO Fatebenefratelli e Oftalmico, Milano **Sistema Informativo Aziendale – AO Fatebenefratelli e Oftalmico, Milano ***Scuola di Specializzazione in Igiene e Medicina Preventiva – Università degli Studi di Milano ****Direzione Sanitaria Aziendale – AO Fatebenefratelli e Oftalmico, Milano Parole chiave: cartella clinica, archiviazione Introduzione: le Aziende Ospedaliere (AO) sono tenute a conservare ed archiviare la documentazione sanitaria secondo precise modalità definite da requisiti normativi e di corretta gestione documentale. In questo senso, l’archivio rappresenta lo strumento conoscitivo e probatorio dell’attività in corso di svolgimento (archivio corrente) e svolta (archivio di deposito e storico) dell’AO in funzione dell’esercizio delle proprie competenze. L’obbligo sancito dal Ministero della Salute (DPR 1409/63 art. 30, confermato con circolare n. 900/1986) di conservazione per tempo illimitato della cartella clinica (CC) quale atto ufficiale indispensabile a garantire la certezza del diritto, impone un’attenta organizzazione del processo di archiviazione della documentazione, con revisione periodica del sistema di classificazione. L’attuale mancanza, spesso lamentata dagli operatori sanitari, di un modello di archivio sanitario a cui uniformarsi, associato alla scarsa efficienza del sistema di raccolta, di archiviazione e di trasmissione delle informazioni, spesso in difetto di una centralizzazione degli archivi ospedalieri, costituisce una criticità tuttora vigente in molte AO, che comporta un incremento del rischio di smarrimento e un allungamento dei tempi di reperimento della documentazione clinica. Contenuti: al fine di migliorare la tracciabilità del percorso di archiviazione della documentazione sanitaria di ricovero l’AO Fatebenefratelli e Oftalmico di Milano ne ha avviato la progressiva riorganizzazione. Il primo step è stato l’informatizzazione del processo di catalogazione delle CC prese in carico temporaneamente dall’archivio aziendale al momento della consegna da parte delle Unità Operative dopo la dimissione del paziente. Il data-entry, prima svolto manualmente, è stato informatizzato mediante l’implementazione del sistema di lettura ottica del numero nosologico di ricovero in formato barcode. Oltre all’azzeramento degli errori di trascrizione prima calcolati attorno al 20%, la velocizzazione del sistema permette ora un aggiornamento in tempo reale dell’elenco di consistenza con ricadute virtuose in termini di possibilità di monitoraggio dei tempi di archiviazione da parte delle Unità Operative. Il secondo step è stata la riorganizzazione del processo di consultazione della documentazione sanitaria già archiviata da parte di professionisti dell’AO. La riconsegna cartacea al professionista su presentazione di motivata richiesta è stata sostituita dalla consultazione del formato digitale mediante portale web dedicato ad accesso controllato. La possibilità di stampa del formato digitale, corredato da dichiarazione di conformità on line, ha permesso di accelerare anche il passaggio di rilascio di copia conforme agli aventi diritto, passato da 20 giorni agli attuali 10 giorni. Conclusioni: L’informatizzazione del percorso di archiviazione della CC, pur richiedendo un investimento di tempo e di risorse professionali soprattutto nelle fasi di messa a regime del sistema e di formazione di tutto il personale sanitario e amministrativo coinvolto, rappresenta una garanzia di tracciabilità e trasparenza nella gestione della documentazione sanitaria che consente di ridurre le tempistiche di attesa sia per i professionisti che per l’utenza e di minimizzare al contempo il rischio di smarrimento della documentazione clinica.
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