Dichiarazione salariale elettronica Prestazione supplementare gratuita per le aziende Meno lavoro di amministrazione per le aziende Disbrigo semplice della dichiarazione salariale annuale Sostiene lo scambio di dati con Helsana, uffici pubblici e assicurazioni sociali Il modo moderno di gestire i dati salariali La dichiarazione salariale elettronica (standard salariali CH) vi permette di trasmettere i dati salariali a Helsana via Internet direttamente dal vostro programma di contabilità salariale. A tale scopo il programma di contabilità salariale utilizzato all’interno dell’azienda deve essere certificato swissdec. Swissdec è il nuovo marchio di qualità per le contabilità salariali e un progetto comune di Confederazione, Conferenza fiscale svizzera, AVS/AI, Associazione Svizzera d’Assicurazioni e Suva. Grazie alle tecnologie più moderne è possibile uno scambio di dati indipendente da sistemi e da software. La dichiarazione salariale elettronica è semplicissima: basta cliccare il mouse per sbrigare il lavoro amministrativo annuale riguardante autorità, uffici pubblici e assicurazioni sociali. L’anello di collegamento tra le aziende e i destinatari è il distributore, che riceve i dati, li filtra e li inoltra agli uffici competenti (vedi grafico). Il distributore svolge un ruolo fondamentale in quanto deve ga rantire che tutti i destinatari ricevano unicamente i dati dei quali necessitano effettivamente per lo svolgimento dei loro compiti. Questo genere di trasmissione di dati richiede ovviamente una protezione dei dati ad alto livello. Grazie alla firma digitale e alla codificazione SSL, si garantisce la trasmissione sicura. Una volta trasmessi ai destinatari finali, i dati vengono cancellati automaticamente presso il distributore. Questa guida è stata ideata per aiutarvi affinché siate preparati in maniera ottimale per l’avvio della dichiarazione salariale elettronica. Vi accompagna passo per passo nella procedura della dichiarazione salariale. La trasmissione elettronica dei dati sgrava le aziende Standard salari CH Aziende Distributore Helsana Altri Altri assicuratori privati LAINF, LAINF-C, IGM, LPP Amministrazioni delle contribuzioni (BE) 1. Configurazione della contabilità salariale Per trasmettere i dati salariali, occorre configurare il programma di contabilità salariale prima del primo ciclo salariale dell’anno. Devono essere eseguiti i passaggi seguenti: 1. Registrate i gruppi di persone, le somme salariali massime e le componenti salariali assicurate secondo il profilo assicurativo allegato. 2. Assegnate ai dipendenti assicurati il codice per il relativo gruppo di persone (l’assegnazione del codice deve essere eseguita anche in caso di mutazioni e nuove ammissioni). 3. Immettete Helsana quale vostro partner assicurativo nei destinatari dei salari elettronici. La trasmissione e l’elaborazione corretta dei dati salariali sono garantite solo se i dati sono registrati in maniera esatta. Riepilogo della dichiarazione salariale: dopo il login sono visualizzati i dati trasmessi. Denominazioni Contenuti 2. Conteggio salariale Anno di conteggio Il conteggio salariale corrente può essere eseguito come di consueto. L’anno per cui sono dichiarati i dati salariali Mittente Il nome e l’indirizzo dell’azienda / del cliente Numero di cliente Il vostro numero di cliente Numero di contratto Il numero del contratto per il quale viene emessa la dichiarazione salariale Data di trasmissione Il momento dell’invio dei dati salariali dal programma di contabilità salariale Data di ricezione Il momento della ricezione dei dati salariali da parte di Helsana Request ID Il numero di identificazione di trasmissione che dovete conservare in caso di domande al supporto Response ID Il numero di identificazione di conferma che dovete conservare in caso di domande al supporto Totale dati salariali soggetti a premi Visualizzazione dei dati salariali in base ai gruppi di persone ed eventualmente in base al sesso. I gruppi di persone che sono assicurati per contratto ma che non comprendono dati vengono comunque visualizzati. 3. Dichiarazione salariale Alla fi ne dell’anno i dati salariali devono essere comunicati a Helsana sotto forma di dichiarazione salariale. Ora, grazie alla trasmissione elettronica, non dovete più compilare i formulari per la dichiarazione salariale: potete infatti inviare i dati direttamente dal vostro programma di contabilità salariale. Devono essere eseguiti i passaggi seguenti: 1. Trasmettete i vostri dati salariali cliccando il mouse. 2. In seguito ricevete una conferma della trasmissione da parte di Helsana. 3. Cliccando sul link contenuto in tale conferma giungete alla pagina Web per la conferma sicura di Helsana. Su questa pagina potete controllare e autorizzare la vostra dichiarazione salariale (vedi punto 4). Una volta che avete autorizzato i dati sulla pagina Web di conferma, Helsana calcola il premio definitivo e allestisce il conteggio finale. 4. Pagina Web di conferma per la dichiarazione salariale Login: digitate il vostro numero di contratto. Il nome d’utente e la password vengono ripresi automaticamente dalla vostra contabilità salariale (vedi immagine). Completare la dichiarazione salariale: qualora non possiate più elaborare i dati con il vostro programma di contabilità salariale, anche con la dichiarazione salariale elettronica potete correggere le somme salariali in un secondo momento. Autorizzare la dichiarazione salariale: se tutti i gruppi di persone e le somme salariali sono indicati correttamente, i dati devono essere autorizzati esplicitamente. In tal modo Helsana può continuare l’elaborazione e la dichiarazione salariale si conclude. È disponibile una pagina di conferma in versione da stampare. Stampare la dichiarazione salariale: vogliate stampare la pagina di conferma e archiviarla. Se necessario potete inviare una copia della pagina di conferma al vostro broker o al vostro fiduciario. XXX-00000-xx-0000-00 HEL-00257-it-0912-0002-18588 Potete cancellare la vostra dichiarazione salariale o uscire dalla pagina di conferma in ogni momento. Tuttavia, vi rammentiamo che se cancellate la dichia razione salariale sulla pagina di conferma dovete trasmettere nuovamente i dati a Helsana dalla vostra contabilità salariale. Se nel frattempo eseguite il logoff dal sistema, i dati rimarranno disponibili per un periodo massimo di 24 ore senza che dobbiate ritrasmetterli. È possibile rifare il login soltanto accedendo attraverso il programma di contabilità salariale. Una volta scaduto il termine di 24 ore, i dati vengono cancellati per motivi di sicurezza. Le informazioni corrispondono allo stato al momento della stampa. Con riserva di modifiche. Per l’obbligo a prestazioni in dettaglio fanno testo le disposizioni federali e le condizioni d’assicurazione generali e supplementari (CGA/CSA) di Helsana Assicurazioni SA. 5. Conteggio definitivo Una volta autorizzata la dichiarazione salariale elettronica, Helsana calcola il premio defi nitivo e vi invia il conteggio finale per posta. 6. Supporto / domande – Problemi tecnici concernenti la configurazione del vostro programma di contabilità salariale o la trasmissione della dichiarazione salariale: siete pregati di rivolgervi al servizio clienti del produttore del vostro programma di contabilità salariale. – Domande relative alla registrazione dei gruppi di persone o alla pagina di conferma: siete pregati di rivolgervi al vostro consulente aziendale Helsana. Siamo a vostra completa disposizione Ottenete maggiori informazioni sulle prestazioni supplementari e le assicurazioni di persone telefonando allo 0844 80 81 88 o rivolgendovi direttamente al vostro consulente aziendale. Helsana Assicurazioni SA Marketing Casella postale 8081 Zurigo www.helsana.ch
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