MINIGUIDA SUGLI OBBLIGHI STRUMENTALI DELL’ANTIRICICLAGGIO L’ADEGUATA VERIFICA (AD USO ESCLUSIVO DEI COMMERCIALISTI) L’intenzione del presente contributo è di rendere al professionista una prima semplice informativa sugli obblighi strumentali da osservare in ossequio alla normativa sull’antiriciclaggio. L’esemplificazione nella casistica, giammai esaustiva della complessa materia, e una “leggera” modulistica di supporto possono sicuramente essere di aiuto alla maggioranza dei colleghi. Si trattano esclusivamente gli obblighi strumentali di documentazione da produrre e da tenere in ufficio in quanto ritenuti adempimenti basilari più frequenti. Per le casistiche particolari, quali l’analisi del rischio, le segnalazioni e ovviamente per ogni ulteriore approfondimento, si rinvia alle norme di legge. Quali sono le attività più comuni sottoposte agli obblighi di adeguata verifica ? - Tenuta della contabilità; - Quando la prestazione professionale, anche se occasionale, ha ad oggetto mezzi di pagamento, beni o utilità di valore pari o superiore a 15.000 euro; ovvero che comportino la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore a 15.000 euro, indipendentemente dal fatto che siano effettuate con una operazione unica o con più operazioni che appaiono tra di loro collegate per realizzare un'operazione frazionata; - Quando vi e' sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo - Tutte le volte che l'operazione sia di valore indeterminato o non determinabile; - Assistenza e rappresentanza nella difesa tributaria, giudiziale e stragiudiziale; - Consulenza aziendale, amministrativa, contrattuale, tributaria di carattere continuativo; - Consulenze continuative attinenti la gestione o l'amministrazione di Coop., Onlus e altri enti; - Consulenze in materia di contabilità e bilanci; - Consulenze in materia di impianto e organizzazione delle contabilità; - Consulenze o servizi prestati per la costituzione di società, enti, trust e soggetti giuridici analoghi; - Revisione legale dei conti Quali sono le attività più comuni escluse ? - Redazione e trasmissione delle dichiarazioni tributarie e adempimenti tributari collegati (f24); - Funzione di sindaco (qualora il collegio sindacale non sia incaricato del controllo contabile); - Perizie e consulenze tecniche su incarico dell’autorità giudiziale; Cosa bisogna fare nei casi soggetti ad obbligo di adeguata verifica? A) tenere un Registro Antiriciclaggio (simile al vecchio “repertorio della clientela”) B) tenere un Fascicolo del Cliente Come si formano questi documenti ? A) Registro Antiriciclaggio (allegato) Fascicolare un numero n fogli, numerarli, timbrarli e/o siglarli. Compilare i campi richiesti. Tenerli in ordine come le normali scritture (senza cancellazioni, ecc.). Aggiornare entro 30 giorni dall’evento. Aggiungere nelle note il termine della prestazione. B) Fascicolo del Cliente Il fascicolo “base” contiene: • fotocopia documento di riconoscimento; • fotocopia codice fiscale; • fotocopia partita iva; • visura camerale; • copia del mandato professionale o la lettera di incarico (allegata); • dichiarazione del cliente sugli obblighi antiriciclaggio (allegata); • dichiarazione del cliente sul titolare effettivo dell’operazione (allegata); • scheda identificazione titolari effettivi; • ogni altro documento o annotazione che il professionista ritiene opportuno conservare. • documentazione relativa alla cessazione della prestazione I fascicoli dei clienti possono essere tenuti anche in formato informatico (pdf) con l’apposizione della firma digitale. Note operative Identificazione del cliente Il cliente è identificato al momento dell’incarico con un documento di riconoscimento in corso di validità. Se è un soggetto diverso dalla persona fisica per l’identificazione si possono utilizzare l’atto costitutivo o una visura camerale. Ovviamente gli amministratori e i soci (quest’ultimi se titolari effettivi) vanno identificati. Identificazione del titolare effettivo Il titolare effettivo è la persona fisica per conto della quale è realizzata un’operazione o un’attività. In caso di società sono considerati titolari effettivi i soci che detengono più del 25% di partecipazione al capitale sociale. Natura e scopo della prestazione professionale Il professionista deve acquisire tutte le informazioni utili su scopo e natura della prestazione, al fine di poter valutare il livello di rischio legato al cliente, in particolare sull’origine dei fondi impiegati. Obbligo di astensione Il professionista che non è in grado di eseguire l’adeguata verifica della clientela ha l’obbligo di astenersi dal compiere la prestazione professionale e se la stessa è già in essere deve sospenderla. Conservazione L’archivio unico informatico e il registro della clientela vanno conservati per dieci anni dalla cessazione dell’ultima prestazione professionale registrata. Il fascicolo della clientela va conservato per dieci anni dall’esecuzione dell’operazione o dalla cessazione del rapporto continuativo o dalla fine della prestazione professionale . Sanzioni Per la violazione agli obblighi di identificazione e registrazione, anche tardiva, è prevista una multa da 2.600 a 13.000 euro. Il presente, sebbene frutto di un serio studio e approfondimento, non esonera l’utilizzatore alla conoscenza e osservanza degli obblighi di legge, e lo stesso seguendo le metodologie semplificate suesposte le applica sotto la propria responsabilità. dott. Francesco Sfara