Vacature medewerker secretariaat Wij zoeken

Vacature medewerker secretariaat
Wij zoeken een medewerker (m/v) voor ons secretariaat (24-36 uur).
Interesse om bij Gelijk advocaten te komen werken? Stuur je sollicitatie, inclusief cv vóór 15
april 2015 naar [email protected], t.a.v. mw. R. (Riet) Hooghuis.
Functieomschrijving
De medewerker secretariaat (mv/) heeft een belangrijke functie binnen het bedrijf. Hij/zij is
mede gezichtsbepalend voor het advocatenkantoor; is vaak het eerste aanspreekpunt voor
klanten. De medewerker is de constante factor binnen het bedrijf, want altijd aanwezig. De
secretariaatsmedewerker heeft veel taken en daarbij behorende
(deel)verantwoordelijkheden. De advocaat is er verantwoordelijk voor dat de medewerker
zijn/haar werk naar behoren kan uitvoeren.
Omdat de organisatie klein is worden de meeste taken zoals hierna omschreven, door alle
medewerkers uitgevoerd, of kunnen zij in ieder geval taken van elkaar overnemen bij
afwezigheid van een collega.
telefoon aannemen: - administratieve vragen /opmerkingen direct afhandelen
- afspraken maken
- telefonische intake nieuwe zaken
- bij inhoudelijke vragen doorverbinden met advocaat
- telefoonnoties maken bij afwezigheid advocaat
klanten ontvangen:
- advocaat informeren over aanwezigheid klant
- verzorgen koffie/thee
- vragen beantwoorden of doorgeleiden naar advocaat
postverwerking:
- post ophalen bij postbus
- post registreren
- bij spoed, post direct doorgeleiden naar advocaat
- uitgaande post verzendklaar maken
- uitnodigingen verzorgen
- pro forma processtukken klaarmaken
- brieven typen/ bandjes uitwerken
- post wegbrengen
faxen:
- binnengekomen faxen registreren en waar nodig direct onder
aandacht advocaat brengen
- uitgaande faxen verzendklaar maken en verzenden
info-mail:
- binnengekomen mails doormailen naar geadresseerde advocaat
- algemene mails beoordelen en zo nodig doormailen naar de juiste
advocaat;
- mails beantwoorden, ook op verzoek advocaat.
cliëntregistratie:
- registreren van alle relevante gegevens betreffende cliënten, zaken
en relaties in het registratiesysteem
- wijzigingen invoeren
toevoegadministratie - toevoegingen klaarmaken/declareren
dossierbehandeling: - dossieraanmaak
- nieuwe stukken invoegen in dossier
- archiveren
- registratie archief bijhouden
agendabeheer:
- afspraken inboeken in agenda advocaat
- termijnen verwerken in takenlijst advocaat
voorraad:
- voorraad kantoorartikelen op peil houden
- voorraad huishoudelijke artikelen op peil houden
apparaten:
- zorgen voor onderhoud
- toners bijhouden
- storingen oplossen of monteur bellen
openbare ruimtes:
- wachtkamer netjes houden
- overige openbare ruimtes netjes houden
- afwasmachine in- en uitruimen.
BHV:
- minimaal één medewerker is bedrijfshulpverlener
- verplichte cursussen op tijd volgen
- maatregelen voorstellen die vereist zijn
- brandblussers beheren en op tijd vervangen
- EHBO-doos beheren en aanvullen
Functie-eisen
Om de taken goed te kunnen uitvoeren dient de medewerker in ieder geval aan de volgende
eisen te voldoen en een aantal eigenschappen te bezitten
-
Voltooide secretaresse-opleiding, of functioneren op een daarmee vergelijkbaar
niveau
Uitstekende beheersing Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
Bij voorkeur tevens één of meer andere talen beheersen
Organisatievermogen, waarbij het stellen van prioriteiten een belangrijke eigenschap
is, evenals het overzicht houden
Klantvriendelijkheid
Representativiteit
Zorgvuldigheid en nauwkeurigheid
Stressbestendigheid
Gezonde dosis eigen initiatief, maar wel weten waar de grenzen liggen
Snel werken
Collegialiteit
Flexibel inzetbaar zijn
Kunnen omgaan met vertrouwelijke gegevens

Download Report