Vergaderstructuur bestuursperiode 2015

Vergaderstructuur bestuursperiode 2015-2019
Het zogenoemde BOB-model is een middel om besluitvormingsprocessen te structureren. BOB
staat voor Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming: drie fasen die elk hun eigen
voorbereiding en toepassing hebben en waarvoor verschillende werkvormen gehanteerd kunnen
worden. In een ordelijk besluitvormingsproces wordt een vraagstuk eerst grondig verkend, alvorens
te oordelen en vervolgens te besluiten.
Beeldvorming
Bij beeldvorming gaat het om het verkrijgen van een goed inzicht in de situatie. Het gaat dan om het
afbakenen van het vraagstuk, inzicht krijgen in de inhoudelijke problematiek en
oplossingsrichtingen, maar ook om het verkrijgen van een goed beeld van wat anderen vinden of
bedoelen. Achtergrondinformatie bij bestuursvoorstellen kan opgenomen worden in de digitale
leestafel in iBABS.
Agendering beeldvormende onderwerpen
Deze worden aan het begin van de agenda van de commissie geplaatst. Bij de agendaonderwerpen
wordt duidelijk aangegeven dat deze beeldvormend zijn.
Op dit onderdeel is een ‘lossere’ aanpak van de commissies voor wat betreft vorm, inhoud en
bemensing mogelijk. Gedacht kan worden aan een presentatie, informatiemarkt, een
Rondetafelgesprek ofwel It Petear. Presentaties worden tegelijk met de overige vergaderstukken
verstuurd en bedragen niet meer dan 10 dia’s. De werkvormen zijn erop gericht om zich als
algemeen bestuur zo goed mogelijk in stelling te (laten) brengen. Het is ook mogelijk om als
fractie(s) ambtelijke deskundige(n) te vragen een toelichting te geven.
Aan het eind van de bespreking wordt door de voorzitter vastgesteld of men in voldoende mate een
beeld heeft kunnen krijgen om over te gaan tot oordeelsvorming.
Afhandelen detail vragen en technische vragen
Bij bestuursvoorstellen zullen vooral informatieve vragen worden gesteld die het onderwerp kunnen
verhelderen. Detailvragen kunnen in de meeste gevallen even goed, zo niet beter, door de
behandelend ambtenaar van tevoren opgelost worden. Dit kan schriftelijk; voorafgaand aan de
commissievergadering.
Om de discussie in de commissie te versterken en efficiënt te laten verlopen is het goed om detail
vragen en technische vragen van tevoren schriftelijk af te doen. Tot uiterlijk twee werkdagen voor
de betreffende commissievergadering kunnen schriftelijke vragen worden ingediend.
Beantwoording vindt zo mogelijk voor de commissievergadering schriftelijk plaats. De vragen en
antwoorden worden aan alle commissieleden verstrekt, tenzij uitdrukkelijk anders wordt verzocht.
Het cluster OBP voert de regie op de beantwoording van vragen waarbij gelet wordt dat de
beantwoording alleen verduidelijking van informatie betreft. De portefeuillehouder wordt
geïnformeerd over de gestelde vragen en waar nodig wordt afgestemd over de beantwoording.
Oordeelsvorming
Oordeelsvorming is gericht op het formuleren van een politiek standpunt op grond van argumenten
en de weging daarvan. Deelnemers benoemen de positieve elementen in het standpunt van anderen
en geven aan hoe negatieve elementen voorkomen kunnen worden.
Agendering oordeelsvormende onderwerpen
Oordeelsvormende onderwerpen kunnen in een commissievergadering of in een AB-vergadering
worden geagendeerd. Hierbij wordt duidelijk aangegeven dat het oordeelsvorming betreft.
Het kan zijn dat het vergelijken van de voorlopige oordelen uit de oordeelsvormende fase leidt tot
een hamerstuk. Hamerstukken worden geagendeerd in de vergadering van het Algemeen Bestuur
waar geen beschouwingen meer volgen.
Besluitvorming
De fase van besluitvorming is gericht op het formuleren van in ieder geval een
meerderheidsstandpunt (en eventueel consensus) op basis van argumentatie of onderhandeling.
Agendering besluitvormende onderwerpen
Besluitvormende onderwerpen worden geagendeerd in de AB-vergadering. Hierbij wordt duidelijk
aangegeven dat het besluitvorming betreft.
Afhandelen vragen
Bij het afhandelen van vragen wordt onderscheid gemaakt tussen:
a. Informatieve vragen waarvan de antwoorden alleen aan de vragensteller worden
teruggezonden.
b. Vragen die gesteld worden in de rondvraag van de vergadering van het AB of commissie; deze
worden gelijk afgedaan of op de betreffende actielijst opgenomen.
c. Bestuurlijke vragen waarvan de vragen en antwoorden aan alle bestuursleden worden
gezonden. Er wordt uitgegaan dat de vragen informatief zijn tenzij de vraagsteller expliciet
aangeeft dat de vragen volgens art. 39 van het RvO zijn.
Besluitenlijsten DB-vergaderingen
Via de openbare besluitenlijst van de DB-vergaderingen wordt het Algemeen Bestuur geïnformeerd
over de onderwerpen die aan de orde zijn in het Dagelijks Bestuur.

Download Report