MANAGEMENT - U HEEFT ER ALLE BELANG BIJ DAT UW MEDEWERK ERS MISSTANDEN MELDEN Klinkende klokken bieden u een kans Fraude, omkoping, stelselmatige overtreding van (veiligheids-) voorschriften; het zijn enkele voorbeelden van misstanden die in een Organisatie kunnen voorkomen. Medewerkers die mel ding maken van zulke misstanden de zogenoemde klokkenlui — ders trekken aan de bel. In dit artikel treft u enkele handvat ten aan waarmee u zo’n melding in goede banen kunt leiden. — Hoe hoog integriteit binnen uw orga nisatie ook lii het vaandel staat, u kunt nooit helemaal voorkomen dat de regels worden overtreden. Relatief kleine over tredingen die uw organisatie als geheel niet of nauwelijks raken, kunt u vaak intern oplossen. Gaat het echter om stelselmatige overtreding van wet- en regelgeving of strafbare feiten die een ri sico opleveren voor uw organisatie (zoals imago- en reputatieschade), uw medewer kers (denk aan gezondheidsrisico’s) of de maatschappij (zoals veiligheidsrisicos), dan is het zaak dat u daar zo snel mo gelijk van op de hoogte bent en ingrijpt. Hoe eerder u een eind aan de misstand maakt, hoe beter u de schade kunt be perken. Grijp dus de kans om orde op zaken te stellen als de klokken luiden. Vertrouwen Uw medewerkers zijn de ogen en de oren van uw organisatie. U heeft er dus alle belang bij dat zij eventuele misstanden melden. Toch worden zulke meldingen vaak als verraad’ gezien. De drempel om daadwerkelijk melding te maken, is daarom hoog. Om de kans te vergroten dat uw medewerkers aan de bel trekken, moet u zorgen dat er een veilig meldklimaat heerst binnen uw organisatie. Dat betekent dat uw medewerkers on bevooroordeeld en in vertrouwen hun verhaal kunnen doen, serieus worden genomen, niet bang hoeven zijn voor negatieve gevolgen en erop kunnen ver trouwen dat er actie wordt genomen. Serieus Voer regelmatig open gesprekken met uw medewerkers over mogelijke dilemma’s en misstanden. Maak duidelijk waarom u misstanden niet tolereert en dat u van uw medewerkers verwacht dat ze misstanden melden. Laat er geen misverstand over bestaan dat u iedere melding serieus neemt en dat een melding geen negatieve consequenties voor de melder zal hebben. Maakt een medewerker melding bij u, stel hem dan gerust, geef aan dat u Wet in de maak die de klokkenluidersregeling voor sommige organisaties verplic ht stelt Nu zijn niet beursgenoteerde organisaties niet verplicht om een klokkenluidersrege ling te hebben. Dat kan straks mogelijk anders zijn. In 2013 is de Tweede Kamer namelijk akkoord gegaan met het wets voorstel Huis voor klokkenluiders. Het doel van de wet is om de voorwaarden voor het melden van maatschappelijke misstanden binnen organisaties te verbe teren. Het ‘huis voor klokkenluiders’ zal zowel een advies- als onderzoeksfunctie MT RENDEMENT 11-2014 hebben. Ook biedt de wet klokkenluiders arbeidsrechtelijke bescherming en ver plicht het organisaties met tenminste 50 medewerkers om een klokkenluidersrege lingte hanteren. Tijdens de behandeling van het wetsvoorstel in de Eerste Kamer (mei 2014) bleek dat de kamer bezwaar had tegen het onderbrengen van het Huis bij de Nationale ombudsman omdat dit in strijd zou zijn met de Grondwet. Ook het gegeven dat het Huis misstanden in zowel de publieke als private sector zou onder zoeken en dat advies en onderzoek in één instantie zou worden ondergebracht, stuitte op bezwaren. De Eerste en Tweede Kamer zullen zich daarom weer gaan buigen over een aange paste versie. Als beide Kamers instemmen zijn organisaties die 50 medewerkers of meer in dienst hebben wettelijk verplicht om een klokkenluidersregeling te hebben die voldoet aan de eisen van de wet. -1 Het verschil tussen integriteitsschendingen en misstanden Klokkenluiders melden misstanden. Soms noemt een melder zich echter klokkenlui der, terwijl de feiten en omstandigheden waarover hij melding maakt zich niet laten kwalificeren als een misstand. Bij mis standen gaat het namelijk altijd om een integriteitsschending, maar niet iedere integriteitsschending is een misstand. Of een melding een klokkenluidersmel’ ding’ is is afhankelijk van het type integri teitsschending. lntegriteitsschendingen kunnen worden onderscheiden in: het op prijs stelt dat hij zich meldt, laat hem zijn verhaal doen zonder erover te oordelen, stel open vragen, vraag wat hij met de melding hoopt te bereiken en geef aan wat de volgende actie is (bijvoor beeld: instellen onderzoekscommissie) en houd uw medewerker op de hoogte van de ontwikkelingen. Als u besluit een onderzoek in te stellen, zorg er dan voor dat het onderzoek onafhankelijk wordt uitgevoerd en informeer uw medewerker over de resultaten van het onderzoek. Veilig - Naast een prettige organisatiecultuur en veilige meldcultuur is het belangrijk dat u een duidelijk beleid voert voor het melden van vermoedens van misstanden. Een zogenoemde klokkenluidersregeling moet laagdrempelig zijn. De regeling moet duidelijk beschrijven wat er precies verstaan wordt onder een vermoeden van een misstand, waar een medewerker zich moet melden, hoe de procedure verloopt (inclusief termijnen) en wat er gebeurt na een melding. In principe bent u als direct leiding gevende het eerste aanspreekpunt bij misstanden. U kunt hiervoor echter ook een vertrouwenspersoon aanwijzen. Me dewerkers vinden dat misschien prettiger omdat ze het gevoel hebben dat u par tijdig bent. Bovendien mag een vertrou wenspersoon de identiteit van de melder alleen kenbaar maken met zijn toestem ming. Kies bij het aanstellen van een ver- • Ongewenste omgangsvormen: daaronder vallen onder meer pesten, intimïdatie, agressie en geweld; • Lichte integriteitsschendingen: hierbij gaat het om zaken zoals: belan genverstrengeling, het zonder toestem ming of in strïjd met regels verrichten van nevenwerkzaamheden, het in strijd met de regels aannemen van buiten sporige relatiegeschenken of het ge bruiken van bedrijfseigendommen voor privédoeleinden; • Misstanden: de zware’ integriteitsschendingen zoals het plegen van strafbare feiten (fraude, verduistering), situaties of gedragingen die een gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu opleveren en misleiding van politie of justitie. Het begrip misstand impliceert dat er een algemeen of maatschappelijk belang in het geding is. Bij meldingen over dit soort zaken, kan er sprake zijn van klokkenluiden. trouwenspersoon niet voor iemand van de afdeling P&O of HRM. Zij behartigen voornamelijk de belangen van de werk gever. Kies dan liever voor een externe vertrouwenspersoon. Omdat deze volle dig losstaat van uw organisatie, is hij on afhankelijk en onpartijdig. Dit kan voor medewerkers een belangrijke voonvaarde zijn om een misstand aan te kaarten. er in dan zo goed als zeker een probleem bij: imago- en reputatieschade voor uw organisatie. Dat is dus een goede reden om klokkenluiders niet als verraders’ te zien maar als medewerkers die willen helpen om risico’s voor uw organisatie te beperken. U kunt een klokkenluidersre geling daarom beter voor zo veel mogelijk medewerkers openstellen; dus ook voor uitzendkrachten en zzp’ers. Ook zij kun nen immers een misstand waarnemen waarvan ze melding willen maken. Media Medewerkers die niet gehoord worden of zien dat anderen bij het maken van een melding te maken krijgen met allerlei ne gatieve gevolgen (zoals pesterijen of ont slag) zullen sneller geneigd zijn zich te wenden tot een externe organisatie. Denk aan een onderzoeksinstantie of de media. Daarmee is voor u de kans verkeken om het probleem intern op te lossen. U krijgt Veilig misstanden melden Dat de organisatiecultuur een belang rijke factor is voor zowel het signaleren als het melden van misstanden, blijkt ook uit het rapport Veilig misstanden melden op het werk 2014’ van het bu reau Berenschot. Volgens het organisa tieadviesbureau melden medewerkers met een positieve perceptie van de orga nisatiecultuur relatief meer misstanden dan medewerkers die een negatief beeld hebben van hun organisatiecultuur. Kans Op dit moment zijn in principe alleen de beursgenoteerde organisaties op grond van de Corporate Govemance Code ver plicht om een klokkenluidersregeling te hebben (zie ook kader op vorige pagina). Maar ook zonder regeling kunnen me dewerkers misstanden melden. In het kader van goed werknemer- en werkge verschap mag namelijk worden verwacht dat medewerkers intern melding maken van eventuele misstanden. Zo heeft de werkgever de kans om orde op zaken te stellen. Van een goed werkgever wordt dan ook verwacht dat hij meldingen serieus neemt, passende maatregelen treft en voorkomt dat de melder nadelige gevolgen ervaart vanwege de melding. Fanny Tahalele, senior adviseur Adviespunt Klokkenluiders, e-mail: [email protected], te!.: (070) 722 24 00, www.adviespuntk!okkenluiders.n! MT RENDEMENT 11-2014 0
© Copyright 2024 ExpyDoc
