Download

Communicatieplan: hoe stel je dat op?
Je hebt eigenlijk altijd een bepaald plan. Alleen staat dat niet altijd op papier. Vaak realiseer je je niet
eens dat je een plan hebt. Waarom een communicatieplan op papier zetten?

Een plan maakt je ideeën bespreekbaar: je kunt makkelijker anderen betrekken in je
ideeën. Daardoor wordt je aanpak beter en creëer je draagvlak.

Een plan maakt je volgbaar, voorspelbaar, controleerbaar en beoordeelbaar. Anderen
(bestuursleden, vrijwilligers) weten wat ze kunnen verwachten. Ze kunnen anticiperen op
jouw plan. Je kunt je eigen werk controleren. Af en toe even terughalen wat je van plan
was, is soms heel verhelderend.

Een plan maakt je werk behapbaar: je kunt werk verdelen of uitbesteden, je kunt je werk
in de tijd spreiden. Als anderen weten wat je van plan bent en ze kennen je planning, kun
je gemakkelijker werk aan hen doorgeven. En natuurlijk kun je op basis van je plan ook
een goede planning maken. Waar begin je mee en wat doe je als laatste?

Een plan helpt je prioriteiten te stellen. Als je alles goed op een rijtje hebt, kun je
gemakkelijker de schaarse middelen tijd, geld en capaciteit verdelen.
Een communicatieplan bestaat uit de volgende onderdelen:
1. Wat is de vraag of het knelpunt?
Voor de lokale afdelingen van Alzheimer Nederland zijn dit vragen of knelpunten uit de activiteiten
van het activiteitenplan. Bijvoorbeeld: Een WAD activiteit zoals een stadswandeling of een boottocht,
te weinig bezoekers bij Alzheimer Café, opening van een Theehuis of Geheugenhuis,
belangenbehartiging bij de lokale politiek, te weinig collectanten etc.
2. Maak een interne en externe analyse van de situatie
Je kunt pas een heldere oplossing voor iets bedenken, als je het probleem duidelijk kunt
omschrijven. Hiervoor heb je een interne en externe analyse nodig.
Breng de interne en externe omgeving in kaart. Dit doe je om een beter beeld te krijgen van de
vraag/het knelpunt.
Wat is het doel? Wat is er al gebeurd? Hoe ging dat eerder? Wat was tot nu toe de strategie? Waar
liep je toen tegenaan? Welk beleid is hierover gemaakt? Wat gebeurt er in de omgeving?
Theorie Communicatieplan: hoe stel je dat op?
Alzheimer Nederland Communicatie training – oktober 2014 – blad 1
Wat zijn de sterke en zwakke kanten van de organisatie? Voorbeeld sterke kanten: grote
naamsbekendheid van Alzheimer Nederland. Voorbeeld zwakke kanten: te weinig vrijwilligers.
Wat zijn kansen en bedreigingen in de omgeving? Bij kansen kijk je naar ontwikkelingen in de
omgeving die gunstig zijn voor de organisatie en/of de vraag/het knelpunt, bijvoorbeeld groeiende
aandacht voor ouderenwelzijn.
Bij bedreigingen kijk je naar ontwikkelingen die ongunstig kunnen zijn, bijvoorbeeld steeds minder
subsidie voor onderzoek, de financiële crisis waardoor mensen minder geneigd zijn om geld te
doneren en de bezuinigingen in de zorg..
Kijk nu of je de vraag/het knelpunt goed hebt geformuleerd of dat je het moet aanpassen.
En: is er wel sprake van een communicatieprobleem? Kun je het probleem wel aanpakken met
behulp van communicatie? Of is bijvoorbeeld de kwaliteit van de locatie voor het Alzheimer Café
onvoldoende toegankelijk voor ouderen? Dat is namelijk niet met communicatie op te lossen en is
dus geen communicatieprobleem.
3. Bepaal de doelgroepen
Een doelgroep is een groep mensen die je wilt bereiken, en waar je de communicatie op richt. Dit
zijn niet alleen de mensen waar je bijvoorbeeld een activiteit voor organiseert (primaire doelgroep),
maar ook de beïnvloeders en intermediairs (schakel tussen organisatie en doelgroepen, bijvoorbeeld
coördinatoren van de dagbehandeling en de dagopvang in de regio, case managers en huisartsen):
zij spelen een actieve rol in het doorgeven van informatie (secundaire doelgroep).
Als de doelgroep te groot is en onderling te verschillend, dan maak je een onderverdeling. Het is
goed mogelijk dat je voor de ene doelgroep een andere boodschap formuleert of een ander
communicatiemiddel inzet dan voor een andere doelgroep.
4. Bepaal de communicatiedoelstellingen
Wat wil je (met behulp van communicatie) bij de doelgroepen bereiken?
Bijvoorbeeld: meer bezoekers van het Alzheimer Café.
Of: meer informatie voor mantelzorgers.
Of: meer vrijwilligers aantrekken.
Communicatie kan er voor zorgen dat iemand iets weet, iets wil of eventueel iets vindt (kennis en
houding). Communicatie alléén leidt niet snel tot gedragsverandering. Daar is vaak meer voor nodig,
bijvoorbeeld subsidie of scholing.
Theorie Communicatieplan: hoe stel je dat op?
Alzheimer Nederland Communicatie training – oktober 2014 – blad 2
Formuleer je communicatiedoelstellingen SMART:
S=
specifiek (concreet): wat wil je gaan doen? Niet: ‘wij willen een positief imago’, maar: ‘wij
willen dat de huisartsen ons een betrouwbare, deskundige partner vinden’.
M=
meetbaar, doelstellingen uitdrukken in aantallen of percentages. Niet: ‘wij willen meer
vrijwilligers’, maar: ‘wij willen 10 nieuwe vrijwilligers werven’.
A=
acceptabel: niet in strijd met de normen en waarden van de organisatie.
R=
realistisch, haalbaar.
T=
tijdgebonden, doelstellingen stel je op voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld eind 2014.
5. Bepaal je communicatiestrategie
In je communicatiestrategie geef je in grote lijnen aan hoe je het communicatiedoel denkt te bereiken
en waarom. De strategie is de verantwoording van je communicatieplan. Er moeten verschillende
keuzes worden gemaakt:
• hoe benader/bereik je de doelgroepen: proactief, actief of passief?
• hoe ontvankelijk is je doelgroep?
• hoeveel openheid is gewenst c.q. mogelijk?
• hoe is de toon van je communicatie, zakelijk of persoonlijk, informeel of formeel?
• wat is de aard van de communicatiemiddelen die je gaat inzetten, mondeling, schriftelijk/digitaal of
een combinatie?
• hoe ga je je doelgroepen benaderen (massaal, groepsgewijs, individueel, via intermediairs?
• met wie ga je samenwerken?
• welke prioriteiten stel je?
Dit hoeft niet allemaal aan de orde te komen. Een aantal voorbeelden:
• Je kiest ervoor om regelmatig een interview met een bezoeker in je nieuwsbrief te plaatsen om het
positieve effect van het Alzheimer Café beter zichtbaar te maken voor familieleden en (nieuwe)
bezoekers.
• Je kiest ervoor verschillende communicatiemiddelen tegelijk in te zetten, omdat je verwacht dat de
doelgroep hierdoor de boodschap beter oppikt.
6. Formuleer de boodschap
Je weet nu met wie je wilt communiceren, wat je wilt bereiken en wanneer. Kies nu een krachtige
kernboodschap. De toon is daarbij belangrijk:

formuleer positief;

zorg dat de boodschap onderscheidend (niet te algemeen) is;
Theorie Communicatieplan: hoe stel je dat op?
Alzheimer Nederland Communicatie training – oktober 2014 – blad 3

zorg dat de boodschap begrijpelijk is (qua beeld, woord- en taalgebruik);

zorg dat de boodschap herkenbaar is, aansluit op de leef- en belevingswereld van de doelgroep.
Voor verschillende doelgroepen kun je verschillende boodschappen ontwikkelen.
7. Kies de communicatiemiddelen
Er zijn veel verschillende communicatiemiddelen, van internet tot folders, van spandoeken tot
shirtreclame. Belangrijke vraag: bereik je met dit middel de doelgroep zodanig dat je je
communicatiedoelstelling haalt? En gebeurt dit efficiënt (een zo hoog mogelijk rendement tegen zo
laag mogelijke kosten)?
Maak een middelmatrix: bovenin de doelgroepen; links de middelen.
8. Maak een tijdsplanning
Je communicatieactiviteiten moeten in onderlinge samenhang én in een bepaalde volgorde worden
uitgevoerd. Maak hiervoor een tijdschema, draaiboek of programma. Maak eerst een checklist
waarin staat wat er moet worden gedaan. Van de checklist maak je een draaiboek (schema) waarin
staat wat er op welk tijdstip gebeurt en wie dit doet.
9. Bepaal het budget
Het budget is belangrijk voor het bepalen van je in te zetten middelen.
En, na afloop:
10. Voer een evaluatie uit
Wat is het rendement van je communicatie? Zijn je communicatiedoelstellingen bereikt? Wat ging er
goed en wat kun je de volgende keer beter doen? Hoe concreter de doelstellingen zijn, hoe beter je
kunt evalueren.
Theorie Communicatieplan: hoe stel je dat op?
Alzheimer Nederland Communicatie training – oktober 2014 – blad 4

Download Report