aanvraag in te dienen uiterlijk 4 maanden voor de start

AANVRAAG SUBSIDIES VOOR
DE ONDERSTEUNING VAN
TOPSPORTEVENEMENTEN
Vlaamse overheid
Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media
Afdeling Sport en Jeugd
Tav. Team Topsport
Arenbergstraat 9
1000 Brussel
Tel. 02 553 42 55 – 02 553 45 17
Fax 02 553 41 11
E-mail: [email protected]
Website: www.topsportvlaanderen.be
In te vullen door de behandelende afdeling
Ontvangstdatum
Dossiernummer
AANVRAAG IN TE DIENEN UITERLIJK 4 MAANDEN VOOR DE START VAN
HET EVENEMENT
Waarvoor dient dit formulier?
Met dit formulier kunnen verenigingen zonder winstoogmerk (vzw’s) een subsidie aanvragen voor topsportevenementen.
(*) In uitzonderlijke gevallen kan de subsidie ook worden toegekend aan andere organisaties dan vzw, (bv. gemeentebesturen of
autonoom gemeentebedrijf (AG). De beslissing ter zake ligt bij de bevoegde administratie.
Wanneer kunt u een subsidieaanvraag indienen?
Uiterlijk 4 maanden voor de aanvang van het topsportevenement en 18 maanden indien het een EK of WK betreft.
Als bepaalde gegevens veranderen nadat u uw aanvraag hebt ingediend, moet u dat onmiddellijk aan het Team Topsport van de Afdeling
Sport en Jeugd van het Departement CJSM melden.
Aan wie bezorgt u dit formulier?
U kunt uw aanvraag schriftelijk of digitaal indienen.
Stuur dit formulier samen met een gedetailleerde begroting, de statuten en eventueel een toegankelijkheidsplan naar de afdeling Sport en Jeugd,
Team Topsport op het bovenstaande adres of per e-mail naar [email protected]. Eventuele aanvullende informatie en
relevant materiaal voegt u als bijlage bij dit formulier.
Waar kunt u terecht voor meer informatie?
Als u vragen hebt, kunt u telefonisch terecht op het nummer 02 553 42 55 – 02 553 45 17 of u kunt een e-mailbericht sturen naar
[email protected].
ADMINISTRATIEVE GEGEVENS VAN HET EVENEMENT
1 Vul de administratieve gegevens van het evenement in.
Vermeld de titel en de volledige duur van het evenement.
titel van het evenement
begindatum
dag
maand
jaar
einddatum
dag
maand
jaar
GEGEVENS VAN DE ORGANISATIE
2 Vul de officiële gegevens van de vzw (*) in.
Vermeld de gegevens zoals die gepubliceerd zijn in het Belgisch Staatsblad. Voeg bij dit formulier een kopie van de statuten die in het
Belgisch Staatsblad gepubliceerd zijn. Topsportevenementen die plaatsvinden in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad, moeten georganiseerd
worden door een instelling die, wegens haar activiteiten, wordt beschouwd als uitsluitend behorend tot de Vlaamse Gemeenschap.
naam
ondernemingsnummer
straat en nummer
postnummer en gemeente
telefoonnummer
gsm-nummer
Faxnummer
e-mailadres
website organisatie
website evenement
3 Vul de financiële gegevens van de vzw in.
IBAN staat voor International Bank Account Number en BIC voor Bank Identifier Code. U vindt beide codes op de
rekeninguittreksels van de bank.
IBAN
BIC
4 Vul de gegevens van de rekeninghouder in.
U hoeft deze gegevens alleen in te vullen als ze verschillen van de gegevens van de vzw in vraag 2.
Rekeninghouder
straat en nummer
postnummer en gemeente
CONTACTGEGEVENS
5 Vul de gegevens van de contactpersoon van de vzw in.
Die gegevens zullen worden gebruikt bij de correspondentie tijdens het verloop van de procedure voor de subsidieaanvraag.
Aanspreektitel
de heer
Mevrouw
voor- en achternaam
functie binnen de organisatie
straat en nummer
postnummer en gemeente
telefoonnummer
gsm-nummer
e-mailadres
Aanvraagformulier ‘Topsport Vlaanderen’-evenementen 2015
2
6 Vul eventueel de gegevens in van een tweede contactpersoon.
Aanspreektitel
de heer
Mevrouw
voor- en achternaam
functie binnen de organisatie
straat en nummer
postnummer en gemeente
telefoonnummer
gsm-nummer
e-mailadres
GEGEVENS OVER HET TOPSPORTEVENEMENT
7 Vul de gegevens van het evenement in.
naam van het evenement
datum van het evenement
Locatie
Sporttak
Sportdiscipline
8 Niveau van het evenement
COMPETIENIVEAU
kruis aan
Wereldkampioenschap
Europees kampioenschap
WB en verwanten (*1)
World League-wedstrijden
EB en verwanten (*2)
Internationale wedstrijden(*3)
kruis aan
elites
U23
Junioren
kruis aan
Man
Vrouw
(*1) Wereldserie/Wereldcup - hoogste en tweede hoogste officiële competitie op wereldniveau en erkend door betrokken internationale
federatie (bv. Golden League, Grand Slam, …)
(*2) hoogste officiële competitie op Europees niveau en erkend door de betrokken internationale federatie
(*3) Internationale officiële competitie en erkend door de betrokken internationale federatie
Wereldniveau, toon aan via link
website internationale federatie:
Europees niveau, toon aan via link
website internationale federatie:
Internationaal niveau, toon aan via
link website internationale federatie:
Toelichting ivm verwanten:
Andere relevante info:
Aanvraagformulier ‘Topsport Vlaanderen’-evenementen 2015
3
Tellend voor een internationaal erkende ranking
JA
NEE
Welke (correcte naam !)
BALSPORTEN VOOR TEAMS
Geef correcte naam van de competitie
(bv. CL, CEV,……..)
Omschrijf het niveau
Verwijzing naar officiële website van
de internationale federatie
TERUGBLIK
9 Vul de bijkomende gegevens van het evenement in.
Hoe vaak heeft dit evenement al
plaatsgevonden?
Werd dit evenement al gesubsidieerd
door de Vlaamse overheid?
Via welk subsidiekanaal en voor welk
bedrag ?
JA
NEE
Topsport Vlaanderen
Breed Sportaanbod
BLOSO
1700
ViA
Andere :
Totaal:
Hoeveel deelnemers namen deel aan de
laatste editie?
Hoeveel internationale deelnemers
Gelieve als bijlage een overzicht te geven van het aantal internationale deelnemers (atleten
(atleten of teams) hebben deelgenomen
of teams)
aan het evenement?
Werden er bijzondere tijden of prestaties
gerealiseerd bij vorige edities?
VOORUITBLIK
10 Vul de bijkomende gegevens van het evenement in.
Schatting van het totaal aantal deelnemers
in 2015?
Schatting van het aantal Vlaamse
deelnemers in 2015?
Bijkomende informatie die het dossier
een meerwaarde kan geven naar sportieve
prestaties?
Welk niveau wilt u realiseren na 2015?
Aanvraagformulier ‘Topsport Vlaanderen’-evenementen 2015
4
INHOUDELIJKE GEGEVENS VAN HET EVENEMENT
INHOUD, VORM EN AANPAK VAN HET EVENEMENT
11 Omschrijf kort het globale evenement.
CRITERIA
12 Omschrijf duidelijk het samenwerkingsverband met de federatie.
13 Omschrijf waarom uw evenement zich in het Vlaamse sportlandschap onderscheidt van andere evenementen
in uw sporttak.
14 Omschrijf waarom uw evenement een meerwaarde biedt aan de promotie van de sport in kwestie.
15 Omschrijf de eventuele deelacties die gericht zijn op de toeleiding naar reguliere of regelmatige
sportbeoefening (vb. gratis toegang voor -14jarigen, demotraining, …).
16 Worden er maatregelen getroffen om de toegankelijkheid van het evenement te bevorderen voor personen
met een beperking ?
JA
NEE
Zoja, Welke ?
(Indien het gevraagde subsidiebedrag 10.000 euro of meer bedraagt, is de organiserende vereniging verplicht een toegankelijkheidplan toe te
voegen bij de aanvraag.)
17 Werkt u voor de realisatie van dit evenement samen met andere organisaties, partners (scholen, provincie(s),
gemeente(s), sportclubs, lokale sportverenigingen, andere…)? Omschrijf de vorm van samenwerking met de
verschillende partners en vermeld de contactgegevens van uw de contactpersoon.
Provincies(s)
Gemeente(n)
Andere sportclub(s)
Lokale vereniging(en)
Scholen
Andere
Vorm van samenwerking
E-mail contactpersoon
Vorm van samenwerking
E-mail contactpersoon
Vorm van samenwerking
E-mail contactpersoon
Vorm van samenwerking
E-mail contactpersoon
Vorm van samenwerking
E-mail contactpersoon
Vorm van samenwerking
E-mail contactpersoon
Aanvraagformulier ‘Topsport Vlaanderen’-evenementen 2015
5
MEDIARETURN EN UITSTRALING VAN HET EVENEMENT
COMMUNICATIE EN INFORMATIE
Gelieve de overeenkomst toe te voegen wanneer van toepassing. Geef telkens de waarde van de campagne per onderdeel en de totale waarde
van de totale promotiecampagne.
18 Worden er programmaboekjes gedrukt?
JA
NEE
19 Kan hierin een voorwoord van de minister
opgenomen worden?
JA
NEE
20 Bent u bereid de advertentie van het Vlaamse
JA
NEE
topsportbeleid op te nemen?
21 Op welke wijze zal de communicatie rond het evenement gebeuren? Kruis aan en specificeer waar mogelijk
Waarde campagne
TV-spots
Specificeer
Radio-spots
Specificeer
Advertentiecampagnes
Specificeer
Affichecampagne
Specificeer
Flyers
Specificeer
Andere drukwerken
Specificeer
Website
Specificeer
Andere
Specificeer
Totale waarde campagnes
COMMUNICATIE EN MEDIA
Op welke wijze komt uw evenement op TV/radio/online media en geschreven pers in 2015 ? Gelieve aan te duiden in kolom ‘2015’ en
hieronder meer gedetailleerd aan te geven op welke zenders/radio’s/online media en op welk tijdstip uw evenement wordt uitgezonden.
Idem voor geschreven media.
Gelieve in onderstaande tabel in kolom ‘2013’ en ‘2014’ aan te duiden via welke diverse media uw evenement werd gecoverd de voorgaande
jaren.
Aanvraagformulier ‘Topsport Vlaanderen’-evenementen 2015
6
TV-VERSLAGGEVING
2015
2014
2013
2015
2014
2013
22 Rechtstreeks internationaal
23 Rechtstreeks nationaal
24 Samenvatting internationaal
25 Samenvatting nationaal
26 Samenvatting regionaal
27 Item in nieuwsuitzending/journaal internationaal
28 Item in nieuwsuitzending/journaal nationaal
29 Item in nieuwsuitzending/journaal regionaal
Specifieer de geplande TV-coverage in 2015
30 Vb. Rechtstreeks op Sporza en item in Sportweekend, Rechtstreeks
op VIER en samenvatting op WTV, Samenvatting op EuroSport,
…
RADIOVERSLAGGEVING
31 Rechtstreeks internationaal
32 Rechtstreeks nationaal
33 Rechtstreeks regionaal
34 Samenvatting internationaal
35 Samenvatting nationaal
36 Samenvatting regionaal
37 Item in nieuwsuitzending/journaal internationaal
38 Item in nieuwsuitzending/journaal nationaal
39 Item in nieuwsuitzending/journaal regionaal
40 Voorbeschouwing
41 Nabeschouwing
Aanvraagformulier ‘Topsport Vlaanderen’-evenementen 2015
7
Specifieer de geplande radio-coverage in 2015
42 Vb. Rechtstreeks op Radio 1in Sportnamiddag, nabeschouwing via
Radio 2, Interview op lokale zender, …
ONLINE MEDIA
2015
2014
2013
2014
2013
43 Livestream
44 Samenvatting
Specifieer de geplande coverage via online media
45 in 2015
Vb. www.sporza.be, website federatie, website livestreamdienst, …
46 Facebook (aantal volgers)
47 Twitter (aantal volgers)
48 Andere relevante info over de mediareturn van het evenement:
GESCHREVEN MEDIA
2015
49 Vlaamse kranten
50 Vlaamse magazines
51 Anderstalige/buitenlandse kranten
52 Anderstalige/buitenlandse magazines
Aanvraagformulier ‘Topsport Vlaanderen’-evenementen 2015
8
UITSTRALING EVENEMENT
2015
2014
2013
53 Verwacht aantal toeschouwers / aantal
toeschouwers 2 voorbije jaren
54 % buitenlandse toeschouwers
55 Andere relevante info over de uitstraling van het evenement:
FINANCIËLE ASPECTEN VAN HET EVENEMENT
56 Geef in de onderstaande tabel een raming van de inkomsten van het evenement.
Geef als dat nodig is een toelichting.
Raming inkomsten
Subsidies
Bedrag
Euro
Vlaamse overheid -via TSVL
Vlaamse overheid – decretaal
via BLOS0 ( aanvraag loopt
via federatie)
Andere
inkomsten
Toelichting
Provincie
Euro
Euro
Gemeente
Euro
Andere overheden
Euro
Private sponsoring
Euro
Inschrijvingsgeld
Euro
Randactiviteiten
Euro
Andere inkomsten
Euro
euro
TOTAAL
57 Geef in de onderstaande tabel een raming van de uitgaven die nodig zijn voor het evenement.
Geef als dat nodig is een toelichting. Onder communicatiekosten worden telefoon-, fax- en verzendingskosten verstaan. Onder inschakeling
van professionelen worden de loonkosten verstaan die gemaakt zijn voor het evenement.
Raming uitgaven
Bedrag
Toelichting
Aankoop van goederen
euro
Huur van lokalen
euro
Kantoorbenodigdheden
euro
Communicatiekosten (telefoon, fax, port…)
euro
Drukwerk en publiciteit
euro
Inschakelen externe professionelen
euro
Verzekeringen
euro
Andere uitgaven
euro
TOTAAL
euro
Gevraagde subsidie aan Topsport
Vlaanderen
euro
58
Aanvraagformulier ‘Topsport Vlaanderen’-evenementen 2015
9
59
BIJ TE VOEGEN DOCUMENTEN
 Gelieve een gedetailleerde begroting toe te voegen
 Gelieve een kopie van de statuten (in het Nederlands) toe te voegen
 Gelieve een toegankelijkheidsplan toe te voegen indien de gevraagde subsidie 10.000 euro of meer bedraagt.
60
ONDERTEKENING
Vul de onderstaande verklaring in.
Ik bevestig in naam van de vzw (*) dat ik dit formulier correct en naar waarheid heb ingevuld.
Ik verbind me ertoe de Vlaamse overheid op de hoogte te brengen van elke wijziging die betrekking heeft op
de activiteiten die beschreven zijn in deze aanvraag.
Ik verbind me ertoe alle informatie over de openbare activiteiten in het kader van het evenement aan de
administratie te melden.
Ik ga akkoord dat bij beschadiging van het promotiemateriaal van Topsport Vlaanderen dit in mindering zal
worden gebracht bij de eindafrekening.
Naam van de aanvrager
Datum
Dag
Maand
Jaar
Handtekening
Aanvraagformulier ‘Topsport Vlaanderen’-evenementen 2015
10
Aan wie bezorgt u dit aanvraagformulier?
De volledig ingevulde en origineel ondertekende aanvraag moet samen met de statuten van de vereniging, een gedetailleerde
begroting en eventueel een toegankelijkheidsplan per post of digitaal aan het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media
opgestuurd worden.
Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media
Afdeling Sport en Jeugd
t.a.v. Team Topsport
Arenbergstraat 9 – 1e verdieping
1000 Brussel
Hoe gaat het nu verder met uw aanvraag?
De administratie controleert of de subsidieaanvraag volledig en ontvankelijk is.
Uw aanvraag wordt door de administratie beoordeeld op basis van de voorgelegde informatie. De administratie formuleert een voorstel
van beslissing
3 De verzamelde adviezen worden voorgelegd aan de Taskforce Topsport.
4 Het overzicht van de adviezen van de administratie wordt, vergezeld van het advies van de Taskforce Topsport, bezorgd aan de
Vlaamse minister, bevoegd voor sport, die een definitieve beslissing neemt over de toekenning van de subsidie.
5 Na beslissing van de Vlaamse minister bevoegd voor sport worden alle organisaties die een aanvraag hebben ingediend, op de hoogte
gebracht van de beslissing van de minister.
1
2
Contactpersoon
Wanneer u meer informatie nodig hebt, kan u contact opnemen met het Team Topsport van de Afdeling Sport en Jeugd van het
Departement CJSM. Dit kan telefonisch, per e-mail of post. De contactgegevens staan vermeld op blz. 1 van dit formulier.
PRIVACYWAARBORG
De gegevens die u meedeelt, worden opgeslagen in een bestand. Ze worden gebruikt voor de behandeling van uw dossier en kunnen later ook
verwerkt worden voor statistische of wetenschappelijke doeleinden. U hebt het recht om uw gegevens te raadplegen en ze zo nodig te laten
verbeteren.
Aanvraagformulier ‘Topsport Vlaanderen’-evenementen 2015
11

Download Report