Taakomschrijving Premium

TAAKOMSCHRIJVING PREMIUMPAKKET
Financieel- en administratief beheer

Financieel beheer
1.
Betalen van verzekeringspremies en het up-to-date houden van verzekerde sommen en de
polissen.
2. Opstellen van de financiële jaarstukken, de begroting en voorstellen voor de periodieke VvE
bijdragen, conform de modeljaarstukken.
3. Openen en beheren van ten name van de VvE staande bankrekening(en) en het verrichten
van betalingen.
4. Adviseren in bank- en verzekeringszaken.
5. Administreren en incasseren van de door de leden aan de VvE verschuldigde
voorschotbijdrage. Bij voorkeur door middel van automatische incasso.
6. Signaleren en bewaken van eventueel optredende achterstanden in de betalingen.
7. Aanmanen van debiteuren en indien noodzakelijk het nemen van (incasso)maatregelen.
8. Crediteuren beheer, inboeken van facturen en het zorg dragen voor tijdige betalingen.
9. Voeren en inzichtelijk maken van een actuele en sluitende grootboekadministratie.
10. Verrekenen van het positief/exploitatiesaldo met de betreffende eigenaren.

Administratief beheer
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Deponeren van de naam en adresgegevens van de bestuurder bij het kadaster.
Voeren van een geautomatiseerde administratie.
Verstrekken van gegevens betreffende de VvE aan de leden.
Beheren van de geldmiddelen van de VvE en het administreren van de betreffende
bankrekening.
Beheren en administreren van het reservefonds.
Controleren, administreren en betalen van facturen.
Controleren en administreren van contracten.
Archiveren van alle gegevens die betrekking hebben op de VvE en die gegevens bewaren
volgens de wettelijke bewaartermijn.
Verstrekken van relevante gegevens aan de notaris bij koop-verkoop.
Aanleggen van een register van eigenaren en dit actueel houden.
Administratie voeren van stookkosten (indien het een gemeenschappelijke installatie betreft).
Berekenen en verwerken van de afrekeningen stookkosten (indien het een
gemeenschappelijke installatie betreft).
Administreren van servicecontracten in ons geautomatiseerd systeem, met betrekking tot het
beheer.
Afsluiten dan wel beëindigen van verzekeringspolissen bij assurantiekantoren en
verzekeringsmaatschappijen.
Aanmelden en afhandelen van schadeclaims bij verzekeringsmaatschappijen en betrokken
instanties.
In overleg met het bestuur, al naar gelang naar de eisen van de verzekeringsmaatschappij,
voor rekening van de VvE, laten (her)taxeren van de herbouwwaarde van het gebouw.
Bestuurlijk beheer
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Organiseren van één algemene ledenvergadering per jaar, inclusief de oproep, volmacht,
presentielijst en agenda met bijlagen en het digitaal beschikbaar stellen van de
vergaderstukken.
Bij de vergaderingen zullen van de zijde van de bestuurder aanwezig zijn:
- Bij jaarvergaderingen: de verantwoordelijke VvE manager(s);
- Bij bestuursvergaderingen: de verantwoordelijke VvE manager(s);
- Bij technische commissie vergaderingen: de verantwoordelijke technisch
inspecteur(s);
- Bij kascontrole vergaderingen: de verantwoordelijke VvE manager(s).
Verzorgen van volmachten ten behoeve van leden die verhinderd zijn de vergadering bij te
wonen.
Opstellen en verzenden van de notulen van de vergadering.
Verzekeren en verzekerd houden van het VvE complex.
Toepassen van / toezicht houden op de bepalingen van de splitsingsakte, het huishoudelijk
reglement en besluiten van de vergadering evenals het nemen van (rechtsmaatregelen)
jegens overtreders van deze bepalingen.
Uitvoeren van werkzaamheden verband houdende met de door de ledenvergadering
genomen besluiten, passend binnen de werkzaamheden van de beheerovereenkomst.
Technisch beheer

Dagelijks technisch beheer & contractonderhoud
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Aannemen, in behandeling nemen en afhandelen van storingen en klachten betreffende het
gemeenschappelijk klein- en dagelijks onderhoud, tijdens kantoortijden.
Laten verrichten van gemeenschappelijk klein- en dagelijks onderhoud.
Optreden als tussenpersoon/behandelaar bij schadeclaims.
Inschakelen van onderhoudsbedrijf of contractpartij voor uitvoering van de reparatie(s) of
schadeherstel.
Zo nodig, informeren van betrokken bewoners bij schade of reparatie(s).
Steekproefsgewijs controleren van uitgevoerde werkzaamheden.
Controleren van de facturen met betrekking tot de uitgevoerde werkzaamheden.
Onder contractonderhoud vallen de volgende diensten:
1.
2.
3.
4.
Controleren en betaalbaar stellen van facturen gerelateerd aan contractwerkzaamheden.
Adviseren van de VvE met betrekking tot onderhouds- en/of dienstcontracten.
Beoordelen van de offertes met betrekking tot de onderhouds- en/of dienstcontracten.
Namens de VvE afsluiten van contracten met leveranciers.

Technisch beheer planmatig onderhoud
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Periodiek controle laten uitvoeren op de staat van onderhoud van het VvE complex.
Laten opstellen van een technisch meerjarenonderhoudsplan.
Bewaken en zo nodig aanpassen van het meerjarenonderhoudsplan.
Aanvragen, beoordelen en vergelijken van offertes.
Adviseren over en uitbesteden van groot-onderhoudswerkzaamheden.
Overleg met gemeentelijke en andere instanties betreffende (bouw)technische
aangelegenheden en eventuele subsidiemogelijkheden etc.
Controleren en administreren van lopende contracten.
Controleren en administreren van lopende contracten met derden voor zover door of namens
de vereniging afgesloten.
Voorbereiden en opvragen van maximaal 3 offertes m.b.t. groot c.q. Planmatig onderhoud en
maximaal 3 offertes en het maken van prijsvergelijkingen.
Vergelijken van de opgevraagde offertes en het doen van aanbevelingen.
Namens de vereniging verstrekken van opdrachten inzake groot onderhoud, één en ander
binnen de door de vergadering vastgestelde begroting.
Begeleiden en controleren van werkzaamheden die door derden worden/zijn uitgevoerd en
het zo nodig sommeren tot een correcte nakoming/herstel.
Betrokken bewoners informeren en op de hoogte houden bij groot onderhoud.
Opstellen van (groot)onderhoudsplanningen en deze afstemmen tussen de eigenaren en de
aannemer(s).
Houden van toezicht op uitgevoerde werkzaamheden door onaangekondigde controles en
steekproeven.
Beoordelen van meer- en minderwerk.
Controleren en betaalbaar stellen van de (termijn)facturen.
Begeleiden van de afhandeling van gebreken die binnen 3 maanden na oplevering worden
geconstateerd.
24/7 storingsdienst
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Buiten kantoortijden, alle dagen van het jaar bereikbaar voor calamiteiten.
Inschatten van mate noodzaak en hierop anticiperen.
Naar gelang de mate van noodzaak een specialist inschakelen.
Indien nodig, is de desbetreffende specialist binnen een uur na melding op locatie.
De eerstvolgende werkdag navraag doen bij de desbetreffende bewoner(s) en de
desbetreffende specialist, inzake de al dan niet uitgevoerde herstelwerkzaamheden.
Inboeken en betaalbaar stellen van 1reparatienota’s.
Juridisch beheer
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
1
Aansprakelijk stellen van eigenaren en/of derden inzake door hen toegebrachte schade.
Het namens de opdrachtgever begeleiden en / of voeren van rechtszaken of andere juridische
procedures.
Advies verstrekken inzake juridische vraagstukken.
Op aanvraag (telefonisch / schriftelijk) juridisch consult.
Juridisch advies m.b.t. het appartementsrecht.
Beoordeling van splitsingsakte, splitsingsreglement en huishoudelijk reglement.
Advies c.q. afhandeling van geschillen tussen VvE-leden, tussen VvE en beheerder, tussen VvE
en aannemer of architect.
Geven van administratief-rechtelijke adviezen en het voeren van bijvoorbeeld bezwaar- en
beroepschriftprocedures tegen aanschrijvingen van Bouw- en Woningtoezicht.
In het basispakket valt deze taak buiten de reguliere beheersdiensten en
valt derhalve onder de overige diensten. Dit verklaart het prijsverschil voor
deze dienst, tussen het basispakket en pluspakket. Deze dienst is geheel
gratis bij gebruik van het premiumpakket.

Download Report