UITBESTEDINGSBELEID

UITBESTEDINGSBELEID
24 april 2014
1. Inleiding
Ostrica B.V. (Ostrica; waar Ostrica staat in dit document zal in de dagelijkse praktijk overwegend de
naam van de Compliance officer moeten worden gelezen) heeft een beperkt aantal delen van haar
bedrijfsprocessen uitbesteed aan derden. Aan uitbesteding door Ostrica is in theorie een aantal
risico’s verbonden. Ostrica heeft daarom beleid vastgesteld met betrekking tot de beheersing van
risico’s die samenhangen met uitbesteding van (delen van) bedrijfsprocessen. Het bestuur van Ostrica
is en blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de beheersing van het door de organisatie te voeren
beleid, ook voor het gedeelte van de werkzaamheden dat wordt uitbesteed.
In de uitvoering van haar kernactiviteiten, het beheren van beleggingsinstellingen en individueel
vermogen, staan zowel vertrouwelijkheid als maximale kwaliteit van de dienstverlening voorop. De
belangen van cliënten, participanten en overige belanghebbenden mogen geen gevaar lopen, doordat
Ostrica delen van haar werkzaamheden heeft uitbesteed aan derden. Het doel van het
uitbestedingsbeleid is het waarborgen van de continuïteit en de hoge kwaliteit van de dienstverlening,
op een zodanige wijze dat de reputatie en de integriteit van Ostrica gewaarborgd blijven.
Het uitbestedingsbeleid is van toepassing op alle naar het oordeel van Ostrica uitbestede
bedrijfskritische of belangrijke activiteiten en processen van de organisatie. Het uitbestedingsbeleid is
van toepassing op alle bestaande en/of nieuwe uitbestedings-overeenkomsten gedurende de gehele
looptijd van deze overeenkomsten.
Dit beleid maakt onderdeel uit van de bedrijfsbeschrijving van Ostrica en het geheel van procedures
en is goedgekeurd door Ostrica. Aangezien ook de Ostrica bedrijfsbeschrijving ingaat op uitbesteding,
vormt dit beleid een aanvulling hierop. De afdeling compliance is verantwoordelijk voor het actueel
houden van het beleid.
Het beleid is evenredig aan de aard, schaal en complexiteit van Ostrica.
2. Relevant wettelijk kader
Bij het opmaken van dit beleid heeft Ostrica rekening gehouden met de bepalingen in de Wet op het
financieel toezicht en het Besluit Gedragstoezicht financiële ondernemingen Wft.
3. Het uitbestedingsbeleid
A. Uitgangspunten
I.
II.
Het beleid voldoet aan van toepassing zijnde wet- en regelgeving;
Ostrica selecteert onafhankelijke uitvoerders onder andere op basis van kwaliteit, prijs en
marktconformiteit;
III. Bij de keuze van de uitvoerder wordt waar mogelijk rekening gehouden met toekomstige weten regelgeving en ontwikkelingen binnen Ostrica;
IV. De naleving van het uitbestedingsbeleid wordt éénmaal per jaar getoetst door de Compliance
Officer van Ostrica;
V. Er dienen afspraken te worden gemaakt over de wijze waarop een overeenkomst wordt
beëindigd, en over de wijze waarop wordt gewaarborgd dat Ostrica de werkzaamheden na
beëindiging van een overeenkomst weer zelf kan uitvoeren of door een andere derde kan
laten uitvoeren;
VI. Ostrica blijft eindverantwoordelijk voor de uitbestede activiteiten of processen;
VII. Ostrica zorgt er voor dat de belangen van de uitvoerder niet strijdig zijn met die van Ostrica
zelf, de bewaarder of de deelnemers in haar fondsen;
VIII. Ostrica zorgt er voor dat zij de nodige deskundigheid behoudt om een doeltreffende controle
op de uitbestede werkzaamheden uit te oefenen;
IX. Ostrica zorgt er voor dat zij over de nodige deskundigheid beschikt en de nodige
zorgvuldigheid en waakzaamheid in acht neemt bij het aangaan, beheren of beëindigen van
overeenkomsten met derden;
X. Bij het afscheid van een uitvoerder wordt een exitgesprek gevoerd, indien daar behoefte of
noodzaak toe is.
Pagina 2 van 4
B. Uitbestedingsproces
Alvorens activiteiten of processen worden uitbesteed voert Ostrica een (informele en beknopte)
analyse uit waarin is opgenomen:
I.
II.
III.
IV.
V.
Een beschrijving van de uit te besteden activiteiten of processen; ·
De te verwachten impact van uitbesteding van de activiteiten of processen;
Een kosten-baten analyse van de uitbesteding van die activiteiten of processen;
Een analyse van mogelijke risico’s die de uitbesteding met zich meebrengt en de
maatregelen die Ostrica neemt om dit risico te beheersen;
De afspraken over de wijze waarop de uit te besteden activiteiten of processen worden
uitgevoerd.
C. Eisen uitvoerder
Afhankelijk van de soort uit te besteden werkzaamheden kan Ostrica verlangen dat de uitvoerder
die de uit te besteden activiteit of het proces gaat uitvoeren, voldoet aan de volgende eisen:
I.
De uitvoerder beschikt over de vereiste operationele en technische vaardigheden,
kwaliteitsnormen, goede naam en competentie;
II. De uitvoerder waarborgt continuïteit van dienstverlening;
III. De uitvoerder beschikt bij voorkeur over een ISAE 3402 verklaring of een gelijkwaardige
certificering of een gelijkwaardige zekerheid. Deze dient van toepassing te zijn op de
uitbestede processen;
IV. De uitvoerder beschikt over de benodigde vergunningen (indien van toepassing);
V. De uitvoerder voldoet aan de algemene kwaliteitsnormen geldend voor de specifieke
beroepsgroep;
VI. Op verzoek van de toezichthouder(s) van Ostrica worden relevante gegevens ter beschikking
gesteld aan deze toezichthouder(s) en informeert de uitvoerder het bestuur van Ostrica
hierover;
VII. De uitvoerder is op ieder door Ostrica gewenst moment in staat verantwoording af te leggen
over de door hem uitgevoerde werkzaamheden en Ostrica daar inzicht in te bieden;
VIII. Ostrica kan te allen tijde instructies omtrent de uitvoering van de werkzaamheden geven aan
de uitvoerder en kan de uitbesteding met onmiddellijke ingang beëindigen indien dit in het
belang van de beleggers is;
IX. De uitvoerder is – voor zover na te gaan - financieel gezond;
X. De mogelijkheid voor de toezichthouder om onderzoek ter plaatse te doen of te laten doen bij
de uitvoerder.
D. Continuïteit uitbestedingsproces
Naast een zorgvuldige selectie van de uitvoerder die voldoet aan de hiervoor beschreven eisen,
dient het uitbestedingsproces gedurende de periode van uitbesteding te worden gecontroleerd,
zodat kwaliteit en continuïteit zijn gewaarborgd.
Waarborging van het proces vindt plaats door het gelijktijdig met het afsluiten van de
uitbestedingsovereenkomst opstellen van een dienstverleningsovereenkomst met de uitvoerder,
waarin specifieke taken, bemensing, op te leveren producten, kwaliteits- en serviceniveau,
tijdsafspraken en boetebedingen zijn beschreven. In deze overeenkomst worden onder andere
waar mogelijk onderstaande voorwaarden opgenomen:
I.
II.
Vertrouwelijke gegevens, waaronder persoonsgegevens, worden conform wettelijke
voorschriften gewaarborgd;
Gegevens en bestanden van Ostrica of (andere) informatie die op Ostrica of haar cliënten
betrekking heeft, worden beveiligd en toegangsrechten en autorisaties worden op adequate
wijze aan betrokken medewerkers verstrekt;
Pagina 3 van 4
III.
IV.
V.
VI.
Informatieverstrekking naar verschillende opdrachtgevers vindt gescheiden plaats;
De inrichting van de systemen is zodanig dat de continuïteit van de dienstverlening niet in
gevaar komt en dat bij onvoorziene omstandigheden een adequaat noodsysteem in werking
treedt;
Indien de overeenkomst niet nagekomen wordt door één van de partijen treedt een
procedure in werking met betrekking tot de niet-nakoming van de overeenkomst, zoals in het
contract of de dienstverleningsovereenkomst is vastgelegd;
De omstandigheden waaronder de overeenkomst beëindigd kan worden en het financieel en
uitvoeringstechnisch waarborgen van die beëindiging.
E. Controle uitbestedingsproces
Ostrica toetst regelmatig of de manier waarop de uitbestede activiteiten of processen worden
uitgevoerd in overeenstemming is met de gemaakte afspraken. Ostrica doet dit door middel van:
I.
II.
III.
Het monitoren van de uitvoerders via het laten uitvoeren van periodieke audits bij de
uitvoerder of te laten rapporteren over de stand van zaken met betrekking tot de aanbevolen
verbeteringen in de ISEA 3402 verklaring of een daarmee vergelijkbare verklaring;
Periodieke rapportages van de uitvoerder, waarin naast de gebruikelijke informatie ook wordt
gerapporteerd over klachten, incidenten en uitzonderingen;
Periodiek overleg en evaluatie met de uitvoerder over de uitvoering van de (bijgestelde)
processen.
4. Inwerkingtreding
Dit uitbestedingsbeleid treedt in werking na goedkeuring door het bestuur van de organisatie op 1 mei
2014.
Pagina 4 van 4

Download Report