Plan van aanpak Transitie Autoriteit Jeugd

Plan van aanpak
Transitie Autoriteit Jeugd
9 juli 2014
Bijlage bij brief van 9 juli 2014, kenmerk 2014-708_aanbiedingsbriefpva
1
Inhoudsopgave
Inleiding en achtergrond ............................................................................................................... 3
Inleiding ..................................................................................................................................... 3
Achtergrond .............................................................................................................................. 3
Instellingsbesluit ....................................................................................................................... 3
Taakinvulling Transitie Autoriteit Jeugd........................................................................................ 5
Inrichting ................................................................................................................................... 5
Samenstelling Transitie Autoriteit Jeugd .............................................................................. 5
Bureau Transitie Autoriteit Jeugd ......................................................................................... 5
Werkwijze.................................................................................................................................. 6
Organisatie van de Transitie Autoriteit Jeugd............................................................................... 9
Bemensing ................................................................................................................................. 9
Communicatie en stakeholdermanagement ............................................................................ 9
Voortgangsmanagement......................................................................................................... 10
Kwaliteitsbewaking ................................................................................................................. 10
Budget en financiën ................................................................................................................ 10
2
Inleiding en achtergrond
Inleiding
Voorliggend document is het plan van aanpak zoals bedoeld in artikel 11, tweede lid, van het besluit
van de Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de Staatssecretaris van Veiligheid
en Justitie van 28 maart 2014, kenmerk 344328-118402-J, houdende instelling van een Transitie
Autoriteit Jeugd (Instellingsbesluit Transitie Autoriteit Jeugd).
Achtergrond
Op 11 februari 2014 heeft de Eerste Kamer het wetsvoorstel Jeugdwet plenair behandeld. Op deze
datum hebben de Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de Staatssecretaris van
Veiligheid en Justitie de Kamer, naar aanleiding van vragen en opmerkingen van de leden Beuving
(PvdA), De Vries-Leggedoor (CDA), Slagter-Roukema (SP), Scholten (D66), Ganzevoort (GroenLinks)
en Kuiper (ChristenUnie), toegezegd over te gaan tot de oprichting van de Transitie Autoriteit Jeugd
en de Kamer geïnformeerd te houden over dit proces.
Instellingsbesluit
De Transitie Autoriteit Jeugd (TAJ) vormt als commissie een tijdelijke organisatie in de periode
waarin gemeenten verantwoordelijk worden voor het gehele jeugdstelsel. De TAJ is per april 2014
actief en zal dit zijn tot en met maart 2017. De instellingsduur van de Transitie Autoriteit Jeugd kan
met één jaar worden verlengd.
De TAJ is geen bestuursorgaan in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Zij adviseert en
bemiddelt, maar neemt geen besluiten met (publiekrechtelijk) rechtsgevolg en geeft geen
beschikkingen af.
In artikel 3 van het Instellingsbesluit Transitie Autoriteit Jeugd staat de taak van de TAJ vermeld:
1. De Transitie Autoriteit Jeugd heeft tot taak ervoor te zorgen dat organisaties en gemeenten
voldoende gelegenheid krijgen om tot inkoopafspraken te komen die de continuïteit van de
hulp verzekeren en voorkomen dat functies van hulp die niet gemist kunnen worden,
verdwijnen bij de overdracht van deze functies naar het gemeentelijk niveau. Naar
aanleiding van verzoeken van organisaties:
 onderzoekt zij of en welke nadere ondersteuning noodzakelijk is;
 bemiddelt zij tussen organisaties en gemeenten;
 adviseert zij gemeenten bij de inkoop van die functies van hulp waarvan de continuïteit
mogelijk onder druk komt te staan;
 adviseert zij organisaties bij het doorvoeren van een noodzakelijke sanering;
 adviseert zij de Ministers en de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
over het nemen van bestuurlijke maatregelen jegens gemeenten;
 adviseert zij de Ministers over het bieden van ondersteuning bij frictiekosten1 van
instellingen in bijzondere gevallen en de daaraan te verbinden voorwaarden.
1
Hiermee worden kosten bedoeld die het rechtstreekse en onvermijdelijke gevolg zijn van afbouw van activiteiten ten
gevolge van verlaging of uitblijven van vergoeding voor diensten waarvoor eerder subsidie of structurele vergoeding is
verleend. Nadrukkelijk wordt niet bedoeld de kosten voor transformatie of ombouw naar toekomstig aanbod.
3
2. De Transitie Autoriteit Jeugd neemt bij de vervulling van haar taak, bedoeld in het eerste lid,
de instructies van de Ministers in acht.
De Transitie Autoriteit Jeugd kan adviseren in meerdere situaties waarbij de continuïteit van hulp
voor jeugdigen in gedrang is of lijkt te komen. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is ook om te
voorkomen dat functies van hulp die niet gemist kunnen worden verdwijnen bij overdracht van deze
functies naar het gemeentelijk niveau. Bijvoorbeeld bij instellingen die een onmisbaar aanbod van
jeugdhulp bieden en slechts beperkt met gemeenten afspraken kunnen maken. De TAJ kan via
bemiddeling en advies zorgen dat organisaties die jeugdhulp aanbieden voldoende gelegenheid
krijgen om met gemeenten te komen tot goede afspraken.
4
Taakinvulling Transitie Autoriteit Jeugd
Inrichting
Samenstelling Transitie Autoriteit Jeugd
De commissie Transitie Autoriteit Jeugd bestaat uit personen met deskundigheid op het gebied van
openbaar bestuur, financiering, zorginkoop, bedrijfsvoering en de jeugdsector. De commissie bestaat
uit een voorzitter en tenminste twee andere leden. De voorzitter en de andere leden worden voor
één jaar benoemd. De benoeming kan jaarlijks worden verlengd. De voorzitter en andere leden
kunnen worden geschorst en ontslagen door de Ministers.
De voorzitter is benoemd in het Instellingsbesluit Transitie Autoriteit Jeugd. De overige leden
worden per afzonderlijk besluit benoemd.
De commissie bestaat uit de volgende leden:
Persoon
Mw. Drs. M. (Marjanne) Sint
Dhr. Drs. P.L.B.A. (Pieter) van Geel
Dhr. Mr. C. (Coskun) Çörüz
T ABEL 1 COMMISSIELEDEN TAJ
Rol
Voorzitter
Lid
Lid
Tijdsbesteding
2 dagen per week (gem.)
1 dag per week (gem.)
1 dag per week (gem.)
Als de commissie constateert dat uitbreiding nodig is dan zullen twee aanvullende leden worden
benoemd. Deze personen zullen de zorginhoudelijke en financiële expertise versterken en worden
per afzonderlijk besluit benoemd.
Bureau Transitie Autoriteit Jeugd
De commissie laat zich bijstaan door andere personen voor zover dat voor de vervulling van haar
taak nodig is en wordt ondersteund door een bureau. De mogelijkheden hiertoe zijn ook benoemd in
Artikel 7 en Artikel 8 van het Instellingsbesluit.
Het Bureau maakt het mogelijk dat de commissie adviezen kan uitbrengen zoals vermeld in het
Instellingsbesluit. Medewerkers van de TAJ zullen doel- en resultaatgericht worden aangestuurd
binnen de taken van het bureau:





Het verwerken en in behandeling nemen van aanmeldingen;
Het uitvoeren van nader onderzoek indien noodzakelijk;
Het voorbereiden van bijeenkomsten van de commissie teneinde adviezen uit te kunnen
brengen;
Het bewaken van de voortgang omtrent verzoeken en het zorg dragen voor de juistheid,
volledigheid, tijdigheid en beschikbaarheid van informatie;
Dagelijkse bedrijfsvoering van de Transitie Autoriteit Jeugd;
Medewerkers van de TAJ zijn voor de inhoudelijke uitvoering van hun taak uitsluitend
verantwoording schuldig aan de voorzitter van de Transitie Autoriteit Jeugd. Verderop is een
beschrijving opgenomen van de functies en globale processen binnen het Bureau.
5
Werkwijze
De Transitie Autoriteit Jeugd (TAJ) heeft als taak ervoor te zorgen dat gemeenten en organisaties
voor jeugdhulp, de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen of jeugdreclassering en de
advies- en meldpunten voor huiselijk geweld en kindermishandeling voldoende gelegenheid krijgen
om tot goede inkoopafspraken te komen. Inkoopafspraken die de continuïteit van hulp verzekeren
en voorkomen dat voorzieningen die niet gemist kunnen worden, verdwijnen bij de transitie.
Gemeenten dienen deze afspraken zodanig in te vullen dat de wettelijke garantie op continuïteit van
hulp is verzekerd, de daarvoor benodigde infrastructuur behouden blijft en frictiekosten worden
beperkt. In overeenstemming met artikel 8 van haar instellingsbeschikking publiceert de TAJ hierbij
haar werkwijze en de criteria die zij bij haar werkzaamheden zal hanteren.
Een gefundeerde en uniforme aanpak vormt een belangrijke basis voor het realiseren van de doelen
die zijn meegegeven aan de Transitie Autoriteit Jeugd. De TAJ voert haar werkzaamheden uit op
verzoek van organisaties die zich daartoe bij de TAJ hebben gemeld. Dit kan onder meer door een
aanmeldformulier in te vullen op www.transitieautoriteitjeugd.nl of door een brief te sturen aan de
TAJ. De TAJ zal naar aanleiding van verzoeken van organisaties vaststellen of, en zo ja welke
ondersteuning noodzakelijk is. Vervolgens kan de TAJ:

bemiddelen tussen organisaties en gemeenten;

gemeenten adviseren bij de inkoop van die functies van hulp waarvan de continuïteit
mogelijk onder druk komt te staan;

organisaties adviseren bij het doorvoeren van een noodzakelijke sanering;

bewindslieden adviseren over het nemen van bestuurlijke maatregelen jegens
gemeenten;

bewindslieden adviseren over het bieden van ondersteuning in bijzondere gevallen bij
frictiekosten van instellingen en de daaraan te verbinden voorwaarden.
De TAJ ontplooit naar eigen inzicht al die activiteiten die zij in het kader van deze kerntaken
noodzakelijk oordeelt.
Een eventueel besluit of al dan niet wordt overgegaan tot een tegemoetkoming in verband met
frictiekosten wordt genomen door de Staatssecretarissen van VWS en van Veiligheid en Justitie. De
beleidsregels die zij in dat kader vaststellen, zijn voor de afwegingen over een tegemoetkoming
leidend en zijn als bijlage bijgevoegd.
Bij de uitvoering van haar taken is de TAJ er zo veel mogelijk op gericht in samenspraak met de
organisaties en gemeenten en zo nodig de betrokken ministeries tot gezamenlijke oplossingen te
komen. Daarbij laat zij zich leiden door de volgende criteria.
Toegang
1. De TAJ voert haar werkzaamheden uit op verzoek van organisaties die zich daartoe bij de TAJ
hebben gemeld. Maar dit ontslaat de TAJ niet van de verantwoordelijkheid om pro-actief signalen uit
het veld op te pakken en hierover in contact te treden met aanbieders en/of gemeent(en). Voor
zover dat voor het vervullen van haar werkzaamheden noodzakelijk is, deelt en verifieert de TAJ
door organisaties verstrekte informatie met/bij betrokken gemeenten en ministeries. De informatie
wordt niet gedeeld met andere organisaties.
6
2. Alleen organisaties die jeugdhulp bieden in de zin van de nieuwe Jeugdwet en organisaties die zijn
belast met de advisering en verwerking van meldingen inzake huiselijk geweld en
kindermishandeling of de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen of jeugdreclassering
hebben toegang tot de TAJ. Jeugdhulpverleners zonder personeel kunnen geen aanspraak maken op
ondersteuning.
Bemiddeling
3. De TAJ biedt desgevraagd haar bemiddeling aan indien zij meent dat dit bijdraagt aan het tot
stand brengen van goede inkoopafspraken tussen gemeenten/regio's en organisaties. Onder
inkoopafspraken wordt tevens verstaan het maken van afspraken over door gemeenten toe te
kennen subsidie.
4. De TAJ zal bij haar bemiddeling rekening houden met de volgende factoren:

de mate waarin het reguliere inkoopproces van gemeenten vordert en de organisatie al
dan niet contracten heeft kunnen afsluiten.

de mate waarin de organisatie zich heeft ingezet contracten te verwerven;

de mate waarin organisaties en gemeenten daarbij gebruik hebben gemaakt en nog
kunnen maken van door de VNG ontwikkelde modelovereenkomsten en landelijke
raamovereenkomsten voor specialistisch en bovenregionaal jeugdhulpaanbod.

de mate waarin een organisatie zich in het verleden en tijdens de transitie heeft
ingespannen en nog inspant zich – rekening houdend met haar specifieke mogelijkheden
en beperkingen - aan de eisen die de financier stelt aan te passen;

het aantal jeugdigen aan wie de organisatie in de betreffende regio van zijn voorziening
jeugdhulp pleegt te verlenen;

het hebben van jongeren in zorg uit de gemeente/regio waarvan de indicatie in 2015
doorloopt.
Advies Inkoop
5. De TAJ kan gemeenten adviseren bij een specifieke organisatie een voorziening in te kopen, indien
de TAJ meent dat deze inkoop noodzakelijk is om de wettelijk gegarandeerde continuïteit van
jeugdhulp en van de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering te
verzekeren (artikel 12.4 Jeugdwet).
6. De gemeente kan besluiten dat in redelijkheid (artikel 10.1, 10.2 en 10.3 van de Jeugdwet) niet
van haar gevraagd kan worden de hulpverlening bij de huidige aanbieder te borgen. In dat geval
betrekt de TAJ bij haar advies in ieder geval de volgende overwegingen:



de mate van passendheid van het door de gemeente aangedragen alternatief;
de mate van instemming van de betrokken cliënten;
het verschil in kosten voor de gemeenten tussen een door de cliënt geprefereerde
oplossing bij de huidige aanbieder en een vergelijkbare oplossing bij de aanbieder die de
gemeente voorstaat.
7. De TAJ kan de gemeenten/regio’s adviseren bepaalde vormen van jeugdhulp in te kopen indien zij
meent dat jeugdhulp die ook na de invoering van de Jeugdwet niet gemist kan worden, bij het
7
uitblijven van inkoop dreigt te verdwijnen of voor cliënten binnen de regio in onvoldoende mate
beschikbaar zal zijn.
8. De TAJ zal een advies als bedoeld onder punt 7 alleen geven nadat zij met de gemeenten in
gesprek is getreden over de argumenten die de gemeenten aan hun besluiten ten grondslag hebben
gelegd. Daarbij is van belang:







de inzet van gemeenten bij de beperking van frictiekosten;
de beschikbaarheid van een passend alternatief dat in voldoende mate voorziet in de
lokale en regionale hulpvraag;
het mogelijk unieke karakter van de hulpvorm;
de mate waarin rekening is gehouden met de noodzaak dat gemeenten en regio’s
behoud en inkoop van bovenregionaal georganiseerde hulpvormen onderling
afstemmen;
de termijn waarbinnen de hulp beschikbaar moet zijn (crisishulp),
de bijzondere doelgroep die met een hulpvorm wordt bediend,
de mate waarin de huidige aanbieder bereid en in staat is om zijn organisatie financieel
gezond te maken en de hulpverlening inhoudelijk aan te passen aan de eisen van de
gemeenten al dan niet gekoppeld aan meerjarige inkoopafspraken en een mogelijke
tegemoetkoming in onvermijdelijke frictiekosten;
Advies Herstructurering
9. De TAJ kan instellingen adviseren bij het doorvoeren van herstructureringsmaatregelen indien dat
voor de financiële gezondmaking van de organisatie noodzakelijk is.
10. De TAJ kan adviseren de uitvoering van dat advies als voorwaarde te verbinden aan
inkoopafspraken van gemeenten en aan een advies aan bewindslieden over het nemen van
bestuurlijke maatregelen of over het verstrekken van een financiële tegemoetkoming in de
frictiekosten.
Advies Bestuurlijke interventies
11. Indien de TAJ vaststelt dat haar adviezen naar haar mening niet of onvoldoende worden
overgenomen, kan zij de bewindslieden van VWS, VenJ en BZK adviseren om bestuurlijke
maatregelen te nemen waardoor inkoop alsnog plaats zal vinden.
Zij zal daarbij aangeven op welke gronden zij meent dat de continuïteit van zorg of de daarvoor
benodigde infrastructuur bij het nalaten van de geadviseerde inkoop in gevaar komt.
Advies Frictiekosten in bijzondere gevallen
12. De TAJ kan de bewindslieden in bijzondere gevallen adviseren organisaties een financiële
tegemoetkoming in de frictiekosten toe te kennen. De hoogte van de geadviseerde tegemoetkoming
dient te passen binnen de Regeling van de Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en
de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie van 7 juli 2014, 642067-123483-J, houdende vergoeding
bijzondere transitie transitiekosten van organisaties in verband met de inwerkingtreding van de
Jeugdwet wordt begrensd door het in artikel 7 van de regeling genoemde beschikbare financiële
kader.
8
Organisatie van de Transitie Autoriteit Jeugd
De organisatie van de Transitie Autoriteit Jeugd is zodanig ingeregeld dat er sprake is van een tijdige
en zorgvuldige uitvoering van de taken zoals vermeld in artikel 3, eerste lid, van het
Instellingsbesluit. De TAJ richt hiertoe een slanke organisatie in die flexibel op- en af- kan schalen,
afhankelijk van de aard en omvang van aanmeldingen.
De commissieleden worden ondersteund door een klein eigen bureau met een vaste kern van
medewerkers. Daarbuiten worden specifieke expertise en dienstverlening ingekocht via bestaande
mantelovereenkomsten die het Rijk heeft afgesloten.
De uitvoering geschiedt volgens efficiënte processen die onderstaand worden toegelicht op
hoofdlijnen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van ondersteunende diensten en bestaande werkwijzen
van het Ministerie van VWS en het Ministerie van VenJ (HRM, financiën, inkoop, communicatie).
Bemensing
Er wordt een bureauorganisatie opgericht die bestaat uit een vaste kern van medewerkers en een
pool van externen die flexibel worden ingezet. Het borgen van continuïteit van hulp en het
voorkomen van het ongewild verdwijnen van jeugdhulpaanbod vraagt specifieke kennis en de
noodzaak tot het aantrekken van de benodigde expertise en competenties.
Te denken is aan medewerkers met zorginhoudelijke, financiële, vastgoed, juridische en/of
secretariële kennis en ervaring. Binnen het Bureau Transitie Autoriteit Jeugd is er sprake van:


Een vast kernteam (8 – 10 fte). Dit kernteam bestaat uit medewerkers met kennis en
ervaring op genoemde aspecten.
Een flexibele schil met experts. Dit betreft onder meer financiële expertise, vastgoed
expertise, zorginhoudelijke expertise en specialistische juridische kennis op het gebied van
bestuursrecht, arbeidsrecht, ondernemingsrecht en aanbestedingsrecht en Europees recht.
De inzet van de flexibele schil is op-en afschaalbaar en wordt bepaald op basis van de aard
en omvang van het aantal aanmeldingen van organisaties.
De organisatie en formatie van van het bureau wordt vastgelegd in een Organisatie- en Formatierapport.
Communicatie en stakeholdermanagement
De Transitie Autoriteit Jeugd acht het van belang gevoed te worden wat er in het veld speelt en
duidelijk te communiceren naar stakeholders. Doel is de stakeholders minimaal blijvend te
betrekken bij de taakuitoefening van de Transitie Autoriteit Jeugd.
Hiertoe is het van belang om alle stakeholders van de Transitie Autoriteit Jeugd te kennen en hun
hun informatiebehoefte te bepalen. Stakeholders zijn, maar niet gelimiteerd tot:



Jeugdhulp organisaties die zich aanmelden en partijen die namens hen optreden;
Betrokken gemeenten en provincies in relatie tot aanmeldingen door organisaties;
Brancheorganisaties: Vereniging Jeugdzorg Nederland, Vereniging Geestelijke
Gezondheidszorg Nederland, Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland, Vereniging
Orthopedagogische Behandelcentra;
9


de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), de transitiebureaus, het Interprovinciaal
Overleg (IPO), de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ), Transitiecommissie
Stelselherziening Jeugd (TSJ) en Kinderombudsman;
de Ministeries van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Veiligheid en Justitie, Binnenlandse
Zaken, Algemene Zaken en Financiën.
De middelen en frequentie van communicatie met interne en externe stakeholders wordt vastgelegd
in een communicatieplan. Hierbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij bestaande
communicatiekanalen. De Bureaumanager van de TAJ is hiervoor verantwoordelijk en vervult een
coördinerende rol.
Voortgangsmanagement
De voorzitter van de Transitie Autoriteit Jeugd informeert de Ministers regelmatig over de voortgang
van de werkzaamheden, conform artikel 9, tweede lid, van het Instellingsbesluit. Zij brengt op
gezette tijden een rapport uit waarin de status en voortgang van haar taakuitoefening wordt
besproken. De eerste rapportage wordt in juni en voorafgaand aan het zomerreces 2014 verstrekt.
Conform artikel 9, tweede lid, verstrekt de Transitie Autoriteit Jeugd aan de Ministers desgevraagd
de door hen gewenste inlichtingen. De Ministers kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en
bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.
Kwaliteitsbewaking
De Transitie Autoriteit Jeugd hecht aan zorgvuldigheid en de kwaliteit van adviezen. Om haar taak
uit te kunnen voeren is het inrichten van kennismanagement van belang. Er wordt gebruik gemaakt
van een uniforme werkwijze van criteria (zie eerder onder Werkwijze).
Per aanmelding wordt een dossier aangelegd waarin alle ontvangen informatie, schriftelijke en
mondelinge communicatie tussen de TAJ en aanbieder met gegeven adviezen wordt opgenomen. De
TAJ zal informatie per processtap vastleggen. De TAJ zal geen informatie over omtrent
zorgaanbieders delen met andere zorgaanbieders of externe partijen tenzij dit op verzoek van
betrokken instellingen gebeurd.
Afspraken over de kwaliteitseisen die worden gehanteerd bij de afhandeling van aanmeldingen van
instellingen komen terug in een kwaliteitsmanagementplan. De verantwoordelijkheid voor
kwaliteitsbewaking ligt bij de Bureaumanager van de TAJ.
Budget en financiën
Conform artikel 11, eerste lid, van het Instellingsbesluit komen de kosten van de Transitie Autoriteit
Jeugd voor rekening van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.
De Transitie Autoriteit Jeugd draagt zorg voor een zorgvuldige financiële administratie en bewaking
van de begroting.
De begroting voor de Transitie Autoriteit Jeugd voor de periode 1 april 2014 tot en met 1 april 2017
is opgenomen in onderstaand overzicht. Een gedetailleerde begroting is ter goedkeuring aan de
opdrachtgevend Ministers aangeboden.
10
Begroting Transitie Autoriteit Jeugd
2014*
2015
2016
2017*
Personele kosten bureau
Personele inhuur expertise**
Materiële kosten
Onderzoekskosten
Communicatie- en overige kosten
€ 576.607
€ 2.575.370
€ 237.763
€ 100.000
€ 70.000
€ 885.420
€ 3.254.400
€ 237.763
€ 100.000
€ 70.000
€ 885.420
€ 3.254.400
€ 237.763
€ 100.000
€ 70.000
€ 221.355
€ 813.600
€ 66.941
€ 50.000
€ 17.500
Totaal
€ 3.559.739
€ 4.547.582
€ 4.547.582
€ 1.169.396
* Conform de instellingsperiode van de TAJ is in 2014 begroot voor 9 maanden en in 2017 voor 3 maanden.
** zie voor toelichting op personele kosten ook de paragraaf bemensing in dit plan van aanpak.
T ABEL 2 BEGROTING TAJ
11

Download Report