Gebruiksaanwijzing PiDO vestiging Vaassen

Handleiding digitaal ondertekenen
Versie 14.02
Bij uw bedrijf gaan één of meerdere flexkrachten van TiP personeelsdiensten aan de slag. U
heeft met TiP het uurtarief en eventuele vergoedingen afgesproken. TiP heeft u gevraagd de
algemene leveringsvoorwaarden en/of de opdrachtbevestiging en andere documenten
(digitaal) te tekenen voordat de flexkracht(en) zal/zullen gaan starten. U kunt de genoemde
documenten dus digitaal tekenen voor akkoord. Via de email heeft u een verzoek ontvangen
om één of meerdere documenten te ondertekenen.
Documenten digitaal ondertekenen - hoe werkt dat dan?
Stap 1: Klik in de email op “openen”
Handleiding digitaal ondertekenen klant
Pagina 1
Stap 2: Document openen en doornemen
Als u de envelop geopend heeft, ziet u de te lezen documenten. U dient ieder document door
te nemen. Zodra u de laatste pagina van een document op uw scherm heeft, dan kunt u links
boven aan de pagina op de pijl drukken voor akkoord.
Stap 3: Goedkeuren en/of digitaal ondertekenen
Als u alle documenten heeft doorgenomen, dan kan u alle documenten tegelijk voor akkoord
“ondertekenen” of alle documenten “afwijzen”.
Indien u voor ondertekenen kiest, dan zult u een SMS op uw mobiele telefoon ontvangen
met de signing code van TiP. Deze code dient u in te vullen in het scherm waarin u aan het
werk bent.
U heeft nu digitaal getekend voor akkoord. Hiervan ontvangt u een bevestiging. In deze
bevestiging zit ook een koppeling naar uw digitale dossier op uw persoonlijke pagina bij TiP
personeelsdiensten waar u al uw getekende documenten kunt inzien.
Stap 4: Digitaal dossier
Al de door u digitaal getekende documenten worden in uw digitale dossier geplaatst voor
minimaal 7 jaar.
Stap 5: Klaar
Alle administratieve handelingen zijn verricht, uw flexkracht mag starten!
Andere online mogelijkheden
Uw digitale dossier is uiteraard 24 uur per dag voor u inzichtelijk. Mocht u nog geen gebruik
maken van het digitaal verwerken van de gewerkte uren via Flexonline, op uw persoonlijke
site heeft u ook de keuzetoets “Declaraties”. Uw flexkrachten vullen de gewerkte uren in en u
kunt deze uren goedkeuren of afkeuren via de keuzetoets “Declaraties goedkeuren”.
Daarnaast heeft u via de button “kandidaat” online inzage in “NAW gegevens” van de
kandidaten die bij uw bedrijf werkzaam zijn.
Handleiding digitaal ondertekenen klant
Pagina 2
5. Begrippenlijst
Digitale ondertekening
Ondertekening van documenten via internet na intoetsen van
code welke alleen bij ondertekenaars bekend is.
Documenten
Alle documenten waar een handtekening onder geplaatst moet
worden.
Bemiddelen
Overeenkomst tussen kandidaat, eventueel klantrelatie en
TiP personeelsdiensten waarbij het ondertekenen van
contracten noodzakelijk is.
Contracten
Een contract is een soort document, waarvan 2 typen:
- contract tussen TiP personeelsdiensten en kandidaat.
- contract tussen TiP personeelsdiensten en klantrelatie.
Papier (geen)
Doel van het nieuwe systeem is om documenten die nu op
papier worden ondertekend te vervangen door digitale
documenten.
Kandidaat / flexkracht
Eén van de partijen die een aantal documenten dient te
tekenen voordat hij/zij mag gaan werken.
Dossier
Verzameling/lijst van documenten.
Applicatie
De software waar de nog niet ondertekende documenten staan
die digitaal ondertekend moeten worden.
Print
Bij papieren dossiervoering worden een aantal documenten
uitgeprint en voorzien van een handtekening met de pen.
Digitale handtekening TiP
De formele gekwalificeerde digitale handtekening van
Alexander Meijers, directeur TiP personeelsdiensten, welke
bekrachtigd is door Pigeontrust.
Digitale handtekening
De formele handtekening van kandidaat of klant, welke
kandidaat of klant bekrachtigd wordt door SMS bevestiging.
Digitaal dossier kandidaat
Tab dossier bij module kandidaat in Flexservice met daarin
gekoppelde documenten (gekoppeld en/of gescand) en alle
digitaal geaccordeerde documenten.
Digitaal dossier klant
Tab dossier bij module kandidaat in Flexservice met daarin
gekoppelde documenten (gekoppeld en/of gescand) en alle
digitaal geaccordeerde documenten.
Papieren dossier
Dossier per kandidaat of per klant met daarin een aantal
papieren documenten conform de checklist kandidaat of klant.
Handleiding digitaal ondertekenen klant
Pagina 3
Code (signing code)
Code die de kandidaat of klant per SMS ontvangt nadat hij/zij
voor akkoord heeft gedrukt op “ondertekenen” (in Flexonline bij
“ondertekenen”)
Notificatie kandidaat
Bericht per email aan kandidaat dat er documenten klaar staan
ter ondertekening.
Notificatie klant
Bericht per email aan klant dat er documenten klaar staan
ter ondertekening.
Notificatie vestiging
Bericht per email aan vestiging – emailadres dat kandidaat of
klantrelatie één of meerdere (bij naam genoemde) documenten
heeft getekend voor akkoord.
Handleiding digitaal ondertekenen klant
Pagina 4

Download Report