21-5-art.deGeus

thema datamanagement
door Heino de Geus
QUINTO-P THE BRITISH WAY
Twee jaar geleden deelde De Nederlandsche Bank (DNB) de uitkomsten van het Quinto-P
onderzoek per brief met alle pensioenfondsbesturen. De hierin opgenomen oproep liet aan
duidelijkheid niets te wensen over: ‘Bestuur, kijk kritisch naar de kwaliteit van de data1 in
uw pensioenadministratie’. De opvolging van deze oproep lijkt door DNB vooralsnog niet zeer
strikt gehandhaafd te worden. Met urgente onderwerpen als dekkingstekorten, een nieuw
FTK en wijzigingen in het Witteveenkader hoog op de agenda, is dat ook niet verwonderlijk.
W.H. de Geus is Senior
Consultant Retirement
Solutions bij Towers Watson.
foto: Henk Seppen
Het ligt in de lijn der verwachting dat pensioenfondsen
in 2015 opnieuw gevraagd zal worden naar de
datakwaliteit binnen hun pensioenadministratie.
Waarschijnlijk is die vraag minder vrijblijvend van aard
dan in 2012 het geval was. Los van de eventuele acties
die DNB verlangt, zou voor ieder pensioenfonds een
onderzoek naar de kwaliteit van de data in zijn
administratie een hoge prioriteit moeten hebben.
Hiervoor zijn verschillende goede (bedrijfseconomische)
redenen. Maar hoe pak je zo’n onderzoek nu het best
aan? En welke rol kan de actuaris hierin spelen? Dit
artikel probeert op beide vragen een antwoord te geven
aan de hand van ontwikkelingen in het Verenigd
Koninkrijk.
Goede redenen voor dataonderzoek
Accurate data binnen de deelnemersadministratie zijn
essentieel voor bijna alles wat er bij het uitvoeren van
een pensioenregeling gebeurt. Zonder de correcte
gegevens kan immers niet de juiste pensioenaanspraak
of uitkering worden vastgesteld. In het verlengde
hiervan zijn ook de technische voorzieningen en de
premies direct afhankelijk van de gehanteerde data.
Een goede datakwaliteit draagt bij aan de efficiëntie
van de dagelijkse administratieve werkzaamheden en
kan onnodige uitvoeringskosten voorkomen. Denk
hierbij bijvoorbeeld aan veelvuldig voorkomende
handmatige berekeningen buiten het administratiesysteem om. Bovendien voorkomen accurate data
fouten in bijvoorbeeld UPO’s en uitkeringen. Kostbare
correcties achteraf kunnen zo tot een minimum worden
beperkt. Naast het kostenaspect is er ook een
immateriële kant aan het gebruiken van kwalitatief
hoogstaande gegevens. Dit verhoogt immers de
deelnemerstevredenheid en ondersteunt de reputatie
van zowel het pensioenfonds als de aangesloten
onderneming(en).
1 – Als in dit artikel over data
wordt gesproken, betreft dit alle
gegevens die nodig zijn voor het
vaststellen van (wijzigingen in)
pensioenaanspraken en het
uitkeren ervan.
2– Hier kan vanzelfsprekend ook
verzekeraar worden gelezen.
22 de actuaris mei 2014
Leveren accurate data bij de reguliere pensioenuitvoering al voordelen op, bij trajecten waarin sprake
is van migratie van deelnemersgegevens is een hoge
datakwaliteit eenvoudigweg cruciaal. Voorbeelden van
dergelijke trajecten zijn de overdracht naar een nieuwe
uitvoerder, de transitie naar een nieuw administratiesysteem of de overgang naar een nieuwe pensioenregeling. Eenmaal gemigreerd is het zonder een goede
en toegankelijke vastlegging van de datahistorie haast
onmogelijk een volledige reconstructie van een
individuele aanspraak te maken. Gezien de huidige
consolidatieslag binnen de Nederlandse pensioensector
en de aankomende wijzigingen (zoals nFTK,
Witteveenkader), is dit het uitgelezen moment om de
data binnen pensioenadministraties toekomstbestendig
te maken.
In de bestaansgeschiedenis van een pensioenfonds2
vormen migratietrajecten dé momenten waarop de
datakwaliteit onder druk heeft gestaan. Zo zullen
hierbij wellicht conversies van aanspraken hebben
plaatsgevonden en is mogelijk datahistorie verloren
gegaan. Daarnaast zijn op die momenten vaak
complicerende overgangsregelingen binnen
pensioenreglementen ontstaan. Deze vergen veel van
het administratiesysteem waarin ze zijn verwerkt.
Voorbeelden hiervan zijn de overgang van eindloonnaar middelloonregelingen en de introductie van de
VPL-regelingen. Er zijn kortom voldoende redenen voor
een kritisch onderzoek naar de huidige datakwaliteit
binnen een pensioenadministratie.
Quinto-P methodiek
Om welke reden een onderzoek naar datakwaliteit ook
wordt uitgevoerd, het is van belang na te denken over
de meest effectieve vorm waarin dit wordt gedaan. Een
opzet conform het Quinto-P onderzoek van DNB is
mogelijk niet de beste optie. In deze opzet wordt voor
een deelwaarneming van circa dertig deelnemers de
pensioenaanspraak nagerekend. Gegeven de omvang
van een gemiddeld pensioenfonds is duidelijk dat de
uitkomsten niet meer dan een indicatie kunnen geven
van de datakwaliteit binnen de gehele administratie.
Voor een statistisch verantwoorde uitspraak hierover
zou een steekproef niet uit dertig maar uit enkele
honderden deelnemers moeten bestaan.
Daarnaast wordt binnen de Quinto-P methodiek
geprobeerd de pensioenaanspraak volledig te
reconstrueren op basis van de originele brondocumenten. Met name het terugvinden en ontsluiten
van deze brondocumenten of, wanneer deze niet meer
beschikbaar zijn, het verifiëren van de plausibiliteit van
de hiervan afgeleide gegevens, blijkt zeer arbeidsintensief. Niet voor niets bedroeg de gemiddelde
tijdsbesteding van een pensioenfonds dat deelnam aan
thema datamanagement
het Quinto-P onderzoek 2.400 uur. Dit ondanks de
beperkte omvang van de deelwaarneming. Het is dan
ook goed om op te merken dat de Quinto-P methodiek
niet verplicht is. Het staat pensioenfondsen vrij zelf een
passende onderzoeksvorm te kiezen.
Ondertussen in het VK
Het is interessant te kijken naar de ontwikkelingen en
oplossingen in een land dat ons op het gebied van
dataonderzoek is voorgegaan: het Verenigd Koninkrijk
(VK). De huidige situatie in Nederland lijkt op die in het
VK enkele jaren geleden. De toezichthouder daar, the
Pensions Regulator (tPR), publiceerde in 2009 een good
practice guidance3 voor essentiële data binnen een
pensioenadministratie. Dit ter voorbereiding op
wetgeving die vanaf 2012, via ‘automatic enrolment’,
grote groepen werknemers voor het eerst (en verplicht)
van pensioen zou gaan voorzien. De kwaliteit van
pensioenadministraties moest hiervoor tijdig worden
verbeterd. Omdat de Britse pensioenuitvoerders
onvoldoende voortgang boekten, kwam tPR in 2010
met strikte doelstellingen inzake datakwaliteit en
regelgeving om naleving hiervan af te dwingen.
mogelijkheid om een effectief plan van aanpak op te
stellen om de deelnemersgegevens te verbeteren,
mocht dat nodig zijn. Het uiteindelijke resultaat van
het proces is een administratie die bestaat uit data met
een objectief vastgestelde hoge kwaliteit. Deze data
kunnen vervolgens worden gehanteerd in een volledige
controleberekening van de geadministreerde
aanspraken voor alle deelnemers.
Terug naar Nederland
De aanpak uit het VK biedt aanknopingspunten voor
dataonderzoek bij Nederlandse pensioenfondsen. Een
groot voordeel is dat, anders dan de deelwaarneming
binnen Quinto-P, het volledige deelnemersbestand in
het onderzoek wordt betrokken. Daarnaast wordt de
vaak moeizame ontsluiting van de oorspronkelijke
brondocumenten elegant vermeden door via tests
gebruik te maken van alle in het databestand zelf
opgesloten informatie. De methodiek leent zich ten
slotte ook goed voor periodieke monitoring door
dezelfde testset opnieuw uit te voeren op het verder
ontwikkelde databestand.
Rol voor de actuaris
Onder druk van de toezichthouder heeft dataonderzoek
bij pensioenfondsen in het VK zich sindsdien snel
ontwikkeld. Een veelvuldig toegepaste methode om de
datakwaliteit vast te stellen is softwarematige dataanalyse. Deze bestaat uit een groot aantal (enkele
honderden) logische tests op het integrale databestand, waarin de volledige administratieve historie
per deelnemer is opgenomen. De tests variëren van
eenvoudige bestaanscontroles tot meer complexe
analyses van de onderlinge samenhang tussen de
diverse datavelden. Op individueel niveau worden zo
de aanwezige data getoetst op interne consistentie,
volledigheid en plausibiliteit. Vanwege het grote aantal
tests wordt een fijnmazig controlefilter geconstrueerd.
Gegevens die hier doorheen komen, en dus ‘slagen’
voor de uitgevoerde tests, kennen een hoge mate van
betrouwbaarheid.
Meer nog dan bij de Quinto-P opzet is bij een dergelijk
onderzoek een rol weggelegd voor de actuaris. Doordat
deze nauw betrokken is bij zowel ontwerp als
praktische uitvoering van pensioenregelingen, beschikt
hij over de kennis om relevante, fondsspecifieke tests
te ontwikkelen. Daarnaast is een actuaris als geen
ander in staat om de financiële impact van eventuele
onjuistheden te waarderen. Dit is essentieel om de
diverse data-issues die om oplossing vragen de juiste
prioriteit te kunnen geven. Bovendien kan hiermee een
goede kosten-batenanalyse worden gemaakt. Dat is
belangrijk omdat het verbeteren van de datakwaliteit
een kostbaar project kan zijn. Al is het beheren van
volledig accurate deelnemersdata welbeschouwd
misschien ook wel de belangrijkste verplichting van een
pensioenfonds. @ Reacties op dit artikel graag naar [email protected]
3–
www.thepensionsregulator.gov.uk/
pdf/RecordKeepingPDF.pdf
De onderzoeksuitkomsten bestaan per deelnemer uit de
uitslag van alle uitgevoerde tests. Dit biedt de
de actuaris mei 2014
23

Download Report