thema datamanagement door Heino de Geus QUINTO-P THE BRITISH WAY Twee jaar geleden deelde De Nederlandsche Bank (DNB) de uitkomsten van het Quinto-P onderzoek per brief met alle pensioenfondsbesturen. De hierin opgenomen oproep liet aan duidelijkheid niets te wensen over: ‘Bestuur, kijk kritisch naar de kwaliteit van de data1 in uw pensioenadministratie’. De opvolging van deze oproep lijkt door DNB vooralsnog niet zeer strikt gehandhaafd te worden. Met urgente onderwerpen als dekkingstekorten, een nieuw FTK en wijzigingen in het Witteveenkader hoog op de agenda, is dat ook niet verwonderlijk. W.H. de Geus is Senior Consultant Retirement Solutions bij Towers Watson. foto: Henk Seppen Het ligt in de lijn der verwachting dat pensioenfondsen in 2015 opnieuw gevraagd zal worden naar de datakwaliteit binnen hun pensioenadministratie. Waarschijnlijk is die vraag minder vrijblijvend van aard dan in 2012 het geval was. Los van de eventuele acties die DNB verlangt, zou voor ieder pensioenfonds een onderzoek naar de kwaliteit van de data in zijn administratie een hoge prioriteit moeten hebben. Hiervoor zijn verschillende goede (bedrijfseconomische) redenen. Maar hoe pak je zo’n onderzoek nu het best aan? En welke rol kan de actuaris hierin spelen? Dit artikel probeert op beide vragen een antwoord te geven aan de hand van ontwikkelingen in het Verenigd Koninkrijk. Goede redenen voor dataonderzoek Accurate data binnen de deelnemersadministratie zijn essentieel voor bijna alles wat er bij het uitvoeren van een pensioenregeling gebeurt. Zonder de correcte gegevens kan immers niet de juiste pensioenaanspraak of uitkering worden vastgesteld. In het verlengde hiervan zijn ook de technische voorzieningen en de premies direct afhankelijk van de gehanteerde data. Een goede datakwaliteit draagt bij aan de efficiëntie van de dagelijkse administratieve werkzaamheden en kan onnodige uitvoeringskosten voorkomen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan veelvuldig voorkomende handmatige berekeningen buiten het administratiesysteem om. Bovendien voorkomen accurate data fouten in bijvoorbeeld UPO’s en uitkeringen. Kostbare correcties achteraf kunnen zo tot een minimum worden beperkt. Naast het kostenaspect is er ook een immateriële kant aan het gebruiken van kwalitatief hoogstaande gegevens. Dit verhoogt immers de deelnemerstevredenheid en ondersteunt de reputatie van zowel het pensioenfonds als de aangesloten onderneming(en). 1 – Als in dit artikel over data wordt gesproken, betreft dit alle gegevens die nodig zijn voor het vaststellen van (wijzigingen in) pensioenaanspraken en het uitkeren ervan. 2– Hier kan vanzelfsprekend ook verzekeraar worden gelezen. 22 de actuaris mei 2014 Leveren accurate data bij de reguliere pensioenuitvoering al voordelen op, bij trajecten waarin sprake is van migratie van deelnemersgegevens is een hoge datakwaliteit eenvoudigweg cruciaal. Voorbeelden van dergelijke trajecten zijn de overdracht naar een nieuwe uitvoerder, de transitie naar een nieuw administratiesysteem of de overgang naar een nieuwe pensioenregeling. Eenmaal gemigreerd is het zonder een goede en toegankelijke vastlegging van de datahistorie haast onmogelijk een volledige reconstructie van een individuele aanspraak te maken. Gezien de huidige consolidatieslag binnen de Nederlandse pensioensector en de aankomende wijzigingen (zoals nFTK, Witteveenkader), is dit het uitgelezen moment om de data binnen pensioenadministraties toekomstbestendig te maken. In de bestaansgeschiedenis van een pensioenfonds2 vormen migratietrajecten dé momenten waarop de datakwaliteit onder druk heeft gestaan. Zo zullen hierbij wellicht conversies van aanspraken hebben plaatsgevonden en is mogelijk datahistorie verloren gegaan. Daarnaast zijn op die momenten vaak complicerende overgangsregelingen binnen pensioenreglementen ontstaan. Deze vergen veel van het administratiesysteem waarin ze zijn verwerkt. Voorbeelden hiervan zijn de overgang van eindloonnaar middelloonregelingen en de introductie van de VPL-regelingen. Er zijn kortom voldoende redenen voor een kritisch onderzoek naar de huidige datakwaliteit binnen een pensioenadministratie. Quinto-P methodiek Om welke reden een onderzoek naar datakwaliteit ook wordt uitgevoerd, het is van belang na te denken over de meest effectieve vorm waarin dit wordt gedaan. Een opzet conform het Quinto-P onderzoek van DNB is mogelijk niet de beste optie. In deze opzet wordt voor een deelwaarneming van circa dertig deelnemers de pensioenaanspraak nagerekend. Gegeven de omvang van een gemiddeld pensioenfonds is duidelijk dat de uitkomsten niet meer dan een indicatie kunnen geven van de datakwaliteit binnen de gehele administratie. Voor een statistisch verantwoorde uitspraak hierover zou een steekproef niet uit dertig maar uit enkele honderden deelnemers moeten bestaan. Daarnaast wordt binnen de Quinto-P methodiek geprobeerd de pensioenaanspraak volledig te reconstrueren op basis van de originele brondocumenten. Met name het terugvinden en ontsluiten van deze brondocumenten of, wanneer deze niet meer beschikbaar zijn, het verifiëren van de plausibiliteit van de hiervan afgeleide gegevens, blijkt zeer arbeidsintensief. Niet voor niets bedroeg de gemiddelde tijdsbesteding van een pensioenfonds dat deelnam aan thema datamanagement het Quinto-P onderzoek 2.400 uur. Dit ondanks de beperkte omvang van de deelwaarneming. Het is dan ook goed om op te merken dat de Quinto-P methodiek niet verplicht is. Het staat pensioenfondsen vrij zelf een passende onderzoeksvorm te kiezen. Ondertussen in het VK Het is interessant te kijken naar de ontwikkelingen en oplossingen in een land dat ons op het gebied van dataonderzoek is voorgegaan: het Verenigd Koninkrijk (VK). De huidige situatie in Nederland lijkt op die in het VK enkele jaren geleden. De toezichthouder daar, the Pensions Regulator (tPR), publiceerde in 2009 een good practice guidance3 voor essentiële data binnen een pensioenadministratie. Dit ter voorbereiding op wetgeving die vanaf 2012, via ‘automatic enrolment’, grote groepen werknemers voor het eerst (en verplicht) van pensioen zou gaan voorzien. De kwaliteit van pensioenadministraties moest hiervoor tijdig worden verbeterd. Omdat de Britse pensioenuitvoerders onvoldoende voortgang boekten, kwam tPR in 2010 met strikte doelstellingen inzake datakwaliteit en regelgeving om naleving hiervan af te dwingen. mogelijkheid om een effectief plan van aanpak op te stellen om de deelnemersgegevens te verbeteren, mocht dat nodig zijn. Het uiteindelijke resultaat van het proces is een administratie die bestaat uit data met een objectief vastgestelde hoge kwaliteit. Deze data kunnen vervolgens worden gehanteerd in een volledige controleberekening van de geadministreerde aanspraken voor alle deelnemers. Terug naar Nederland De aanpak uit het VK biedt aanknopingspunten voor dataonderzoek bij Nederlandse pensioenfondsen. Een groot voordeel is dat, anders dan de deelwaarneming binnen Quinto-P, het volledige deelnemersbestand in het onderzoek wordt betrokken. Daarnaast wordt de vaak moeizame ontsluiting van de oorspronkelijke brondocumenten elegant vermeden door via tests gebruik te maken van alle in het databestand zelf opgesloten informatie. De methodiek leent zich ten slotte ook goed voor periodieke monitoring door dezelfde testset opnieuw uit te voeren op het verder ontwikkelde databestand. Rol voor de actuaris Onder druk van de toezichthouder heeft dataonderzoek bij pensioenfondsen in het VK zich sindsdien snel ontwikkeld. Een veelvuldig toegepaste methode om de datakwaliteit vast te stellen is softwarematige dataanalyse. Deze bestaat uit een groot aantal (enkele honderden) logische tests op het integrale databestand, waarin de volledige administratieve historie per deelnemer is opgenomen. De tests variëren van eenvoudige bestaanscontroles tot meer complexe analyses van de onderlinge samenhang tussen de diverse datavelden. Op individueel niveau worden zo de aanwezige data getoetst op interne consistentie, volledigheid en plausibiliteit. Vanwege het grote aantal tests wordt een fijnmazig controlefilter geconstrueerd. Gegevens die hier doorheen komen, en dus ‘slagen’ voor de uitgevoerde tests, kennen een hoge mate van betrouwbaarheid. Meer nog dan bij de Quinto-P opzet is bij een dergelijk onderzoek een rol weggelegd voor de actuaris. Doordat deze nauw betrokken is bij zowel ontwerp als praktische uitvoering van pensioenregelingen, beschikt hij over de kennis om relevante, fondsspecifieke tests te ontwikkelen. Daarnaast is een actuaris als geen ander in staat om de financiële impact van eventuele onjuistheden te waarderen. Dit is essentieel om de diverse data-issues die om oplossing vragen de juiste prioriteit te kunnen geven. Bovendien kan hiermee een goede kosten-batenanalyse worden gemaakt. Dat is belangrijk omdat het verbeteren van de datakwaliteit een kostbaar project kan zijn. Al is het beheren van volledig accurate deelnemersdata welbeschouwd misschien ook wel de belangrijkste verplichting van een pensioenfonds. @ Reacties op dit artikel graag naar [email protected] 3– www.thepensionsregulator.gov.uk/ pdf/RecordKeepingPDF.pdf De onderzoeksuitkomsten bestaan per deelnemer uit de uitslag van alle uitgevoerde tests. Dit biedt de de actuaris mei 2014 23
© Copyright 2024 ExpyDoc