TMC professionaliseert het tijdschrijf- en facturatieproces

TMC professionaliseert het tijdschrijf- en
facturatieproces
TMC Group N.V. (TMC) detacheert hoogopgeleide
professionals in technische omgevingen bij
opdrachtgevers die gespecialiseerd zijn in hightech,
R&D, ICT en bouw & civiel. In 2013 besloot TMC het
proces van urenschrijven en factureren te professionaliseren. Qics leverde de
software en de dienstverlening om dat met TMC te realiseren.
TMC heeft alle competenties in verschillende business cellen georganiseerd. Iedere
business cel heeft een directeur, officemanager en enkele accountmanagers. Binnen de
cellen zijn specialisten met dezelfde deskundigheid en marktfocus verenigd. Deze
specialisten (werkondernemers) zijn ondernemende innovatiespecialisten en
projectprofessionals die worden uitgedaagd zich voortdurend te blijven ontwikkelen.
Naast een vast contract zonder concurrentiebeding krijgen zij, afhankelijk van
bijvoorbeeld specifieke kennis, een marge van het bedrag dat met hun
detacheringscontract wordt verdiend.
De uren die de werkondernemers van TMC voor klanten werken worden
één op één doorbelast. Een goed systeem voor urenregistratie en –
facturatie is daarom essentieel. “In het verleden schreven en
factureerden wij ook uren, maar leek het ons te overkomen”, vertelt
Rogier van Beek, CFO bij TMC. “Er was geen duidelijke structuur.
Rogier van Beek
Coaching was bijvoorbeeld bij de ene cel facturabel en bij de andere
niet. Nu kunnen we zien wie waarop tijd schrijft en kunnen we hierop sturen”.
Bij TMC wordt QicsTime op dit moment gebruikt voor het schrijven van tijd. De
facturatie en het beheren van projecten en medewerkers vindt plaats in AFAS. De
geschreven uren worden vanuit QicsTime doorgeboekt naar AFAS, waar ze gefactureerd
worden. De koppeling is essentieel. Daar zit ook het meeste beheer in.
“Met een 100% standaardpakket was het nooit gelukt en met
een 100% maatwerkpakket was het veel te duur geworden. Deze
combinatie is perfect”
Qics BV
Valkenburgseweg 89
2223 KC Katwijk
071-7501530
[email protected]
www.qics.nl
Mark Mollen, controller bij TMC, is betrokken geweest bij de selectie en
implementatie van QicsTime. “We proberen het tijdschrijven zo simpel
mogelijk te houden. Toch is dat best lastig bij ons, met de verschillende
cellen en karakteristieken die daarbij horen. Sommige bedrijven willen tijd
Mark Mollen
registreren om inzicht te krijgen, andere bedrijven willen ook factureren,
maar bij ons zit er ook cash-out aan vast. Ieder geschreven uur heeft bijvoorbeeld
invloed op de bonus en verlofopbouw. Daarbij wilden wij vooraf al een aantal checks
inbouwen die niet in standaard software te vinden zijn.” Voor deze TMC specifieke
wensen heeft Qics een TMC-module gebouwd die op de standaard software aangesloten
is. TMC kan zo gewoon gebruik maken van updates van het standaardpakket, maar
heeft een oplossing die past bij haar bedrijfsvoering. “Met een 100% standaardpakket
was het nooit gelukt en met een 100% maatwerkpakket was het veel te duur
geworden. Deze combinatie is perfect.”
De keuze voor Qics is volgens Van Beek een strategische keuze. “We hebben een
traject doorlopen met 4 of 5 leveranciers. We zochten een partij die groot genoeg was
om op te kunnen vertrouwen, maar niet zo groot dat we gekwalificeerd zouden worden
als kleine klant, met onze 530 tijdschrijvers. Het moet voor beide partijen spannend
genoeg zijn. Met Qics hebben we deze klik. “
Mark Mollen: “Het was een leuke samenwerking en we kijken er met een heel goed
gevoel op terug. De Qics consultant had echt gevoel voor de business en kon goed de
vertaalslag maken van onze wensen naar de software. Ze gaf richting aan het project.
Naast het opleveren van QicsTime, nam ze ook een stuk coaching voor haar rekening.
Dat was prettig en hadden wij echt nodig.”
“De Qics consultant had echt gevoel voor de business en kon
goed de vertaalslag maken van onze wensen naar de software”
“Wij hebben er veel belang bij om het tijdschrijven onder controle te hebben. Alle
omzet komt immers uit het ‘verkopen’ van uren bij de klant”, aldus Van Beek.
“Voorheen schreven we eens per maand tijd en dan ook nog eens helemaal aan het
einde van de maand. We keken vooral heel veel achteruit en we waren totaal niet bezig
met bijvoorbeeld de productiviteit voor de komende week. Daarbij hadden we niet de
juiste ‘artikelen’ gedefinieerd. Marketing was bijvoorbeeld een verzamelbak voor
indirecte uren. Hiervan hadden we dus geen goede analyse. Door meer controle te
krijgen op indirecte uren stijgt de productiviteit van de werkondernemers, wat
onmiddellijk een hogere omzet en dus ook resultaat oplevert”. Van Beek geeft aan de
rapportages wekelijks te bekijken en hiermee de celdirecteuren scherp te houden. “We
zijn nog steeds aan het opvoeden. Er mogen bijvoorbeeld geen indirecte uren worden
opengezet zonder akkoord van een accountmanager. Voorheen konden we daar niet
naar handelen omdat we hier geen inzicht in hadden. Nu kunnen we dat wel.”
“Het moeilijkste was dat het project pas is afgerond als je echt live bent. Pas na het in
gebruik nemen ga je zien wat wel en niet goed werkt. Voor je gevoel ben je klaar, maar
juist dan moet je gas geven. De hele organisatie moet in beweging worden gezet om te
zorgen dat tijd goed geschreven wordt en kritieke punten moeten snel worden
opgelost. Het was hard werken en alle zeilen bijzetten, maar het is gelukt.”
“Door meer controle te krijgen op indirecte uren stijgt de
productiviteit van de medewerkers wat resultaat oplevert”
Qics BV
Valkenburgseweg 89
2223 KC Katwijk
071-7501530
[email protected]
www.qics.nl
Van Beek: “Kortom, we zijn erg blij met QicsTime. De rapportages zijn goed en het
beheer lijkt ook goed te gaan. De officemanagers zijn er blij mee en dan hebben we het
goed gedaan. In de toekomst moeten we kritisch gaan kijken waar we nog meer
kunnen verbeteren. We willen nog verder
automatiseren. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan
een app waarmee we het tijdschrijven nog makkelijker
en laagdrempeliger kunnen maken. Niemand vindt
tijdschrijven leuk, maar het is essentieel voor onze
bedrijfsvoering. We moeten daarom proberen die
drempel zo laag mogelijk te maken.”
Wilt u meer weten over QicsTime? Neem dan contact op met Qics via 071 -7501530 of
mail naar [email protected] voor meer informatie. Wij helpen u graag verder.

Download Report