PLAN DE ACCION 2015 PERSPECTIVA OBJETIVOS ESPECIFICOS INICIATIVAS ACTIVIDAD OPERATIVA Se celebrará durante toda la semana, así: Objetivo: actividad de integración e Encuentro Tercera Edad - Pensionados intercambio. Objetivo: hacer un homenaje a las mujeres y madres residentes. Se realizará una cena Buffet, serenata y rifas Objetivo: hacer un homenaje a los hombres y padres residentes. FECHA DE INCIACION Abril 25 y 26 ESTADO 0% 25% 50% 75% #### RECURSOS ASIGNADOS RECURSOS EJECUTADOS R. FISICOS R. FINANCIEROS R. FISICOS R. FINANCIEROS $400.000 RESPONSABLE FECHA DE TERMINACION F.PROPUESTA F. REAL MEDICION Sábado: gimnasia dirigida, Manualidades y Conversatorio. Domingo Película y Chocolate bailable $2.000.000 8 de mayo Cebración Día de la Madre Día del Padre Encuentro Adolescentes (Todos los Portales) COMUNIDAD "CONVIVENCIA" Se realizará un asado, música llanera y juego 20 de Junio al aire libre. Objetivo: a través de actividades lúdicas hacer una reflexión con los jóvenes sobre el 20 y 21 de consumo de drogas, los derechos sexuales y Junio el bulling. Se celebrará durante dos días, en temporada de vacaciones. Se recomienda que se haga en alianza con los demás portales de Pontevedra. Se realizará así: Sábado: realización de un mural alusivo a la prevención del consumo de drogas. $2.000.000 $2.000.000 Domingo: Karaoke y clase de rumba con mensajes alusivos al bulling. Objetivo: ofrecerles a las madres información útil para el bienestar de sus bebes. Se desarrollará en dos días, así: Encuentro con madres de bebes entre los cero y 12 meses Sábado: Conferencia y práctica sobre estimulación temprana. Temas sobre la nutrición. Domingo: Prevención de enfermedades en los bebes. Gimnasia para mamás. SEGURIDAD INTERNA 1. supervisar el esquema de seguridad Se realizara mínima una visita diaria de supervisión y control por parte del supervisor deservicio. Diariamente 1, Se realizara reporte interno de control en los horarios establecidos para el relevo. Diariamente En los turnos nocturnos se realizara reporte en grupo, para conocer novedades Diariamente 2, monitorear el esquema de seguridad 3, Entrenar los vigilantes en casuística 1. El supervisor encargado realizara una reunión mensual con los líderes de equipo El supervisor realizara una reunión bimestral con los vigilantes asignados al esquema de seguridad. El supervisor encargado del esquema de seguridad realizara una visita semanal a la administración para conocer el estado de la gestión realizada por parte de la seguridad. Primera semana de cada mes Tercera semana de cada mes Semanalme nte Motocicleta, Planilla de Supervison. Avantel, Telefono, Celular Avantel, Telefono, Celular Papel, tablero, aula, sillas. Papel, tablero, aula, sillas. COMUNIDAD "SEGURIDAD" 5, Prevenir la ocurrencia de siniestros ene-15 se realizara capacitación de llamada millonaria Febrero dirigida a las empleadas de servicio Octubre doméstico y residentes 2015 Se enviaran circulares para socializar medidas Marzo, junio, de seguridad en temporadas críticas para la Noviembre seguridad. 2015 Visitas Realizadas / visitas Programadas Coordinador de Operaciones (Ramon Bossa) (Ramon Bossa) Supervisor Argemiro Bermeo Supervisor Argemiro Bermeo Agenda Supervior Argemiro Bermeo Agenda Director de Operaciones, (Arley Avila) Gerente de Operaciones. (Tonny Vargas) Computador, Video Beam, Tablero, Aula, sillas Director de Operaciones (Arley Avila) 4, Visitar la Administración Bimestralmente se realizara una visita a la administración por parte de un directivo para verificar el cumplimiento de la gestión. Supervisores Reuniones Realizadas / reuniones Programadas Visitas realizadas / Visitas Programadas Nº de siniestros presentados Director de Operaciones (Arley Avila) PERSPECTIVA OBJETIVOS ESPECIFICOS INICIATIVAS ACTIVIDAD OPERATIVA FECHA DE INCIACION ESTADO 0% 25% 50% 75% #### RECURSOS ASIGNADOS RECURSOS EJECUTADOS R. FISICOS R. FINANCIEROS R. FISICOS R. FINANCIEROS En caso de presentarse una novedad delictiva o vandálica el supervisor deberá desplazarse y dar atención personalizada, si corresponde a un hurto a residencia, acudirá un directivo de la empresa. 6. Reaccionar y atender oportunamente las novedades RESPONSABLE FECHA DE TERMINACION F.PROPUESTA F. REAL MEDICION Supervisor de servicio, Director de Operaciones, Arley Avila Gerente de Operaciones (tonny Vargas) Si el radio operador no logra obtener comunicaron con el esquema de seguridad, el supervisor deberá acudir para hacer la verificación, y cerciorarse del estado del esquema de seguridad En caso de presentarse un delito al interior del conjunto se realizara el reporte a la supervigilancia, se abrirá carpeta de investigación interna, la cual estará en cadena de custodia a disposición de la autoridades judiciales. Spervisor - Radio operador, de servicio Supervisor, Director de Operciones (Arley Avila) 7.Responder Oportunamente La empresa Seguridad Apolo emitirá respuesta a las reclamaciones formales dando cumplimiento a los tiempos establecidos por la superintendencia de vigilancia y seguridad privada. Computador Supervisor, Director de Operaciones, (Arley Avila) Asesor juridico. (Alfredo Ramos PQRS resueltas / Total PQRS 1. Selección de personal por competencias. Realizar proceso de reclutamiento por medio de academias de seguridad avaladas por la superintendencia de vigilancia y seguridad privada. Realizar proceso aplicando tres pruebas psicotecnicas una de personalidad , de valores y de conocimientos, para medir las competencias servicio al cliente, Año 2015. comunicación, analisis y solución de problemas, manejo de armas y tecnología, preocupación por la calidad, suspicacia y trabajo en equipo. LLevar a cabo entrevista por competencias inicial y entrevista con la gerencia de operaciones. Hojas, fotocopias, lapices, borradores. Aula. Directora Gestión Humana (Sandra Ramirez) ingresos + retiros / 2 *100/ Efectivo Medio. Ingresos x 100/ EM Retiros x 100 / EM Solicitud de cambio x 100 / EM. 2.Formación y Capacitación Con base en tres herramientas se detectan las necesidades de capacitación: Evaluación de desempeño anual para detectar aspectos por mejorar en las diferentes competencias, a nivel grupal e individual. De febrero a Necesidades del servicio, y Solicitudes del agosto de cliente. 2015 3. Nivelación de estudios Por medio del convenio con el Colegio Capacitación 2000 el cual trata de: La emrpesa asumira el costo de la matricula y el colegio realizara el 30% de descuento en la Enero a pensión. facilidades de horario de acuerdo Diciembre con programacion. Descuento por libranza, de 2015. Informes semestrales de lo adelantado por el personal inscrito. Se pretende nivelar al 39% de personal 4. Actualización de cursos de seguridad. Se realizara bajo dos modalidades: Convenio con el SENA con becas completas. Convenio con academia de seguridad , para que se capacite al personal de acuerdo con las Enero a necesidades específicas referente a las Diciembre competencias resultado de la evaluación de de 2015. desempeño, las solicitudes del cliente y las necesidades del servicio, para este punto se asignaran medias becas al personal, para nivelación de cursos . 5. Programa de reinducción Se realizara citación de personal cada tres meses para realizar reinduccion en temas actuales, relacionados con la prevención de novedades. Se verificara la eficacia de la inducción por medio de la visita de campo enfocada a indagar aspectos generales en el desempeño del cada guarda. Marzo, junio, septiembre y diciembre Computador Aula de capacitacion Video beam, Materiar de apoyo como papel, esferos marcadores, de acuerdo con la actividad. $5.000.000 Directora Gestión Humana (Sandra Ramirez) Directora de Gestion Humana. Director de Operaciones. $7.500.000 mensulaes Directora Gestion Humana (Sandra Ramirez) Directora Gestion Humana Director de Operaciones Puntaje por competencia / puntaje maximo por competencia. Número de capacitados / total de personal. Número de capacitados / total de personal. Puntaje por competencia / puntaje maximo por competencia. Promedio de respuesta por aspecto / puntaje maximo PERSPECTIVA OBJETIVOS ESPECIFICOS FECHA DE ESTADO RECURSOS ASIGNADOS RECURSOS EJECUTADOS INCIACION 0% 25% 50% 75% #### R. FISICOS R. FINANCIEROS R. FISICOS R. FINANCIEROS ACTIVIDAD OPERATIVA Detectar aspectos por mejorar con los resultados de la encuentsa de satisfaccion del cliente interno. Realizar campañas de prevención de seguridad y salud en el trabajo, Jullio, por medio de las inspecciones de seguridad 6. Programa de Binestar Octubre. en cada esquema. $18.000.000 de personal. Noviembre y Programar dos jornadas de recreacion al año, Diciembre con la caja de compensacion familiar enfocada a trabajadores y sus familias. Realizar entrega de incentivos el día del guarda y navidad. se realizara una reunion mensual con la polica del sector para dar a conocer la percepcion Adelantar un trabajo con la Policia de la comunidad ene-15 Aula, Sillas Realizar dos reuniones al año con la comunidad para dar a conocer la gestion del Video Beam, Establecer jornadas de sensibilización con frente de seguridad y dar recomendaciones Sillas, Aula, la comunidad. de seguridad, feb-15 realizar una reunion bimestral con los Realizar Segumiento a la gestion del administradores delos conjuntos afiliados para frente de seguridad dar a conocer la gestion del frente de seguridad ene-15 Tomar comunicación con coordinadores de contrato o supervisores de las demas Telefono, empresas de vigilancia presentes en el sector Avantel para generar estragias de seguridad. INICIATIVAS Dar a conocer el frente de seguridad tomar comunicación con los conjuntos/ empresas del sector para presentar el frente de seguridad e invitar a que se vinculen Adoptar un modelo de gestión para Adelantar Convenios con Entidades integrar con los grupos de interes Comerciales. del sector. ENTORNO Y SOCIEDAD Elaborar un censo de las Entidades comerciales del sector con las que se puede establecer convenios gana-gana. Revisar el Plan de Desarrollo Local para conocer presupuestos, planes, programas y proyectos que se pueden gestionar para el beneficio del sector. Establecer contacto con las Entidades Distritales para tema de seguridad y mantenimiento de parques y caño entre otros. Igualmente integrar en la comunidad en los programas para jovenes y adultos mayores con los que cuenta el Distrito. Enero de 2015 Enero de 2015 FECHA DE TERMINACION F.PROPUESTA F. REAL Directora Gestion Humana.(Sandra Ramirez) Según aprobación del Consejo de Administración. Según aprobación del Consejo de Administración. Director de Opertaciones (ARLEY AVILA) Arley Avila / Tonny Vargas Numero de quejas Presentadas, Novedades Neutralizadas/ Total de Novedades presentadas Director de Operaciones (Arley Avila) Arley Avila / Tonny Vargas Administración. Enero de 2015 Agosto de 2015 Administración. Enero de 2015 Agosto de 2015 Administración. Enero de 2015 Agosto de 2015 Administración. Enero de 2015 Marzo de 2015 Administración. Enero de 2015 Marzo de 2015 Administración Febrero de 2015 Marzo de 2015 Administración Marzo 1 de 2015 Marzo 30 de 2015 Según aprobación del Consejo de Administración. Crear una red o mesas de trabajo con los Coordinadores de seguridad de empresas como Caracol, Mazco, Madiautos Jumbo y Titan, asi como con los supervisores de empresas de Conjuntos vecinos, personas especialistas en seguridad del sector para lograr un diagnostico del sector y hacer peticiones a la Policia con mas contundencia. Establecer jornadas de sensibilización con la comunidad. AREA ADMINISTRATIVA 1, Inventarios ( Fisico - Archivo ) 2, Reglamento de Propiedad Horizontal adapatado a la Ley 675 de 2001 3, Libro de Actas de Asamblea y Consejo Registrados. 4, Libro de Residentes. 5, Manual de Convivencia. 6, Planos Generales del Edificio. 7, Planeaciòn reuniones de Consejo de Administraciòn - Asamblea AREA LEGAL 1, Personeria Juridica. 2, Rut. 1. Elaborar un inventario Fisico integral de los elementos del conjunto y colocar plaquetas numeradas. 2. Elaborar inventario Archivo y crear una base de datos. Enero de 2015 Enero de 2015 Verificar existencia del Reglamento. Actualización de libros. Realizar jornadas anuales de actualización de Febrero de residentes, propietarios y arrendatarios. 2015 Revisión y aplicación del Manual de Convivencia. Verificar y gestionar Planos del Conjunto que hacen falta y crear un archivo de planoteca. Organizar una reunión mensual de Consejo y una Anual de Asamblea Verificar y realizar gestiones para mantenerla actualizada. Verificar y realizar gestiones para mantenerlo actualizado. Marzo de 2015 MEDICION Actividades realizadas / actividades programadas. Director Comercial (Alejandro lema) Director de Operaciones (Arley Avila) Video Beam, Sillas, Aula, Enero de 2015 RESPONSABLE PERSPECTIVA OBJETIVOS ESPECIFICOS INICIATIVAS 3, Contratos 4, Poliza Seguros de Areas Comunes. AREA FINANCIERA 1. Elaboraciòn de Estados Financieros y Analisis. 2. Pago de Retenciòn en la fuente. 3. Elaboraciòn facturaciòn mensual. 4. Pago de Proveedores. 13, Seguimiento cartera en mora. PROCESOS 14, Cobros Jurídicos ACTIVIDAD OPERATIVA Elaborar un cuadro de los contratos del conjunto identificando fechas de vencimientos. Verificar documentacion (polizas, contrato, rut etc.) Iniciar proceso de cotizacion póliza areas Enero de comunes 2015 Mantener la carpeta con la Poliza de Areas comunes y de Directores y admiistrativos. Se realizan de forma Mensual Se realizan de forma Mensual Se realizan de forma Mensual Realizar los pagos correspondientes de acuerdo con el manual de procedimientos acordado. Enviar comunicaciones de cobro pre-juridido Cuotas en mora mayores de tres, Cerramiento de casilleros. Adelantar trimestralmente una reunión de depuración de cartera y acuerdos de pago. Segumiento y gestión. AREA OPERATIVA 1, Supervisión de Personal. 2, Funciones del personal. 3, Manual de Procedimientos. Realizar reuniones bimensuales con el personal de vigilancia y aseo. Establecer cronogramas de actividades con el personal a cargo. Socializacion Manual de Procedimientos de Portal de Pontevedra III MANTENIMIENTOS Mantenimiento Jardines Se realiza un mantenimiento mensual. Desmonte, pintura y mantenimiento parque Mantenimiento Parque Infantil niños. Se realizan dos (2) mantenientos mensuales en cada uno de los ascensores de las siete Mantenimiento Ascensores (7) torres. Mantenimiento mensual de las bombas Lavado de cajas de paso 1 vez al año Lavado de Pozos y cajas desarenadoras 2 Equipo Hidroneumatico (Aguas Lluvias y veces al año. Potable) Mantenimiento a 10 cheques 1 vez al año. Lavado de los tres (3) tanques de agua. Bimestral (agua potable y Aguas Luvias) Mantenimiento bimensual de citofonia y/o Citófonos - (Contrato) cuando se presente falla. Fumigación tres veces en el año. Fumigación Se realiza recarga de extintores 1 vez en el Recarga de extintores año Mantenimiento semestral y /o cada vez que Puertas Peatonales presente falla. Mantenimiento semestral y /o cada vez que Puertas Vehiculares presente falla. Mantenimiento correctivo y preventivo a cámaras en perdida de video. Mantenimiento correctivo y preventivo a la cerca eléctrica que protege el perímetro. Mantenimiento CCTV - (contrato) Cada 6 meses. Mantenimiento correctivo y preventivo al sistema de seguridad electrónica. Cada 6 meses Mantenimiento cada tres (3) meses. Mantenimiento Cubierta Mantenimiento cada tres (3) meses. Mantenimiento sifones El lavado de parqueaderos se realizará tres Lavado de parqueaderos veces en el año y el barrido bimensual. Revisión y mantenimiento mensual. Mantenimiento eléctrico general Capacitación permanente personal de seguridad y CCTV RECURSOS HUMANOS FECHA DE INCIACION Enero de 2015 ESTADO 0% 25% 50% 75% #### RECURSOS ASIGNADOS RECURSOS EJECUTADOS R. FISICOS R. FINANCIEROS R. FISICOS R. FINANCIEROS RESPONSABLE Administración. Enero de 2015 Febrero de 2015 Administración Enero de 2015 Febrero de 2015 Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Administración Capacitación al Todero y personal de aseo en utilización de quimicos y liquidos de Aseo. Capacitación Administradora en temas de Propiedad Horizontal y demas que requiera el Conjunto. FECHA DE TERMINACION F.PROPUESTA F. REAL Coordinar con Implementar las capacitaciones dos veces en el año. Administración Coordinar con Implementar las capacitaciones dos veces en el año. Administración MEDICION ESTADOS 0% LA ACTIVIDAD NO HA INICIADO 25% LA ACTIVIDAD TIENE UN INICIO Y PROCESO INCIPIENTE. 50% IDEM + AVANCES EN PROCESOS SIGNIFICATIVOS, INVERSION EN TERMINOS DE RECURSOS Y EN ADELANTO DE OBRA . 75% AVANCE DESTACADO PERO NO HA SIDO CONCLUIDO 100% CUANDO LA ACTIVIDAD SE HA OPERATIVIZADO. 0% LA ACTIVIDAD NO HA INICIADO 25% LA ACTIVIDAD TIENE UN INICIO Y PROCESO INCIPIENTE. 0% LA ACTIVIDAD NO HA INICIADO 25% LA ACTIVIDAD TIENE UN INICIO Y PROCESO INCIPIENTE. 0% LA ACTIVIDAD NO HA INICIADO 25% LA ACTIVIDAD TIENE UN INICIO Y PROCESO INCIPIENTE.