SIS uit de startblokken Jaarplan borging SIS 2015

SIS uit de startblokken
Jaarplan borging SIS 2015
20 november 2014
Inhoud
1. Waar staat SIS voor
2. Van implementatie naar borging
3. De ambities voor 2015
3.1. Werken aan een op elkaar ingespeelde landelijke voorziening SIS
3.2. Faciliteren dat de regiofunctionarissen op hun taak berekend zijn
3.3. Leren van oefeningen en incidenten
3.4. Finetunen van de werkwijze SIS
3.5. Gebruiksgemak van SVIS verbeteren
3.6. Bekendheid van SIS vergroten
4. Organisatie en overleg
5. Begroting borging SIS 2015
Bijlagen:
1. Communicatiestrategie SIS
2. Overzichtstabel
3. Risico’s
Sjan Martens
Programmamanager SIS
1.
Waar staat SIS voor
SIS staat voor slachtofferinfomatiesystematiek. Onder de noemer van SIS hebben een
aantal partijen contractafspraken gemaakt over de uitwisseling van slachtofferinformatie
en het informeren van verwanten bij incidenten in Nederland. De contractpartners zijn
Veiligheidsberaad, Instituut Fysieke Veiligheid (IFV), GGD GHOR Nederland, Nationale
Politie, ANWB-alarmcentrale en Landelijk Operationeel Coördinatiecentrum (LOCC).
SIS zorgt ervoor dat verwanten die bij een incident op zoek zijn naar hun naaste snel en
zorgvuldig geïnformeerd worden, wanneer de persoon die zij zoeken zwaargewond of
overleden is. Het gaat om de niet-zelfredzame slachtoffers. Zelfredzame slachtoffers die
niet gewond of lichtgewond zijn, bellen vaak zelf hun familie en vrienden of laten via de
sociale media weten hoe het met hen gaat.
Tijdens een incident kan SIS op verzoek van een veiligheidsregio geactiveerd worden.
Zodra dit gebeurt, wordt de landelijke voorziening SIS operationeel. Het gaat om de
frontoffice bij de ANWB in Assen en de backoffice die gehuisvest is bij het Landelijk Team
Forensische Opsporing (LTFO) in Driebergen. Verwanten kunnen bellen naar de
frontoffice. De backoffice onderhoudt de contacten met de veiligheidsregio, krijgt vanuit de
veiligheidsregio slachtoffergegevens van ziekenhuizen en verzamelt zelf de gegevens van
overleden slachtoffers. De gegevens van zwaargewonde en overleden slachtoffers
worden vergeleken met de gegevens van de vermiste personen en bij een match worden
de verwanten door de backoffice geïnformeerd.
2.
Van implementatie naar borging
In opdracht van het Veiligheidsberaad is in 2011 het project SIS van start gegaan. Door
de Stuurgroep SIS is onder leiding van Alexander Meijer, portefeuillehouder vanuit het
Landelijk Overleg Coördinerend Gemeentesecretarissen (LOCGS), gewerkt aan de opzet
en de implementatie van een nieuwe slachtofferinformatiesystematiek.
Op 13 december 2013 is door het Veiligheidsberaad besloten dat het IFV vanaf januari
2014 belast is met het borgen van SIS. Voor een goede overgang van de implementatie
naar de borging liep in 2014 de afronding van de implementatie door, het zogenaamde
surplusproject, terwijl gelijktijdig de borging van SIS werd opgestart. Met het vaststellen
van een overdrachtsdocument heeft de Stuurgroep SIS op 27 oktober 2014 het
surplusproject beëindigd. Vanaf november 2014 is het IFV in opdracht van het LOCGS en
in nauwe samenspraak met andere betrokken partners verantwoordelijk voor de
continuïteit van SIS.
3.
De ambities voor 2015
Nu de implementatie van SIS is afgerond, de werkwijze van SIS op papier is beschreven,
de afspraken met alle partners zijn vastgelegd en in alle veiligheidsregio’s een regionale
SIS-coördinator is benoemd, zijn voor 2015 zes ambities geformuleerd. De ambities
geven de richting aan om te komen tot een goed werkend SIS. Bij de ambities zijn
2
concrete activiteiten benoemd. Bij de opsomming van de activiteiten is een onderscheid
gemaakt tussen de borgingsactiviteiten en de restpunten van het surplusproject.
3.1. Werken aan een op elkaar ingespeelde landelijke voorziening SIS
De landelijke voorziening SIS bestaat uit twee onderdelen: een frontoffice en een
backoffice. Voor de frontoffice is er bij de ANWB een pool van 6 coördinatoren en circa
100 telefonistes ingericht. Voor de backoffice zijn drie pools gevormd: een pool van 6
teamleiders SIS, een pool van 12 liaisons geneeskundige zorg en een pool van 6
coördinatoren en circa 30 politiemedewerkers. In totaal circa 160 functionarissen. Verder
is het LOCC 24 uur per dag bereikbaar om op verzoek van de veiligheidsregio de
landelijke voorziening SIS te activeren.
Borgingsactiviteiten
 In overleg met LOCC, ANWB, Nationale Politie en GGD GHOR Nederland wordt
geïnventariseerd wat de partners zelf doen en wat zij van het landelijke OTO
programma verwachten, opdat hun functionarissen bekend zijn met SIS en weten wat
hen te doen staat zodra SIS geactiveerd is.
 Het streven is dat elke functionaris van de landelijke voorziening SIS in 2015
minimaal één keer aan een oefening deelneemt. Voor de deelname van de
functionarissen van de landelijk voorziening SIS aan de SIS-oefeningen wordt een
rooster opgesteld.
 Met de ANWB is afgesproken dat de ANWB zelf ervoor zorgt dat de eigen
medewerkers zijn opgeleid en met het informatiesysteem SVIS kunnen werken.
Restpunten surplusproject
 In 2015 worden vijf SVIS-trainingen van een 0,5 dag georganiseerd, zodat alle 54
functionarissen van de backoffice kunnen werken met het informatiesysteem SVIS.
 Begin 2015 worden vier trainingen werkwijze SIS van een 0,5 dag georganiseerd,
zodat alle functionarissen in de backoffice hun eigen rol kennen in relatie tot de rol
van de andere functionarissen in de backoffice. De heeft hoge prioriteit, omdat de
functionarissen van de backoffice nog niet in een volledige bezetting met elkaar
hebben geoefend.
 Twee trainingen van 0,5 dag crisismanagement voor teamleiders SIS en aandacht
voor persoonlijke ontwikkeling.
3.2. Faciliteren dat de regiofunctionarissen op hun taak berekend zijn
In de crisisorganisatie van een veiligheidsregio zijn er zeven functies met een rol bij SIS.
Het is belangrijk dat deze functionarissen bekend zijn met SIS, weten hoe SIS geactiveerd
kan worden en weten wat ze dan moeten doen. Ook is het belangrijk dat zij hun kennis
over SIS bijhouden en leren van de ervaringen van collega’s. De bredere groep van
functionarissen daaromheen moet weten dat SIS er is en waar het voor staat.
3
Borgingsactiviteiten
 Voor alle functionarissen die bekend moeten zijn met de werkwijze van SIS is in 2014
de e-learning basiskennis SIS ontwikkeld. De e-learning omvat ook een zelftoets. In
2015 wordt de basiskennis up-to-date gehouden.
 Om de kennis over SIS bij te houden worden in 2015 twee cases ontwikkeld, die in de
vorm van een e-learning voor dezelfde functionarissen beschikbaar komen. De cases
bevatten interactieve vragen, waardoor de functionarissen hun kennis over SIS
kunnen opfrissen.
 Het is de bedoeling om de deelname aan de e-learning basiskennis en de cases te
monitoren, zodat een veiligheidsregio kan zien wie wel en wie niet de modules
gevolgd hebben. Deze monitoring is pas mogelijk als de modules opgenomen zijn in
de elektronische leeromgeving (ELO) die in 2015 door het IFV samen met de
veiligheidsregio’s wordt geïmplementeerd.
Restpunten surplusproject.
 Voor de bredere groep van regiofunctionarissen wordt informatiemateriaal ontwikkeld
(flyer). Ook wordt een factsheet gemaakt voor de interpretatie van de
slachtoffergegevens van SIS.
 Opleiders/adviesbureaus worden geïnformeerd over de basiskennis SIS. Daarnaast
wordt met de verantwoordelijken voor examinering van relevante examens bekeken
wat nodig is om de basiskennis SIS mee te nemen in de examinering.
 Er worden berichten voorbereid voor de publiekscommunicatie bij een inzet van SIS.
3.3.
Leren van oefeningen en incidenten
Voor het samenspel tussen de veiligheidsregio en de landelijke voorziening SIS worden
jaarlijks een aantal SIS-oefeningen met een SIS-waardig scenario georganiseerd. De SISoefeningen worden voorbereid in samenwerking met de regionale SIS-coördinatoren,
aansluitend op de regionale oefenkalender en de regionale specifieke wensen.
Er zijn meerdere soorten oefeningen:
 SIS-activeringsoefeningen, waarbij de landelijke voorziening SIS op een
onaangekondigd moment wordt geactiveerd. Vanuit de veiligheidsregio zorgt een
officier van dienst bevolkingszorg of een algemeen commandant bevolkingszorg dan
voor de activering van SIS.
 SIS-stelseloefeningen, waarbij de landelijke voorziening SIS oefent met
regiofunctionarissen of met regioteams (sectie GHOR, team bevolkingszorg,
taakorganisatie communicatie, ROT).
 Eigen oefeningen van de regio, waarbij de landelijke voorziening SIS ingevuld wordt
door de responscel.
Naast de SIS-oefeningen kan veel geleerd worden van een SIS-inzet bij een incident. Er
zijn meerdere methodes om een inzet te evalueren en ervan te leren. Bij de eerste inzet
van SIS bij het ongeval met de monstertruck in Haaksbergen (28 september 2014) is een
korte en snelle inventarisatie van aandachtspunten voor de werkwijze van SIS opgesteld,
op basis van de bevindingen van enkele direct betrokken hulpverleners. Andere vormen
4
van evalueren en leren zijn mogelijk zoals een leerarena, groepsbijeenkomsten met direct
betrokkenen, onderzoek onder verwanten et cetera. Ook kan er geleerd worden van
incidenten die wellicht SIS-waardig zijn, maar waarbij SIS niet is ingezet.
Borgingsactiviteiten
 In 2015 worden meerdere SIS-oefeningen gehouden; vier of vijf SISactiveringsoefeningen en vier of vijf SIS-stelseloefeningen. Inmiddels hebben vier
veiligheidsregio’s zich hiervoor aangemeld: IJsselland, Noord- en Oost-Gelderland,
Zuid-Limburg en Brabant-Noord. Op verzoeken om via de responscel deel te nemen
aan de eigen oefeningen van een veiligheidsregio wordt ingegaan als een teamleider
SIS dit wil doen en het agenda-technisch uitkomt.
 Ook worden de SIS-oefeningen geëvalueerd en wordt er per oefening een
evaluatierapport met aanbevelingen opgesteld. Voor het waarnemen tijdens een
oefening wordt een beroep gedaan op waarnemers vanuit de veiligheidsregio en op
de functionarissen van de backoffice.
 Als zich in 2015 een SIS-inzet voordoet, wordt afhankelijk van aard en omvang van
de SIS-inzet in overleg met de betrokken veiligheidsregio bekeken op welke wijze het
beste van de inzet geleerd kan worden, de leerervaringen gedeeld kunnen worden en
hoe hierover gecommuniceerd wordt. Ook bij een mogelijk SIS-waardig incident
waarbij SIS niet is ingezet, wordt nagegaan waarom dit niet is gebeurd en welke
overwegingen daaraan ten grondslag liggen.
3.4. Finetunen van de werkwijze SIS
In de projectfase heeft de Stuurgroep SIS de werkwijze van SIS ontwikkeld. De tijdens de
projectfase opgestelde notities over de werkwijze (waaronder de Handreiking regionale
implementatie SIS) zijn samengevat in de basiskennis SIS. Ook is een concept
toetsingskader opgesteld. Daarnaast is de werkwijze vastgelegd in de prestatieafspraken
die met de verschillende partners van SIS zijn gemaakt: GGD GHOR Nederland,
Nationale Politie, ANWB, veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland, GGD Amsterdam en
LOCC. Voor de inzet van de teamleiders SIS heeft het IFV detacheringsovereenkomsten
met enkele veiligheidsregio’s afgesloten.
Borgingsactiviteiten
 In de werkwijze van SIS is de privacy van persoonsgegevens verankerd. In de
rapportages wordt rekening gehouden met de privacy-afspraken en worden deze
uitgedragen.
 In 2015 zorgt het IFV voor een goede bezetting van de pool van teamleiders SIS en
monitort het IFV de afgesproken prestatie-eisen met de partners. Het IFV signaleert
eventuele knelpunten en bespreekt deze dan met de betrokken partner en met de
portefeuillehouder SIS van het LOCGS.
 De evaluatierapporten van de SIS-oefeningen en de aanbevelingen worden in
verschillende overleggen besproken. Verbeteracties worden benoemd en gemonitord.
5

In de loop van 2015 wordt het concept toetsingskader SIS, nadat er in een aantal
SIS-oefeningen ervaring mee is opgedaan, ter vaststelling voorgelegd aan het
LOCGS.
 Eind 2015 wordt op basis van de SIS-oefeningen en de SIS-inzetten die tot dan toe
hebben plaatsgevonden bekeken hoe in de verschillende regio’s de functies met een
rol bij SIS zijn ingevuld en welke lessen hieruit te trekken zijn.
Restpunten surplusproject
 Uit signalen vanuit de politiekolom en bij de inzet van SIS (ongeval Haaksbergen op
28 september 2014) is gebleken dat de politie in de veiligheidsregio nog onvoldoende
op de hoogte is van de werkwijze van SIS. Aan de Nationale Politie is gevraagd om
een plan van aanpak voor de implementatie van SIS op te stellen. SIS heeft hierbij
een faciliterende rol.
 Begin 2015 worden afspraken gemaakt over de wijze waarop de teamleider SIS
tijdens een incident de regio informeert over de voortgang. Hoe wordt gerapporteerd
(mondeling of schriftelijk), via welk format en wat is de relatie met de inzetopdracht.
3.5.
Gebruiksgemak van SVIS verbeteren
Het informatiesysteem SVIS wordt door de frontoffice gebruikt voor het vastleggen van de
zoekvragen van verwanten. De backoffice gebruikt SVIS voor het invoeren van
slachtoffergegevens van ziekenhuizen en gegevens van overleden slachtoffers. SVIS is
essentieel voor het werkproces van SIS. Afgelopen jaar zijn tijdens twee oefeningen
(Gelderland-Zuid op 19 juni 2014, Twente op 10 september 2014) en een inzet (ongeval
Haaksbergen op 28 september 2014) de eerste ervaringen opgedaan. Voor de werkwijze
van SIS is een robuust en gemakkelijk te gebruiken SVIS cruciaal.
Borgingsactiviteiten
 De uitvoering van de restpunten wordt gemonitord en ontwikkelpunten worden tijdig
gesignaleerd. Ook de bedrijfszekerheid van SVIS wordt in 2015 nauwgezet gevolgd
en problemen worden tijdig met de functioneel beheerder GGD Amsterdam
besproken.
 Gebleken is dat er nog onduidelijkheid bestaat over welke gegevens de politie nodig
heeft voor de matching van vermisten en slachtoffers. Omdat de politie in 2014 niet
heeft meegedaan aan de SIS-oefeningen, bleek pas bij de inzet voor Haaksbergen
dat de wijze waarop SVIS momenteel is ingericht niet aansluit bij de aanpak van de
matching door de politie, Bij de inzet voor Haaksbergen gebeurde de matching
handmatig op een whiteboard. In 2015 is daarom doorontwikkeling van SVIS nodig.
Restpunten surplusproject
 In het bellersonderzoek tijdens de SIS-oefeningen kwam naar voren dat de volgorde
waarin de frontoffice de vragen stelt niet aansluit bij de beleving van de bellers.
Hiervoor is bijstelling van het vraagpatroon en de invulvelden van SVIS nodig.
 De ziekenhuizen leveren de slachtoffergegevens niet op uniforme manier aan,
waardoor invoeren in SVIS handmatig moet gebeuren. In 2015 wordt met GHOR
GGD Nederland gesproken over de acties om tot een format te komen.
6

Binnen SVIS is een zelfregistratiemodule ontwikkeld om het opgeven van vermiste
personen en het doorgeven van ‘ik ben veilig’ via de website mogelijk te maken. In
2015 wordt bekeken in hoeverre de module gebruiksklaar is (stresstest), wat de
kosten van de hosting zijn en hoe de inpassing in het werkproces van de landelijke
voorziening SIS kan plaatsvinden.
3.6. Bekendheid van SIS vergroten
Voor de bekendheid van SIS vindt regelmatige communicatie plaats. Het is belangrijk dat
de identiteit van SIS goed gecommuniceerd wordt naar burgers, verwanten en media.
Voor de positionering van SIS is een helder duidelijk verhaal nodig. Tijdens de SIS-inzet
voor Haaksbergen kwam naar voren dat de naam ANWB-verwanteninformatie niet
geassocieerd wordt met een overheidsvoorziening die door de veiligheidsregio is ingezet.
Borgingsactiviteiten
 Begin 2015 wordt de positionering van SIS en de naamgeving van het
verwanteninformatie-nummer en van de zelfregistratiewebsite besproken met de
portefeuillehouder SIS en vervolgens in LOCGS.
 In 2015 letten de programmamanager SIS en de communicatieadviseur van het IFV
op de communicatiemomenten met attentiewaarde voor de verschillende
doelgroepen. Het ‘levend houden’ van SIS heeft continu de aandacht. Zie voor de
communicatiestrategie de bijlage.
 In 2015 houden de programmamanager SIS en de communicatieadviseur de website
www.snellerinformatieslachtoffer.nl bij. Medio 2015 wordt de informatie op de website
overgezet naar het dossier SIS dat via Infopunt Veiligheid toegankelijk is. Tot eind
2015 blijft de website nog in de lucht.
4.
Organisatie en overleg
In deze paragraaf wordt ingegaan op de opdrachtgever-opdrachtnemer relatie, de
organisatie in de koude fase en de overleggen die er zijn.
Opdrachtgever-opdrachtnemer relatie
Het Veiligheidsberaad heeft het LOCGS gemandateerd om binnen gegeven kaders als
opdrachtgever op te treden. Het LOCGS heeft een portefeuillehouder SIS aangewezen
die fungeert als gedelegeerd opdrachtgever en aanspreekpunt naar de opdrachtnemer,
de directie IFV. Gezamenlijk maken de opdrachtgever en de opdrachtnemer afspraken
over de te leveren prestaties en de verantwoording daarover. Dit gebeurt middels het
jaarplan borging SIS, inclusief begroting en het jaarverslag borging SIS, inclusief
financiële verantwoording. Het LOCGS stelt het jaarplan en het jaarverslag vast. De
notities over SIS die in het LOCGS worden geagendeerd, worden vooraf besproken in het
Landelijk Overleg Coördinatoren Bevolkingszorg (LOCB).
Het LOCGS legt op haar beurt verantwoording af aan het Veiligheidsberaad. Het
Veiligheidsberaad krijgt ter informatie een samenvatting van het jaarplan en jaarverslag
7
borging SIS. Dit kan via het reguliere jaarplan en jaarverslag van het IFV. Wanneer er
sprake is van significante afwijkingen wat betreft financiën of werkwijze SIS of wanneer er
sprake is van aanpassing in pseudowetgeving, vindt vaststelling van jaarplan en
jaarverslag plaats door het Veiligheidsberaad.
Indien nodig voor de positionering en doorontwikkeling van SIS overlegt de portefeuillehouder SIS van het LOCGS met de portefeuillehouder Nationale Politie en de
portefeuillehouder GHOR GGD-Nederland.
Organisatie in de koude fase
De programmamanager SIS van het IFV is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing
van de borging van SIS. De programmamanager stuurt op tijd, geld en kwaliteit en zorgt
voor de organisatie van de activiteiten en de communicatie. De programmamanager werkt
onder de verantwoordelijkheid van de directeur bedrijfsvoering van het IFV.
Elke veiligheidsregio heeft een eigen regionale SIS-coördinator aangewezen die
procesverantwoordelijk is voor SIS binnen de eigen veiligheidsregio in de koude situatie.
De regionale SIS-coördinatoren zijn voor de programmamanager SIS het aanspreekpunt
voor het doorzetten van de basiskennis SIS en de casuïstiek, de planning en de
voorbereiding van SIS-oefeningen en de bijstelling van de werkwijze van SIS.
Opdrachtgever-opdrachtnemer overleg
Aan dit overleg nemen de portefeuillehouder SIS vanuit het LOCGS, directeur
bedrijfsvoering IFV en de programmamanager SIS deel. Dit overleg wordt in 2015 in
februari (jaarverslag) en oktober (jaarplan) gehouden.
Werkgroep borging SIS
De werkgroep borging SIS is het platform waar de SIS-partners op uitvoeringsniveau en
de programmamanager SIS met elkaar aan tafel zitten. In de werkgroep komen alle zaken
aan de orde over de borging van SIS en de doorontwikkeling van de werkwijze SIS. Dit
overleg wordt in 2015 drie tot vier keer gehouden.
Klankbordgroep SIS-coördinatoren
In de klankbordgroep, die in overleg met het LOCGS en het LOCB is ingesteld,
participeren vijf regionale SIS-coördinatoren en de programmamanager SIS. De
klankbordgroep is gericht op het bespreken van afwegingen rondom de werkwijze van
SIS, het adviseren over de communicatie naar het werkveld en het doorgeven van
signalen vanuit het werkveld. Het overleg wordt in 2015 drie keer gehouden.
Overleg teamleiders SIS
Aan dit overleg nemen de teamleiders SIS en de programmamanager SIS deel. Het
overleg is met name gericht op de professionalisering van het optreden als teamleider
SIS. Uitgegaan wordt van drie tot vier bijeenkomsten in 2015.
8
Change Advisory Board SVIS
Voor het beheer van het SVIS-systeem is er een overleg, waarin het IFV, de
veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland als medegebruiker en GGD Amsterdam als
beheerder participeren. Het overleg komt in 2015 minimaal een keer bijeen.
Netwerkdag regionale SIS-coördinatoren
Samen met de klankborgroep SIS wordt in 2015 een netwerkdag voor alle regionale SIScoördinatoren georganiseerd.
Restpunten surplusproject
 De inrichting van de backoffice en de beveiligde email-verbinding via Zorgmail
worden geregeld en de financiën van het surplusproject worden afgewikkeld.
 Werving en selectie van twee teamleiders SIS.
5.
Begroting borging SIS 2015
Op basis van de in hoofdstuk 3 en hoofdstuk 4 aangegeven activiteiten volgt in dit
hoofdstuk de begroting borging SIS 2015. Deze bestaat uit twee onderdelen, namelijk de
begroting voor de borgingsactiviteiten en de begroting voor de restpunten.
Begroting borgingsactiviteiten 2015
Voor de structurele kosten van de borging van SIS is in 2015 een bijdrage van de
veiligheidsregio’s van in totaal € 432.000,- beschikbaar. Op 31 mei 2013 heeft het
Veiligheidsberaad besloten dat elke veiligheidsregio in gelijke mate bijdraagt. Voor elke
veiligheidsregio betekent dit een bijdrage van € 17.280,- voor 2015.
1
2
3
Kostenposten
Opleiden en oefenen
Beheren e-learning basiskennis en halfjaarlijkse
casuïstiek, gebruikersaccount YouDipity, hosting
Ontwerpkosten bijstellen e-learning basiskennis en
halfjaarlijkse casuïstiek
Support bij vijf SIS-stelseloefeningen. Per oefening
€ 8.125, - (incl. reis- en verblijfkosten)
Inzet callcenter bij vijf SIS-stelseloefeningen. Per
oefening € 4.400,- (incl. reis- en verblijfkosten)
Evaluatierapporten van vijf SIS-stelseloefeningen.
Per oefening € 3.666,- (incl. reis- en verblijfkosten)
SVIS
Doorontwikkeling SVIS
Organisatie: contracten met partners
Frontoffice SIS, ANWB
Backoffice SIS, Nationale Politie (indexatie 2%)
Technisch beheer SVIS, GGD Amsterdam: hosting,
licenties en piket (indexatie 2 %)
Kosten
Btw
Totaal
4.750,-
20.000,-
4.200,-
40.625,22.000,-
24.200,40.625,-
4.620,-
18.330,-
26.620,18.330,-
10.000,-
2.100,-
12.100,-
80.000,-
16.800,-
96.800,66.300,-
10.852,-
2.279,-
13.131,9
4
Piketvergoedingen teamleiders SIS: 104 weekenddagen à € 80,- per dag en 261 werkdagen à € 40,per dag (incl. reis- en verblijfkosten)
Abonnement Zorgmail
Organisatie: programmamanagement
Programmamanager SIS, IFV: 860 uur à
€ 89,- per uur (incl. reis- en verblijfkosten)
Communicatieadviseur IFV: 184 uur à
€ 45,- per uur (incl. reis- en verblijfkosten)
Netwerkdag SIS-coördinatoren
Vergaderkosten locaties en catering
Handling IFV: 4 % van € 333.615,Totaal begroting borging SIS
18.760,-
3.940,-
22.700,-
875,-
184,-
1.059,-
76.540,-
76.540,-
8.280,-
8.280,5.000,2.000,13.345,431.780,-
13.345,-
Begroting restpunten
De kosten van de restpunten van het surplusproject worden betaald uit de onderbesteding
van de borgingsactiviteiten in 2014. De onderbesteding wordt geraamd op € 164.592,-.
1
2
3
4
Kostenposten
Opleiden en oefenen
Vijf SVIS-trainingen van 0,5 dag en vier SISwerkwijze trainingen van 0,5 dag
Twee trainingen crisismanagement van 0,5 dag en
persoonlijke ontwikkeling voor teamleiders
Opleiders/adviesbureaus informeren over SIS en
stimuleren basiskennis SIS in opleidingen/examens
Factsheet interpretatie slachtoffergegevens en flyer
Publiekscommunicatieberichten over SIS
Werkwijze SIS
Ondersteuning implementatie SIS bij Politie
Ontwikkelen format voortgangsrapportage
SVIS
Bijstellen invulvelden SVIS voor frontoffice
Ondersteuning GGD GHOR bij uniforme
aanlevering slachtoffergegevens
Zelfregistratie: stresstest, hosting en implementatie
Organisatie
Regelen inrichting backoffice, beveiligde emailverbinding en afwikkelen surplusproject
Werving en selectie van twee teamleiders SIS
Handling IFV: 4 % van € 158.026,Totaal begroting restpunten SIS
Kosten
Btw
Totaal
10.800,-
2.268,-
13.068,-
7.500,-
1.575,-
9.075,-
15.700,-
3.297,-
18.997,-
9.000,8.000,-
1.890,1.680,-
10.890,9.680,-
10.000,4.000,-
2.100,840,-
12.100,4.840,-
8.000,7.400,-
1.680,1.554,-
9.680,8.954,-
28.000,-
5.880,-
33.880,-
16.200,-
3.402,-
19.602,-
6.000,-
1.260,-
7.260,6.321,164.347,-
10
Spelregels
De kosten voor de inzet van SIS komen voor rekening van de gemeente of
veiligheidsregio waar het incident plaatsvindt en worden niet gefinancierd vanuit de
begroting borging SIS.
In de begroting borging SIS is geen kostenpost opgenomen voor het evalueren van een
SIS-inzet. Een eenvoudige inventarisatie van de leerpunten kan binnen de beschikbare
capaciteit van de programmamanager, teamleiders SIS en contactpersonen van partners
gebeuren. Mocht een uitgebreidere evaluatie aan de orde zijn, dan wordt in overleg met
de portefeuillehouder SIS bekeken hoe dit binnen de begroting kan worden opgevangen,
bijvoorbeeld door het schrappen van een SIS-oefening en/of een evaluatie van een SISoefening en/of een halfjaarlijkse casus.
Kleine wijzigingen van de werkwijze SIS worden vastgesteld door het LOCGS en
gefinancierd uit het beschikbare budget. Grote wijzigingen of complete herziening van de
werkwijze van SIS vallen buiten de scope van de borging van SIS en worden als apart
ontwikkelproject opgezet en gefinancierd en vooraf door het Veiligheidsberaad
goedgekeurd.
11
Bijlagen
1. Communicatiestrategie
2. Overzichtstabel
3. Risico’s
12
Bijlage 1. Communicatiestrategie SIS
Met het SIS-congres op 24 september 2014 is de projectfase van SIS tot een afronding
gekomen. Nu is het aan de veiligheidsregio’s om SIS indien nodig in te zetten. Voor een
succesvolle inzet van SIS moeten de veiligheidsregio’s er goed mee kunnen werken én
de burger moet weten wat hij/zij aan SIS heeft. Welke communicatie gaan we hiervoor
inzetten?
Communicatiedoelgroepen
1. Samenwerkingspartners (ANWB, Nationale Politie, GGD GHOR Nederland, LOCC,
LOCGS, GGD Amsterdam, veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland)
2. Veiligheidsregio’s (LOCB, LOCGS, directeuren publieke gezondheid, directeuren
veiligheidsregio’s, districtshoofden CCB)
3. Burgers in Nederland
4. Uitvoeringsorganisatie (Contactpersonen partners, regionale SIS-coördinatoren,
teamleiders SIS, contactpersoon SVIS, beleidsadviseurs bevolkingszorg IFV)
5. Stakeholders (VB/AB IFV, portefeuillehouder bevolkingszorg, DB VB/IFV, BAC
GHOR, BAC crisisbeheersing, Ministerie van VenJ, Inspectie VenJ)
6. Experts en overige contactpersonen
7. Pers en media
Communicatiematrix
Doelgroep
Samenwerkingspartners
Veiligheidsregio’s
(vr’s)
Burgers
Boodschap
Werkt SIS in de praktijk
en welke successen en
knelpunten kent SIS?
-> kwaliteitsbewaking
Met SIS kunnen de
vr’s/gemeenten
verwanten sneller en
zorgvuldiger informeren.
-> bekendheid SIS
vergroten en gebruik SIS
aanjagen, principe zelfredzaamheid uitdragen
Via verwanteninformatie
kunt u informatie krijgen
over uw verwant bij een
incident
NB. De communicatielijn
loopt via de vr’s!
Middel
Evaluatie vastleggen en
resultaten per e-mail delen
binnen doelgroepen 1 t/m 4
Eigenaar actie
programmamanager
Structureel de vr’s informeren
over SIS: voortgang, best
practices, waar wel/niet ingezet
en waarom etc.
Via nieuwsberichten (die vr’s
kunnen gebruiken/doorzetten)
en/of digitale nieuwsbrief
programmamanager en
communicatieadviseur
Burgers moeten weten dat zij
verwanteninformatie kunnen
gebruiken én het verschil
weten tussen verwanteninformatie en ‘Ik ben veilig’ van
het Rode Kruis.
Het IFV kan de vr’s faciliteren
hierin (toolbox: voorbereide
berichten crisiscommunicatie)
communicatieadviseur
13
Uitvoeringsorganisatie
Stakeholders
Experts en
overige
contactpersonen
Pers en media
Werkt SIS in de praktijk
en welke successen en
knelpunten kent SIS?
-> kwaliteitsbewaking en
doorontwikkeling
Informeren over
voortgang borging SIS en
successen vieren.
-> informeren voor
ambassadeursrol SIS
Informeren over
voortgang SIS
-> informeren voor
ambassadeursrol SIS
Beantwoording
persvragen over SIS
en actief pers benaderen
bij nieuwszaken inzake
SIS
Afstemmen/communicatie via
overleggen en per e-mail
programmamanager
Per stakeholder wisselend:
voortgangsoverleg met
portefeuillehouder bz, per drie
maanden info/mededeling (email) naar VB en voor ieder
BAC-overleg een update naar
secretaris BAC
Meenemen in communicatiemomenten stakeholders (info/
mededelingen naar VB) en vr’s
(nieuwsberichten)
Persberichten aanbieden aan
regionale en landelijke media
inzake SIS
NB. Bij incident: afstemming
met betrokken veiligheidsregio
programmamanager en
communicatieadviseur
programmamanager en
communicatieadviseur
communicatieadviseur
Communicatie overgang projectfase naar borging
Voor het project SIS is een huisstijl ontwikkeld. Deze huisstijl is gebruikt voor de website,
Linkedin-pagina en het Twitter-account van SIS. Omdat verschillende doelgroepen
gewend zijn aan deze middelen, blijven ze voorlopig nog in gebruik en gaan gefaseerd
over naar het IFV. Dit gebeurt in 2015, zodat eind 2015 de doelgroepen van SIS
informatie kunnen vinden op de IFV-site en niet meer tweeten met het SIS-account, maar
SIS noemen in een hashtag (#). Dit gaat in fases en wordt gemonitord.
Bij communicatie over een incident is de veiligheidsregio in de lead. Vanuit het SISaccount zal dan ook niet actief gecommuniceerd worden over het incident. Het is aan de
veiligheidsregio’s hun burgers op SIS te wijzen en te informeren over hoe SIS te
gebruiken.
14
Bijlage 2. Overzichtstabel
De SIS-activiteiten, doel, resultaat, tijd, inzet regio/partners en geld in een notendop.
1
1.1.
1.2.
1.3
1.4.
1.5.
Activiteit
Ambities
Landelijke
voorziening
Faciliteren
regiofunctionarissen
Leren van
oefeningen
en incidenten
Werkwijze
SIS met
betrokken
partners
SVIS
verbeteren
1.6.
Bekendheid
SIS
2
Organisatie
Contractbeheer
Organiseren
koude fase
Overleg
Doel
Professionaliseren
Backoffice trainen en
samenspel eigen rol
en rol van anderen
beheersen
Up-to-date basiskennis
SIS (e-learning)
Halfjaarlijks casuïstiek
Oefeningen houden en
evalueren
Inventariseren leerpunten van incidenten
Prestatie-eisen
vaststellen, monitoren
Werkwijze laten
landen
Bestaand systeem
inregelen en kinderziektes oplossen
Zelfregistratie uitwerken
Positionering
uitwerken
Communiceren
Resultaat
SIS vakbekwaam
Ingespeeld team
voor het moment
dat…
Tijd
Inzet
Geld
B: Q1
R: Q1
2-3 dgn
p.j./p.f.
R: € 22.143
SIS vakbekwaam
B: Q1-4
R: Q1-2
2 uur
p.j./p.f.
B: € 28.950
R: € 39.567
In vijf regio’s SIS
geoefend
Rapportage en
verbeterpunten
Voldaan aan
prestatie-eisen
B: Q2-4
B: € 85.575
B: Q1-4
R: Q1-2
1 dag
p.j./p.f.
voor
deelname
Overleg
partners
Bedrijfszeker en
gebruiksvriendelijk
Zelfregistratie
operationeel
B: Q1-3
R: Q1-3
Overleg
partners
B: € 12.100
R: € 52.514
Helder bij burgers
en bekend bij doelgroepen
B: Q1-4
Overleg
partners
Monitoren afspraken
en partners leveren
toegezegde bijdrage
Programma managen
met partners en regio’s
In gaan zetten van
acties
Afgestemd
Q1-4: inzet SIScoördinator per regio,
contactpersoon per
partner, programmamanager en communicatieadviseur
B: € 199.990
R: € 26.862
Handling
B: € 13.345
R: € 6.321
B: € 431.780
R: € 164.347
SIS geborgd
Afgestemd
Totaal borgingsactiviteiten SIS
Totaal restpunten surplusproject
B = borgingsactiviteiten, R = restpunten, p.j./p.f = per jaar per functionaris
R: € 16.940
B: € 84.820
B: €
15
7.000
Bijlage 3. Risico’s
In deze bijlage is voor vijf aspecten bekeken welke risico’s er zijn voor het beheer van
SIS.
Geld
 Structurele financiering als basis geregeld. Geen risico’s op korte termijn; macro
gezien zorgt SIS voor besparing bij gemeenten op het CRIB-proces.
Organisatie
 Functionaliteiten van SVIS en beheer ervan is kwetsbaar: functionaliteiten zijn nog niet
volledig voor matching (aansluiten bij werkwijze politie); inregelen werkproces politie
binnen SVIS neemt te veel tijd in beslag en is te duur (extra ontwikkelbudget nodig);
waken voor complexiteit systeem.
 Continuïteit van inzet van SIS-functionarissen in koude fase heeft eigenaarschap
nodig; inzet in regio’s is op papier geregeld, praktijk laat verschillen zien in
implementatie.
Kwaliteit
 E-learning, casuïstiek en leren van incidenten en oefeningen leidt tot onvoldoende
effect: opleidingstools worden onvoldoende gebruikt, leerpunten niet geïmplementeerd
door partners en regio’s.
 Inzet van SIS tijdens incidenten is niet vanzelfsprekend: regio’s denken niet aan inzet
bij een SIS-waardig incident.
Informatie
 Communicatieboodschap naar burgers bij een incident met SIS-inzet is onvoldoende
duidelijk: bijvoorbeeld associatie ANWB met verwanteninformatie ligt niet voor de
hand.
 Hoe SIS aantrekkelijk en levend houden? Ook na drie jaar beheren.
Tijd
 Eerste kwartaal 2015 is intensief: te veel activiteit; prioriteit bij werkwijze SIS en op
elkaar ingespeelde landelijke voorziening SIS en minder op SIS-stelseloefeningen.
16

Download Report