BOUWSTENEN

Bouwstenen is het
informatiekatern van NotuBiz
NotuBiz Nederland b.v.
Postbus 833
3000 AV ROTTERDAM
T: 010-7890990
[email protected]
www.notubiz.nl
BOUWSTENEN
BLIK OP DE TOEKOMST:
DE KRACHT VAN INNOVATIE
Via Bouwstenen, ons magazine, delen wij per thema informatie die wij
waardevol vinden voor onze klanten. Dit keer: hoe innovatie als een rode
draad door de historie van NotuBiz loopt. Innovatie is een veelgebruikte term,
waarbij de precieze bedoeling soms niet helemaal duidelijk is. Wij houden het
graag eenvoudig en gebruiken de term in de meest basale zin van het woord.
‘Innoveren’ is afgeleid van het Latijnse werkwoord innovare, dat vernieuwen
betekent. Innovatie is dus niets meer en niets minder dan het tijdig zien van
nieuwe mogelijkheden, technologische of anderzijds, en deze ten volle
benutten om vooruitgang te boeken. Iets dat NotuBiz al jarenlang doet bij het
digitaal inzichtelijk maken van bestuurlijke informatie. En dit doen we niet
alleen: onze klanten denken met ons mee.
HOE HET BEGON
De geschiedenis van NotuBiz geeft de
focus op innovatie en de dialoog met
onze klanten goed weer. NotuBiz is rond
de millenniumwisseling ontstaan vanuit
het huidige zusterbedrijf Notuleerservice
Nederland. Toentertijd maakte de overheid
nog weinig tot geen gebruik van digitale
verslaglegging en werden vergaderingen
tekstueel vastgelegd. Tegelijkertijd bestond
de vraag naar foutloze, complete en onafhankelijke verslaglegging. In dit landschap
onderscheidde Notuleerservice Nederland
zich direct met een zuivere vorm van verslaglegging binnen een vooraf vastgestelde
termijn. Een belangrijke ontwikkeling in
2002 was de opkomst van het duale stelsel met de griffier als onafhankelijk facilitator en adviseur van raadsleden. Voorheen
was dit de functie van de secretaris. Zowel
de secretaris als de griffier waren op zoek
naar een professionele partij om het meer
secretariële werk aan uit te besteden en
tegelijkertijd de onafhankelijkheid van de
functie te waarborgen. Notuleerservice
Nederland bood deze mogelijkheid en
maakte een vliegende start.
GOLF
Dit was het begin van een inspirerende
samenwerking tussen NotuBiz en griffiers
in heel Nederland. Veel griffiers toonden
zich echte vernieuwers op hun vakgebied
en uitten de wens om hun gemeenteraad
nog beter te profileren. NotuBiz nam deze
wensen ter harte en ontwikkelde de mogelijkheid om naast tekstuele verslaglegging
ook vergaderingen uit te zenden via het
internet, dat toen enorm in opkomst was.
Rufus Flipse, directeur: ‘Internet was een
prachtige golf waar we ons door konden
laten meevoeren. Hoewel gemeenteraden
openbaar waren in de zin dat iedereen
erheen kon gaan, werd deze mogelijkheid
beperkt gebruikt en was het een hele omschakeling in denken om ervanuit te gaan
dat iedereen je via het internet zou kunnen
horen.’ Maar veel griffiers voorzagen de
functie en toekomst van een transparant
politiek bestel en al snel werd het geluidstoetertje dat NotuBiz ter aanvulling bij de
notulen aanbood veel gebruikt.
DE BURGER BETREKKEN
Gaandeweg ontstond een multimediaal
informatiesysteem waarin gezocht kon
worden op sprekers, notulenteksten en
agendapunten. De gemeente Amsterdam,
met Job Cohen en Marijke Pe als enthousiaste voorstanders, was in 2007 één van
de eerste gemeenten die met dit systeem
gingen werken om zo de kloof tussen
politiek en burger te dichten.
HET RAADSINFORMATIESYSTEEM
Om niet alleen de politiek zekerheid te
geven over besluitvorming, maar deze
informatie ook op een aansprekende
manier toegankelijk te maken voor burgers
en andere geïnteresseerden, zette NotuBiz
zich in om een voor gebruikers sfeervolle
beleving te creëren, inclusief beeld en
geluid. Xaveer Rijpkema, productontwikkelaar: ‘NotuBiz kijkt verder dan de griffie
en de raad en richt zich ook op informatievoorziening voor de burger. We willen niet
alleen dat een raadslid zijn agenda met
documenten binnenkrijgt op de NotuBoxvergaderapplicatie, maar ook dat een
burger deze kan bekijken via de Politiek
Archief-app. Een ander voorbeeld is het
inzichtelijk maken van het stemgedrag van
raadsleden.’
De publieke tribune werd pas echt naar de
huiskamer gebracht toen rond 2006 veel
raadszalen werden voorzien van camera’s
en live videoverslaglegging zijn intrede
deed. Veel klanten die al archiveringsdiensten afnamen, breidden dit uit met audioen videoverslaglegging. Hierna was het
gaan denken vanuit het gehele bestuurlijke
informatieproces en de werkprocessen die
daarbij hoorden, inclusief het invoeren van
agenda’s en documenten, een logische
stap. Zo ontstond in 2009 een compleet
raadsinformatiesyteem dat de naam
NotuDoc kreeg.
De eerste digitale verspreiding van
agenda’s en stukken vond plaats via
e-readers op A4-formaat. Met dit systeem
kreeg de raad een heel eigen een eigen
plaats op het web met vergaderinformatie:
een nieuwe structuur die ervoor zorgde
dat veel bestaande systemen werden
vervangen door NotuDoc. In 2010 nam
deze manier van het verspreiden van
raadsinformatie een grote vlucht met de
introductie van de iPad. NotuBiz zag direct
mogelijkheden om agenda’s en stukken
digitaal te verspreiden via een app, zodat
er papierloos gewerkt kon gaan worden.
Gemakkelijk, overzichtelijk én milieuvriendelijk. Hierbij was de aanwezigheid
van e-mail, internet en het raadplegen van
stukken op één apparaat het begin van
een multifunctionele manier van werken,
waarbij de app de raadsinformatie dichtbij
de gebruiker bracht en als communicatiekanaal een volwaardige plaats kreeg naast
de website Politiek Portaal. NotuBiz biedt
op dit moment zowel apps voor iOS en
Android aan en blijft zijn diensten op dit
gebied continue verbeteren en vernieuwen.
TOEKOMSTVISIE
NotuBiz gelooft dat digitale verslaglegging
de toekomst heeft en faciliteert het besluitvormingsproces. Politieke besluitvorming
wordt inzichtelijk gemaakt en burgers
krijgen inzicht in het functioneren van
politici. Op deze manier maakt NotuBiz de
democratie zoals deze staatsrechtelijk is
vormgegeven maximaal transparant en in
de toekomst zijn er op dit gebied nog vele
mooie initiatieven van ons te verwachten.
Naast het ontwikkelen van vernieuwende
diensten, werkt NotuBiz ook samen met
een aantal kennispartners, waaronder de
Vereniging van Griffiers (VvG), de Wethoudersvereniging en de Nederlandse
Vereniging voor Raadsleden. Ook wordt er
regelmatig een beroep op ons gedaan als
het gaat om het delen van kennis over de
huidige webrichtlijnen. Zo houden wij onze
kennis en kunde fris en actueel.

Download Report