Naam organisatie: BiblioPlus Naam afdeling: Staf/bedrijfsvoering

Naam organisatie:
Naam afdeling:
Naam functie:
BiblioPlus
Staf/bedrijfsvoering
managementassistent
Inleiding
Doelstelling van deze functie is om actief bij te dragen aan de missie en visie van BiblioPlus en
het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Omdat de organisatie diverse rollen en
verantwoordelijkheden kent, zijn er diverse functies nodig om de doelstellingen te realiseren.
In het functieprofiel komt de bijdrage aan de missie, visie en doestellingen tot uitdrukking. Het
beschrijft de context, de doelstelling, de positionering en relaties in- en extern, de beoogde
resultaten en kerntaken, de functie-eisen en de houding en het gedrag (competenties) die nodig
zijn voor een goede uitoefening van de functie.
Context:
Algemene doelstelling BiblioPlus
BiblioPlus is de bibliotheekorganisatie in het Land van Cuijk en Maasduinen. Bij de oprichting
van bibliotheken, zo ‘n 100 jaar geleden, was het doel om mensen toegang te geven tot kennis,
informatie en cultuur en hen toerusten met competenties die nodig zijn om als burger actief
mee vorm te geven aan onze democratische beschaving. BiblioPlus heeft deze doelstelling
vertaald in een missie:
Wij bieden inspiratie, prikkelen de verbeelding en dagen mensen uit zich te ontwikkelen.
De missie krijgt vorm langs 2 maatschappelijke dimensies:
• De ontwikkeling van kennis en cognitieve vaardigheden (taal- en leesvaardigheden,
mediawijsheid, opinievorming). De cognitieve dimensie.
• De bevordering van een rijk cultureel besef en culturele competenties (literatuur, cultuur,
lokale identiteit, creativiteit en verbeelding). De culturele dimensie
Doelstelling Staf/bedrijfsvoering
De managementassistente werkt op het secretariaat, die onderdeel uitmaakt van de afdeling
staf/bedrijfsvoering. De afdeling heeft als doel het bevorderen van een doelmatige interne
organisatie ter ondersteuning van de primaire processen. De afdeling heeft een beleid
ontwikkelende, adviserende en uitvoerende rol op de gebieden: financiën, marketing &
communicatie, P&O, administratie, huisvesting, ICT en facilitaire dienstverlening. De afdeling
verzorgt en biedt ondersteuning bij de administratieve, secretariële, P&O en financiële
werkzaamheden. De afdeling leidt, begeleidt en ondersteund diverse soorten projecten.
Doel van de functie met prestatie-indicatoren
De functie van managementassistent kent meerdere doelen;
 De managementassistent is uitvoerend verantwoordelijk voor de ondersteuning en
assistentie van directeur en managers bij de uitvoering van de werkzaamheden.
 De managementassistent coördineert de werkzaamheden van het secretariaat en is
verantwoordelijk voor een efficiënte en effectieve werkverdeling en een goede bezetting
en bereikbaarheid van het secretariaat. Zowel fysiek, telefonisch als via mail.
Prestatie indicatoren:
 Bezetting secretariaat (fysiek en telefonisch) tijdens kantooruren
 Tijdige verzending van agenda en vergaderstukken van MT, RvT en OR.
 Adequate verslaglegging van vergadering van het MT, RvT en OR
 Goed agendabeheer van directeur en MT-leden
 Beheer en controle van in- en uitgaande correspondentie en mailings
 Tijdige en correcte uitvoering van werkzaamheden van het secretariaat
Functiebeschrijving managementassistent
2012
geactualiseerd 2014
Positionering en relaties
Positionering
De managementassistent wordt hiërarchisch aangestuurd door de directeur – bestuurder. De
managementassistent geeft operationeel leiding aan de secretaresse. De managementassistent
ontvangt functionele aanwijzingen en taken van de directeur, managers, controller, adviseur
marketing & communicatie en de specialisten.
Relaties intern
De managementassistent werkt samen met alle andere medewerkers binnen de organisatie.
Deze samenwerking kan projectmatig, inhoudelijk of organisatorisch van aard zijn.
Relaties extern
De managementassistent onderhoudt veelvuldig contacten met externe klanten,
instanties en relaties voortkomend uit de ondersteuning van de in- en externe
communicatie van directie en managementteam, de ondersteuning van de
afdelingen en vestigingen en de klantenservicefunctie.
Belangrijkste resultaatgebieden en kerntaken
1. Planning en secretariële ondersteuning bestuur en management
 is verantwoordelijk voor het tijdig en accuraat voorbereiden, verwerken en toesturen van
de agenda’s en ingekomen stukken zoals voor Raad van Toezicht en MT-vergaderingen en
voor ordelijke verwerking van de gegevens en informatie voortkomend uit de diverse
overleggen;
 is uitvoerend in het naleven en bewaken van de gemaakte afspraken uit diverse overleggen;
 is verantwoordelijk voor overige secretariële ondersteuning, zoals agendabeheer, regelen
van presentjes, etc.
2. Verslaglegging en rapportage
 is uitvoerend op het gebied van de schriftelijke verslaglegging van overlegsituaties zoals
met het management en de Raad van Toezicht en de overlegvergadering van de
ondernemingsraad;
 beheert en archiveert notulen, verslagen en rapporten die van belang zijn op
managementniveau;
 werkt managementrapportages, organisatieplannen en verslagen uit en zorgt voor een
representatieve en correcte schriftelijke presentatie;
 beheert het centrale fysieke en digitale archief van de organisatie;
 is uitvoerend in de centrale registratie en archivering van klachten en bewaakt de correcte
afhandeling van een klacht.
3. Communicatie en presentatie
 is uitvoerend op het gebied van de externe communicatie door het verzorgen van mailings,
correspondentie en de in- en uitgaande postverwerking;
 bewaakt de kwaliteit van de externe communicatie;
 is uitvoerend in de ondersteuning en voorbereiding van interne en externe overlegsituaties
en communicatieprocessen op managementniveau;
 signaleert mogelijke communicatieproblemen, is uitvoerend bij de oplossing van eenvoudige
communicatieproblemen en bespreekt knelpunten met de leidinggevende.
4. Coördinatie
 is verantwoordelijk voor de coördinatie van de dagelijkse werkzaamheden van het
secretariaat;
 regelt de bereikbaarheid van het secretariaat tijdens kantooruren;
 regelt de ondersteuning van de personeelsadministratie;
Functiebeschrijving managementassistent
2012
geactualiseerd 2014

bewaakt de kwaliteit van de werkzaamheden.
5. Overige verantwoordelijkheden
 is uitvoerend in het regelen van vergader- en scholingsaccommodaties;
 is verantwoordelijk de organisatie en invulling van informele personeelsactiviteiten, zoals
feesten, kerstpakketten, etc.;
 is verantwoordelijk voor de voorraad ten behoeve van het kantoor en bewaakt de budgetten
hiervan;
 functioneert als representatief centraal aanspreekpunt ten behoeve van de dienstverlening
en activiteiten van de organisatie en stelt zich op als vraagbaak op dit terrein;
Functie-eisen
MBO niveau 4, secretarieel
Kennis van moderne kantoorapplicaties waaronder MS Office
Competenties en gedragscriteria
Organisatie brede competenties (gelden voor alle functies)

Klantgericht: zorgt voor een effectieve dienstverlening naar klanten, kan zich verplaatsen
in (in- en externe) klanten en handelt hier naar, spreekt klanten actief aan herkent
klantenwensen. Heeft een representatieve uitstraling en is aanspreekbaar en toegankelijk
voor klanten.

Resultaatgerichtheid: is zich bewust van de rol van de bibliotheek en draagt actief en
gedreven bij aan het bereiken van de organisatie- en teamdoelen. Is bewust en actief
gericht op de “verkoop” van producten en diensten conform de prestatie indicatoren.

Kwaliteitsbewustzijn: is alert op de kwaliteit van het eigen handelen en communiceren en
zich bewust van de invloed hiervan op de kwaliteit van het team en de totale organisatie.
Zorgt dat de professionele kwaliteiten blijven aansluiten op de ontwikkeling van de functie
en de organisatie.

Proactief: ziet kansen, neemt initiatieven, en handelt daarnaar , maakt keuzes en
anticipeert op in- en externe ontwikkelingen.
Functie specifieke competenties
 Zakelijke mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid kan zich goed uiten, zowel
mondeling als schriftelijk. Kan goed luisteren, interpreteren en geeft feedback. Heeft een
correcte zakelijke en professionele houding ten aanzien van in- en externe klanten.

Organisatorische vaardigheden organiseert de inzet van medewerkers en middelen op een
effectieve en efficiënte wijze en draagt bij aan de optimalisatie hiervan, werkt planmatig
en zorgt voor ervoor dat opdrachten worden uitgevoerd conform afspraak.

Accuraat werkt zorgvuldig met aandacht voor details en een logische verwerking van
gegevens.
Functiebeschrijving managementassistent
2012
geactualiseerd 2014

Download Report