medewerker secretariaat (v/m)

OOG onderwijs en jeugd
OOG onderwijs en jeugd is een zelfstandig bureau gevestigd in
Amsterdam-West dat ondersteuning biedt aan school- en gemeentebesturen.
Voor de backoffice van OOG zijn we per direct op zoek naar een
medewerker secretariaat (v/m)
voor 24 uur per week in 3 of 4 dagen (tijdelijk)
Organisatie
Onder de backoffice vallen de receptie, ICT en het secretariaat. Op ons kantoor zijn naast onze
eigen medewerkers (circa 70) ook werknemers van een aantal andere bedrijven/ instellingen gevestigd die wij ondersteunen. De backoffice is ondersteunend naar de hele organisatie.
OOG bestaat uit een adviesunit, een administratiekantoor (financiële administratie en personeels
– en salarisadministratie voor scholen) en de backoffice.
Secretariaat
Bij het secretariaat zijn drie medewerkers werkzaam: de twee huidige officemanagers, waarvan er
één tevens teamleider van de backoffice en directiesecretaris is, en de nieuwe medewerker secretariaat.
De medewerkers van het secretariaat zijn de spin in het web van OOG. Adviseurs, maar ook andere gebruikers van ons kantoor, kunnen met al hun vragen, opdrachten, werkzaamheden bij hun
terecht. Zij voeren dat verder uit.
Werkzaamheden van de nieuwe medewerker secretariaat bestaan uit:
1.
agendabeheer
a. regelen van afspraken met externen (per mail, telefoon) inclusief het regelen van de
locatie, bevestigen afspraak, routebeschrijving;
b. het volgen van de agenda en signaleren van knelpunten.
2.
verzorgen van verzendingen in opdracht van onze adviseurs
a. de adviseur en het secretariaat hebben contact met elkaar over deze verzending,
waarbij het secretariaat de tijdsplanning in de gaten houdt;
b. de adviseur levert de agenda aan;
c. het secretariaat zoekt de daarbij behorende bijlagen bij (of krijgt die van de adviseur);
d. alle documenten worden door het secretariaat conform de huisstijl gelay-out;
e. het secretariaat maakt de vergadering verzendklaar, waarbij ook zorg wordt gedragen
voor de adressen;
f. het secretariaat zorgt tot slot voor de mailing van de documenten.
3.
organiseren van externe bijeenkomsten, (mini-)conferenties:
a. het zoeken en bezoeken van een locatie;
b. het opvragen van een offerte (locatie, catering, AV-middelen);
c. versturen van uitnodiging voor deelnemers;
d. postbusfunctie voor en verwerking van aanmeldingen;
e. gereed maken van bijv. brochures, conferentiemappen;
f. indien gewenst optreden als floormanager tijdens de bijeenkomst;
g. alles in samenwerking met de adviseur.
4.
adressenbeheer
Elke week wordt op maandagochtend om 8.30 uur gestart met een werkbespreking waarin wordt
aangegeven welke werkzaamheden in de komende week gedaan moeten worden dan wel te
verwachten zijn.
De vacature is tijdelijk tot 1 augustus 2014.
Gelet op de aard van de werkzaamheden is het wenselijk te bespreken of de 24 uur in 4 dagen is
te verdelen of te schuiven van dagen.
1
Jouw profiel











pro-actief, anticiperend, kritisch, meedenkend, betrokken;
snel (en frequent) kunnen schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
kunnen omgaan met ad hoc zaken en daar ook het overzicht in houden en bewaren;
aantoonbare ervaring in eerder genoemde werkzaamheden;
goede mondelinge en schriftelijke kennis van de Nederlandse taal;
goede contactuele eigenschappen en representatief;
initiatiefrijk en niet bang om de handen uit de mouwen te steken;
in staat om zowel zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen;
stressbestendig en flexibele instelling;
kennis van Office2010 inclusief Powerpoint en Outlook en
rijbewijs B.
Wij bieden




een prettige werksfeer waarin je de gelegenheid krijgt om brede ervaring op te doen;
uitstekende faciliteiten voor het volgen van studies;
een 24-urige werkweek met een goed salaris afhankelijk van opleiding en ervaring en
goede secundaire arbeidsvoorwaarden.
Informatie en sollicitatie
Je kunt jouw sollicitatie met curriculum vitae tot vrijdag 14 februari a.s. sturen naar OOG onderwijs en jeugd, t.a.v. dhr. A.J. Huizing, via e-mailadres [email protected] .
De eerste sollicitatiegesprekken vinden plaats op maandag 17 februari tussen 8.30 en 13.30 uur
en dinsdag 18 februari tussen 11.30 en 13.30 uur.
Indien je meer informatie wilt kun je contact opnemen met Aart Jan Huizing (teamleider backoffice) via telefoonnummer 020 – 30 33 110 of via e-mail [email protected] .
2

Download Report