Download - Studentinfo

Regeling Bescherming
persoonsgegevens studenten
Colofon
ons kenmerk
datum juni 2014
auteur mw. mr. M.V.B. van Overbeek
versie NL
status Definitief
pagina 2 van 11
Inhoudsopgave
1
Begripsbepalingen
Artikel 1
3
3
2
Reikwijdte en doelstellingen
Artikel 2a
Artikel 2b
4
4
5
3
Soorten van gegevens
Artikel 3
5
5
4
Verwijdering van de persoonsgegevens
Artikel 4
6
6
5
Toegang tot de persoonsgegevens
Artikel 5
7
7
6
Verstrekking van persoonsgegevens
Artikel 6
7
7
7
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Artikel 7
7
7
8
Rechten van geregistreerde
Artikel 8
8
8
9
Verzenden van mailings en direct marketing
Artikel 9
8
8
10
Klachtenprocedure
Artikel 10
8
8
11
Geheimhouding en beveiliging
Artikel 11
9
9
12
Controle
Artikel 12
9
9
13
Doorgifte gegevens aan landen buiten de Europese Unie
en aan de IND
Artikel 13
9
9
Slotbepalingen
Artikel 14
10
10
14
Bescherming persoonsgegevens studenten
pagina 3 van 11
Ter informatie
In het Studentenstatuut van Avans Hogeschool zijn de rechten en plichten van de bij Avans
Hogeschool ingeschreven studenten vastgelegd.
Ter uitvoering van de Wet bescherming persoonsgegevens (Stb. 2001, 244) is vastgesteld de
Regeling Bescherming persoonsgegevens studenten.
Deze Regeling maakt deel uit van het Studentenstatuut.
1
Begripsbepalingen
Artikel 1
In deze regeling wordt verstaan onder:
Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare
natuurlijke persoon.
Gegeven van persoonlijke aard: gegeven van persoonlijke en individuele aard, al dan niet
rechtstreeks verbonden met het onderwijsproces.
Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met
betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen,
ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door
middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling,
samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of
vernietigen van gegevens.
Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, dat volgens bepaalde criteria
toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.
Verantwoordelijke: het College van Bestuur van de Stichting Avans die het doel van, en
de middelen voor, de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Het College van Bestuur is tevens het instellingsbestuur van Avans Hogeschool.
Avans Hogeschool: de instelling (hogeschool) die van Stichting Avans uitgaat en daardoor
in stand wordt gehouden.
Beheerder: de functionaris die in opdracht van de verantwoordelijke zorgdraagt voor de
verwerking van de persoonsgegevens.
Systeembeheerder: degene die het technische deel van de bestanden beheert.
DMCS: de diensteenheid Marketing, Communicatie en Studentenzaken.
Bescherming persoonsgegevens studenten
pagina 4 van 11
Betrokkene: een student, een aanstaande student, een voormalige student, een extraneus,
een aanstaande extraneus of een voormalige extraneus.
Derde/bewerker: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of
enig ander persoon die is gemachtigd om persoonsgegevens te verwerken.
DUO: Dienst Uitvoering Onderwijs.
Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.
Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende
wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden
verwerkt.
NSE: Nationale Studenten Enquête.
ROA: Research Centre for Education and the Labour Market.
Onze minister: onze minister van Veiligheid en Justitie.
Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP): het College bedoeld in artikel 51
Wbp.
Functionaris voor de gegevensbescherming: de functionaris als bedoeld in
artikel 62 Wbp.
Verstrekken van persoonsgegevens: het bekendmaken of ter beschikking stellen van
persoonsgegevens.
Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens.
Rechtstreekse toegang tot de persoonsgegevens: de bevoegdheid tot raadpleging van
de persoonsgegevens dan wel tot verwerking van de persoonsgegevens.
Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens (Staatsblad 2002, 302 en latere wijzigingen en
aanvullingen).
Whw: Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (Staatsblad 1992,593 en
latere wijzigingen en aanvullingen).
2
Artikel 2a
Reikwijdte en doelstelling
reikwijdte van deze regeling
Deze regeling is van toepassing op alle persoonsgegevens van betrokkenen, als vermeld in
artikel 3, die door de verantwoordelijke of in diens opdracht worden verwerkt, voor zover de
gegevens eenvoudig kunnen worden herleid tot individuele personen.
De reikwijdte van deze regeling strekt tot:
Bescherming persoonsgegevens studenten
pagina 5 van 11
a.
b.
c.
d.
e.
het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen van wie
persoonsgegevens worden verwerkt, tegen misbruik van die gegevens en tegen
opslag van onjuiste gegevens,
het voorkomen dat persoonsgegevens van betrokkenen voor een ander doel worden
gebruikt dan waarvoor ze verzameld zijn,
het waarborgen van de rechten van betrokkenen,
het creëren van een veilige omgeving voor medewerkers en studenten,
het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Artikel 2b
Doelstelling van de gegevensverwerking
De verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen geschiedt uitsluitend ten behoeve
van:
1.
de organisatie of het geven van onderwijs, onderwijsbegeleiding dan wel het geven
van studieadviezen,
2.
het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen,
3.
het berekenen, vastleggen en innen van collegegelden, waaronder begrepen het in
handen van derden stellen van vorderingen,
4.
het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole,
5.
(onderzoek gericht op) de kwaliteitsverbetering in het onderwijs,
6.
de uitvoering of toepassing van een wettelijke verplichting.
3
Soorten van gegevens
Artikel 3
1.
De soorten van persoonsgegevens
De volgende persoonsgegeven worden binnen de onderwijsinstelling verwerkt:
a.
naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres,
postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie
benodigde gegevens, alsmede bank/gironummer van betrokkene,
b.
nationaliteit en geboorteplaats,
c.
gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van
betrokkene,
d.
inschrijvingsvorm en/of status van aspirant-student (aanmelder),
e.
correspondentienummer,
f.
een administratie/studentnummer dat geen andere informatie bevat dan
bedoeld onder a,
g.
jaren van inschrijving als student,
h.
student debiteurengegevens,
i.
in geval van inschrijving aan meer dan 1 instelling: eerste instelling,
j.
eerste jaar van inschrijving aan de desbetreffende instelling(en),
k.
opleiding(en), opleidingsdeel of -delen, opleiding(en) van de vervolgfase,
cursus(sen) hbo,
l.
studiefase (propedeutische fase, bachelor- of masterfase),
m.
voltijdse/deeltijdse, AD- of duale studie,
n.
gegevens studiefinanciering,
o.
eventuele getuigschriften,
Bescherming persoonsgegevens studenten
pagina 6 van 11
p.
q.
r.
s.
t.
u.
v.
w.
beslissing omtrent beëindiging van de inschrijving,
datum waarop degenen aan wie geen getuigschrift van het afsluitend examen
is uitgereikt, de instelling hebben verlaten,
datum van het behalen van het getuigschrift van het afsluitend examen,
laatst gevolgde vooropleiding die toegang geeft tot het hoger onderwijs met
vermelding van vakkenpakket, alsmede het middelbaar beroepsonderwijs,
alsmede waar vereist het al dan niet voldaan hebben aan aanvullende eisen,
jaar waarin het aan de vooropleiding verbonden diploma is behaald,
in voorkomende gevallen de datum van overlijden,
andere dan de onder a tot en met u bedoelde gegevens waarvan de
verwerking wordt vereist met het oog op de toepassing van een andere wet,
andere gegevens verzameld via camera’s die zichtbaar zijn in de gebouwen en
op de terreinen van Avans Hogeschool of waarvan de aanwezigheid kenbaar is
gemaakt.
2.
In aanvulling op het eerste lid vindt in de academie de verwerking plaats van:
a.
gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de
studievoortgangsresultaten,
b.
gegevens betreffende de studiebegeleiding.
3.
Voor wat betreft de gegevens van persoonlijke en individuele aard, al dan niet
rechtstreeks verbonden met het onderwijsproces, vindt de verwerking ervan plaats
door de studentendecanen en andere vertrouwenspersonen. Wat vastgelegd wordt,
geschiedt steeds met toestemming van de student en is slechts toegankelijk voor de
betrokken studentendecaan c.q. vertrouwenspersoon en voor de betrokken student.
4.
De registratie en verwerking van de gegevens de studievoortgang betreffende wordt
geregeld in de Kader-OER respectievelijk de Onderwijs- en Examenregelingen van de
opleidingen.
4
Verwijdering van de persoonsgegevens
Artikel 4
1. Voor de persoonsgegevens als bedoeld in artikel 3 lid 1 betreffende toelating tot de
opleiding en examens, de inschrijving en het al dan niet behalen van
getuigschrift(en), geldt een bewaartermijn van 50 jaar.
2. De persoonsgegevens als bedoeld in artikel 3 lid 2 worden verwijderd uiterlijk 4 jaar
nadat de studie is beëindigd, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter
voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.
3. De persoonsgegevens als bedoeld in artikel 3 lid 3 worden verwijderd uiterlijk 5 jaar
nadat de studie is beëindigd, afhankelijk van de doelbestemming en ter beoordeling
aan de betrokken studentendecaan en/of vertrouwenspersoon.
Bescherming persoonsgegevens studenten
pagina 7 van 11
4. In de Onderwijs- en Examenregeling van de opleiding worden de bewaartermijnen
geregeld ten behoeve van de vernietiging van tentamens en examens, waaronder
opgaven en uitwerkingen, waarvan bewaring niet wettelijk is voorgeschreven.
4. De persoonsgegevens als bedoeld in artikel 3 lid 1 kunnen, na de hiertoe verkregen
toestemming van de student, worden opgenomen in het alumnibestand.
5. De persoonsgegevens van aspirant-studenten (aanmelders) die niet bij de hogeschool
worden ingeschreven worden uiterlijk 2 jaar na aanvang van het nieuwe studiejaar uit
het bestand verwijderd.
6. Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 3 lid 1 sub w worden niet langer bewaard dan
noodzakelijk voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. De gegevens worden
vernietigd binnen 14 dagen nadat de opnamen zijn gemaakt, dan wel na afhandeling
van de geconstateerde incidenten. Indien de gegevens met betrekking tot een
bepaald incident zijn overgedragen aan een opsporingsfunctionaris kan een kopie van
deze gegevens ten behoeve van intern gebruik bewaard worden gedurende een
termijn van maximaal 6 maanden voor zover er een vermoeden is van kans op
herhaling van het incident.
5
Toegang tot de persoonsgegevens
Artikel 5
1.
2.
De persoonsgegevens en de gegevens die de studievoortgang betreffen zijn slechts
toegankelijk voor die medewerkers die daar uit hoofde van hun functie over moeten
beschikken.
Ter uitvoering van het bepaalde in het eerste lid wordt in de academie een regeling
vastgesteld.
6
Verstrekking van persoonsgegevens
Artikel 6
De in artikel 3 bedoelde persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:
1. degenen, waaronder begrepen derden, die leiding geven aan of belast zijn met de in
artikel 2 bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken,
2. betrokkene zelf.
Bescherming persoonsgegevens studenten
pagina 8 van 11
7
Verstrekking van persoonsgegevens aan
derden
Artikel 7
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Persoonsgegevens worden slechts aan een derde verstrekt voor zover zulks
voortvloeit uit het doel van de verwerking dan wel ingevolge een wettelijk voorschrift
ofvoor zover dit geschiedt met toestemming van betrokkene wiens gegevens het
betreft.
Gegevens betreffende: inschrijving, examenresultaten, studievoortgang, beëindiging
inschrijving worden verstrekt aan de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), afdeling
Centraal Register Inschrijving Hoger Onderwijs (CRIHO), op grond van een wettelijke
verplichting in de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (Whw).
Het is Avans Hogeschool toegestaan om met het toeleverend onderwijs informatie uit
te wisselen over de studievoortgang(sgegevens) van hun voormalige leerlingen.
Ten behoeve van onderzoek gericht op kwaliteitsverbetering kan toestemming worden
verleend om externe informatie te koppelen aan Avans (e-mailadres)bestanden. Dit
geldt onverkort voor de koppeling van informatie uit de NSE en HBO-monitor door
middel van studentnummer aan (andere) bestanden van Avans Hogeschool.
Ten behoeve van Studiekeuze 123 en ROA is een jaarlijkse uitwisseling van emailadresbestanden van studenten en alumni mogelijk in het kader van de Nationale
Studenten Enquête (NSE) en HBO-monitor.
Koppeling met Avansbestanden is alleen mogelijk op schriftelijk gemotiveerd verzoek
van een (externe) dataverzoekende partij, ten behoeve van een erkende specifieke
toepassing.
Avans Hogeschool dient te waarborgen dat alle op grond van lid 4 en 5 verkregen
gegevens geanonimiseerd, met andere woorden niet herleidbaar tot individuele
personen, worden verstrekt en verwerkt.
8
Rechten van geregistreerde
Artikel 8
1.
Betrokkene heeft het recht inzage te verkrijgen en de herkomst te vernemen van
zowel de algemene persoonsgegevens als die van persoonlijke aard, die omtrent
hem/haar in het systeem worden verwerkt.
2.
Betrokkene heeft het recht te verzoeken gegevens van hem te verbeteren, aan te
vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het
doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend dan wel
anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt.
Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
3. Betrokkene heeft het recht te verzoeken geen mailings van bedrijven of instanties via
Avans Hogeschool te ontvangen. Betrokkene richt zijn verzoek aan de Studentenadministratie alwaar dit wordt geregistreerd en erop wordt toegezien dat geen
mailings aan zijn adres worden verzonden.
Bescherming persoonsgegevens studenten
pagina 9 van 11
9
Verzenden van mailings en direct marketing
Artikel 9
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Bedrijven of instanties die een mailing willen sturen aan studenten die bij Avans
Hogeschool zijn ingeschreven, kunnen hiertoe contact opnemen met de coördinator
van de Studentenadministratie.
Het bedrijf/de instantie mag geen uitzend- en/of wervingsbureau zijn. De mailing mag
geen reclamedoeleinden bevatten.
De verzending van de mailing wordt verzorgd door de Studentenadministratie; namen
en adresgegevens van studenten worden niet rechtstreeks ter beschikking gesteld
aan de betreffende bedrijven/instanties.
In een begeleidende brief bij de mailing wordt betrokkene in de gelegenheid gesteld
om bezwaar te maken tegen de toezending van mailings.
Een dergelijk bezwaar moet schriftelijk bij de Studentenadministratie worden gemeld,
alwaar het wordt geregistreerd.
Avans Hogeschool kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor de inhoud van de
mailings.
10
Klachtenprocedure
Artikel 10
1.
2.
Tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens kan betrokkene verzet aantekenen
bij de Functionaris voor de Gegevensbescherming.
De Functionaris voor de Gegevensbescherming onderzoekt de klacht en adviseert het
College van Bestuur over de verdere afhandeling. Het loket is bereikbaar onder
[email protected].
3.
4.
Het College van Bestuur bericht betrokkene binnen 4 weken na ontvangst van het
verzoek schriftelijk of, het verzet gerechtvaardigd is. Een weigering is met redenen
omkleed.
Het College van Bestuur draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling,
verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
11
Geheimhouding en beveiliging
Artikel 11
1.
2.
Medewerkers die uit hoofde van hun functie kennisnemen van persoonsgegevens, zijn
gehouden deze gegevens niet anders te gebruiken dan voor de uitoefening van hun
functie nodig is en niet aan derden mee te delen.
Het College van Bestuur legt passende technische en organisatorische maatregelen
ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van
onrechtmatige verwerking.
Bescherming persoonsgegevens studenten
pagina 10 van 11
12
Controle
Artikel 12
De Functionaris voor de Gegevensbescherming ziet erop toe dat persoonsgegevens worden
verwerkt in overeenstemming met de wettelijke regels. De Functionaris moet de melding in
ontvangst nemen en een register bijhouden van de gegevensverwerkingen die bij hem zijn
gemeld.
Het loket is bereikbaar onder [email protected].
13
Opvragen en doorgifte gegevens aan buitenlandse
onderwijsinstellingen, stagebedrijven en aan de IND
Artikel 13
1. Met betrekking tot studenten die een studie- of stageperiode in het buitenland willen
volgen, behoudt Avans Hogeschool zich het recht voor om hiertoe relevante
persoonsgegevens en studieresultaten van de betrokken student aan de
desbetreffende buitenlandse instellingen of bedrijven te verstrekken.
Met betrekking tot de uitwisseling van studenten die tijdelijk bij Avans Hogeschool
studeren, behoudt Avans Hogeschool zich het recht voor om de hiervoor relevante
persoonsgegevens en studieresultaten van de betrokken studenten bij hun
thuisinstelling op te vragen.
2. Als de aspirant-student niet beschikt over de Nederlandse nationaliteit wordt, in
aanvulling op de bescheiden ten behoeve van inschrijving, aanvullende documentatie
gevraagd conform de Vreemdelingenwet 2000 met betrekking tot een geldige
verblijfsstatus. Op het moment van inschrijving moet de student rechtmatig in
Nederland verblijven. Op grond van de Whw en de Koppelingswet is Avans
Hogeschool verplicht dit te controleren.
3. Met de inschrijving als student bij Avans Hogeschool, en conform de Gedragscode
Internationale Student Hoger Onderwijs1 gaat de niet-EER-student ermee akkoord dat
bij het beëindigen van de inschrijving, of zoveel eerder nadat vanwege de instelling is
vastgesteld dat de student geen redelijke studieprestatie meer levert, Avans
Hogeschool per omgaande de Immigratie en Naturalisatie Dienst (IND) hiervan in
kennis stelt.
1
http://www.internationalstudy.nl/sites/default/files/Gedragscode%202013%20schoon.pdf of
http://www.internationalstudy.nl/sites/default/files/Gedragscode%202013%20Engels.pdf
Bescherming persoonsgegevens studenten
pagina 11 van 11
14
Slotbepalingen
Artikel 14
1.
2.
3.
Het College van Bestuur van Avans Hogeschool is de verantwoordelijke voor het
beheer en de verwerking van de persoonsgegevens en draagt zorg voor de naleving
van deze regeling.
In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het College van Bestuur.
Deze regeling is te raadplegen via iAvans Portal/Studentinfo en wordt jaarlijks
geëvalueerd. De regeling kan worden aangehaald als ‘Regeling Bescherming
persoonsgegevens studenten’.
Artikel 15
Dit reglement is vastgesteld door het College van Bestuur en wordt jaarlijks geëvalueerd.
Bescherming persoonsgegevens studenten

Download Report