(ID 20209) NV – 2014 1. Doel van de functie Aansturen van

SELECTIEREGLEMENT
SELECTIEPROCEDURE VOOR DE STATUTAIRE WERVING VAN EEN ADJUNCT RIS COÖRDINATOR (ID 20209) BIJ
WATERWEGEN EN ZEEKANAAL NV – AFDELING EXPLOITATIE, STANDPLAATS: EVERGEM – JULI 2014
1. Doel van de functie
Aansturen van medewerkers van het RIS-team en organiseren en superviseren van hun dagelijkse
werkzaamheden en de RIS-coördinator ondersteunen bij het leveren van de dienstverlening die
verband houdt met ICT-toepassingen voor het River Information Services-centrum (RIS) teneinde
een efficiënte en continue werking van het River Information Services – centrum (RIS) te garanderen
en zodoende de gegeven operationele doelstellingen te behalen.
2. Functie-inhoud
2.1. Dagelijkse planning en organisatie
Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse werkzaamheden van het
RIS-team en hierover rapporteren aan de RIS-coördinator teneinde deze werkzaamheden efficiënt en
effectief te laten verlopen.
Voorbeelden van activiteiten:
 Opmaken van een planning in functie van de prioriteiten
 Opdrachten evenwichtig verdelen tussen de medewerkers
 Overleggen met medewerkers aangaande planning en timing
 Toewijzen van werkposten en te bedienen apparatuur
 Administreren en registreren van werkuren, overuren, afwezigheden, verloven,…
 Opmaken van eenvormige procedures of richtlijnen
 Rapporteren over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten
2.2. Leiding geven aan medewerkers
Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties,
betrokkenheid en verdere ontwikkeling.
Voorbeelden van activiteiten:
 Opvangen en inwerken van nieuwe medewerkers
 Organiseren van on-the-job training
 Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren
 Begeleiden en coachen van medewerkers
 Taken toewijzen rekening houdend met de kunde en de ontwikkelingsnoden van de medewerker
 Openstaan voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelen bij conflicten
tussen personeelsleden
2.3. Superviseren van de werkzaamheden
De werkzaamheden binnen het team van nabij opvolgen teneinde ervoor te zorgen dat de
werkprocessen en resultaten beantwoorden aan de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en
procedures.
Selectiereglement adjunct RIS coördinator
Waterwegen en Zeekanaal nv
0714
Voorbeelden van activiteiten:
 Controleren van de kwaliteit van de geleverde producten of dienstverlening
 Toezien op de toepassing van de reglementering en de veiligheidsvoorschriften
 Regelmatig controleren van de prestaties van de ploeg, ook in functie van de timing, en zo nodig
bijsturen
 Onderzoeken van klachten en deze rechtzetten
 Bewaken van een uniforme werking onder de medewerkers van het RIS-team
2.4. Communicatie en contacten
Informatie uitwisselen over de werkzaamheden teneinde alle betrokkenen op de hoogte te houden en
onderling af te stemmen.
Voorbeelden van activiteiten:
 Instaan voor kennis- en gegevensoverdracht aan de teamleden en tussen de teamleden, rekening
houden met het ploegenwerk.
 Informatie verstrekken aan interne en externe klanten
 Adviseren en bijstaan van de hiërarchische meerdere
 Bijwonen van werkgroepen, vergaderingen, commissies,…
 Informatie uitwisselen met collega’s en medewerkers
 Contacten met het werkveld onderhouden
 Werkzaamheden afstemmen op de behoeften van de klant
 Dient zich op de hoogte te houden van de berichten aan de schipperij, hoogwatersituaties,
defecten en calamiteiten
 Verzamelen van de scheepvaartberichten en indien nodig opmaken van scheepvaartberichten bij
afwezigheid scheepvaartinspectie.
 Dient een goede kennis op te bouwen van de specifieke toepassingsprogramma’s voor het RIS
(facturatieprogramma voor scheepvaartrechten en programma’s die zullen worden uitgewerkt in
functie van de RIS-richtlijnen)
 Bouwt kennis op van de integratie van facturen in het boekhoudprogramma
2.5. Beheer van middelen
Instaan voor het voorraadbeheer van het RIS teneinde de werkzaamheden te kunnen uitvoeren op
een kwaliteitsvolle manier.
Voorbeelden van activiteiten:
 Inroepen van anderen bij defecten of indien onderhoud nodig is, en erop toezien dat actie
ondernomen wordt
 Waken over de gebruikte materiële en financiële middelen om verspillingen te voorkomen
 Indienen van aanvragen tot de aankoop van het materiaal
 Onderzoeken, opmaken en evalueren van bestekken en prijsaanvragen
 Opvolgen en controleren van leveringen
2.6. Opnemen van taken
Zelf opnemen van activiteiten teneinde het RIS-team te ondersteunen bij het tijdig en correct afwerken
van de werkzaamheden.
Voorbeelden van activiteiten:
 Is verantwoordelijk voor het jaarboek van de statistieken en de statistische gegevens die op het
Selectiereglement adjunct RIS coördinator
Waterwegen en Zeekanaal nv
0714






RIS bijgehouden worden
Meewerken aan of zelf opnemen van activiteiten waar bijzondere kennis voor vereist is, vormt
bijvoorbeeld het eerste aanspreekpunt voor het RIS bij complexere vragen
Inspringen in piektijden
Neemt aanvullend op de medewerkers de telefoon aan en beantwoord de typische vragen aan het
RIS
Staat mee in voor de opvolging van correcte maandstaten van de kunstwerken
Indien de omstandigheden dit vereisen, zelf een deel van de taken voor eigen rekening nemen
Opvolgen van de ontwikkeling en aanpassing van ICT toepassingen, gebruikt door en voor het
RIS. Testen van nieuwe ontwikkelingen.
3. Functieprofiel: waarden- en gedragscompetenties
3.1. Voortdurend verbeteren
Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de
bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen.
Niveau 2
Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van
taken.
-
Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe
regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden …)
Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest
vakliteratuur, neemt deel aan congressen …)
Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk
Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen
worden
Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt
die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen
3.2. Samenwerken
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau
van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is.
Niveau 3
Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen.
-
Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren
Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te
wisselen
Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen
Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben
Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid
van mensen
Geeft opbouwende kritiek en feedback
Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden
Selectiereglement adjunct RIS coördinator
Waterwegen en Zeekanaal nv
0714
3.3. Klantgerichtheid
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten
(interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren.
Niveau 2
Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen
die minder voor de hand liggen.
-
Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om
de klant verder te helpen
Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze
Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan
de klant
Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening
Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt
hulp
Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant
3.4. Betrouwbaarheid
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid
en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…).
Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen.
Niveau 2
Brengt sociale en ethische normen in de praktijk.
-
Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe)
Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau
Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen
Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een
soortgelijke houding aan.
Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid
Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken
3.5. Resultaatgerichtheid
Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van
doelstellingen.
Niveau 2
Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken.
-
Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen
Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om die doelen te bereiken, weegt opties
tegen elkaar af
Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega’s) moet
overtuigen
Stuurt op regelmatige basis het proces bij, met het oog op het behalen van de doelstellingen
Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken
krijgt
Selectiereglement adjunct RIS coördinator
Waterwegen en Zeekanaal nv
0714
3.6. Oordeelsvorming (synthetisch denken)
Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante
criteria.
Niveau 1
Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens
-
Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is
Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese
Betoont een gezonde kritische ingesteldheid
Weegt alternatieven tegen elkaar af
Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties
3.7. Richting geven
Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de
entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband.
Niveau 1
Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan.
-
Geeft richtlijnen, aanwijzingen, suggesties, instructies aan individuele medewerkers of aan het
team over uit te voeren taken
Verschaft de middelen (informatie, budget, materiaal, mensen …) die de medewerkers nodig
hebben om goede resultaten te halen
Drukt in meetbare resultaten uit wat hij van de medewerker of van het team verwacht
Geeft open en duidelijke positieve of negatieve feedback met het oog op de te bereiken
doelstellingen en afspraken
Treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken
Zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die door het team worden
opgenomen
Geeft duidelijk aan wat de prioriteiten zijn voor de medewerker of het team
Zorgt ervoor dat alle medewerkers met respect worden behandeld en geeft hierin zelf het
goede voorbeeld
3.8. Plannen
Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen.
Niveau 2
Plant eigen werk en dat van anderen effectief.
-
Brengt structuur aan in eigen werk en dat van anderen (bv. bepaalt werkterreinen, prioriteiten,
termijnen)
Houdt bij het inplannen van taken rekening met deadlines
Maakt goede werkschema’s en tijdsplanningen op (werkbaar, volledig, overzichtelijk)
Geeft op een duidelijke en eenduidige manier aan welke de prioriteiten zijn
Selectiereglement adjunct RIS coördinator
Waterwegen en Zeekanaal nv
0714
3.9. 360°-inlevingsvermogen
Het vermogen om uitgesproken en onuitgesproken informatie op te pikken en adequaatdaarop te
reageren ten aanzien van medewerkers, collega’s, klanten, hiërarchie …
Niveau 1
Ziet en begrijpt evidente gevoeligheden
-
Leeft zich in de denk- en gevoelswereld van de andere in
Houdt rekening met de omstandigheden waarin de andere zich bevindt
Betrekt sociaalmenselijke aspecten bij zijn analyse van de situatie
Leidt uit het gedrag van de andere specifieke behoeften af
Benadert de andere met oog voor een culturele context, geslachtsgebonden eigenheden,
mogelijke beperkingen en kan daar vlot mee omgaan
3.10. Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen)
Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door
hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen.
Niveau 1
Coacht om taken te kunnen volbrengen en resultaten te behalen.
-
Moedigt de medewerkers aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job
Geeft duidelijke en constructieve feedback aan medewerkers over hun functioneren
Legt aan nieuwe medewerkers uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden
en waarom
Begeleidt (nieuwe) medewerkers tijdens leren op de werkvloer
Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de medewerkers
4. Functiespecifieke competenties




Goede kennis basispakket office
Goede algemene computerkennis, vertrouwd zijn met databanken en
gegevensverwerking.
Basiskennis Frans, Engels en Duits
Op korte termijn te verwerven (bij nieuwe aanwerving):
 Geografische kennis van de scheepvaartwegen
 Grondige kennis van het scheepvaartinningsprogramma IBIS
 Kennis van de vigerende reglementeringen betreffende de bevoegde waterwegen (onder andere
het scheepvaartreglement) en dit kunnen toepassen
 Noties van de in de scheepvaart gangbare termen en jargon
 Kennis van de organisatiestructuur
 Kennis van de in de dienst toegepaste reglementeringen en procedures
 Basiskennis van de waterhuishouding
 Kennis van bediening en gebruik van de marifoon
Selectiereglement adjunct RIS coördinator
Waterwegen en Zeekanaal nv
0714
5. Toelatingsvoorwaarden:




Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking
De burgerlijke en politieke rechten genieten
Voor de mannelijke kandidaten: aan de dienstplichtwetten voldaan hebben
De medische geschiktheid bezitten die vereist is voor de uit te oefenen functie
De kandidaten dienen aan deze voorwaarden te voldoen op de uiterste inschrijvingsdatum.
6. Aanwervingsvoorwaarden
1. Bachelordiploma
2. Minimum 3 jaar ervaring in het aansturen van een team en een zeer goede kennis van het MS
Office-pakket is een vereiste; opgedane werkervaring in de watergebonden mobiliteit of een
helpdesk-omgeving is een meerwaarde
3. Rijbewijs B
4. Slagen in onderstaande selectieprocedure
7. Kandidatuurstelling
De kandidatuurstelling kan uiterlijk op 14 september 2014 door te solliciteren via de jobsite van
W&Z (www.wenz.be en klik op vacatures). Interne medewerkers van W&Z kunnen solliciteren via
Zeppos. Houders van een buitenlands diploma bezorgen een attest van gelijkwaardigheid.
8. Selectieprocedure
Het selectieprogramma bestaat uit:
8.1. CV-screening: enkel de kandidaten die aan punt 1, 2 en 3 van de aanwervingsvoorwaarden
voldoen kunnen deelnemen aan de verdere selectieprocedure
8.2. Preselectie
Vanaf 20 kandidaten die doorstromen uit de CV screening, kan er een preselectie plaatsvinden.
Tijdens de preselectie beoordelen we je motivatie en leidinggevende ervaring op basis van de
informatie die je hebt meegegeven bij je kandidatuurstelling. Het is bijgevolg belangrijk om bij je
kandidatuurstelling (via de jobsite) alle velden zorgvuldig in te vullen. De preselectie is
eliminerend. Kandidaten dienen minimum 50% te behalen op deze preselectie om te kunnen
deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
Selectiereglement adjunct RIS coördinator
Waterwegen en Zeekanaal nv
0714
8.3. Oriënterend interview
Tijdens dit interview wordt gepeild naar:





inpasbaarheid binnen de organisatie
aftoetsen wederzijdse verwachtingen
motivatie voor de functie
communicatieve vaardigheden
aftoetsen kennis MS Office-pakket
De kandidaten krijgen een beoordeling geschikt/niet geschikt. Om verder te gaan in de procedure
dienen de kandidaten een beoordeling geschikt te behalen.
8.4. Generiek gedeelte:
8.4.1.
Assessment center
Het assessment center bestaat uit volgende onderdelen: competentiegericht interview,
een persoonlijkheidsvragenlijst en een leidinggevend rollenspel.
Tijdens de screening worden de competenties gemeten zoals deze vermeld staan in punt
3.
De kandidaten krijgen een beoordeling geschikt/niet geschikt. Om verder te gaan in de
procedure moeten de kandidaten een beoordeling geschikt behalen.
8.4.2.
Generieke vrijstelling
Kandidaten die in het generiek gedeelte geslaagd zijn, genieten een vrijstelling voor het
generiek gedeelte voor de duur van 7 jaar. (Artikel III 3 § 4 VPS)
8.5. Functiespecifiek gedeelte
Dit bestaat uit een jurygesprek waarin volgende aspecten besproken worden: vaktechnische
kennis, inpasbaarheid binnen het team, zelfstandig werken en motivatie. De samenstelling van de
jury is als volgt: consultant Hudson, een HR business partner van WenZ, een hiërarchisch
verantwoordelijke en eventueel een inhoudelijke expert.
Kandidaten krijgen een beoordeling geschikt/niet geschikt. Uit de geschikte kandidaten wordt de
meest geschikte kandidaat aangeduid. Er wordt geen rangschikking opgemaakt. De keuze wordt
gemotiveerd. Voorafgaand aan het jurygesprek ontvangen kandidaten een case die ze kunnen
voorbereiden.
Selectiereglement adjunct RIS coördinator
Waterwegen en Zeekanaal nv
0714
9. Wervingsreserve
De geschikte kandidaten van het functiespecifiek gedeelte worden opgenomen in een
wervingsreserve die 2 jaar geldig blijft, maar verlengbaar is. De datum van het proces-verbaal van
het jurygesprek bepaalt de einddatum van de reserve. Op deze aangelegde reserve zal een
beroep worden gedaan. In dit geval kunnen de geïnteresseerde kandidaten opgeroepen worden
voor een bijkomend gesprek.
De kandidaten behouden hun plaats in de reserve bij weigering van een aanbod.
10. Feedback
De kandidaten kunnen op hun vraag feedback krijgen over hun resultaten en dit vanaf de afloop van
de procedure.
11. Salaris en graad
Salarisschaal B111 (graad van deskundige), verloning: 2440.75 euro bruto per maand (bij 3 jaar
ervaring). Relevante privé-ervaring kan tot maximum 20 jaar worden gehonoreerd.
12. Algemeen
Voor al wat niet expliciet in dit selectiereglement is opgenomen, gelden de bepalingen van het Vlaams
Personeelsstatuut.
Selectiereglement adjunct RIS coördinator
Waterwegen en Zeekanaal nv
0714

Download Report