Aantekeningen werkconferentie 3 november 2014

Aantekeningen werkconferentie 3 november 2014
Hieronder treft u een puntsgewijs overzicht aan van vragen, ideeën en adviezen die tijdens de
werkconferentie – nieuwe werkwijze gemeenteraad – van 3 november jl. op tafel zijn gekomen. Aan
deze werkconferentie namen een kleine 100 mensen deel: inwoners, raads- en burgerleden,
collegeleden en medewerkers van de gemeente.
Diverse openingswoorden: Onno Hoes (burgemeester), Frans Bastiaens ( plv. voorzitter van de
raad), Van Grootheest (wethouder, namens het college)
 Belangrijke doelstelling van het nieuwe systeem is een betere omgang tussen samenleving
en politiek/bestuur.
 We moeten de besluitvorming en agendering meer inbedden in de samenleving.
 De nieuwe werkwijze vraagt uitstekende agenda-afstemming tussen college en raad.
Introductie Marianne van Omme (raadsgriffier)
 Zie haar bijgevoegde powerpoint-presentatie. In aanvulling daarop:
 In de raad moeten niet de discussies uit blok 2 (debatten) worden overgedaan.
 In blok 2 vinden straks de debatten plaats tussen de raadsleden; vaak ook met collegeleden.
 Raadsfracties verdelen voortaan niet meer de commissies binnen hun fractie, maar zij
verdelen de onderwerpen/thema’s die tijdens de parallelle sessies aan de orde komen.
 We moeten opletten dat de raad niet de eerdere participatie gaat overdoen. Mede daarom
maken we startbesluiten voor de wat grotere trajecten: daarmee wordt aan de voorkant al
bepaald wie welke rol op welk moment vervult.
 Een onderwerp dat in het tweede blok aan de orde komt, staat in de regel niet diezelfde
avond op de agenda van de raadsvergadering, maar twee weken later.
 De nieuwe werkwijze vraagt intensieve en gerichte communicatie.
 Raads- en burgerleden, toekomstige voorzitters en collegeleden bieden we een training aan.
 De rol van adviescommissies (zoals de Wmo-raad) verandert op zich niet, zij houden gewoon
hun adviesrol richting het college. Wel kunnen zij natuurlijk ook zelf hun weg vinden naar de
participatiemogelijkheden van de gemeenteraad.
 De vergaderzalen worden aangepast, maar per 1 januari hebben we om praktische redenen
nog te maken met een tijdelijke situatie.
Reacties uit de ‘stemronde met de voeten’ (vier standpunten)
 Gaat de nieuwe manier van werken er echt wel voor zorgen dat er meer inwoners naar de
raadsavonden komen? En spreekt het mensen aan uit alle groepen van de Maastrichtse
samenleving? En hoe ga je om met mensen die niet in staat zijn om zelf naar een raadsavond
te komen?
 Wordt het echt wel levendig en interessanter?
 Het gaat bovenal om de kwaliteit van debatten, participatievormen en het hele
voorbereidingsproces.
 Haal je in de nieuwe werkwijze niet de scherpte van het politieke spel eruit?
 Het wordt juist speelser, spannender; inwoners en politici worden meer gedwongen om
keuzes te maken en standpunten in te nemen.
 Het zou goed zijn om in ieder geval de manier van inspreken zoals we dat nu kennen te
veranderen; de ‘drie minuten inspreektijd’ voldoet namelijk niet.
 Is een start van 17.00 uur niet te vroeg voor het participatieblok? Denk aan de werkende
mens.
1








Het is vooral van belang dat een inwoner ziet welke ruimte hij/zij heeft voor beïnvloeding.
Doe aan verwachtingenmanagement.
Het is zeker geen oude wijn in nieuwe zakken, want in de nieuwe werkwijze gaat de raad veel
meer dan nu informatie uit de stad halen.
Het is belangrijk dat de ambtelijke voorbereiding goed aansluit op de nieuwe werkwijze.
Wie gaat er straks over de agendering?
Voorkom dat dit toch weer een klassiek inspraakmodel wordt.
Gaat de raad meer uit het stadskantoor komen? Raadsleden moeten zichtbaarder worden.
Zorg dat inwoners zich welkom voelen, dus besteed ook aandacht aan ‘etiketten’.
Evalueer de nieuwe manier van werken en overweeg een soort 0-meting te houden.
Voorbeeldencarrousel en tips
Aan de hand van een voorbeeldencarrousel heeft voorzitter Richard Engelfriet een aantal tips
gegeven:
 Ga het experiment aan.
 Zoek een meest geschikte vorm bij de inhoud, die laatste is leidend.
 Laat ander gedrag zien.
 Doe vaker voorstellen in de vorm van scenario's.
 Oproep aan de gemeenteraad: verminder het vragen aan het college en kom vaker zelf met
een visie.
 Verminder het gebruik van clichés.
 Politiek is geen sigarettenautomaat, maak duidelijk welke besluiten zijn genomen en welke
nog niet.
 Loop eens een dag mee met je grootste tegenstander, leer elkaar kennen.
 Zoek geen problemen bij oplossingen, maar zoek oplossingen bij problemen.
 Durf de context te veranderen, dat leidt vaak tot heel ander gedrag.
Suggesties uit thema ‘hoe bereiken we inwoners’ (vanuit de pitch en genoteerd op de flappen)
 Richt de informatievoorziening meer in op de burger. Zorg voor begrijpelijk taalgebruik.
 Je hebt inwoners in allerlei soorten en maten. Dat vraagt communicatie op maat voor alle
doelgroepen ( van stadsheraut tot social media).
 Wees niet bang onzekerheden te communiceren, laat dat in ieder geval geen excuus zijn om
níet te communiceren.
 Zorg voor goede contactpunten; bijvoorbeeld door vaker in de wijken te vergaderen. En ook
raadsleden moeten soms hun gedrag aanpassen om goed contact te maken.
 Betrek inwoners tijdig en nodig ze actief uit. En maak daarbij duidelijk wat de stip op de
horizon is.
 Koppel inwoners aan een raadslid, leer elkaar kennen. Dat zou je eventueel ook ‘ad random’
kunnen doen, zoals ook mensen voor de Burgertop van afgelopen zaterdag zijn uitgenodigd.
Suggesties uit thema ‘betere kwaliteit van debatten’ (vanuit de pitch en genoteerd op de flappen)
 Zorg voor gelijke en toegankelijke informatie voor iedereen (raad-stad en vice versa) en geef
die informatie op tijd, vóór het feitelijke debat.
 Maak vaker gebruik van scenario’s in raadsvoorstellen.
 Maak een debatflyer met spelregels voor het debat. Werk de debattechnieken goed uit.
 Gebruik speelse elementen in het debat, zoals een belletje.
 Voorkom herhalingen, kom snel tot de kern, rantsoeneer spreektijden, geef argumenten in
plaats van meningen, oordeel niet te snel en breng fasering aan in debatten. Dit alles vraagt
een duidelijke ordening van debatten.
 Zorg voor goede, getrainde voorzitters en geef ook debattrainingen aan raadsleden.
2

Informeer inwoners ook over en ná debatten.
Suggesties uit thema ‘participatievormen’ (vanuit de pitch en genoteerd op de flappen)
 Nodig mensen actief en gericht uit voor bijeenkomsten; bij ieder onderwerp heb je weer met
andere doelgroepen te maken.
 Zorg voor een laagdrempelige setting, bijvoorbeeld gewoon met z’n allen aan een tafel. Net
als bij debatten wordt ook hier veel gevraagd van een voorzitter.
 Maak de spelregels duidelijk en zorg voor goede informatie aan deelnemers, ook vooraf.
 Kies zoveel mogelijk voor maatwerk; het hangt van het onderwerp af wat de meest geschikte
participatievorm is.
 Een goede wijze van agendering van onderwerpen wordt in de nieuwe werkwijze heel
belangrijk. En is het mogelijk dat inwoners ook zelf onderwerpen agenderen?
 Geef een goed overzicht van het hele proces, zodat mensen begrijpen waar ze op dat
moment staan, ten opzichte van wat er geweest is resp. nog komen gaat. En maak een
duidelijke agenda van onderwerpen, ook op de lange termijn, zodat mensen tijdig kunnen
zien wat wanneer aan de orde komt.
 Bied tijdens de raadsavonden ook ruimte om zaken te presenteren, bijvoorbeeld vanuit
standjes in de ontvangstruimte.
 Houd ook bijeenkomsten op locatie, ga naar de inwoners toe.
 Maak de nieuwe werkwijze letterlijk meer zichtbaar; overweeg om bijvoorbeeld leegstaande
winkelruimtes onder het stadskantoor te gebruiken.
 Geef ‘inburgeringscursussen’ aan raadsleden, om hen te helpen bij het betrekken van
inwoners.
 Zend bijeenkomsten rechtstreeks uit op de lokale televisie, zodat mensen dat ook thuis
kunnen volgen of wellicht zelfs op afstand kunnen participeren.
Suggesties uit thema ‘Wat moet er gewoon goed geregeld zijn’ (vanuit de pitch en genoteerd op de
flappen)
 Maak onderwerpen goed bekend via verschillende media en zorg voor een jaarplanning. Ben
daar flexibel in en geef ook inwoners de ruimte om zaken te agenderen.
 Kies zoveel mogelijk voor maatwerk, zowel in participatievormen als in de benadering van
mensen.
 Maak steeds helder hoe de verdeling van bevoegdheden ligt en bij welke onderwerpen
participatie mogelijk is.
 Toon openheid in het participatieproces.
 Communiceer waar mensen terecht kunnen met meer praktische problemen, ook om te
voorkomen dat dat in participatiebijeenkomsten aan de orde komt waar het eigenlijk niet
thuis hoort.
 Creëer een veilige en prettige sfeer waar inwoners zich welkom voelen.
Nabranders en opmerkingen aan het slot van de bijeenkomst
 Pak nu niet alles tegelijk aan maar pik de quick wins eruit. Niet alles zal in één keer vlekkeloos
verlopen. Maak kleine stapjes maar begin wel snel…
 Blijf mensen uit de stad betrekken; de begeleidingsgroep die is samengesteld uit raadsleden
is toch wat meer op de begeleiding van het interne voorbereidingsproces gericht.
 Begeleid medewerkers van de gemeente, zodat zij bij de voorbereiding van onderwerpen
goed aansluiten op de nieuwe werkwijze van de gemeenteraad.
 Blijf alert op andere initiatieven die met participatie te maken hebben, zoals de Burgertop
die afgelopen zaterdag plaatsvond. Besteed als raad voldoende aandacht aan de resultaten
daarvan en neem die resultaten serieus.
3

Download Report