PvA uit minicollege

01 Plan van Aanpak
Wat is het
Een plan van aanpak (PvA) is een opzet op papier, op basis van u kwalificatie (kennis, kunde en
ervaring) en projectmatig werken, hoe u een project of activiteit of opdracht ‘beheerst’ wil
managen. Projectmatig werken of projectmanagement is een managementmethode om werk te
ordenen. Het inzetten van deze methodiek is niet overal en altijd gewenst. Er moet sprake zijn van
een (eenmalig) uniek en tastbaar eindresultaat. Als het eindresultaat ook tamelijk risicoloos bereikt
kan worden door te improviseren of door routinematig te werken, dan ligt projectmatig werken
niet voor de hand. Projectmatig werken vergt extra inspanningen. Die inspanningen verdienen
zichzelf alleen terug als de methodiek meerwaarde oplevert. Hoe unieker en risicovoller een
project, hoe groter het nut van projectmatig werken. Projectmanagement is een gestructureerde
beheersingssystematiek. De kernbegrippen binnen projectmatig werken zijn ‘faseren’ en
‘beheersen’.
De 8W’s & 1H:
Het opstellen van een Plan van Aanpak behoort tot het takenpakket van een projectleider. Als het
ware worden de eerste 7 W’s (waarom, wat, welke wijze, waarop, wie, waarmee en waar) in
beheersaspecten uitgezet. Samen vormen ze de 8e W: wanneer. De laatste, is de moeilijkste: de H
van HOE.
Het doel van het PvA:
Een plan waarmee u een project, op basis van projectmatig – en prestatiegericht werken, kunt
sturen, de voortgang bewaken en het doel op beheerste en transparante manier bereiken.
Hoe werkt het
Voor kleine en geen complexe projecten kunt u de onderstaande standaardindeling hanteren. Het
geeft de verschillende 8W’s & 1H weer, waarop u in het voorbereidingstraject de antwoorden en
de benodigde beheersaspecten kunt onderzoeken, analyseren, overwegen en vastleggen.
Opbouw van een Plan van Aanpak
Hoofdstuk
Sub- hoofdstuk
1
2
3
4
5
Inleiding
Probleemstelling
Doelstelling
Invoerstrategie
Beheersaspecten
www.2coach.nl
4.1 Beoogd resultaat
4.2 Uitgangspunt en
randvoorwaarden
4.3 projectafbakening
4.4 Stappenplan
5.1 Organisatie
5.2 Informatie
5.3 Kosten
5.4 Kwaliteit
5.5 Tijdschema
N. Assegaff / 06 5206 3433
Toelichting
De 8 W’s & 1H
Met ranking
SMART - eisen
-
Wat
Waarom
Projectkader
Incl. marges en de
geschatte
tijdsbesteding
Mini College
Welke wijze
Waar
HOE
Wie
Waarmee
Waarop
Wanneer
1/4
Inleiding
Geef een korte toelichting op de achtergronden van het PvA:
 Wat ging eraan vooraf (onder andere, idee was geboren naar aanleiding van …, wie is de
initiator, e.d)?
 Welke stappen zijn reeds genomen?
 Voor wie is het resultaat van dit project bestemd (doelgroep)?
 Welke afdelingen, sectoren, teams of groep van mensen raakt het project?
 Toelichting op de opbouw PvA;
 Eventueel uitbreiden met een leeswijzer. Per hoofdstuk beschrijft u in een of twee zinnen
wat er in dat betreffende hoofdstuk staat.
Probleemstelling
Beschrijf het doel niet meteen. Beantwoord is de vraag: “Wat is de aanleiding voor het starten van
dit project en wat is het probleem dat het project dient op te lossen. Let op: een PvA hoeft niet
altijd gestart te worden naar aanleiding van een probleem. Het kan ook geïnitieerd worden naar
aanleiding van een consolidatie- / verbetertraject of een (uitdagende) doelstelling.
Hierbij kunnen de volgende vragen helpen:
Hoe is de situatie nu en waarom wordt verandering gewenst/ vereist?; Wie heeft belang bij het
oplossen van het probleem?; Weegt het aanpakken van het probleem op tegen het in standhouden
van het probleem?; Hoe urgent is het probleem, wat zijn de gevolgen van niet-oplossen?; Wat
houdt het probleem in stand?; Wat is de complexiteit van het project?; Wat zijn de afbreukrisico’s?
Doelstelling
Afhankelijk van het gedefinieerde probleem kan de doelstelling (Wat willen wij met het project
bereiken?) worden beschreven.
Hierbij kunnen de volgende vragen helpen:
Welke verandering wil men met behulp van het project bereiken?; Wat wordt met het project
beoogd?; Is deze doelstelling SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden)
geformuleerd?
Invoerstrategie
 Beoogd resultaat
Geef antwoord op de vraag: “Wat is het uiteindelijke resultaat van het project?”
 Uitgangspunt en randvoorwaarden
Welke referentie en/of documentatie ligt ten grondslag (input)?; Wat zijn de
randvoorwaarden (voorwaarden die niet beïnvloed kunnen worden)?; Wat wordt wel en
wat niet gerekend tot de opdracht?
 Projectafbakening (projectkader)
Aandacht besteden aan de uitsluitingen. Wat wordt niet gedaan en/of tot hoever gaan wij?
 Stappenplan
Het wordt ook genoemd als activiteitenplan. Geef de stappen van de activiteiten per
deelresultaat/ fase, met de bijbehorende informatie, zoals door wie het uitgevoerd dient te
worden en wanneer gereed.
www.2coach.nl
N. Assegaff / 06 5206 3433
Mini College
2/4
Beheersaspecten
 Organisatie
Eenvoudig: wie wat doet en wie is de projectverantwoordelijke (Trekker)? Beschrijf hier de
betrokkenen. Wordt het gekozen voor een team: zo klein mogelijk en altijd een oneven
aantal. De gewenste competenties voor mijn teamleden zijn: assertiviteit; klantgerichtheid;
resultaatgerichtheid; stressbestendigheid; in staat zijn te kunnen werken in teamverband;
omgevingbewustzijn en als laatste: de juiste kwalificatie (kwalificatie is gedefinieerd als
kennis, kunde en ervaring).
 Informatie
Welke formele communicatie is van belang voor het slagen van het project, zowel intern als
extern?; Hoe wordt de voortgang met de bijbehorende deelresultaten (elke stap is een
‘beslismoment’) teruggekoppeld aan de opdrachtgever.
 Kosten
Wat zijn de kosten van het project. Arbeidskosten kunnen, bij uitzondering en met
goedkeuring van de opdrachtgever, worden uitgedrukt in manuren.
 Kwaliteit
Beschrijf hier wie de toetsers zijn van de (deel)resultaten en houd hier rekening mee met
functiescheiding. Bij een project van meer dan 3 maanden, creëer dan ook evaluatie
momenten in uw stappenplan. Hier is ook belangrijk, vooraf vast te stellen wie (bevoegd
persoon) de constateerde afwijkingen en/of verbeteringen ‘mag’ adviseren en/of sturen.
 Tijdschema
Stel een capaciteits- en projectplanning op. Eenvoudig, middels een balkenschema en
afgestemd met het Stappenplan. Ook niet te vergeten, geef duidelijk en helder aan: op
welke data de eindresultaten/ mijlpalen bereikt worden. Vanzelfsprekend, zijn deze data
afgestemd met de SMART- doelstellingen.
Wat levert het op
Een beter inzicht hoe het project zal kunnen verlopen. Eerst denken … opschrijven/ ‘droog’
uitvoeren … dan doen. Het opschrijven van een PvA geeft voor velen een drempelvrees. Dit format/
sjabloon, als bijlage, kan als handig hulpmiddel worden gebruikt bij het opstellen van een Plan van
Aanpak én om deze drempelvrees te overwinnen.
Tijdens het opstellen van het PvA bent u ook in staat om kritisch het project voor te bereiden, in het
bijzonder het in een zo vroeg mogelijk stadium kunnen beantwoorden van de 8 ‘W’s om
verassingen te voorkomen. Behalve de transparantie voor de teamleden en uw opdrachtgever is
draagvlak voor uw project van essentieel belang. Tenslotte, een doel zonder plan, is een droom
(Citaat: Reddin).
Bron:
• Aangepast naar: Syllabus “Coach to Coach’/ ACT!/ N. Assegaff/ 2008
• Internet: http://www.google.nl/#hl=nl&tbo=d&output=search&sclient=psyab&q=managementtool&oq=managementtool
• Projectplan de Stadsbrug De Oversteek, 2013, Kwaliteitsdoelstelling #03/ R. Duifhuizen/ 2013
www.2coach.nl
N. Assegaff / 06 5206 3433
Mini College
3/4
Plan van Aanpak
<Titel >
Opsteller
Verificator
Autorisator
Datum
Filenr.
Versie
Status doc.
Projectleider
Opdrachtgever
<MyCorsa#>
1
INLEIDING
2
PROBLEEMSTELLING
3
DOELSTELLING
4
4.1
4.2
INVOERSTRATEGIE
Beoogd resultaat
Uitgangspunt en
randvoorwaarden
Projectafbakening
4.3
<Concept/Definitief>
4.4
Stappenplan
Stap 1
Stap 2
Stap 3
Stap 4
Stap 5
Stap 6
Stap 7
5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
Beheersaspecten
Organisatie
Informatie
Kosten
Kwaliteit
Tijdschema
Wat wel bij dit project hoort
en wat niet
Activiteiten / Deelresultaten
Gereed
Bijlagen:
1
2
www.2coach.nl
N. Assegaff / 06 5206 3433
Mini College
4/4

Download Report