brief - Icuro

Contactpersonen VIP²
Contactpersoon
Elke Frans
E-mail
[email protected]
Telefoon
02 553 09 71
Ons kenmerk
Uw kenmerk
Datum
13 08 2014
Ziekenhuisbrede indicator ‘een volledig geneesmiddelenvoorschrift’
Beste contactpersoon voor het VIP²
Zoals u heeft kunnen afleiden uit de overzichtstabel, wordt er in het najaar van 2014 een
eerste meting voorzien voor de ziekenhuisbrede indicator ‘een volledig
geneesmiddelenvoorschrift’. Uw ziekenhuis heeft zich geëngageerd om hieraan te
participeren. Omdat de meetperiode stilaan nadert, willen wij deze registratie nu alvast
goed beginnen voorbereiden.
In overleg met het QID-bestuur, de ontwikkelingsgroep ‘ziekenhuisbrede indicatoren’ en
de Vlaamse Vereniging voor Ziekenhuisapothekers; werden een aantal wijzigingen
doorgevoerd met betrekking tot deze indicator. Dit werd gedaan om enerzijds de validiteit
van de gegevens te garanderen en anderzijds de registratielast voor de ziekenhuizen te
beperken. Op basis daarvan wordt het meetprotocol aangepast, dat u tegen begin
september zal kunnen terugvinden op de website.
Een aantal praktische punten en welke acties wij daaromtrent nu reeds van u verwachten,
lichten wij nu al toe in deze brief.



Er wordt gekozen om geen interne audit te organiseren, maar enkel een externe audit
te plannen waarbij 2 auditoren van een ander ziekenhuis de meting in een derde
ziekenhuis uitvoeren(auditor ziekenhuis A en auditor ziekenhuis B gaan auditen in
ziekenhuis C). We vallen hiervoor terug op de principes van de meting voor de
indicatoren ‘basisvereisten handhygiëne’ en ‘patiëntenidentificatie’. Dit impliceert dat
ieder ziekenhuis twee audits in andere ziekenhuizen zal moeten uitvoeren.
De meetperiode wordt voorzien tussen 15 oktober en 15 november 2014.
De voorwaarde dat een meting wordt uitgevoerd door een ziekenhuisapotheker met
een werkervaring van minimaal 2 jaar blijft overeind. Iedere auditdag beslaat een
volledig werkdag waarbij alle binnenkomende voorschriften van die dag bij aankomst
in de apotheek worden gecontroleerd. Bij aankomst van de auditoren in het
ziekenhuis,
worden
zij
geïnformeerd
over
de
opbouw
van
het
geneesmiddelenvoorschrift. Vervolgens worden een zestal uren voorzien voor het
registreren en een uurtje de tijd voor validatie en de verzending van de gegevens. Op
die termijn wordt verwacht dat de auditoren minimaal 750 voorschriftlijnen
controleren. In ziekenhuizen waar dit aantal niet kan gehaald worden, worden alle
voorschriftlijnen gecontroleerd.
Vlaams Indicatorenproject (VIP²)




De audit is een onverwachts gegeven, wat concreet betekent dat de twee externe
auditoren in onderling overleg een datum bepalen en zich op die dag naar het
ziekenhuis dat hen werd toegewezen begeven. Deze datum wordt voorafgaandelijk
NIET meegedeeld aan het te auditen ziekenhuis. Dit betekent dat ieder ziekenhuis de
confidentialiteitsverklaring en overeenkomst die door de auditoren dient
ondertekend te worden vanaf 15 oktober klaar heeft liggen in het ziekenhuis. Deze
overeenkomst wordt naderhand bewaard op het secretariaat van de
hoofdgeneesheer.
Door het ondertekenen van deze overeenkomst (door de auditoren en het geaudite
ziekenhuis) en het feit dat de Privacycommissie op de hoogte werd gesteld van deze
registratie, kan gesteld worden dat de noodzakelijke garanties voor het beschermen
van de medische persoonsgegevens geboden zijn.
Alle materiaal nodig voor het registreren en het doorsturen van de gegevens wordt
aangeleverd door het te auditen ziekenhuis. Het is de bedoeling dat het databestand
dezelfde dag nog wordt opgeladen op de sFTP-server van het project. Gelieve
daaromtrent intern ook de nodige afspraken te maken om dit te kunnen garanderen.
Ziekenhuizen met meerdere campussen, informeren de auditoren die aan hun
ziekenhuis worden toegewezen hierover voorafgaand aan de audit. De auditoren
beperken zich tot maximaal 2 campussen, waarbij zij de ene campus auditen in de
voormiddag en de andere campus in de namiddag. De auditoren bepalen zelf welke
campussen ze bezoeken en maken die keuze voorafgaandelijk NIET bekend aan het
geaudite ziekenhuis.
Tijdens de audit wordt elk binnenkomend voorschrift meteen door hen geëvalueerd.
Indien gewerkt wordt met een elektronisch voorschrijfsysteem binnen uw ziekenhuis,
wordt gevraagd dat zij voorzien in een mogelijkheid om de voorschriften uit te
printen. Enkel op die manier is het mogelijk om op het einde van de dag de eigen
ingave te controleren en te valideren.
Mogen wij u in kader van een verdere vlotte voorbereiding van deze indicator, vragen om
vóór 8 september 2014 de twee auditoren die vanuit uw ziekenhuis zullen participeren
aan deze indicator aan te duiden en de persoonsgegevens (naam, voornaam en
contactgegevens) over te maken aan Dirk De Wachter via het emailadres [email protected]. Ook indien u ervoor opteert om slechts één ziekenhuisapotheker te
laten participeren aan deze indicator, vragen wij u toch om een tweede auditor aan te
duiden voor het geval dat de eerste auditor uitvalt door onvoorziene omstandigheden.
Vervolgens zal ieder ziekenhuis voor 20 september geïnformeerd worden welke auditoren
aan hun ziekenhuis werden toegewezen, evenals welke ziekenhuizen zij zullen moeten
auditen. Dit maakt dat de externe auditoren met elkaar contact kunnen opnemen om
verdere afspraken te maken. Zoals reeds aangehaald is het niet de bedoeling dat
auditoren met het te auditen ziekenhuis contact nemen om hen in kennis te stellen over
de door hen gekozen auditdag en/of te bezoeken campussen, maar zij kunnen uiteraard
wel andere praktische zaken onderling bespreken.
Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met bijkomende vragen kunt u
terecht bij Dirk De Wachter ([email protected]) of Vera De Troyer
([email protected]).
Met vriendelijke groeten
Prof. dr. Dirk Ramaekers, voorzitter VIP²
Dr. Joost Baert, voorzitter QID-bestuur
Dr. B. Michielsens, voorzitter ontwikkelingsgroep ‘Ziekenhuisbrede indicatoren’
Dirk De Wachter, data-analist TTP
Sarah Debroe, afgevaardigde Vereniging voor Ziekenhuisapothekers (VZA)
Vera De Troyer, coördinator ontwikkelingsgroep ‘Ziekenhuisbrede indicatoren’
Vlaams Indicatorenproject (VIP²)

Download Report