verslag 18e vergadering van de Raad van toezicht 24 april 2014

Verslag van de 18e vergadering van de Raad van toezicht van De Haagse Scholen, stichting
voor primair en speciaal openbaar onderwijs, op 24 april 2014
Aanwezig zijn:
- van de Raad van toezicht: de dames E.D.C.M. Lambrechts en C.J. Kloosterman-Taal en de
heren N.Ph. Geelkerken (vz) en A.F. Westerhof
- van het bestuurskantoor: de heren W. Hendricks, P. Mouthaan en P. Gunneweg
Afwezig:
de heren M. Schoon (RvT) en J. Willenborg (CvB)
Gasten bij de agendapunten 4, 5 en 7 zijn de heren W. Touw en M. v.d. Spek van KPMG en
bij agendapunt 7 de heer D. Ohmann van notariskantoor Pels Rijcken.
1. Opening en mededelingen
- Wiely meldt dat de GMR heeft ingestemd met de uitkomsten van de Governance discussie.
Daarmee is de weg vrij voor aanpassing managementstatuut en de interne procedure voor
het aantrekken van een onderwijsinhoudelijke beleidsmedewerker.
- In het dossier nieuwbouw / uitbreiding Annie M.G. Schmidtschool is een negatief advies en
het onthouden van instemming van de MR ontvangen. V.w.b. dit laatste zal DHS naar de
Geschillencommissie stappen. Dit wordt momenteel voorbereid.
- Het gesprek met de RvT van VO Haaglanden vindt plaats op maandag 19 mei a.s., zie ook
de uitnodiging bij de agenda.
- Tot slot meldt Wiely dat van de 3 zwakke scholen er inmiddels 2 (Gelderlandschool en
Dr.W.Drees) weer als voldoende door de inspectie zijn beoordeeld. Als vóór de
zomervakantie ook nog De Spoorzoeker voldoende wordt (en dat is wel de verwachting)
heeft DHS geen enkele zwakke school meer!
2. Vaststelling verslag van 13 februari 2014
Tekstueel noch naar aanleiding van zijn er opmerkingen, het verslag wordt conform
goedgekeurd.
3. Ingekomen post GMR
De ingekomen post van de GMR geeft geen aanleiding tot vragen.
Het halfjaarlijks overleg van de RvT met een delegatie van de GMR vindt plaats op dinsdag 3
juni 2014, aansluitend aan de RvT van ca. 18.00 – 19.30 uur.
Agendapunten komen van de GMR (Actie Peter G. / ambt. secr. GMR, vóór 3-6-2014).
4. Toelichting op interim controle en Onderwijsbarometer
Dit punt is besproken in en met de auditcommissie van februari 2014. Het verslag van die
bespreking (als bijlage bijgevoegd) wordt nog kort mondeling toegelicht door de heer Touw.
Al met al is het een positief oordeel met nog slechts enkele aandachtspunten, waarvan de
belangrijkste, het inkoop- en aanbestedingsproces DHS, inmiddels met behulp van een
externe deskundige wordt aangepakt. Er is gekozen voor inschakeling van een externe
(Berenschot), omdat de specifieke deskundigheid op dit punt binnen DHS ontbreekt.
In 2014 dient wel te worden voldaan aan de wetgeving hieromtrent, maar dat zou gezien
bovenstaande geen probleem moeten zijn.
In reactie op een vraag van Ursie zegt de heer Touw toe het aantal schoolbesturen dat in de
Onderwijsbarometer is betrokken zal worden nagezonden, zodat duidelijk is “waarmee
vergeleken wordt”.
1
Tevens deelt de heer Touw mee dat de splitsing publiek en privaat vermogen wordt
aangeraden door KPMG maar niet wettelijk verplicht is. Overigens betreft het privaat
vermogen een (beperkt) legaat.
Arne meldt dat in de AC is geconstateerd dat DHS ook t.a.v. de interim controle een goede
kwaliteit laat zien. Deze waardering wordt gedeeld door de overige RvT leden. De heer Touw
onderschrijft dit en geeft in dit verband nog aan dat het eindresultaat, zoals de RvT dit
uiteindelijk onder ogen krijgt, het product is van een goede samenwerking en overleg.
Op een vraag van Philip meldt Wiely dat het risico van de afnemend gewichten leerlingen
iets te optimistisch is ingeschat. De uitvoering van de regeling is overigens dermate
ingewikkeld dat DHS, naar aanleiding van de uitkomsten van de steekproefcontroles, i.s.m.
KPMG een bezwaar heeft opgesteld. De regeling is landelijk onderwerp van overleg, dus zal
mogelijk weer worden herzien (vereenvoudigd).
5. Risico analyse DHS 2014
Zie ook hiervoor het verslag / advies van de AC van februari 2014 (bijlage) en ook hier geldt
dat het document van goede kwaliteit is. De accountant heeft een paar aandachtspunten,
t.w. de actualisering van de BAPO-paragraaf, de 3e geldstroom en de publicitair lastige
hoogte van het eigen vermogen.
Op een vraag van Charline inzake de continuïteitsparagraaf antwoordt de heer Touw dat het
verstandig is hierbij terug te pakken op bijv. gegevens over vermogen, de beschreven risico’s
en mogelijke (demografische) ontwikkelingen. Hoe zich dit onderdeel van het
bestuursverslag gaat ontwikkelen is nog niet duidelijk. Elke organisatie zoekt nog naar een
goede vorm en inhoud. De huidige paragraaf bevat veel dubbelingen, dat kan bijna niet de
bedoeling zijn.
Wiely meldt in dit verband dat DHS door het ministerie van OCW is uitgenodigd om over de
continuïteitsparagraaf te komen praten.
6. a. 1e lezing bestuursverslag 2013, incl. RvT verslag
b. 1e lezing jaarrekening 2013
Concept bestuursverslag en jaarrekening 2013 zijn besproken en van een advies voorzien
door de AC, zie bijgevoegd verslag van de AC van 10-4-2014.
Het advies is om in te stemmen met de voorliggende concepten met dien verstande dat in de
definitieve versie rekening wordt gehouden met een aantal opmerkingen, t.w.:
- een adequate uitleg bij de, als gevolg van de eenmalige ontvangst van de NOA-middelen,
zeer positieve cijfers;
- een passage over de extra investering in onderwijskwaliteit en geleidelijke afbouw
personeelsformatie;
- de daling van het aantal gewichtenleerlingen;
- de premiestijging van het Participatiefonds en
- de vordering op de gemeente.
De RvT leden hebben, gelezen het advies van de AC en de mondelinge toelichting daarop,
geen vragen bij de documenten.
Wiely benadrukt tot slot dat het eigen vermogen aanleiding geeft een aantal zaken in de
komende meerjarenbegroting te intensiveren en het feit dat een aantal in 2013 ontvangen
2
bedragen niet structureel is. De opmerking van de AC inzake de adequate uitleg onderschrijft
hij dan ook helemaal.
Tot slot wordt nog aangegeven dat het onderdeel “Auditcommissie” in het RvT verslag iets te
uitvoerig is. Het zou kunnen dat de positie van de AC t.o.v. de RvT hierdoor verkeerd wordt
begrepen. In de definitieve versie zal de adviesrol van de AC explicieter worden vermeld.
7. Oprichting stichting peuterspeelzalen (en overname psz Duinroosje).
In bijzijn van de heer D. Ohmann (notariskantoor Pels Rijcken) en de heren Touw en van der
Spek (KPMG) is na een korte discussie en mondelinge toelichting van Wiely besloten tot
oprichting van de “Stichting peuterspeelzalen De Haagse Scholen”.
De stichting wordt opgericht vanuit de gedachte dat het “in eigen beheer” hebben van een
dergelijke voorfase van de basisschool helpt om het niveau van vooral
achterstandsleerlingen omhoog te krijgen met VVE. Het onderwijs (i.c. de schooldirecteur)
krijgt hiermee o.a. zeggenschap over het programma en het personeel en daarmee de
kwaliteit van de voorschool.
Wiely geeft aan dat het uiteindelijke doel is dat bij elke school met “doelgroepleerlingen” een
psz van DHS komt. Vanuit andere DHS-scholen is al concrete belangstelling geuit om een
psz over te nemen c.q. opnieuw op te zetten.
Desgevraagd antwoordt de heer Ohmann dat het elk lid van de RvT vrij staat om zitting te
nemen in de RvT DHS-PSZ en dat de statuten in de toekomst ook andere toezichthouders
dan RVT-DHS leden toestaan. Sowieso dient er t.z.t. nog een extra toezichthouder bij te
worden benoemd namens de (nog niet bestaande) cliëntenraad.
Dergelijke uitbreiding heeft een aantal praktische consequenties voor de vergaderingen van
de RvT (en eventuele commissies), bijv. gesplitste agenda’s en vergaderingen (Actie
Wiely/Peter G., p.m.).
Ter vergadering ondertekenen alle aanwezige RvT leden en Wiely de
“aanvaardingsverklaringen” en het bestuursbesluit en volmacht tot oprichting van de
stichting.
V.w.b. de gewenste overname van psz Duinroosje (OBS De Tweemaster) licht Wiely de
recente overeengekomen onderhandelingsresultaten tussen DHS en Stichting Welzijn
Scheveningen (SWS) toe. Het betreft een aantal garanties en vrijwaringen op het gebied van
financiën en (personele) risico’s. Ook is er o.a. een nadere risico-inventarisatie met de
accountant gemaakt voor het grootste risico: ziekteverzuim en de kosten van vervanging.
DHS kan dit risico, zonder verdere vervangingskosten, opvangen door detachering van
bovenformatieve onderwijsassistenten.
Arne licht vervolgens het oordeel van de auditcommissie (AC) toe. Dat oordeel (“geen
oordeel”) was overigens “onwetend” het na de bijeenkomst van de AC bereikte
onderhandelingsakkoord. De AC heeft twijfels geuit op basis van de KPMG-bevindingen
t.a.v. het personeelsbeleid, de financiële administratie bij SWS en het ontbreken van een
visie. De indicatieve meerjarenbegroting wordt nog kort toegelicht. Hierin zijn enkele PM
posten opgenomen.
Dit houdt verband met het nog ontbreken van een definitief akkoord op de financiering van
de Haagse Educatieve Agenda (als gevolg van de gemeenteraadsverkiezingen /
collegebesprekingen).
3
Geconcludeerd wordt dat gezien de schaal en de inmiddels overeengekomen garanties en
vrijwaringen de risico’s overzienbaar zijn en derhalve kan worden besloten tot overname van
Duinroosje. (NB.: besluit is bekrachtigd door het College van Bestuur in het Bestuursoverleg
DHS van 7-5-2014)
Afgesproken wordt nog dat een volgende RvT vergadering het definitieve, door de notaris op
te stellen, overdrachtsdocument beschikbaar is en dat vóór de zomervakantie ook een
bedrijfsplan en ondernemingsplan worden opgesteld (Actie Wiely / Peter G., 3-6-2014).
De adviezen van de AC betreffende aansturing en begeleiding vanuit DHS richting de school
en het toezicht op de administratieve organisatie van Duinroosje en de nieuw stichting
worden overgenomen.
Tot slot wordt afgesproken dat vóór de zomervakantie een strategisch plan voor de nieuwe
stichting wordt opgesteld en er een bedrijfsplan voor Duinroosje met een taakstellende i.p.v.
een indicatieve meerjarenbegroting (Actie Wiely, juli 2014).
8. Voortgang VierTaal
Wiely meldt dat DHS overeenstemming heeft bereikt met het DGO v.w.b. de gevolgen voor
het personeel van de Cor Emousschool en de overdracht aan VierTaal. Er komt géén
Sociaal Plan. De bonden gaan zich nu richten op VierTaal.
Charline is namens de RvT aanwezig geweest bij een overleg over een
vaststellingsovereenkomst. Afgesproken is dat het document wordt aangepast en als
uitgebreider document in de vorm van een voorgenomen bestuursoverdracht vóór de
zomervakantie opnieuw ter tafel komt.
Dit document kan dan in de laatste RvT van dit schooljaar (17-7) ter besluitvorming worden
geagendeerd (Actie Peter G., vóór 17-7)
9. Goedkeuring BO-besluiten grondtransacties Vlierboomstraat, Bresterstraat en
Dreibholtzstraat
De voorgenomen bestuursbesluiten worden door de RvT geaccordeerd en door Philip en
Arne ondertekend.
De besluiten worden gepubliceerd op de website van DHS (Actie Peter G, z.s.m.).
10. Rondvraag / w.v.t.t.k.
Ursie doet de suggestie om de inspectie te vragen een voorlichting te verzorgen rond het
nieuwe toezicht. De RvT vindt dit een goed idee, DHS doet overigens al mee aan een pilot.
Een volgende vergadering kan Jo hierover nader mededeling doen (Actie Jo, 17-7-2014)
Tot slot meldt Ursie een geslaagd schoolbezoek aan OBS Het Galjoen. Tijdens deze
bezoeken merk je de per school verschillende sfeer.
4
Doorlopende actielijst Raad van Toezicht De Haagse Scholen vanaf augustus 2011
Actie
10-11-7
Wat
Aandacht voor communicatie
school – ouders en verbetering
informatiegehalte website
Evaluatie toezichtkader RvT
Door wie
Wiely /
bovenschoolse
directeuren
Peter
Toezichtkader verwerken in
jaarplanning RvT
Toelichtende tekst bij overzicht
verantwoording gemeentelijke
subsidies
Expliciete vermelding inzake
Code Goed Bestuur
Wiely / Peter
30-5-3
Schoolbezoeken RvT
allen
11-7-1
Risico-analyse DHS o.a.
financiële gevolgen afschaffing
BAPO
Kansen voor DHS door
aanspreekbare
onderwijsconcepten
Gesprek met vz GMR t.a.v.
advies GMR inzake governance
Afspraak maken met RvT VO
Haaglanden
Tips / aandachtspunten
samenwerking Passend
Onderwijs en Jeugdzorg
Terugkoppeling resultaat
gesprekken met directeuren
Rapport + PvA
oudertevredenheid 2013
Overleg RvT - GMR
Wiely
op agenda 24-4,
dus afgedaan
Peter G.
Jo
Medio 2014 op
agenda (nieuw
ambitiestatement ?)
Is gebeurd, dus
afgedaan
Is gepland op 19-5,
dus afgedaan
z.s.m.
Wiely
Najaar 2014
Wiely
Op agenda 3-62014
Afspraak is 3-62014, dus afgedaan
Vóór 3-6-2014
20-12-5
20-12-7
30-5-1
30-5-2
12-12-3
13-02-1
13-02-2
13-02-3
13-02-6
13-02-7
13-02-8
24-04-1
24-04-2
24-4-3
24-4-4
Agendapunten overleg RvT –
GMR dd. 3-6-2014
Aanpassingen in definitieve
versie bestuursverslag
Organisatorische gevolgen
dubbele RvT vergaderingen
a.g.v. stg. peuterspeelzalen DHS
overdrachtsdocument overname
Duinroosje
Arnold / Peter M.
Peter G.
Wiely
Wiely
Peter G.
Peter G. / ambt.secr.
GMR
Peter G. / Marianne
W.
Wiely / Peter G.
Wiely
Wanneer
Continu
aandachtspunt
1 x per jaar; punt
voor de retraite
najaar 2014
z.s.m., combineren
met vorige punt
In jaarrekening
2013, dus afgedaan
In bestuursverslag /
RvT verslag 2013,
dus afgedaan
2013-2014
Vóór 3-6-2014
Vanaf 1-8-2014
Vóór 3-6-2014
5
24-4-5
24-4-6
24-4-7
24-4-8
Actie
Retraite
10-11-11
10-11-R4
Retraite
8-11-12
8-11-R4
Retraite
7-11-13
7-11-R2
7-11-R3
7-11-R4
7-11-R5
Diverse documenten a.g.v.
oprichting stg. psz, waaronder
een beleidsplan en een
taakstellende begroting
Document voorgenomen
bestuursoverdracht Cor Emous
Publicatie bestuursbesluiten
grondtransacties
Vlierboomstraat, Bresterstraat en
Dreibholtzstraat
Voorlichting nieuw inspectie
toezicht en DHS
Wiely
Vóór zomervakantie
2014
Jo / Charline
17-7-2014
Peter G.
z.s.m. (is gebeurd,
dus afgedaan)
Jo
17-7-2014
Wat
Door wie
Wanneer
Mogelijk instellen van een “raad
van advies”
allen
PM
Periodiek melden van aansluiting
nieuwe SWV’en
Jo / Peter
Als DHS nieuwe
aansluiting is
aangegaan
Vensters PO
Peter G.
Advies over scheiding
rechtsfiguren stg. DHS en
stg. DHS-Psz door KPMG
Rol medezeggenschap bij
oprichting nieuwe stichting DHSPsz
Gesprek over HRM onderwerpen
met schooldirecteuren
Wiely
Medio 2014, nadat
Vensters “gevuld” is
Op agenda RvT
24-4-2014, dus
afgedaan
z.s.m. na oprichting
stichting
Peter G. / Marianne
Wiely / Caroline
2014
6

Download Report