verslag 21e vergadering van de Raad van toezicht 17 september 2014

Verslag van de 21e vergadering van de Raad van toezicht van De Haagse Scholen, stichting
voor primair en speciaal openbaar onderwijs, op 17 september 2014
Aanwezig zijn:
- van de Raad van toezicht: de dames E.D.C.M. Lambrechts en C.J. Kloosterman-Taal en de
heren N.Ph. Geelkerken (vz) en M. Schoon
- van het bestuurskantoor: de heren W. Hendricks, J. Willenborg, P. Mouthaan en
P. Gunneweg
Afwezig m.b.: A. Westerhof
1. Opening en mededelingen
Wiely sluit later aan in verband met de crematieplechtigheid van Henk Aerns.
Wiely en Peter Mouthaan maken binnenkort kennis met de nieuwe accountant, de heer
Visser. Een kennismaking met de RvT wordt nog gepland (RvT vergadering of
auditcommissie).
Als gevolg van de uitspraak van de LGC start per 1-1-2015 een nieuwe kleutergroep op de
Annie M.G.Schmidt, locatie Jacob de Graefflaan. Het mediationtraject over het vervolg
(uitbreiding / nieuwbouw) start eind september. Saskia Schenning en Rubi Hendriks nemen
vanuit DHS deel.
Tijdens de retraite (6-11) wordt o.a. het nieuwe ambitiestatement besproken. Wim Galjee van
Academia Aemstel wordt daarvoor uitgenodigd (Actie Wiely / Peter G., z.s.m.)
De notitie Werkkostenregeling ligt momenteel om advies bij de GMR en de MR
bestuurskantoor. Het huidige DHS beleid rond werkkosten wordt doorgezet, waardoor over
2015 wel een overschrijding en dus een eindheffing (ca. € 80.000,00) wordt voorzien.
Zoals vorige keer al afgesproken wordt indien nodig een aparte RvT vergadering voor de
stichting peuterspeelzalen DHS belegd. Voor wat betreft de extra zetel in de RvT op
voordracht van de cliëntenraad wordt afgesproken deze voorlopig niet in te vullen, maar wel
te proberen deze in de loop van het schooljaar (als de stichting wat meer “volume” heeft)
open te stellen (naar aparte actielijst RvT SPDHS, (Actie Wiely / Peter G.).
Jo meldt een redelijk rustige start van het schooljaar, er zijn / worden meerdere nieuwe
gebouwen opgeleverd. Ursie probeert aanwezig te zijn bij de opening BBS Erasmus en
Charline bij de opening van de Valkenbosschool op 15 oktober.
In het besloten deel zal de recente onrust in de Schilderswijk worden besproken.
2. Vaststelling verslag van 17 juli 2014
Met inachtneming van een kleine tekstuele aanpassing t.a.v. de projectgroep VierTaal wordt
het verslag verder ongewijzigd vastgesteld.
3. Ingekomen post GMR
De GMR is dit schooljaar nog niet bijeen geweest, er is ook geen ingekomen post.
1
4. Halfjaarrapportage 2014
Wiely geeft aan dat deze rapportage in financieel opzicht een stevige afwijking laat zien van
de prognose. In de audticommissie is hierbij al uitvoerig stil gestaan (zie bijlage bij dit
verslag).
Belangrijkste vragen voor nu zijn hoe de tegenvallers zijn op te vangen en wat dit betekent
voor de toekomst.
Eén van de afspraken, die in de AC al is aangekondigd en door de RvT wordt onderschreven
is dat de meerjarenbegroting 2015-2018 op korte termijn zal worden herzien en dat deze
(opnieuw) met de AC en RvT zal worden besproken (Actie Wiely / Peter M., nov-dec
2014). In deze herziene begroting worden tevens de (eventuele) gevolgen van de nieuwe
CAO en Prinsjesdag verwerkt.
De begrotingstool waar de scholen mee werken is al “versoberd” aan de inkomstenkant, dit
om verdere problemen te voorkomen.
Desgevraagd deelt Wiely mee dat het huidige tekort is op te vangen, maar dat niet uit te
sluiten valt dat op bepaalde type scholen problemen in de teambezetting zullen ontstaan.
Hiervoor zullen scenario’s moeten worden ontwikkeld.
Behalve bovenstaande meldt Wiely nog een andere tegenvaller: het leerlingenaantal per 1
oktober 2014 zal naar verwachting zo’n 300 – 350 lager uitvallen dan vorig jaar. Indien deze
verwachting uitkomt betekent dit een forse afname van de rijksbekostiging. Ook deze
tegenvaller zal in de herziene begroting moeten worden verwerkt. De teldatum wordt
afgewacht, maar een stevige analyse, inclusief verbetermaatregelen, is nodig. Deze zal voor
de eerstvolgende RvT worden geagendeerd (Actie Wiely, vóór 6-11-2014)
Maarten loopt vervolgens het advies van de AC nog kort door.
De datum van de themabijeenkomst dinsdag 18 november. Behalve Maarten en Arne sluiten
ook Charline en Ursie aan, alsmede enkele GMR-leden.
De AC onderschrijft, gezien de uitkomsten van het halfjaarverslag, in haar advies de
noodzaak om de meerjarenbegroting 2015-2018 aan te passen, zodat ook de gevolgen van
de nieuwe CAO kunnen worden verwerkt.
De RvT leden delen de zorg die Wiely ook in PO-raad verband heeft geuit, dat door de
berichtgeving in de media een beeld ontstaat, dat er heel veel extra geld naar het onderwijs
gaat. Ook rond het sectorale bestuursakkoord wordt dat beeld weer opgeroepen (door o.a.
de voorzitter van de PO-raad). Wat niet of onvoldoende vermeld wordt is dat de
rijksbekostiging (bijv. de loonontwikkeling) al jaren achter loopt bij de uitgaven en dat er
sprake is van een “stapeling” van akkoorden met steeds dezelfde middelen.
Wiely heeft een passage van deze strekking ook opgenomen in de aanbiedingsbrief bij de
meerjarenbegroting aan de gemeente.
Een laatste punt waarbij apart stilgestaan wordt is het ziekteverzuim. In de AC is hier
aandacht voor gevraagd. De verzuimcijfers zijn nu redelijk stabiel maar we moeten dit goed
blijven monitoren. Het instrumentarium daarvoor is er en is op zich goed ingebed bij de
scholen. Er is recent een voorstel in het bestuursoverleg inzake het inrichten van een
vervangingspool besproken. Er wordt aanvullend nog gekeken naar de organisatievorm en
naar omvang en risico-inschatting.
Een uitgewerkt voorstel komt terug in de e.v. RvT (Actie Wiely / Caroline, nov. 2014).
2
5. Stand van zaken ambitiestatement DHS 2015-2020
Jo doet verslag van de uitkomsten van de evaluatie huidige ambitiestatement. De meeste
doelstellingen zijn geheel of gedeeltelijk gehaald, maar:
- er is weinig echte innovatie tot stand gekomen;
- scholen willen graag meer kennis uitwisselen en delen, bestaande mogelijkheden (PLG’s
e.d.) verder uitbreiden en faciliteren;
Een belangrijk winstpunt is ook dat geconstateerd is dat de afgelopen jaren veel meer een
concern-gevoel is ontstaan.
Voor wat betreft het nieuwe ambitiestatement zijn in diverse gremia de eerste
voorbereidingen gedaan. Een regiegroep onder leiding van Wim Galjee en Jurrian Blokland
van Academia Aemstel heeft een eerste concept met hoofdthema’s en subthema’s
opgeleverd, dat recent ook is bekeken en aangevuld door bestuur, bovenschools directeuren
en afdelingshoofden. Belangrijkste aanvulling is de toevoeging van de thema’s
maatschappelijke verbinding en betrokkenheid. Binnenkort vindt bespreking in / met het
voltallige directeuren overleg plaats (25-9) en de verwachting is dat de grote lijn wel breed
gedragen wordt.
Philip heeft ook een gesprek met Wim Galjee gehad evenals de voorzitter van de GMR.
Afgesproken wordt in de volgende vergadering met de gehele RvT te kijken naar de ambities
voor de komende jaren, inclusief een reflectie op wat er nu ligt.
Uiteindelijk is het de bedoeling dat in de loop van het vierde kwartaal 2014 een projectplan
wordt opgesteld met uitgewerkte doelen, targets, actiepunten, etc.
6. Rondvraag
Hier wordt geen gebruik van gemaakt.
3
Doorlopende actielijst Raad van Toezicht De Haagse Scholen vanaf augustus 2011
Actie
10-11-7
20-12-5
Wat
Aandacht voor communicatie
school – ouders en verbetering
informatiegehalte website
Evaluatie toezichtkader RvT
Door wie
Wiely /
bovenschoolse
directeuren
Peter
30-5-3
Schoolbezoeken RvT
allen
12-12-3
Kansen voor DHS door
aanspreekbare
onderwijsconcepten
Werkkostenregeling via AC naar
RvT
Peter G.
Governance opmerkingen uit
sectoranalyse betrekken bij
zelfevaluatie
Agendering concept ambitiestatement in RvT
Brief aan gemeente DH inzake
voorgenomen
bestuursoverdracht Cor Emous
allen
Medio 2014 op
agenda (nieuw
ambitiestatement?)
z.s.m., ligt tot begin
okt. bij GMR en MR
kantoor
Najaar 2014
Wiely / Peter G.
Retraite 6-11-14
Wiely / Peter G.
Nadere bespreking concept
bedrijfsplan SPDHS (gaat naar
aparte actielijst, zie vlg. punt)
Waar nodig gescheiden
agenda’s en vergaderingen RvT
DHS en RVT SPDHS
Benoemingsbrieven externe
leden AC SPDHS
Peter G.
Brief is verzonden;
afhandeling is in
handen van het
college B&W per
sept.2014
Najaar 2014
Peter G.
Vanaf sept.2014
Peter G.
Reflectie op ambitiestatement
2015-2020
Herziene meerjarenbegroting
2015-2018
Analyse teldatum 1-10-2014,
incl. prognose 2015
Voorstel inrichting DHSvervangingspool
Wiely / Peter G.
Sept. 2014; is
gebeurd, dus
afgedaan
6 nov. 2014
Wiely / Peter M.
Nov-dec. 2014
Wiely
6 nov. 2014
Wiely / Caroline
6 nov. 2014
3-6-1
3-6-2
3-6-3
17-7-1
17-7-2
17-7-3
17-7-4
17-9-1
17-9-2
17-9-3
17-9-4
Peter G.
Wanneer
Continu
aandachtspunt
1 x per jaar; retraite
najaar 2014
2013-2014
4
Actie
Retraite
10-11-11
10-11-R4
Retraite
7-11-13
7-11-R2
7-11-R4
Wat
Door wie
Wanneer
Mogelijk instellen van een “raad
van advies”
allen
PM
Vensters PO
Peter G.
Rol medezeggenschap bij
oprichting nieuwe stichting DHSPsz
Peter G. / Marianne
Najaar 2014, nadat
Vensters “gevuld” is
z.s.m. na oprichting
stichting en
installatie cliëntenraad; gaat naar
aparte actielijst
5
Bijlage, zijnde het advies van de Auditcommissie (AC), bij het verslag van de Raad
van Toezicht DHS van 17 september 2014 v.w.b. agendapunt 4 (halfjaarverslag
2014)
Bij de start van de bespreking wordt kort stilgestaan bij de themabijeenkomst van
18 november 2014, gewijd aan het onderwerp inkoop. Vanuit de RvT en de GMR is
belangstelling getoond voor deelname. De voorbereiding wordt gedaan vanuit het bestuur. In
ieder geval zal Berenschot, dat DHS helpt met het inrichten van een nieuwe
inkoopprocedure, een toelichting geven. Vervolgens zal een bespreking plaatsvinden aan de
hand van concrete voorstellen.
In aanvulling op de onderwerpen die blijkens de analyse van Berenschot extra aandacht
vragen zoals de inkoop van ICT hardware en de inkoop van externe dienstverlening, wordt
vanuit een van de leden van de AC ook genoemd de verleggingsregeling btw op ICT inkoop.
Die was bij DHS nog niet bekend. De voorzitter van het CvB geeft aan dat die zal worden
meegenomen.
Tevens wordt vastgesteld dat de beide externe leden van de AC hebben ingestemd met hun
benoeming in de AC van de Stichting Peuterspeelzalen DHS. Deze benoeming zal door de
Raad van Toezicht schriftelijk worden bevestigd. Indien nodig zal na de reguliere vergadering
van de AC voortaan aansluitend een aparte vergadering worden bestemd voor overleg over
zaken de Stichting Peuterspeelzalen DHS aangaande.
Tot slot wordt melding gemaakt van een nieuwe accountant die namens KPMG het
controlerend team komt versterken. In de komende RvT zal ook de kennismaking met RvT
en AC aan bod komen, het liefst voor de interim controle in november aanstaande. Maarten
en Arne zullen ook op gezette tijden buiten de voltallige Raad van Toezicht en AC om
overleg hebben met de accountant.
Halfjaarverslag 2014
Toelichting:
De AC heeft het halfjaarverslag 2014 uitvoerig besproken. Tijdens de bespreking is door het
CvB en de controller een nadere toelichting gegeven, waarbij specifiek ingegaan is op
leerlingaantallen, het ziekteverzuim, de personeelsreductie, de huisvestingslasten, alsmede
ontwikkelingen in de bekostiging.
De AC is tevreden over de heldere en uitvoerige rapportage en de positieve berichten over
de ontwikkeling met betrekking tot de onderwijskwaliteit. Dat geldt voor zowel de snel
ingelopen achterstand in de cito-scores van DHS ten opzichte van de G4 en ten opzichte van
het landelijk gemiddelde, als in het feit dat er nu geen (zeer) zwakke scholen meer in het
bestand zitten.
De financiële prognose voor het eind van het jaar, zo constateert de commissie, valt echter
fors buiten de verwachte uitkomst in de begroting 2014. Was er eerder een tekort op de staat
van baten en lasten begroot van ca 2 mio, de raming laat nu een tekort van 4,5 mio zien.
De AC maakt zich evenals het CvB op basis van de gepresenteerde gegevens echter ook
zorgen over de financiële ontwikkelingen in de volgende jaren met onzekere rijksbekostiging,
de kosten van de CAO en hogere personeelslasten.
6
De in de rapportage opgenomen aannames m.b.t. deze drie elementen acht de AC niet
realistisch genoeg.
- De toelichting op de achtergrond van de verwachte overschrijding van de begroting
aan het einde van het jaar en het verschil met het oorspronkelijk geraamde
(negatieve) resultaat is herleidbaar. Toch is – na normalisatie van de cijfers voor de
verwachte toename van de salariskosten – te zien dat met name aan de kostenkant
enkele posten te licht zijn ingeschat. Het is zaak greep te blijven houden op de
middelenbesteding (de bekostiging heeft het schoolbestuur niet in de hand), om te
bewerkstelligen dat dit een eenmalige negatieve uitschieter is die zich in de volgende
jaren niet weer voordoet. Op een aantal plaatsen in het halfjaarverslag is sprake van
incidentele tegenvallers. De AC leest in de tekst van het halfjaarverslag dat deze
tegenvallers toch iets ‘structureler’ zijn dan gedacht: ze hebben vaak een meerjarig
effect op de financiën. De commissie acht het van belang dat het CvB maatregelen
neemt om deze waar nodig te compenseren.
- Het College van Bestuur zal, nadat de plannen op Prinsjesdag bekend zijn gemaakt
en er enkele weken later meer duidelijkheid is over de effecten van de cao PO een
doorrekening maken van de consequenties voor DHS. Dit kan leiden tot een herziene
begroting 2015. Het CvB heeft in reactie op deze cijfers ten behoeve van de
begrotingsvoorbereiding 2015 in het najaar reeds een aantal zaken soberder
neergezet.
- Bij de bespreking van de oorzaken voor de tegenvallende cijfers komen ook de
vooralsnog tegenvallende leerlingaantallen aan bod. Hoewel er werk is gemaakt bij
een aantal scholen (op het Zand) voor uitbreiding waardoor wachtlijsten kunnen
worden weggewerkt, is de verminderde instroom elders in de stad nog zorgelijk. De
AC acht het hoog op de agenda zetten van het thema leerlingwerving dan ook
noodzakelijk.
- De AC verwacht dat bij een blijvend herstellende economie ook de
ziekteverzuimkosten weer versneld zullen stijgen; momenteel zijn ze redelijk stabiel
tussen de 6,0 en 6,4%. Volgens het CvB zijn de procedures al eerder optimaal
aangescherpt en zou nog eens onderzocht moeten worden of en met welke
methoden het verzuim verder omlaag kan worden gebracht.
- Uitvoerig is in de bijeenkomst gesproken over de ontwikkelingen in de bekostiging en
de CAO PO. Het is, volgens het CvB, nu nog niet echt mogelijk inzicht te hebben in
de concrete consequenties van de CAO PO en de (extra) gelden van het
sectorakkoord. Vanuit de AC wordt wel aangegeven dat de CAO PO niet
kostenneutraal is. Dat gevoegd bij de onzekerheden in het oplossen van de
bovenformativiteit, de ontwikkeling van het ziekteverzuim en de leerlingaantallen,
maken een goede planning en monitoring van de financiële ontwikkelingen in de
komende jaren van cruciaal belang.
Advies aan de RvT:
De AC adviseert – met inbegrip van de afspraak dat door het CvB bezien wordt of een
herziene (meerjaren)begroting moet worden gemaakt en daarover in gesprek te gaan met
RvT en AC - de RvT in te stemmen met het halfjaarverslag 2014.
Overige opmerkingen:
Tijdens de bespreking wordt een aantal onderwerpen afzonderlijk benoemd:
7
•
•
•
Hoewel de Wet Werk en Zekerheid voor het openbaar onderwijs niet van toepassing
is, volgens het CvB, is het wel van belang zicht te krijgen op de regelgeving en de
verplichtingen omtrent de transitievergoedingen. Het CvB zal dit bestuderen.
Desgevraagd wordt door het CvB toelichting gegeven op de voorstellen die
momenteel worden voorbereid om te bezien of er een vervangingspool kan worden
ingericht. Daarmee kan de stijging van de lasten van externe inhuur worden verlaagd
en de zorg van schooldirecteuren worden verlicht.
De (financiële) relaties met het Samenwerkingsverband Passend Onderwijs
verdienen in hun consequenties op de langere termijn adequate aandacht. Ook het
CvB ziet dat de geldstromen en de personeelsaantallen in de cijferopstellingen in
bepaalde opzichten verwarrend kunnen werken.
8

Download Report