Download klantcase

Verantwoorde en transparante bedrijfsvoering
In 2003 is de afdeling gemalenbeheer van de Gemeente Dordrecht met behulp van een Asset Management systeem
begonnen met professionaliseren. Dit Asset Management systeem moest meer zijn dan een kaartenbak, waarin alle
gemalen worden vastgelegd. De complete decompositie, storingsregistratie, onderhoud en meerjarenplanning moest
met dit systeem gemanaged en geborgd kunnen worden. Meer dan 10 jaar later werken er 3 afdelingen
afdelingen (gemalen,
havenbedrijf en parkeerbeheer) met ditzelfde systeem, hebben de technologische mogelijkheden niet stilgestaan en
benutten zij nog steeds elke dag alle mogelijkheden om meer voordelen te behalen. Aart van der Nat (asset manager)
en Wim van Loon (systeembeheerder) van de gemeente Dordrecht lichten hun succesverhaal over een veelzijdig Asset
Management systeem, dat voor meerdere doeleinden inzetbaar is, toe.
PROFESSIONALISEREN
De gemeente Dordrecht is een gemeente waar er veel vrijheid is om
te innoveren en daardoor ook om te professionaliseren. In 2003
kreeg Van der Nat van zijn leidinggevende als afstudeeronderzoek:
hoe kan er inzichtelijk gemaakt worden en verantwoord worden wat
er gebeurt bij de afdeling gemalenbeheer. Tijdens een lang en
diepgaand onderzoek speelde vaak ook de vraag op: Hoe kan een
Asset Management systeem ons hierbij ondersteunen? Van der Nat:
“Toen ik startte met het onderzoek hadden mijn leidinggevende en ik
geen idee wat je allemaal met een Asset Management systeem kan.
Ik kwam er al snel achter dat een Asset Management systeem meer
moest zijn dan alleen een kaartenbak om te kunnen voldoen aan de
doelstelling. Zodoende heb ik mij laten inspireren door
waterschappen, zuiveringen, maar ook financiële planners binnen de
gemeente. Telkens krijg je steeds een beter beeld over welke kant je
als organisatie op kunt gaan.”
Nadat er een duidelijk beeld was hoe de doelstellingen behaald
kunnen worden, is er een oriëntatie gestart om een Asset
Management systeem aan te schaffen. Op de beurs Maintenance in
Rotterdam kwam Van der Nat Ultimo tegen. Hij wist wat hij wilde en
Ultimo voldeed aan de eisen en wensen die hij stelde. Ook zijn
leidinggevende was al snel overtuigd van de mogelijkheden van dit
Asset Management systeem. Met dit systeem is het mogelijk om
werkzaamheden inzichtelijk te maken en gemaakte kosten op een
transparante wijze te kunnen verantwoorden.
Het managen van assets begint bij het in kaart brengen van deze
assets. Tijdens zijn onderzoek heeft Van der Nat al uitvoerig
nagedacht hoe hij de assets (decompositie) wil gaan vastleggen. Hier
valt of staat het succes van het systeem mee. Vervolgens was het van
belang dat de storingen, onderhoudshistorie en meerjaren
onderhoudsbegroting in het systeem konden worden vastgelegd. Om
dit proces zo goed mogelijk te laten verlopen, is het belangrijk dat de
juiste keuzes gemaakt worden. Daarom is de gemeente gestart met
een pilot van zes gemalen. Van Loon: “Stapje voor stapje ontdek je
wat handig is om te doen en wat je beter niet had kunnen doen.
Door kleinschalig te beginnen heb je in het begin de mogelijkheid om
te fine tunen en er zeker van te zijn dat je de juiste keuze hebt
gemaakt.”
ONTZORGEN OP ALLE FRONTEN
De wereld om ons heen verandert, zo ook de softwaretoepassingen
die we gebruiken. Ook het Asset Management systeem is door de tijd
heen geëvolueerd naar een volledig webbased systeem dat overal te
benaderen is. Van Loon en Van der Nat waren het er al heel snel over
eens dat, deze ontwikkeling veel nieuwe mogelijkheden en kansen
zou bieden en een essentieel onderdeel is om de beleidskeuze voor
‘de markt tenzij…’ te ondersteunen. “Uiteindelijk willen we het hele
Asset Management proces managen en zoveel mogelijk aan
aannemers overlaten. Het Asset Management systeem speelt hierbij
een cruciale rol, wanneer de aannemers kunnen inloggen op het
systeem waar ze ook zijn. Zo kunnen ze op locatie de gegevens,
documentatie, onderhoudshistorie van een gemaal bekijken, maar
ook werkzaamheden die zij moeten uitvoeren. De app moet dit
proces nog laagdrempeliger en minder foutgevoelig maken, doordat
een aannemer middels een QR-code altijd het juiste gemaal opent.
Uiteindelijk handelt de aannemer zijn werkzaamheden af en legt deze
ter goedkeuring aan ons voor. Zo is er continu grip op wat er
gebeurt en het proces.”
Een obstakel dat nog wel genomen moest worden bij het beschikbaar
stellen van het Asset Management systeem aan de aannemer, was de
toegankelijkheid. Binnen het ICT-beheer van de gemeente is het niet
wenselijk dat derden in kunnen loggen op de centrale server van de
gemeente. Om dit mogelijk te maken moest de applicatie gehost
worden op een externe server. Van Loon: ”We worden nu volledig
ontzorgd op het gebied van levering en hosting van de software door
de leverancier van het Asset Management systeem. Dit creëert een
stuk rust en zorgt ervoor dat we ons kunnen richten op de primaire
werkzaamheden.”
DRIE AFDELINGEN, ÉÉN ASSET MANAGEMENT SYSTEEM
Binnen de gemeente is de wens aanwezig om zo min mogelijk
systemen te gebruiken, zodat er licentie- en onderhoudskosten
bespaard kunnen worden. Binnen de gemeente Dordrecht werkte het
Havenbedrijf ook met Ultimo en zodoende is uiteindelijk besloten om
beide systemen samen te voegen. Even later kwam daar ook de
afdeling parkeerbeheer nog bij. Uiteindelijk zijn er twee Asset
Management systemen samengevoegd tot één Asset Management
systeem en is daar nog een derde afdeling aan toegevoegd. Nu
werken zij in hetzelfde Asset Management systeem, met dezelfde
mogelijkheden, maar werken zij met hun eigen gegevens. Van der
Nat: “Ultimo is een universeel kwaliteitsproduct, het maakt in feite
niet uit wat voor assets je beheert of dit nu gemalen, bomen,
parkeerautomaten, vastgoed, of zelfs ICT-middelen zijn. Alles kan er
mee, op dit moment explodeert het gebruik van Ultimo en hebben we
geen idee waar dit stopt. Binnen de gemeente kan Ultimo worden
ingezet, maar zelfs regio Drechtsteden breed.“
HET HAVENBEDRIJF EN ASSET MANAGEMENT
Het Havenbedrijf van Dordrecht maakt sinds 2004 gebruik van het
Asset Management systeem van Ultimo. Zij zijn via Van der Nat en
Van Loon ook bij Ultimo terecht gekomen. Het Havenbedrijf voert het
beheer en onderhoud uit aan de havens en een groot aantal civiele
werken die hierbij horen, zoals: waterbodems, meerpalen, vloeipalen,
kademuren, steenglooiingen, schoeiingen, afmeerpontons, etc.
Doordat alle objecten, werkzaamheden en kosten in het Asset
Management systeem geregistreerd wordt, is de bedrijfsvoering
efficiënter, effectiever en transparanter geworden en worden de
onderhoudskosten beter beheerst. Wanneer de sector
Stadsontwikkeling informatie over onderhoudskosten nodig heeft,
kunnen die met één druk op de knop per strekkende meter inzichtelijk
worden gemaakt. Ook binnen het Havenbedrijf was de wens
aanwezig om over te gaan naar de webbased versie van het Asset
Management systeem. Niet alleen om gebruik te kunnen maken van
de webapp Ultimo Go, maar ook om de decompositie conform de
NEN 2767-4 vast te kunnen leggen. Zo kunnen uiteindelijk ook de
conditiescores worden gekoppeld en een realistische meerjaren
onderhoudsbegroting gemaakt worden.
ASSET MANAGEMENT BIJ PARKEERBEHEER
In de wandelgangen kwam Van der Nat ter oren dat de afdeling
Parkeerbeheer al jaren op zoek was naar een Asset Management
systeem voor het beheer van de parkeergarages- en automaten.
Waarop de mensen van Parkeerbeheer in de keuken hebben gekeken
bij Van der Nat en Van Loon en besloten om ook hierbij aan te
sluiten. Van der Nat: “Je ziet de mensen bij Parkeerbeheer steeds
enthousiaster worden. Ze zijn van nul af aan in de boot gestapt, ze
doen alles zelf en met name Van Loon ondersteunt waar nodig.”
Naast het vastleggen van defecten en vandalisme ondersteunt het
Asset Management systeem met name bij het afleggen van de
werkverantwoording en de beschikbaarheid. De beschikbaarheid van
parkeerautomaten is van enorm belang, omdat dit direct inkomsten
oplevert. Van Loon: “Het vastleggen van defecten en storingen moet
heel secuur gebeuren. De Belastingdienst kan namelijk ook meekijken
in het systeem om te controleren of een boete onterecht is
uitgeschreven. Zover kan het gaan met de informatie die je vastlegt.”
Ook de app is straks heel belangrijk voor Parkeerbeheer om defecten
direct en secuur vast te kunnen leggen. Door middel van de QRcodes kan ook hier foutloos gewerkt worden, dit is vooral handig
wanneer er meerdere parkeerautomaten bij elkaar in de buurt staan.
Zelfs voor de afdeling Toezicht is het mogelijk om storingen op een
eenvoudige en laagdrempelige wijze middels een keuze menu te
melden, zo is het Asset Management systeem op meerdere gebieden
een belangrijk communicatie middel.
RISICO GESTUURD ONDERHOUD
Waar zich kansen voordoen om processen verder te verbeteren of te
professionaliseren willen Van der Nat en Van Loon deze zoveel
mogelijk benutten. Op dit moment zijn zij bezig om te kijken of zij
binnen het onderhoudsproces risico gestuurd onderhoud kunnen
introduceren. Het is uiteindelijk de bedoeling dat door het in kaart
brengen van risico’s en de impact hiervan op de productiviteit de
onderhoudsplannen worden aangepast. Daardoor kan er beter
verantwoording afgelegd worden over de productiviteit van een
gemaal. Om dit proces vorm te geven is de informatie die in het
Asset Management systeem geregistreerd wordt van groot belang om
de juiste analyses te kunnen maken.
VERANTWOORDE EN TRANSPARANTE BEDRIJFSVOERING
“Toen we ons gingen oriënteren op een Asset Management systeem,
waren we ervan overtuigd dat dit de basis is om ons proces te
managen, keuzes te verantwoorden en zo op een professionele
manier met ons werk en het beschikbare budget om te gaan.
Gaandeweg zijn we steeds meer tot de conclusie gekomen dat we
een kwaliteitsproduct in huis hebben, waar alles mee kan.
Eenvoudige vragen als: hoeveel pompen van dat type hebben we, tot
kostenoverzichten en storingsanalyses kunnen uit het systeem gehaald
worden. Op basis van de storingsanalyse bepalen wij welke objecten
het volgende jaar extra aandacht krijgen. Uiteindelijk is alle
informatie uit het systeem te halen en ondersteunt ons nu al meer dan
10 jaar om transparant te zijn en keuzes te kunnen verantwoorden.
Het Asset Management systeem is hierbij de heipaal onder het
gebouw en een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering.”

Download Report