Vacature: Office Manager

Vacature: Office Manager
Missie
De missie bestaat er in een breed scala aan ondersteunende, administratieve en
organisatorische taken uit te voeren voor de Bank of het Directiecomité.
Sleuteltaken
Binnen het Office Management team voert u, afwisselend of parallel, alleen of samen
met een collega, meerdere taken uit :
1. Directiesecretariaat
o
o
o
o
o
o
de agenda van de leden van het Directiecomité beheren (met uitzondering van
de CEO en het Secretariaat-Generaal)
telefoongesprekken en bezoekers ontvangen en filteren
organiseren van meetings, conference calls, werkgroepen. Waar mogelijk ook
de notulen van de meeting verzorgen
de binnenkomende en uitgaande correspondentie verzorgen (brieven, e-mails)
en de follow-up verzekeren
tekst- of dataverwerking, presentaties opmaken (Word, Excel, Powerpoint)
ad hoc taken : reizen organiseren, kleine boodschappen,…
2. Logistiek, economaat, building
o
o
o
o
o
o
optreden als uniek aanspreekpunt met de beheerder van het gebouw en de
externe leveranciers
representatie van de huurder in periodieke huurdersvergaderingen,
tussenpersoon in alle facilitaire incidenten gerelateerd aan het gebouw
algemeen beheer van het kantoormateriaal: bestelling, opvolging,
kwaliteitscontrole, factuurbeheer
de moves (interne verhuizen) plannen en coördineren, eventueel met externe
partners
beheer van de mailroom (in-en uitgaande post en andere verzendingen)
de toegekende budgettten beheren, optimaliseren en controleren, alsook het
kwaliteitsniveau van de prestaties van de leveranciers
3. Project portfolio
o
o
o
Op administratief en operationeel vlak de project portfolio van de strategische
projecten van de Bank up-to-date houden, met inbegrip van opvolging van
budgetten
Op administratief en operationeel vlak de project portfolio van de IT-projecten
van de Bank up-to-date houden, met inbegrip van opvolging van budgetten
Kwalitatieve reportings en monitorings opstellen en up-to-date houden,
afgestemd op de noden van het Directiecomité
4. Toegangsbeheer
o
o
meewerken aan het opstellen en onderhouden van een intern huisreglement
rond veiligheid en goed beheer van de lokalen van de Bank, in lijn met de
algemene risk/security policy
de aanvragen voor badges/sleutels opvolgen en nauwgezet de
toekenningsprocedures toepassen (aanmaak, verdeling, vervanging, annulatie,
recuperatie,…)
1
Zich open en geïnteresseerd opstellen om de activiteiten van de bank/de business/het
directiecomité te volgen en te begrijpen en zo een efficiënte en proactieve
ondersteuning te kunnen verzekeren.
Profiel
► U beschikt over een bachelordiploma
► U heeft een relevante ervaring als management assistant, office manager, PMO
officer of gelijkwaardige functie die aansluit meerdere aspecten van deze job
► U heeft een degelijke praktische kennis van MS Office (Outlook, Word, Excel,
Powerpoint)
► U communiceert vlot, zowel mondeling (bijv. aan de telefoon) als schriftelijk (bijv.
redactie van een brief)
► U getuigt van proactiviteit, organisatietalent en initiatiefname. U stelt zich flexibel
op.
► U werkt zeer gestructureerd en planmatig
► U bent discreet en kan op gepaste wijze omgaan met vertrouwelijke info
► U werkt autonoom en kan prioriteiten stellen.
► Een uitstekende beheersing van beide landstalen, zowel mondeling als schriftelijk,
is onontbeerlijk en bovendien heeft u een praktische kennis van het Engels
Wij bieden
► Een dynamisch werkkader in volle ontwikkeling
► Een contract van onbepaalde duur
► Een aantrekkelijk loon, aangevuld met buitenwettelijke voordelen, in functie van
uw ervaring en uw competenties
► Een tewerkstelling in hartje Brussel, gemakkelijk bereikbaar met het openbaar
vervoer (vlakbij trein- en metrostation)
Geïnteresseerd ?
Indien deze functie u interesseert, solliciteer online!
2

Download Report