Postbus 41 - Gemeente Lochem

Notulen vierde fysieke overlegtafel bestuurlijk aanbesteden Gemeente Lochem en Zutphen
Datum: 7 oktober 2014
Tijd: 13:00 uur – 16:00 uur
Locatie: Gemeentehuis Lochem, zaal de Raadkamer
Aanwezigen;
Gem. Lochem (voorzitter)
Gem. Zutphen
Gem. Lochem
Gem. Lochem/ Zutphen
Adviesbureau Tim Robbe
Zorg op Maat
Sutfene
Sutfene
Zorggroep Sint Maarten
Sensire
Zorgboerderij De Reube
GGNet
SZMK Hoge Weide/Thuiszorg Marga
Klompé
SZMK Hoge Weide/Thuiszorg Marga
Klompé
Trajectum
Het Volkshuis
Humanitas DMH
Zes op Maat
Zozijn
De Lichtenvoorde
De Lichtenvoorde
De Seizoen/ Helios
Zorgnetwerk op Maat (ZZP)
PMO Raad
Wmo Raad Lochem
Wmo Raad Lochem
Mevrouw
De heer
Mevrouw
Mevrouw
De heer
De heer
De heer
Mevrouw
De heer
Mevrouw
De heer
De heer
Atsje Rol-Boersma
Andreas Noordam
Marleen Oltvoort
Suna Kavak
Tim Robbe
Dick Bouwmeester
Rick Hogenboom
Karin Buwalda
Erik de Groot
Jelly Hamberg
Tom Ponten
Frans Kamsteeg
De heer
Marcel Duvigneau
Mevrouw
Mevrouw
De heer
Mevrouw
De heer
De heer
Mevrouw
De heer
De heer
De heer
Mevrouw
De heer
Mevrouw
Daisy Janssen
Netty Witmer
Mark Schuitemaker
Anja Kremer
Rogier Lindenberg
Henk Loman
Angela Scholten
Jeroen Stevens
Ronald van Aalten
Dick Bouwmeester / afmelding
Connie van de Tuin
Maarten Hoek
Corry Giesen
Agendapunten:
1. Opening
Mevrouw Rol opent de vergadering en heet allen welkom. Er zijn een aantal wijzigingen in deelnemers
vanuit organisaties; Mevrouw Netty Witmer is aanwezig voor Trajectum, mevrouw Angela Scholten is
aanwezig vanuit De Lichtenvoorde en de heer Marcel Duvigneau is aangesloten namens SZMK/
Thuiszorg Marga Klompé.
2. Mededelingen
● De voorzitter verzoekt de organisaties die nog geen formulier deelname aan het fysiek overleg
hebben ingeleverd, deze zo snel mogelijk in te leveren .
● De heer Kamsteeg geeft aan iets eerder de bijeenkomst te verlaten.
3. Vaststellen notulen vorige vergadering d.d. 18 september
● De heer Schuitemaker staat als afwezig terwijl hij aanwezig was.
● De naam van mevrouw Corry Giessen is verkeerd geschreven. Na aanpassing van deze
wijzigingen wordt de agenda definitief vastgesteld.
4. Basisovereenkomst, Deelovereenkomst: stand van zaken
De voorzitter dankt de aanbieders voor de snelle reactie op de Deelovereenkomst waardoor deze snel
kon worden besloten door de Colleges en snel kon worden voorgelegd ter ondertekening aan
aanbieders.
Graag wil zij weten of er reacties zijn van de tafel over de werkwijze;
De heer Hoek wil graag weten hoe de reacties op de laatste versie van de deelovereenkomst zijn
verwerk. Is alle input meegenomen of opgenomen in de Deelovereenkomst?
Mevrouw Witmer wil graag weten of er een overzicht komt van de geleverde input
De voorzitter geeft aan dat we alle input hebben doorgenomen en daar waar nodig hebben besloten om
deze wel of niet nu op te nemen in de deelovereenkomst. Er zal een overzicht komen in de vorm van
een nota waarin alle input die geleverd is hierin wordt opgenomen. Indien nodig kunnen we belangrijke
punten bespreken in het fysiek overleg.
Trajectum heeft gevraagd om het persbericht . De heer Noordam vraagt aan de aanwezigen of zij ook
behoefte hebben aan inzage in het persbericht. Aanbieders knikken instemmend. Besloten wordt om
het persbericht op de inkoppagina te publiceren.
De voorzitter vraagt aandacht voor de Eigen Verklaring. Het proces betreffende de Eigen Verklaring is
gewijzigd. Besloten is om deze eerst te toetsen op volledigheid en correctheid en indien er gen
aanleiding is tot een nader onderzoek of het opvragen van extra gegevens zal er worden overgegaan tot
ondertekening van de overeenkomsten. Voor de organisaties die reds hebben getekend betekent dit
dat de eigen verklaring nog moet worden getoetst. Indien deze niet volledig is zal er contact worden
opgenomen. Indien de aanbieder de opgevraagde stukken of onderbouwing niet kan leveren zal er
worden overgegaan tot ontbinding op basis van artikel 5 opgenomen in de Basisovereenkomst.
De heer Kamsteeg wil weten wanneer de gesprekken volgen voor de wijze van administreren
/registreren die op de ontwikkelagenda staat.
De voorzitter geeft aan dat dit nog niet bekend is maar dat we zeker dit jaar in gesprek gaan. Er moet
eerst nog intern instemming zijn.
De heer Kamsteeg geeft aan om de termijn kort te houden en aanbieders de ruimte te geven om
suggesties aan te leveren. Er zijn reeds standaarden waarbij aangesloten kan worden. Hij zou dit graag
zien als eerste stap op de ontwikkelagenda. Zowel de heer Noordam als de voorzitter zijn het hiermee
eens. Indien er intern instemming is zal de gemeente een aantal aanbieders hierover bevragen.
Mevrouw Giesen wil graag weten of de uitgangspunten van de beleidsplannen zijn opgenomen in de
uitwerking van de deelovereenkomst. De voorzitter geeft aan dat dit het geval is.
De voorzitter geeft het woord aan mevrouw Oltvoort voor een uitleg over de bewerkerovereenkomst.
Deze is nu nog niet getekend maar dient voor 1 januari 2015 getekend te zijn. Deze zal in de laatste
versie op de inkooppagina worden gepubliceerd . De organisaties die reeds hebben getekend krijgen
deze via de mail doorgemaild.
5. Ontwikkelagenda
De Ontwikkelagenda is reeds gevuld. Een groot deel van ingeleverde input kan op de ontwikkelagenda
worden bijgeschreven. Deze is nu al uitgebreid met allerlei punten en met opname van eventuele
punten van de input op de deelovereenkomst zal dat meer worden. Voostel is om deze per onderwerp
te rubriceren. Per onderwerp zouden 2 á 3 organisaties en de gemeente bij elkaar moeten zitten om de
onderwerpen voor te bereiden. De punten die we nu hebben kunnen worden ingedeeld in de
onderwerpen: Prijsstelling, kwaliteit, monitoring, toegang, SROI.
Aanbieders geven aan dat dit snel moet gebeuren en dat we prioriteiten en randvoorwaarden moeten
stellen aan wat we als eerste onderwerp willen bespreken. Boven aan de agenda komt het punt
Prijsstelling/bekostigingssysteem. We hebben nu gekozen voor het huidige systeem min us een
afslagpercentage maar willen toch aan de slag in een route naar trajectbekostiging.
Er worden groepen gevormd die de onderwerpen alvast kunnen voorbereiden:
Prijsstelling /bekostiging: Daisy Janssen, Henk Loman,, Rogier Lindenberg en Netty Witmer
Kwaliteit: Conny van de Tuin en Peter van der Voorst, aanwezig als toehoorder van de virtuele tafel.
Monitoring verantwoording: Jelly Hamberg, Frans Kamsteeg en Peter van der Voorst
Toegang: over toegang zijn de aanwezigen het eens dat dit niet hier ter tafel besproken dient te
worden. Daarvoor is het nog te abstract. Er werken nu verschillende groepen aan toegang en het is
nodig deze aan elkaar te verbinden zodat we toegang goed kunnen invullen zowel beleidsmatig als
uitvoerend. Verbinding is belangrijk als we van elkaar willen weten wat we doen en hoe we het doen.
Hier moeten zowel de organisaties als de gemeente bij elkaar komen om dit voor elkaar te krijgen.
In Zutphen en Lochem wordt gewerkt met kwartiermakers. De kwartiermakers zijn druk bezig om
Toegang uit te werken. Zij hebben reeds contacten met organisaties en zijn bekend binnen het
werkveld. Ook bij enkele aanbieders zijn de kwartiermakers in beeld. Voorstel is om in het volgend
overleg de kwartiermakers uit te nodigen voor een presentatie en voortgang over Toegang e n dan te
besluiten hoe we de samenwerking vorm kunnen geven en met Toegang aan de slag kunnen gaan. Er
moet een werkgroep komen die de linking pin is voor Toegang.
De opdracht is: wat doen we, wat hebben we gedaan, wat past bij deze tijd, hoe kunnen we dit effectief
en efficiënt inrichten en dit in relatie tot de beleidskaders die al liggen. Tim Robbe geeft aan dat het
belangrijk is dat er resultaat komt vanuit de ontwikkelagenda het moet leiden tot vernieuwing/
aanpassing. De WMO raad Lochem wil liever niet meewerken in de werkgroepen maar de adviesfunctie
naar het college blijven behouden.
We moeten hier snel een start mee maken want cliënten worden ongerust. Ook zij weten dat er
veranderingen komen maar niet wat het voor hen inhoudt. Het is noodzaak dat we de huidige cliënten
van de juiste informatie voorzien om ze gerust te stellen. Hierin moeten we samen als een eenheid naar
buiten toe treden . W e moeten als gemeente en aanbieders op de hoogte zijn van wat we
communiceren naar cliënten toe. De heer Kamsteeg wil graag weten wanneer we hier duidelijkheid
over krijgen. De voorzitter geeft aan dat dit op de agenda komt.
6. Werkafspraken
Dit punt is in het voorgaande punt besproken.
Mw. Oltvoort komt terug op het punt SROI. Dit punt moet op de ontwikkelagenda blijven staan. In de
Deelovereenkomst is er een passsage opgenomen betreffende SROI. Delta en Plein hebben samen een
flyer ontwikkeld waarin uitleg wordt gegeven aan SROI en de contactpersonen die zich hiermee bezig
houden. Deze contactpersonen benaderen organisaties actief om deel te nemen aan de SROI.
Contactpersonen willen voornamelijk in gesprek om elkaar te vinden. Voorstel is om een presentatie te
laten geven als we ermee aan de slag moeten.
Dit punt blijft op de ontwikkelagenda staan. Begin 2015 komen terug op dit onderwerp.
7. Reactie signaalbrief
De gemeente heeft ,nog, geen reactie ontvangen op de signaalbrief. Tim Robbe heeft inmiddels wel
bericht ontvangen op zijn brief die hij heeft opgestuurd. Hij zal de reactie die hij heeft ontvangen per
brief doorsturen. Dhr. Robbe geeft aan dat hij opnieuw gaat reageren naar aanleiding van de
reactiebrief. Op 10 oktober heeft hij een gesprek bij VWS hiervan zal hij verslag doen.
Mw. Van der Tuin vraag naar het gesprek tussen de wethouder en staatssecretaris van Rijn. De
voorzitter geeft aan dat er terugkoppeling volgt via een publicatie/nieuwsbericht op de inkoopwebsite
voor allen.
De overige agendapunten zijn in de in voorgaande punten behandeld.
Mw Hamberg heeft nog een vraag over de ingangsdatum van wijzigingen voor cliënten. Om hoeveel
cliënten gaat het en wat gaat er veranderen voor de nieuwe en reeds bekende cliënten.
De voorzitter geeft aan dat we dit punt bij elk overleg terug moeten laten komen om de stand van zaken
met elkaar te delen en af te stemmen voor er besluiten genomen worden. Mw Van Toorn vindt dat het
overgangsrecht in ieder geval zou moeten gelden zolang het passend is bij het beeld van de cliënt en dat
we cliënten gericht moeten benaderen als de toegang gereed is. Hier is intern nog geen duidelijkheid
over . Ook indicering en uitvoering is nog in ontwikkelstadium.
Mw Hamberg vraagt zich af of er dan voldoende tijd is om dit goed voor te bereiden.
Dhr. Noordam geeft aan dat we heel 2015 de tijd hebben om hier mee aan de slag te gaan. Voor veel
mensen zal er weinig veranderen voor een aantal zal er iets veranderen omdat we minder middelen
hebben.
De voorzitter geeft aan dat dit in ieder geval de plek is om dit te bespreken en dat we zorg moeten
dragen voor en oog moeten hebben voor wat er leeft in de samenleving en wat we hier bespreken. We
moeten de communicatie goed bespreken. De vraag wie het voortouw neemt de gemeente of de
aanbieders wordt beantwoord door de voorzitter dat dit parallel aan elkaar dient te lopen. De gemeente
zet de lijn uit en neemt de aanbieders hierin mee.
Dhr. Robbe geeft aan dat een database van vraag en antwoord voor cliënten en personeel een goed
hulpmiddel is indien de antwoorden juist en volledig zijn verwoord. Dit is zeker ook van belang voor de
medewerkers ook zij dienen goed en op de juiste manier voorgelicht te worden om onzekerheden weg
te nemen.
Mw Hamberg wil graag weten wanneer bepaalde zaken geregeld zijn om toetsmomenten te creëren. Is
ICT meegenomen in het proces. De voorzitter geeft aan dat de vragen helder zijn en dat we er op
terugkomen.
8. Rondvraag
Dhr Lindenberg wil graag de data voor het volgend overleg weten. Deze zal zo snel mogelijk worden
gecommuniceerd. De heer Lindenberg wil ook weten hoe gaan de gevormde werkgroepjes bij elkaar
komen. Neemt de gemeente initiatief of doen de werkgroepen dit zelf? Neemt de gemeente ook deel
aan de werkgroepjes om deze te sturen?
De voorzitter geeft aan dat de gemeente de eerste overleggen gaat inplannen voor de werkgroep(en).
Deelname van de gemeente aan de werkgroepen is een voorwaarde.
9. Sluiting
De voorzitter dankt de aanwezigen en sluit de vergadering.
ACTIEPUNTENLIJST (INCL TABEL)

Download Report