Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen

Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen
kalenderjaar 2013
Datum:
23 januari 2014
Auteur:
PZ
Status:
concept
Notitie bestemd voor
Staf / Directie / Bestuur / GMR / RvT
Route:
Bespreking in staf
27 januari 2014
Vaststelling in bestuursvergadering
(toezending 12 februari 2013)
7 februari 2014
Bespreken in directeurenoverleg
6 maart 2014
Bespreking in GMR
12 maart 2014 (zonder scholenlijst)
Bespreking in Raad van Toezicht
6 maart 2014
Publicatie
Kenmerk:
Concept
Versie:
Na bespreking in staf
Versie voor bestuur
Ziekteverzuimanalyse
en beleidsmaatregelen
Kalenderjaar 2013
2
Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen 2013
Inhoudsopgave
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Verzuimcijfers en analyse
Verzuimcijfers naar functiecategorie en leeftijdscategorie
Beïnvloedbaar en niet-beïnvloedbaar verzuim
Benchmark, vergelijking verzuimcijfers PO besturen in de regio (OVO en 3Primair)
Aanbevelingen ziekteverzuimanalyse 2013
Voortgang intensivering ziekteverzuimbeleid
Management letter Arbo Unie
3
Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen 2013
Onderdeel 1: Verzuimcijfers met analyse
O2A5 stichtingsniveau
Ziekteverzuimpercentage
1e kwartaal
2e kwartaal
3e kwartaal
4e kwartaal
Totaal
2011
2012
2013
Analyse
7,01%
8,32%
8,00%
11,90%
8,52%
13,28%
11,37%
7,65%
9,48%
10,41%
9,35%
9,27%
6,49%
6,17%
7,87%
-3,93%
-2,10%
-1,16%
-3,31%
-2,54%
1.a. Analyse verzuimcijfers:
Terugdringing verzuim in schooljaar 2012-2013
Gedurende het schooljaar 2012-2013 en 2013-2014 is extra ingezet op de realisatie van de
terugdringing van het ziekteverzuim door het afronden en afsluiten van complexe casussen.
Dit wordt zichtbaar in een verdere daling van het ziekteverzuim aan het einde van het
schooljaar 2012-2013. Het 3e kwartaal 2013 laat een ziekteverzuimpercentage zien van 6,49%.
Terugdringing verzuim in schooljaar 2013-2014
De historie van de cyclus in verzuimcijfers leert ons dat de periode van aanvang van het
nieuwe schooljaar tot de kerstvakantie een verhoogd risico geeft op nieuw ziekteverzuim.
Een belangrijk doel in 2013 was het waarborgen dat de daling in het ziekte
verzuimpercentage verder wordt doorgezet cq. vastgehouden in het 4e kwartaal 2013 en
verdere jaren. Het doet ons bijzonder genoegen te melden dat het verzuimpercentage in het
4e kwartaal is vastgehouden en zelfs een lichte daling laat zien.
Het totale verzuimpercentage over 2013 komt uit op 7,87%, waarmee in 2013 een daling van
2,54% is gerealiseerd.
O2A5 stichtingsniveau
Ziekteverzuimpercentage
Meldingsfrequentie *
Gemiddelde verzuimduur **
2011
8,52%
1,26
24,59
2012
10,41%
1,44
24,91
2013
7,87%
1,04
26,00
Analyse
-2,54%
-0,40
+1,09
In 2013 is het aantal ziekmeldingen gedaald (meldingsfrequentie), maar de gemiddelde duur
van het ziekteverzuim is gestegen. Ondanks de daling van het ziekteverzuimpercentage,
hebben in 2013 de gemiddelde verzuimcasussen langer geduurd.
De gestelde doelstelling was en is om gerekend vanaf eind 2012 in een periode van 2
kalenderjaren een ziekteverzuimpercentage te bereiken van het landelijk gemiddelde.
Landelijk ziekteverzuim BO
2012
Ziekteverzuimpercentage
6,44%
Meldingsfrequentie
1,05
Gemiddelde verzuimduur
21,98
(bron: Eindrapportage Verzuimonderzoek PO en VO 2012)
4
Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen 2013
Het verzuimpercentage 2013 laat een significante daling zien, echter zit nog boven het
landelijk gemiddeld. Daarin tegen laat het verzuimpercentage van het 3e en 4e kwartaal 2013
een ziekteverzuimpercentage zien dat exact op het niveau van het landelijk gemiddelde ligt.
De doelstelling om in 2014 een verzuimpercentage op het landelijk gemiddelde te realiseren
lijkt hiermee reëel. Het intensiveren van het ziekteverzuimbeleid in 2014 is van groot belang
om deze doelstelling te behalen en in de verdere jaren te borgen.
Onderdeel 2: Verzuimcijfers naar functiecategorie en leeftijdscategorie
Ziekteverzuimpercentage naar
2011
2012
2013
Analyse
functiecategorie
Directie
7,08%
5,38%
8,91%
+3,53%
Onderwijzend personeel
8,96%
10,94%
6,91%
-4,03%
Ondersteunend personeel
6,50%
10,31%
4,42%
-5,89%
De daling van het ziekteverzuim in de functiecategorie onderwijzend personeel en
ondersteunend personeel mag gezien worden als een goede ontwikkeling. De stijging in het
ziekteverzuim van de functiecategorie directie legt een verantwoording bij de regiodirecteuren ten aanzien van (preventief) ziekteverzuim van directeuren. De doelstellingen
van de werkgroep terugdringing ziekteverzuim (zie onderdeel 5) is hier ook van toepassing.
Leeftijdscategorie
2011
2012
2013
Analyse
0 – 24
0,62%
1,71%
4,67%
+2,96%
25 – 34
4,82%
5,79%
4,61%
-1,18%
35 – 44
6,57%
6,07%
6,17%
+0,10%
45 – 54
11,46%
13,44%
11,85%
-1,59%
55 – 64
10,76%
14,53%
9,10%
-5,43%
Gerekend over geheel 2013 laat iedere leeftijdscategorie een daling zien. Alleen in de jongste
leeftijdscategorie is een duidelijke stijging van 2,96% te zien.
Specificatie verzuim 2013
Leeftijdscategorie
Directie
Onderwijzend Ondersteunend
Analyse
personeel
personeel
0 – 24
0,00%
0,47%
0,00%
OP
25 – 34
0,00%
4,26%
12,97%
OOP
35 – 44
11,06%
6,24%
0,55%
DIR
45 – 54
6,83%
13,64%
5,15%
OP
55 – 64
8,83%
9,94%
3,44%
OP
Bovenstaande specificatie geeft inzicht in welke functiecategorie en in welke leeftijdscategorie het hoogste verzuimpercentage laat zien binnen O2A5. Bij ondersteunend
personeel is dit 25-34 jaar, bij onderwijzend personeel is dit 45-64 jaar en bij directie is
dit 35-44 jaar.
5
Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen 2013
Onderstaande grafiek laat het ziekteverzuim zien van alle functiecategorieën samen binnen
O2A5. Het niveau van januari 2013 in vergelijking met december 2013 laat een redelijk gelijk
percentage zien. Echter na de significante daling in augustus 2013 wordt de stijging van het
ziekteverzuim verhoudingsgewijs met name veroorzaakt in de leeftijdscategorie 25-34 jaar,
35-44 jaar en 45-54 jaar.
Onderdeel 3: Beïnvloedbaar en niet-beïnvloedbaar verzuim
2.a. Analyse verzuimoorzaken naar beïnvloedbaar en niet-beïnvloedbaar verzuim:
Met ingang van september 2013 wordt maandelijks aan de staf het aantal verzuimcasussen
gerapporteerd, waarbij de status wordt gemeld en wordt aangegeven of sprake is van
beïnvloedbaar dan wel niet-beïnvloedbaar verzuim . Gebaseerd op het ziekteverzuim in
november 2013 zijn door de beleidsmedewerker personeel de verzuimoorzaken in beeld
gebracht. Op dat moment waren er 19 langdurige ziekmeldingen.
Deze verzuimoorzaken zijn in het onderstaande overzicht in beeld gebracht.
Oorzaken 19 casussen ziekteverzuim in november 2013, bron opgave P&O
21% fysieke klachten (4)
Hierbij gaat het om niet-beïnvloedbaar verzuim
5% fysieke klacht (1)
Hierbij gaat het om ziekte ten gevolge van zwangerschap.
Hierbij gaat het om niet-beïnvloedbaar verzuim.
16% fysieke klachten (3)
Hierbij gaat het om ziekmeldingen ten gevolge van
klachten aan houdings- en bewegingsapparaat.
Dit betreft niet-beïnvloedbaar verzuim. Voor de toekomst
worden preventieve, ergonomische maatregelen
aanbevolen.
6
Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen 2013
5% psychiatrische klacht (1)
5% fysieke klacht (1)
48% psychische klachten (9)
Het gaat hierbij om ernstige persoonlijkheidsgebonden
problematiek.
Het gaat hier om niet-beïnvloedbaar verzuim.
Hierbij gaat het om ziekte met een medische oorzaak,
waarbij ook sprake is van werkgerelateerde problematiek.
Het gaat hierbij om beïnvloedbaar verzuim.
Hierbij gaat het om 1 ziekmelding, waarbij er sprake is
van werk gerelateerde problematiek.
Tevens zijn er 8 ziekmeldingen die werkgerelateerd zijn,
in combinatie met persoonsgerelateerde problematiek.
Het gaat hierbij om beïnvloedbaar verzuim.
Van de 19 langdurige ziekteverzuimcasussen in november 2013 is 47% niet-beïnvloedbaar
verzuim en 53% beïnvloedbaar verzuim. Uitgaande van deze verhouding is van het totale
ziekteverzuimpercentage op stichtingsniveau van 7,87% het aandeel beïnvloedbaar verzuim
4,19% en het aandeel niet-beïnvloedbaar verzuim 3,72%.
De term beïnvloedbaar verzuim dient overigens genuanceerd te worden. Preventief beleid
kan het risico op ziekteverzuim verkleinen of de noodzaak voor ziekteverzuim verminderen
of wellicht geheel wegnemen. Door een goede verzuimbegeleiding kan de verzuimduur
verkort worden. Het is echter niet zo dat beïnvloedbaar verzuim altijd kan worden
voorkomen.
Door de intensivering van het ziekteverzuimbeleid zal de hoogte van het beïnvloedbaar
verzuim structureel verlaagd moeten worden om onze doelstelling te behalen. Bij nietbeïnvloedbaar verzuim kan door een goede verzuimbegeleiding in een aantal casussen de
duur van het verzuim beïnvloed worden. Ook dit draagt bij aan het realiseren van onze
doelstelling.
Onderdeel 4: Benchmark, vergelijking verzuimcijfers PO besturen in de regio
Ziekteverzuimpercentage PO
besturen in de regio
Geheel 2012
Geheel 2013
O2A5
3Primair
OVO
10,41%
7,92%
7,04%
8,37%
7,20%
4,16%
Uit de cijfers van 2013 blijkt dat het ziekteverzuimpercentage van O2A5 is gedaald tot net
boven het ziekteverzuimpercentage van 2012 van de andere PO besturen in de regio.
Het ziekteverzuimpercentage van 2013 van O2A5 is lager dan het ziekteverzuimpercentage
2013 van 3Primair. Dit lijkt het gevolg van een flinke stijging van het ziekteverzuimpercentage van 3Primair. Het ziekteverzuimpercentage van OVO van 2013 laat een groot
verschil zien met het de cijfers van zowel O2A5 als 3Primair.
7
Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen 2013
Onderdeel 5: Aanbevelingen ziekteverzuimanalyse 2013
In de ziekteverzuimanalyse over het kalenderjaar 2013 is vastgesteld dat het ziekteverzuimpercentage van 2013 is gedaald ten opzichte van de voorgaande jaren. Dit is het voorzichtige
positieve resultaat van verschillende acties die in het kalenderjaar 2013 zijn ingezet met als
doel het ziekteverzuimpercentage structureel te verlagen.
In het kalenderjaar 2013 is verder ingestoken op de achterliggende oorzaken van het
ziekteverzuim, die in de ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen van 2012 in beeld
zijn gebracht, namelijk:
a. Disfunctioneren;
b. Ervaren hoge werkdruk;
c. Rolverdeling casemanagement;
d. Gedwongen mobiliteit;
e. Verandering in sociale zekerheid.
In de tussentijdse notitie ziekteverzuim en beleidsmaatregelen van oktober 2013 is per
oorzaak de stand van zaken weergegeven van de aanbevelingen die zijn geformuleerd in
de ziekteverzuimanalyse van 2012. Dit is inmiddels ruim drie maanden geleden en het is van
belang de huidige stand van zaken per oorzaak opnieuw in beeld te brengen.
Ad. a. Revitalisatie gesprekkencyclus:
 In september 2013 is een werkgroep gevormd door directeuren, GMR-leden en
personeelsbeleidsmedewerkers. Gezien het geconstateerde verband tussen ziekteverzuim en disfunctioneren zal dezelfde werkgroep, naast de revitalisatie van de
gesprekkencyclus, zich ook richten op het structureel terugdringen van het ziekteverzuim conform het landelijk gemiddelde. De werkgroep is gestart in november
2013. In eerste instantie ligt de focus op het structureel terugdringen van het ziekteverzuim. In het voorjaar van 2014 wordt de focus verlegd naar de revitalisatie van
de gesprekkencyclus.
Ad. b. Organisatiebreed onderzoek ten aanzien van de ervaren werkdruk:
 Dit instrument voor preventief ziekteverzuimbeleid is besproken in de genoemde
werkgroep. De voorlopige conclusie van de werkgroep is dat dit instrument alleen
zinvol is als er voldoende financiële middelen beschikbaar zijn om aansluitend
preventieve interventies in te zetten bij verhoogd risico tot uitval. De voorlopige
conclusie van de werkgroep zal in het voorjaar 2014 verder worden uitgewerkt.
Ad. c. Implementatie beleidsnota Notitie Casemanager:
 In deze beleidsnota is de rolverdeling van het casemanagement en de wettelijke
verplichtingen –in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter- nauwkeurig
uitgewerkt. De implementatie van deze beleidsnota wordt uitgevoerd door de
genoemde werkgroep. Realisatie wordt verwacht in voorjaar 2014.
 Genoemde werkgroep heeft de rolverdeling van het casemanagement en de
wettelijke verplichten –in het kader van de Wet Verbetering Poortwachterbesproken. Daarbij heeft een inhoudelijke brainstormsessie plaatsgevonden,
8
Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen 2013
waarbij verschillende stappen aan de orde zijn gekomen om de naleving van de
wettelijke verplichtingen voor casemanagers makkelijker te maken.




Stap 1: op 30 januari 2014 wordt een belangrijke themabijeenkomst georganiseerd,
waarbij onder meer een presentatie wordt gehouden over de wettelijke
verplichtingen, de rolverdeling van het casemanagement en de financiële
consequenties bij het niet naleven van de wettelijke verplichtingen. Het doel van
deze bijeenkomst is realiseren van bewustwording van directeuren in hun rol als
casemanager en realiseren van bewustwording in het kader van alle aspecten van
het ziekteverzuim
Stap 2: om directeuren concreet te trainen op de verplichtingen, die voortvloeien uit
de Wet Verbetering Poortwachter, wordt een praktijkgerichte training georganiseerd
voor casemanagers. In de training wordt onder andere ingezoomd op de procedurele
acties, het moment waarop de actie moet worden uitgevoerd en de administratieve
handelingen. Realisatie wordt verwacht in voorjaar 2014.
Stap 3: het realiseren van een beknopte checklist voor casemanagers. Dit instrument
is een hulpmiddel, waarin de procedurele acties (en moment van actie) van de casemanager stap voor stap in beeld zijn gebracht. De checklist zal bij de themabijeenkomst op 30 januari 2014 aan iedere casemanager worden uitgereikt.
Stap 4: de beleidsmedewerkers beheren het ziekteverzuimdossier van de zieke
werknemer en zij zullen regelmatig controleren of de casemanagers de wettelijke
verplichtingen zijn nagekomen en of de ziekteverzuimdossiers compleet zijn.
Daarnaast hebben de beleidsmedewerkers een coachende rol ten aanzien van de
casemanagers. Zij kunnen adviseren en begeleiden bij het uitvoeren van de wettelijke
verplichtingen.
Ad. d. Protocol begeleidingstraject gedwongen mobiliteit:
 Dit protocol is opgemaakt in het voorjaar van 2013 en heeft als leidraad gewerkt bij
de casussen van gedwongen mobiliteit voor de personeelsplanning van het schooljaar
2013/2014. Op basis van het protocol wordt in deze periode nadrukkelijk aandacht
besteed aan de nazorg van de betrokken medewerkers met als doel het risico op
uitval ten gevolge van gedwongen mobiliteit zo klein mogelijk te houden.
Desondanks heeft de gedwongen mobiliteit in het schooljaar 2013/2014 geleid tot
twee gevallen van ziekteverzuim.
 Inmiddels is het genoemde protocol en het doorlopen van het proces van de carrousel
geëvalueerd. De bevindingen hiervan worden meegenomen in het beleid van de
gedwongen mobiliteit voor het schooljaar 2014/2015. Om ziekteverzuim te voorkomen is het de aanbeveling directeuren te dwingen in een vroegtijdig stadium het
formatieoverzicht en de gedwongen mobiliteit voor het volgende schooljaar kenbaar
te maken, zodat bestuursbreed de carrousel in begin april kan starten. Dit houdt in
dat het formulier ‘verplichte mobiliteit’ en het overzicht met de beschikbare vacatureruimte in april beschikbaar moet zijn. De betrokken medewerker kan dan vroegtijdig
worden voorbereid op de gedwongen mobiliteit en worden opgenomen in het
genoemde begeleidingstraject. Dit is essentieel voor het voorkomen van uitval ten
gevolge van gedwongen mobiliteit.
9
Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen 2013
Ad. e. Informatiebijeenkomst door ABP en Loyalis voor alle medewerkers:
 De informatiebijeenkomst heeft plaatsgevonden op 6 november 2013. Er volgen nog
persoonlijke adviesgesprekken met een ABP-adviseur op 5 maart 2014, waarvoor
werknemers zich kunnen aanmelden.
Ad. e. Collectieve IPAP-verzekering:
 Deze verzekering en subsidiemogelijkheid voor re-integratie á € 3.000,- per persoon
(in het kader van preventief ziekteverzuimbeleid) is besproken in de werkgroep,
waarbij is afgesproken dat dit onderdeel nader zal worden uitgewerkt. Realisatie
wordt verwacht in 2014.
Stijging ziekteverzuim in de functiecategorie directie:
In de ziekteverzuimanalyse is vastgesteld dat het ziekteverzuimpercentage over 2013 is
gedaald. Echter, in onderdeel 2 van deze ziekteverzuimanalyse tevens vastgesteld dat het
ziekteverzuim in de functiecategorie directie is gestegen met 3,53%. Deze stijging is geen
goede ontwikkeling. Het verdient dan ook de aanbeveling om verantwoording te leggen bij
de regiodirecteur ten aanzien van (preventief) ziekteverzuim van directeuren, waarbij de
verzuimoorzaken, genoemd bij onderdeel 4, van essentieel belang zijn. In geval van ziekte
van directeuren is de regiodirecteur verantwoordelijk voor het casemanagementschap.
Onderdeel 6. Voortgang intensivering ziekteverzuimbeleid.
Door de ingezette maatregelen is het ziekteverzuimpercentage significant gedaald en zijn
er verschillende langdurige en complexe ziekteverzuimcasussen afgesloten. Dat is een mooi
resultaat, maar desondanks zijn wij niet tevreden. Het is onze doelstelling om in 2014 een
verzuimpercentage te realiseren conform het landelijke gemiddelde. Om deze doelstelling
te behalen, en in de verdere jaren te borgen, is het van groot belang om het ziekteverzuimbeleid in 2014 te intensiveren.
Om dit proces goed te begeleiden is, zoals genoemd, een werkgroep opgericht die wordt
gevormd door vier directeuren, twee GMR-leden en twee personeelsbeleidsmedewerkers.
Deze werkgroep heeft de volgende doelstellingen:
1. Ziekteverzuimpercentage blijvend verlagen conform het landelijke gemiddelde in een
periode van maximaal twee jaar;
2. Beïnvloeden van verzuim en voorkomen van ziekteverzuim door het optimaliseren
van de kwaliteit van leiderschap ten aanzien van de competenties, die nodig zijn voor
kwalitatief goede ziekteverzuimbegeleiding;
3. Realiseren van bewustwording ten aanzien van consequenties van ziekteverzuim en
het realiseren van een cultuuromslag ten aanzien van voorkomen en beïnvloeden van
ziekteverzuim;
4. Voorkomen van oneigenlijk van ziekteverzuim;
5. Zoveel mogelijk voorkomen van instroom WIA (WGA-uitkering, zodat de WGApremie voor de werkgever niet wordt verhoogd);
6. In geval van een WIA-aanvraag zorgdragen voor een kwalitatief goed en volledig
ziekteverzuimdossier om een eventuele loonsanctie te voorkomen; een dergelijk
dossier kan alleen tot stand komen door kwalitatief goede ziekteverzuimbegeleiding.
10
Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen 2013
Van belang is te vermelden dat bij deze doelstellingen is gedacht aan de relatie tussen
directeur en leerkracht, maar deze zijn tevens van toepassing voor de relatie tussen
regiodirecteur en directeur.
De werkgroep is gestart in november 2013 en inmiddels hebben er vier bijeenkomsten
plaatsgevonden. In de werkgroep heeft een uitgebreide brainstormsessie plaatsgevonden,
waarbij de doelstellingen van de werkgroep zijn geformuleerd, de verschillende oorzaken
van het ziekteverzuim zijn besproken en voor de verschillende deelgebieden diverse acties
geformuleerd. Op basis hiervan heeft de werkgroep een prioriteitenlijst opgemaakt, waarin
de acties zijn onderverdeeld in ‘verbetering op korte termijn’ en ‘beleid lange termijn’. Voor
verdere informatie over de prioriteitenlijst verwijzen wij naar het document ‘prioriteitstelling
op grond van brainstorm, welke is toegevoegd als bijlage 1.
De werkgroep vindt het van groot belang dat op korte termijn verbetering wordt aangebracht ten aanzien van de genoemde doelstellingen 1 en 2. Dit heeft voor de werkgroep
een zeer hoge prioriteit. Om die reden heeft de werkgroep op 30 januari 2014 een eerste
belangrijke themabijeenkomst georganiseerd voor (regio)directeuren over het beïnvloeden
en voorkomen van ziekteverzuim voor zowel hun rol als leidinggevende en hun rol als
casemanager. De focus van deze eerste themabijeenkomst ligt bij bewustwording van
consequenties van ziekteverzuim en benodigde competenties voor kwalitatieve goede
ziekteverzuimbegeleiding.
De themabijeenkomst zal dienen als input voor de vervolgbijeenkomst. Deze vervolgbijeenkomst zal gericht zijn op het trainen van competenties van (regio)directeuren. Op basis
van de input van de themabijeenkomst zal worden bepaald op welke competenties in de
training de focus zal liggen.
Onderdeel 7. Managementletter Arbo Unie.
In 2013 is intensief samengewerkt met de Arbo Unie op basis van het dienstverleningscontract. Op 16 december 2013 is de dienstverlening geëvalueerd. Naar aanleiding hiervan
heeft de Arbo Unie een (concept) managementletter opgemaakt, waarin onder andere is
opgenomen dat het O2A5 is gelukt een omslagpunt te bereiken in het ziekteverzuim. Daarbij
geeft de Arbo Unie dat met de huidige inzet het haalbaar lijkt om binnen een periode van
twee jaar een verzuimpercentage te behalen dat past bij het landelijke gemiddelde. Om de
deze doelstelling te kunnen behalen, heeft de Arbo Unie in de managementletter diverse
verbeterpunten aanbevolen.
Ad. a. Disfunctioneren:
 Gebruik maken van een goede functionerings- en beoordelingssystematiek. De Arbo
Unie signaleert regelmatig ziekteverzuim op basis van een combinatie van overbelastingsklachten en functioneringsproblematiek. Het is van belang hierover
vroegtijdig in gesprek te gaan en vroege signalen van verminderd signaleren op te
pakken.
 Pro-actief handelen bij functioneringsproblematiek, zodat het functioneringstraject
niet samensmelt in een verzuimtraject.
 Binnen O2A5 is er sprake van een opvallend hoge populatie medewerkers met
psychische-, psychiatrische of persoonlijkheidsgebonden problematiek.
11
Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen 2013
Gedurende de verzuimperiode van psychiatrische klachten of persoonlijkheidsgebonden problematiek is de beïnvloedbaarheid beperkt, mogelijk dat er nog wel
beïnvloedingsmogelijkheden zijn voorafgaande aan het verzuim door vroegtijdige
signalering.
Ad. b. Ervaren hoge werkdruk:
 Beïnvloeden door vroegtijdige signalering en preventief handelen, waarbij het
frequent ziekteverzuim een belangrijke indicator is.
Ad. c. Rolverdeling casemanagement:
 Aanscherpen casemanagement: inhoudelijk en procedureel casemanager neerleggen
bij casemanager, waarbij de beleidsmedewerkers personeel en de Arbo Unie
adviseren en faciliterend zijn.
 De casemanager maakt SMART-afspraken over het re-integratie (pro-actief), waarbij
een gedragsmatige benadering ondersteunend kan zijn.
Ad. d. Gedwongen mobiliteit:
 Aanvullende begeleiding en ondersteuning voorafgaand en na de verplichte
mobiliteit.
 Ook van toepassing voor werknemers die vanuit overkoepelende taken (zoals IB of
RT) weer groepsverantwoording krijgen. Voor deze medewerkers (die soms
herintredend zijn in lesgebondenactiviteiten) kan worden gedacht aan een
coachings/begeleidingstraject.
Ad. e. Verandering in sociale zekerheid:
 Vanuit de Arbo Unie wordt de zorg uitgesproken over de mogelijkheid dat de BAPOregeling zal worden beëindigd.
Overige aanbeveling:
 De Arbo Unie signaleert vaker zowel jonge als oudere medewerkers met rug-, heupen knieklachten. Vanuit preventief oogpunt is het goed om hier aandacht voor te
hebben. Het inzetten van een ergonoom of arbo adviseur kan hierbij ondersteunen.
De (concept) managementletter van de Arbo Unie zal in het voorjaar 2014 worden besproken
in de werkgroep terugdringing ziekteverzuim. De diverse aanbevelingen zullen worden
opgenomen in de genoemde prioriteitenlijst en vervolgens verder worden uitgewerkt.
12
Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen 2013
Bijlage 1. Prioriteitstelling op grond van brainstorm.
Probleemveld c.q.
aandachtsgebied
Kwaliteit leiderschap van
schooldirecteuren
Deelgebieden
a. signalering hoe het gaat
met teamleden
b. sterke competenties van
teamleden waarderen en
uitbouwen (in hun kracht
zetten)
c. gesprekstechnieken
d. zwakke competenties
van directeuren verbeteren
Beleid
lange termijn
a.
X
in gesprekkencyclus
b.
X
in gesprekkencyclus
c.
X
Training 2e
bijeenkomst
d.
X
in beoordeling
door regiodir.
e. sterke competenties van
directeuren inzetten om
van elkaar te leren
Bewustwording van
schooldirecteuren
a. kennis van kostencomponent ziekteverzuim
b. feeling hebben wat er
leeft bij personeel
Cultuuromslag ten aanzien
van ziekteverzuim bij
schooldirecteuren en
personeel
a. benoemen wat er echt
aan de hand is
b. in beeld brengen van
oorzaak verzuim en dit
splitsen;
eerst ziekteverzuim
oplossen en daarna
onderliggende oorzaak
ziekteverzuim oplossen
(of andersom)
c. bij ziekte richten op ‘Wat
kun je wel?’ Mindset bij
directie en werknemer.
Verbetering
korte termijn
a.
X
b.
X
e.
X
e
in 1 half jaar
2014 realiseren
a
X
in verzuimbeleid
b.
X
Training 2e
bijeenkomst
a.
X
in verzuimbeleid
b.
X
in verzuimbeleid
a.
X
thema 30 jan.
c.
X
in verzuimbeleid
c.
X
thema 30 jan.
a.
X
thema 30 jan.
b.
X
thema 30 jan.
13
Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen 2013
Wettelijk kader
ziekteverzuim (WvP)
a. dossiervorming
b. procedure Wet
verbetering Poortwachter
c. advisering Arbo Unie
d. deelname directeuren
aan SMO
e. school organisatorisch
belang bij re-integratie
Verhoogd risico
ziekteverzuim
Rol regio directeur
Casemanager
ziekteverzuimbegeleiding
a. hoge werkdruk
leerkrachten en directeuren
b. groter risico bij kleine
scholen; voor leerkrachten
en directeur
c. bij verplichte mobiliteit
van personeel
d. combinatie van
werkdruk en onvoorziene
omstandigheden in privé
situatie
a.
X
b.
X
e
3 bijeenkomst
Acties WvP in
de praktijk
c.
X
d.
X
a.
b.
X
X
c.
d.
X
X
e.
e.
X
X
a.-e. in
verzuimbeleid
a.
X
a.-e. in thema
30 jan.
b.
X
c.
X
d.
X
d. X
inzet verlof
conform CAO
a. hulp/steun bieden aan
directeuren
b. coachen van zwakke
competenties van
directeuren
c. sturen en samenbrengen
van directeuren in het
kader van ontwikkelen van
competenties
a.
X
a.
X
b.
X
b.
X
c.
X
Monitoren en
evt. combi’s
vernieuwen
c.
X
e
in 1 halfjaar
2014 realiseren
a. inhoudelijke personeelszorg heeft grote prioriteit
bij directeuren
b. procedurele begeleiding
en bewaking procedure
liever bij bestuursbureau
c. implementatie
rolverdeling casemanager
a.
X
in verzuimbeleid
b.
X
wens anders
organiseren
d.
X
in verzuimbeleid
a.
X
thema 30 jan.
c.
X
thema 30 jan.
14
Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen 2013
Aanvullende acties uit tussentijdse ziekteverzuimanalyse oktober 2013;
Probleemveld c.q.
aandachtsgebied
Herziening
gesprekkencyclus;
Functioneren, beoordelen,
360 feedback, POP
Werkdruk
Verplichte mobiliteit
Sociale zekerheid
Cultuuromslag bij
benadering ziekteverzuim
Preventief ziekteverzuim
Casemanager
ziekteverzuimbegeleiding
Deelgebieden
verband tussen
ziekteverzuim en
disfunctioneren hierin
verwerken
mogelijkheid inventariseren
naar organisatie breed
onderzoek naar ervaren
werkdruk
begeleiding en nazorg
betrokken werknemers
a. semi-collectieve IPAP
verzekering omzetten naar
collectieve IPAP voor alle
werknemers inventariseren
b. informatiebijeenkomst
ABP organiseren
c. mogelijkheid vervroegd
uittreden bespreken door
directeur met werknemer
oneigenlijk gebruik
ziekteverzuim voorkomen
door inzet van verlofregelingen
frequent ziekteverzuim per
kwartaal bekijken en bij 3
keer per jaar bespreken met
werknemer
a. vast contactmoment
tussen directeur en
beleidsmedewerker bij 4
maanden ziekteverzuim
b. opfriscursus
gesprekstechnieken gericht
op preventie, nieuwe
cultuur cq. benadering
ziekteverzuimbegeleiding
Beleid
lange termijn
Formats
leveren in
feb/mrt
Verbetering
korte termijn
Frank en 2e dir.
voorbereiden
X
X
a.
X
b. uitgevoerd
c.
X
Monitoren,
opnemen in
verzuimbeleid
X
Monitoren,
staat al in
verzuimbeleid
X
X
thema 30 jan.
X
thema 30 jan.
a.
X
b.
X
Training 2e
bijeenkomst
1. Besproken in werkgroep op 12 december a.s.
2. Bepalen welke probleemvelden in de eerste themabijeenkomst directeuren
meegenomen worden. (verbetering korte termijn)
15
Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen 2013
Bijlage 2. (concept) Managementletter 2013 van Arbo Unie.
Burg. R. van de Venlaan 3a 4191 PL Geldermalsen
Stichting O2A5
mevrouw I. van Heumen
Datum: 19 december 2013
Ons kenmerk: managementletter
Contactpersoon: Margriet de Kock
Telefoon: (0345) 58 81 33
E-mail: [email protected]
Onderwerp: managementletter
Beste Ingrid,
Op 16 december jl. hebben de dienstverlening met elkaar geëvalueerd. Beide partijen hebben
geconcludeerd tevreden te zijn over de huidige invulling van de dienstverlening en de professionals die
hierbij betrokken zijn. Op uw verzoek heeft er in 2013 een wisseling van arbeidsdeskundige
plaatsgevonden, tot nu toe hebben er nog niet veel nieuwe arbeidsdeskundige beoordelingen
plaatsgevonden waardoor we de inzet van de huidige arbeidsdeskundige nog niet hebben besproken.
Tijdens de evaluatie hebben we ook naar de begroting/budgetuitnutting gekeken, conform
verwachting is er een overschrijding. Desondanks gaan we komend jaar hetzelfde budget inzetten
omdat de verwachting is dat het verzuim langzaam verder af zal gaan nemen door de door u
ingezette acties. De enige wijziging die wordt doorgevoerd zijn de SMO uren. Met ingang van 2014 zal
het SMO regionaal worden georganiseerd, waardoor dit een hogere urenbelasting met zich mee zal
brengen.
Wat in de budgetuitnutting van 2013 opvalt is dat de door u ingezette acties ten aanzien van de no
shows, duidelijk een daling in het aantal no shows laat zien. De vervolgstap kan zijn om de scholen zelf
financieel verantwoordelijk te maken voor de no shows.
Verzuim: analyse en visie
In de afgelopen jaren zijn we frequent met elkaar in gesprek geweest over het verzuim en het stijgende
verzuimpercentage binnen uw stichting. Het is tot 2012 niet gelukt om hier een keerpunt in te bereiken.
Toch lijkt er dit jaar sprake te zijn van een positieve wending. Dit heeft deels te maken met
bewustwording en urgentiebesef op het niveau van bestuurder en schooldirectie. Als we naar uw cijfers
kijken over de eerste 3 kwartalen van 2013 is dit goed zichtbaar.
Sommige scholen scoren nog hoog als het gaat om het verzuimpercentage, maar het is wel goed om
hierbij rekening te houden met het totaal aantal medewerkers (statitische verhouding).
Daarnaast valt de meldingsfrequentie op sommige scholen wel op, het is goed om hier aandacht voor
te hebben omdat hier ook een signaal vanuit kan gaan.
Toch denken wij dat er op dit vlak van verzuim nog een aantal verbeterpunten te vinden zijn. Dit vraagt
een organisatiebreed gedragen en uitgesproken visie, zowel op bestuursbureau, schooldirectie maar
ook onder de medewerkers. Alleen dan kan uw beleid succesvol worden uitgerold
16
Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen 2013
In juni 2013 hebben we met elkaar geconcludeerd dat er in ongeveer de helft van de gevallen sprake
is van beïnvloedbaar verzuim. De beïnvloedbaarheid ligt op verschillende niveau’s, waarbij u kunt
denken aan:
Hierbij kunt u denken aan het houden van een goede functionering- en
beoordelingssystematiek. Door Arbo Unie wordt gesignaleerd dat binnen uw stichting
regelmatig de combinatie van overbelastingsklachten en functioneringsproblematiek wordt
gezien. Het is van belang om hierover vroegtijdig met uw medewerker in gesprek te gaan en
vroege signalen in verminderd functioneren op te pakken.
-
Binnen uw organisatie is sprake van een opvallend hoge populatie medewerkers met
psychische-, psychiatrische of persoonlijkheidsgebonden problematiek. Dit draagt bij aan uw
verzuimcijfer op dit vlak. Gedurende de verzuimperiode van psychiatrische klachten en
persoonlijkheidsproblematiek is de beïnvloedbaarheid bij deze problematiek beperkt, mogelijk
dat er nog wel beïnvloedingsmogelijkheden zijn voorafgaand aan het verzuim (vroegtijdige
signalering). Het is wel van belang dat er ten tijde van voldoende belastbaarheid goed met
elkaar gekeken wordt naar de haalbaarheid van duurzame re-integratie. Tot nu toe laat u zich
hierin adviseren door van Eijnsbergen en Partners. Deze interventie kunt u ook komend jaar
inzetten gedurende een verzuimperiode, maar mogelijk dat u dit soort interventies kan starten
bij vroege signalen of langdurige functioneringsproblematiek op basis van persoonlijkheid.
Bij de psychische klachten ten gevolge ervaren hoge werkdruk ligt hier wel een
beïnvloedingsmogelijkheid. Deze problematiek speelt binnen alle leeftijdsklassen. De jongere
groep medewerkers loopt hier enerzijds tegenaan omdat zij startend zijn in het onderwijs en bij
aanvang van hun loopbaan onvoldoende begeleiding hebben ervaren. Dit wordt door de
Arbocatalogus PO ook als risico benoemd. Daarnaast loopt deze leeftijdsgroep ook een risico
omdat zij nog zoekend zijn naar de balans in werk/prive. Binnen de oudere populatie ligt hier
een risico omdat het werktempo en de werkbelasting toeneemt en er vaker nieuwe
vaardigheden van hen gevraagd worden.
Ook in dit geval is een vroege signalering en preventief handelen van groot belang. Een
indicator hierbij is de verzuimfrequentie. Vaak wordt voorafgaand aan een langere
verzuimperiode kortdurend frequent verzuim gezien. Daarnaast kunt u op basis van het
signaleringsplan samen met uw werknemer kijken welke signalen bij hem/haar wijzen op een
disbalans.
-
Zoals reeds eerder vermeld zien we een bewustwording bij de leidinggevenden tot stand
komen, waardoor een aantal van de directeuren de rol van casemanager steviger heeft
opgepakt. Tot nu toe heeft deze rol inhoudelijk voornamelijk bij P&O gelegen. Het is goed om
deze rol steeds meer bij de directeur onder te brengen. Waarbij deze zowel het inhoudelijk als
procedureel casemanagement voor zijn rekening neemt, waarbij P&O en Arbodienst
adviserend en faciliterend zijn. Een hulpmiddel in dit traject is vraaggestuurde arbospreekuren.
Het kan raadzaam zijn om uw directeuren te ondersteunen met bijvoorbeeld een
managementgame. Dit is een training van een dag (met acteurs) waarbij heel specifiek
ingegaan wordt op verzuim vanuit de gedragsmatige benadering (dus wat zijn de
mogelijkheden). Tijdens deze game wordt in spelvorm een oefendag gehouden waarbij
gesprekstechnieken in relatie tot verzuim (zo mogelijk in combinatie met functioneren)
gedurende de gehele dag aan bod komen. Het is vooral een oefensituatie.
De notitie casemanager gaat u met uw eigen werkgroep verder uitwerken.
-
Het afgelopen jaar hebben we geconstateerd dat gedwongen mobiliteit bij medewerkers een
disbalans veroorzaakt die verzuim tot gevolg kan hebben. Ook komend jaar verwacht u
opnieuw een ronde verplichte mobiliteit te moeten doorlopen. Aanvullende begeleiding en
ondersteuning voorafgaand en na de verplichte mobiliteit is in deze van groot belang.
Dit geldt eveneens voor werknemers die vanuit overkoepelende taken (denk aan IB of RT) weer
groepsverantwoording krijgen. Voor deze medewerkers (die soms herintredend zijn in
17
Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen 2013
lesgebondenactiviteiten) zal een coachings/begeleidingstraject opgezet kunnen worden om
uitval te voorkomen.
-
Ook speelt de verandering in de sociale zekerheid, waarbij wij vanuit Arbo Unie de zorg ook
uitspreken over de mogelijkheid dat de BAPO gaat stoppen. Het is goed om nu al met uw
medewerkers te bespreken hoe zij denken hierop in te gaan spelen. Dit geldt niet alleen voor
de medewerkers in de BAPO gerechtigde leeftijd, maar ook de jongere populatie moet nu al
na gaan denken over hoe zij het werk tot 67 jarige leeftijd vol kunnen houden.
-
Er zijn tevens nog een aantal andere werkgebonden risico’s binnen het onderwijs waar wij u op
willen attenderen. We zien op het spreekuur vaker jonge zowel als oudere medewerkers met
rug-, heup- en knieklachten. Dit heeft deels te maken met de fysieke belasting in het onderwijs.
Het is goed om hier aandacht voor te hebben vanuit preventief oogpunt. Inzet van een
ergonoom/arbo adviseur kan u hierbij ondersteunen.
Daarnaast zijn stemklachten een risico voor leerkrachten, op dit moment is er binnen uw
organisatie 1 medewerker die hier klachten over heeft geuit. Binnen de school wordt nu
preventief naar oplossingen gezocht.
Conclusie en advies vanuit Arbo Unie
Op dit moment zien we een omslagpunt in de verzuimbegeleiding en in het verzuimpercentage. Uw
organisatie heeft een nieuwe weg ingeslagen door actiever te gaan sturen op verzuim en
casemanagement. Met de huidige inzet lijkt het haalbaar om binnen 2 jaar een verzuimpercentage te
behalen dat past binnen het landelijk gemiddelde. Om dit te bereiken zijn nog wel een aantal stappen
nodig en deels zijn deze ook al benoemd in bovenstaande tekst.
-
-
-
-
-
Continueer een goede functionerings/beoordelingscyclus (deel van het verzuim hangt samen
met al langer bestaande functioneringsproblematiek).
Ga pro-actiever handelen bij functioneringsproblematiek zodat het functioneringstraject niet
samensmelt in een verzuimtraject.
Start coachingstrajecten voor jonge (beginnende) leerkrachten maar ook voor herintredende
of mobiliserende leerkrachten.
Blijf investeren in preventie (verzuim voorkomen) door signalen vanuit medewerkers rondom
mentale belasting/klachten bespreekbaar te maken met de medewerker. Ook functioneren is
hierbij een aandachtspunt. Daarnaast kan een hoge verzuimfrequentie ook een signaal zijn.
Het advies is om frequent verzuimgesprekken te voeren waarbij aandacht is voor de relatie
tussen het verzuim en de ervaren werkbelasting, maar ook werkmotivatie kan tijdens dit gesprek
naar voren komen. U kunt hierbij ook gebruik maken van een signaleringsplan (zie bijlage).
Scherp het casemanagement bij de directeuren aan. Op het moment dat een medewerker
verzuimt, voer als casemanager structureel plan van aanpak gesprekken en maak gerichte
SMART afspraken over re-integratie (laat het niet sudderen). De gedragsmatige benadering
kan hier steunend in zijn. Start eventueel ook een managementgame om uw directeuren hierin
te faciliteren.
Heb oog voor preventieve ergonomische mogelijkheden die verzuim kunnen voorkomen (denk
aan inzet van ergonoom). Maar ook het gebruik van zadelkrukken, het geven van tilinstructie
voor medewerkers in de onderbouw kan hierbij ondersteunend zijn.
Houdt aandacht voor het feit dat medewerkers langer moeten doorwerken. Vanuit dat
oogpunt kunt u organisatiebreed een onderzoek inzetten gericht op de duurzame
inzetbaarheid van uw medewerkers (duurzaam@work). Mogelijk dat hier komend jaar nog
subsidie over te verkrijgen is.
Tot slot: Vier uw succes!
Met vriendelijke groet,
J.A. Schep
Bedrijfsarts
Margriet de Kock
Verzuimconsulente / Nurse Practitioner
18
Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen 2013
19
Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen 2013

Download Report