Algemene Ledenvergadering d.d. 19 maart 2014 Pagina 1 Notulen

Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 19 maart 2014
Aanwezig:
Isabelle ten Barge (voorzitter), Gerda van Gelderen (penningmeester), Jürgen Bongers (secretaris),
Maartje Gussinklo, Annie Harmsen, mevr. A. Ikink-Menkhorst, Annie Jansen, mevr. D. Somsen-ter
Haar, mevr. D. Nijland, mevr. D. Meijer, mevr. H. Somsen, mevr. J. Bruil, mevr. L. Busschers, mevr.
J. Geerdes, mevr. D. ten Dolle, mevr. W. Pasman, Els Nieuwenhuizen (later), Loes Rooks, Monique
Kuenen, Thea Ammerlaan (later), dhr. C. van der Kolk, Ivonne Rooks (tot de pauze), Charles
Wansink, Esmeralda Hasselo, Alfred Muller, Marco Muller, Mirjam ter Maat (later), Rosa Weeink,
Maria Peters, Gerdy Klein Haneveld, John Willemsen (Sport Federatie Berkelland , Rob Simmelink,
Dianthe Forkink (fotografe, tot de pauze), Nardy Forkink (notuliste)
Afwezig:
met kennisgeving: John Schlosser (ziek), Charlaine Dollekamp, Chériëlle Dollekamp,
Afwezig:
zonder kennisgeving: Arend Breukink, Daan Damveld, Mandy Stegeman, Tim Aafjes, Mark Elschot,
Tom Dijkhuis, Peggy van Wijk
Nr.:
Onderwerp:
1
Opening
Isabelle opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Zij heeft het advies
gekregen om stipt op tijd te beginnen en doet dat ook. Zij deelt mee dat er nog mensen
later komen omdat zij nog les moeten geven. Isabelle stelt het bestuur en de notuliste voor
en er klinkt applaus. De agenda wordt op een scherm gepresenteerd en Isabelle geeft
daarop een toelichting. Het financiële verslag over 2013 zal worden gepresenteerd door
Gerda en de begroting 2014 zal worden toegelicht door Alfred Muller. Alfred is lid van de
Financiële Commissie (FC). De kascommissie is helaas vanavond verhinderd.
Er is een spannend jaar achter de rug. De vraag was of er genoeg slagkracht was om met
Odival door te gaan. De financiën waren bij het aantreden van het volledig nieuwe bestuur
niet rooskleurig. Inmiddels is het tekort enorm teruggebracht.
2
Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 20 maart 2013
De notulen van de Algemene Ledenvergadering van 20 maart 2013 zijn in de extra
Algemene Ledenvergadering van 22 mei 2013 al goedgekeurd. Daarna zijn er op 10 juli
2013 en 15 juli 2013 extra ledenvergaderingen geweest. De notulen daarvan liggen ter
inzage en worden zonder opmerkingen door de aanwezigen goedgekeurd.
3
Jubilarissen
Isabelle overhandigt de dames D. Somsen en J. Geerdes elk een bos bloemen en Gerda
geeft de dames een speldje van de KNGU voor hun 25-jarig lidmaatschap van Odival.
De dames D. ten Dolle en W. Pasman worden in het zonnetje gezet met een bos bloemen
en het speldje van de KNGU voor hun 40-jarig lidmaatschap van Odival. Dianthe maakt
foto’s van de jubilarissen en deze komen op de website.
Algemene Ledenvergadering d.d. 19 maart 2014 Actie:
Pagina 1 4
Financieel verslag 2013
Vol trots presenteert Gerda voor de eerste maal het financiële jaarverslag over 2013. Ze
geeft eerst uitleg over de jaarcijfers. Op 10 juli is het bestuur begonnen met een
geprognosticeerd tekort van ruim € 10.000,--. Op 31 december 2013 was dat tekort
teruggebracht naar € 3.744,--. Vanaf maart maar vooral vanaf juli is gestuurd op de cijfers.
Het duurt echter enige tijd voordat dingen veranderd kunnen worden en voordat de
effecten daarvan zichtbaar zijn. De financiële administratie wordt verzorgd door Moniek
Breukers van Club Vooruit. De basis van het financieel overzicht is de ledenadministratie
en de financiële administratie.
De inkomsten spelen een cruciale rol:
! basis van de inkomsten voor Odival is het aantal sportende en betalende
leden
! ledenadministratie speelt een belangrijke rol
! door het bestuur zijn de lijsten van lessen grondig nagekeken of deze
correct zijn, waardoor de contributie nu beter wordt geïnd.
Bij de uitgaven is o.a. naar de zaalhuur gekeken:
" of de lessen in die zalen werkelijk plaats vonden;
" was dat niet het geval dan werden de uren opgezegd;
" sommige lessen met weinig leden zijn samengevoegd waardoor zaaluren
opgezegd konden worden;
" sommige lessen in dure zalen zijn naar goedkopere locaties verplaatst.
Essentiële zaken werden gecontroleerd door middel van informatie uit de
ledenadministratie en de financiële administratie:
- verhouding opbrengst/kosten lessen;
- uitgangspunt: les moet kostendekkend zijn;
- het ledenaantal per les wordt kritisch gevolgd. Het is een middel om te beslissen
op basis van groepsgrootte.
Kritische blik over inkomsten/uitgaven:
- hoe kan het bestuur een beter positief financieel resultaat bereiken?
- maandelijkse analyse van de Financiële Commissie met tips/opmerkingen die het
bestuur in dank heeft aanvaard.
Els Nieuwenhuizen en Thea Ammerlaan komen binnen.
Vragen:
♦ Cor van der Kolk mist de zaalhuur in de cijfers. Alfred geeft aan dat die er wel in
staan en geeft Cor de plek aan.
♦ Hannie Somsen merkt op dat er dan toch nog een tekort van € 3.744,-- is. Marco
bevestigt dat, maar dat het tekort nu ongeveer 1/3 van het oorspronkelijke bedrag
is.
♦ Cor ziet dat de ansichtkaartenactie met € 1.500,-- in het overzicht staan. Isabelle
geeft aan dat er mede op advies van de Actiecommissie niet verder wordt gegaan
met de kaartenactie. Deze actie is o.a. heel arbeidsintensief. Er zijn nog kaarten in
voorraad. Als er nu nog kaarten verkocht zouden (kunnen) worden, betekent dat
100% winst.
De (meeste) aanwezigen reageren zeer positief en gaan akkoord met het jaarverslag.
5
Verslag Kascommissie
Gerard ter Bogt en Leo den Boer zitten in de kascommissie. Zij zijn vanavond niet
aanwezig. De penningmeester leest hun verslag voor, waarin zij aangeven dat ze geen
onvolkomenheden hebben gevonden maar wel hun zorg uitspreken over het tekort van
€ 3.744,--. Er wordt geapplaudisseerd en gezegd dat het bestuur het goed heeft gedaan.
6
Dechargeverlening
Gerard ter Bogt en Leo den Boer verlenen het bestuur decharge. De getekende verklaring
ligt bij de jaarstukken.
Algemene Ledenvergadering d.d. 19 maart 2014 secr.
Pagina 2 7
Benoeming nieuwe kascommissie
Isabelle geeft aan dat er door het bestuur nieuwe leden en vrijwilligers worden gezocht.
Charles vraagt hoe lang de vereniging nog subsidie van de gemeente krijgt. Het antwoord
daarop is dat de subsidie binnen 3 jaren aflopend is.
Isabelle verzoekt de aanwezigen om de presentielijst in te vullen en daarbij ook het emailadres aan te geven zodat de notulen van de vergadering toegezonden kunnen
worden.
Gerdy komt om 20.25 uur binnen.
Isabelle stelt John Willemsen voor. John werkt bij de Sport Federatie Berkelland (SFB) en
adviseert en denkt mee met Odival. John is o.a. bezig met het beleidsplan dat, wanneer
het klaar is, in een samenvatting op de website van Odival komt.
Er melden zich geen kandidaten aan voor de kascommissie.
(N.B. : Na de vergadering meldt Thea Ammerlaan zich aan om Gerard ter Bogt te
vervangen in de kascommissie.)
notul.
Er is pauze van 20.30 tot 20.45 uur.
8
Bestuursverkiezing:
Jürgen Bongers treedt af als secretaris. Deze functie moet nog worden ingevuld.
Isabelle meldt dat Jürgen zijn functie terug geeft aan het bestuur. De combinatie
secretariaat, hand- en spandiensten voor de vereniging, een fulltime baan en gezin is te
veel van het goede. Jürgen heeft veel plezier in de contacten met o.a. gemeente en
beheerders van sportzalen. Hij heeft daarom besloten om dat te blijven doen. Isabelle
bedankt Jürgen. Zijn bijdrage is zeer waardevol geweest en hij zal ook als maatje worden
gemist. Jürgen krijgt applaus. Uit handen van Isabelle ontvangt hij een bos bloemen, een
kaart van het bestuur en een envelop met inhoud.
De vacature van secretaris kan worden opgevuld door Mirjam ter Maat-Saaltink, die
helaas in verband met een eerder gemaakte afspraak afwezig is. Mirjam doet al enige tijd
werkzaamheden voor de commissie PCW. Isabelle stelt de aanwezigen de vraag of er
bezwaar is tegen de benoeming van Mirjam. Niemand heeft bezwaar en Mirjam wordt
hartelijk welkom geheten en succes gewenst.
Er zijn echter nog steeds mensen nodig. Er zijn sinds het aantreden van het nieuwe
bestuur en de commissies helaas mensen vertrokken om uiteenlopende redenen. Er wordt
o.a. nog gezocht naar iemand die uitstekend overweg kan met computers, naar leden voor
de commissie PCW. Het bestuur wil namelijk graag op meer manieren en vaker
communiceren met de leden.
9
Begroting 2014
Alfred presenteert de begroting 2014. Hij geeft aan dat de problemen waar Odival tegen
aan loopt, niet op zichzelf staan. In heel Nederland gaan de zaalhuren omhoog, zijn er
minder leden en zijn vrijwilligers steeds moeilijker te vinden.
Bij het maken van de begroting is er gekeken naar:
" Landelijke trends;
" Wat gebeurt er bij Odival?;
" Het verleden. Wat is er veranderd?
Om 20.55 uur komt Mirjam ter Maat binnen.
Een aantal posten was een vergaarbak en die posten zijn uitgesplitst en inzichtelijker
gemaakt. De bondscontributie is bijvoorbeeld losgekoppeld van de gewone contributie.
Deze zat bij de te innen contributie in. Ook voor leden die halverwege het jaar afhaken,
moet aan het begin van het jaar bondscontributie worden betaald. De betaling van de
ODIVAL contributie geschiedt alleen in de maanden dat de leden sporten. In juli en
augustus wordt dus niet geïnd. De contributie is vorig jaar met € 2,-- per kwartaal per lid
verhoogd. Nu is verhoging niet aan de orde.
Er wordt rekening met minder inkomsten gehouden. Het ledenaantal zal weliswaar
waarschijnlijk ongeveer gelijk blijven maar er is minder afname van lesuren.
Algemene Ledenvergadering d.d. 19 maart 2014 Pagina 3 De inkomsten zijn voor dit jaar lager ingeschat. Er zijn per 31 januari 2014 643 betalende
leden. Het contributiebedrag blijft gelijk. Er wordt een kanttekening geplaatst: er is een
aantal zaken waar geen controle over is en dat kan aanleiding zijn de contributie
halverwege het jaar aan te passen. Bij tegenvallers die niet zijn begroot, kan
inflatiecorrectie op de contributie worden toegepast. Dat acht de FC echter een keuze voor
het bestuur.
Isabelle geeft aan dat kosten omhoog gaan. Vorig jaar was een moeilijk jaar en ook dit
jaar zal het financieel niet makkelijk zijn. Om dit jaar niet nog meer van de leden te vragen
is er door het bestuur voor gekozen om dit jaar geen contributieverhoging toe te passen.
In 2015 zal mogelijk een inflatiecorrectie worden doorbelast. De inflatie is niet elk jaar
even sterk maar komt dit jaar bijvoorbeeld uit op circa 1%.
De FC heeft het bestuur geadviseerd contributieverhoging per 1 januari 2015 in te laten
gaan zodat leden weten wat er aan komt. Cor geeft aan dat contributieverhoging altijd
door de ledenvergadering moet worden goedgekeurd. Alfred beaamt dat maar zegt daarbij
dat een inflatiecorrectie statutair niet aan de ledenvergadering behoeft te worden
voorgelegd.
De post Salarissen is omgevormd en inzichtelijker gemaakt. De vraag wordt gesteld of er
minder aan salaris is uitgegeven. Alfred antwoordt dat één A-contract, die van Marco
Pierik, is weggevallen.
Het zal even duren voor de zaalhuur zal renderen. Van € 45.000,-- in 2012 zijn, naar
verwachting, over 2014 de kosten van zaalhuur € 31.000,--.
De kosten voor financiële administratie zaten overal in verweven. Dat is nu één post
geworden. Het bedrag is lager dan voorheen.
De grootste uitzoekklus was die van de kosten van selectie. Deze post is nu uitgesplitst in
selectie damesturnen, selectie herenturnen, selectie acrogym, selectie dans en selectie
trampolinespringen. De FC heeft het bestuur voorgesteld om deze selecties elk een
begroting voor het komende jaar te laten maken. Van te voren zijn bv. de wedstrijden al
bekend en daarop kan begroot worden. De vraag wordt gesteld of de leden de
selectiekosten meebetalen. Alfred antwoordt dat bij de opbouw van de contributie daar
rekening mee is gehouden. Een deel komt van de algehele contributie. Het is aan het
bestuur om dat door te berekenen en het op een eerlijkere manier te doen. Er waren in het
verleden goede redenen om 10% van de totale begroting voor selectie te rekenen. Dat
betrof toen alleen de beide turnselecties. Dit heeft de aandacht van het bestuur.
Cor vraagt waarom er € 5.000,-- voor materialen wordt begroot. Het antwoord daarop is
dat dit jaar materialen moeten worden aangeschaft en er achterstallig onderhoud is. Deze
post is opgevoerd om er rekening mee te houden. Het bedrag is géén vrijbrief om zo maar
materialen aan te schaffen. Odival moet voldoen aan veiligheidsnormen en wordt
daarnaast geconfronteerd met eisen omtrent nieuwe oefenstof van de KNGU. Op verzoek
van meerdere verenigingen wordt de invoering en de verplichtstelling op wedstrijden van
nieuwe oefenstof gradueel ingevoerd. Investeringen in nieuwe toestellen kunnen daardoor
worden verspreid over meerdere jaren.
Cor vraagt waar hij heen kan met klachten over bijvoorbeeld een tekort aan matjes en
goede ballen in Het Simmelink. Daarop wordt geantwoord dat sommige zalen materialen
hebben van de gemeente en dat Odival ook materialen bezit. Klachten kunnen worden
neergelegd bij de leiding.
Cor geeft het bestuur in overweging dat er op dansvoorstellingen meer verdiend kan
worden. Het bestuur geeft aan dat er voor gekozen is om de prijzen van de kaartjes zo te
laten, vooral omdat een eerdere prijsverhoging door het vorige bestuur van € 5,-- naar
€ 6,-- veel kritiek heeft gehad. Ook wil het bestuur de mogelijkheid voor ouders behouden
om de opvoering van hun kinderen voor een schappelijk bedrag bij te kunnen wonen.
bestuur
bestuur
bestuur
bestuur
Alfred geeft een samenvatting van de begroting. Algehele lijn is dat de inkomsten aan de
krappe kant en de uitgaven aan de ruime kant zijn begroot. Hij adviseert het bestuur om
meer leden binnen te halen omdat die het resultaat positief zullen beïnvloeden.
Cor concludeert dat er door het stoppen van groepen geen contributie daarvan meer
binnenkomt. Het bestuur heeft besloten te stoppen met die groepen die te weinig leden
hadden. Deze groepen zaten onder het break even point.
Algemene Ledenvergadering d.d. 19 maart 2014 Pagina 4 Groepen die inmiddels zijn opgeheven zijn één les dames seniorengym, twirlen, één les
trampolinespringen en Hart in Beweging. Enkele gymlessen zijn samengevoegd. Als er
met een verliesgevende les moet worden gestopt kan dat nooit leiden tot méér verlies.
Free running had kleine groepen die nu zijn samengevoegd.
Door het bestuur wordt aangegeven dat stoppen of samenvoegen van groepen goed is
onderbouwd en goed is gecommuniceerd naar leiding en leden.
Cor vraagt hoe het kan dat er achterstallige contributie is. Gerda antwoordt dat er
achterstallige contributie was en dat alles nu binnen is op € 25,-- na. Het is een erfenis uit
het verleden. Door het bestuur is er voor gekozen mensen te ondersteunen die
bijvoorbeeld door de crisis de lessen niet kunnen betalen. Gerda en SFB bemiddelen
tussen de betrokkenen en de gemeente om zo gebruik te kunnen maken van bestaande
regelingen. Cor geeft aan dat dit altijd al zo is geweest. Dat is waar. Het verschil zit hem in
de begeleiding. De aanwezigen waarderen het dat Gerda het op deze manier heeft
opgepakt.
Cor mist een post Sponsoring en vraagt of dat vanwege de ziekte van John Schlosser is.
Alfred reageert daarop dat sponsoring een moeilijk verhaal is. Potentiële sponsors willen
er wat voor terug. Dat geldt niet alleen voor Odival. Dat is landelijk het geval. Het bestuur
is wel met sponsoring bezig.
Cor geeft de suggestie om banners op de website te plaatsen. Maartje geeft aan dat
hierover al diverse malen e-mailcontact met Cor is geweest. Daarin is aangegeven dat het
veel tijd vergt om dit op te zetten en het door ziekte van John nu is blijven liggen. Het
wordt zeker opgepakt maar het moet zeer correct gebeuren. Het heeft de aandacht van
het bestuur en van de commissie PCW.
Thea vraagt of er aan donateurs is gedacht. Alfred antwoordt dat daar vanuit de FC niets
mee is gedaan. Thea wil sponsoren maar John Schlosser heeft haar laten weten dat er
dan iets voor terug moet. Dat hoeft voor haar niet. John Willemsen haakt hierop in door te
vermelden dat hij met John Schlosser en Frank van Waardenburg in overleg is over
sponsoring en haar tip hierbij meeneemt.
bestuur
cie
Sponsor.
Cie
Sponsor.
Isabelle bedankt Alfred voor de toelichting en vraagt de aanwezigen om goedkeuring voor
de begroting. De aanwezigen applaudisseren en geven daarmee aan akkoord te zijn.
Isabelle meldt dat er nog ledenwerfacties komen. Zij doet een oproep onder de
aanwezigen om naar vrijwilligers en leden om te zien. Zij stelt Mirjam voor en Mirjam
ontvangt applaus. Isabelle geeft aan dat het bestuur pas in juli is begonnen. Er is een
grote erfenis achtergelaten. Het is toch gelukt om in 2013 behoorlijk te besparen. Met hulp
van de Sport Federatie Berkelland kunnen inkomsten mogelijk worden vergroot door
ledenwerfacties te houden. Zij geeft aan dat er binnen het bestuur een fijne manier van
samenwerken heerst.
10
allen
Rondvraag en sluiting
! Gerdy vindt dat het bestuur een groot compliment verdient. Dat vinden de
aanwezigen ook. Er wordt geapplaudisseerd.
! Cor vraagt waarom de best verkopenden van de Grote Clubactie zo laat zijn
bedankt. Isabelle erkent dat dit inderdaad later heeft plaatsgevonden dan gewenst
en dat dat komt omdat er veel werk ligt. Rosa reageert hierop door te stellen dat
het bestuur ook maar mensen zijn. Isabelle geeft aan dat er veel disciplines zijn,
ruim 600 leden en maar, heel ruim aangehouden, 40 vrijwilligers. Er wordt gesteld
dat de vrijwilligheid om bij te dragen aan de vereniging bij Odival te vrijblijvend is.
Dat is bij sommige sportverenigingen wel anders. Daar wordt bij niet helpen een
geldbedrag ter compensatie gevraagd.
Isabelle bedankt de aanwezigen voor hun komst en sluit de vergadering om 21.55 uur.
Algemene Ledenvergadering d.d. 19 maart 2014 Pagina 5

Download Report