Protocol gegevensgebruik Vensters voor Verantwoording

Protocol gegevensgebruik Vensters voor Verantwoording
Inleiding
Met Vensters voor Verantwoording heeft de VO-sector een instrument in handen om feiten,
onderzoek en kennis te delen. Vensters kan een bijdrage leveren aan:
a. het vertalen van vragen van onderwijsinstellingen naar beleidsondersteuning en sector brede
informatie-oplossingen;
b. het verzamelen en bewerken van centrale en decentrale indicatoren in het kader van vensters
voor verantwoording met inbegrip van de ondersteuning bij digitalisering en ontsluiting van data in
de sectoren primair onderwijs en voortgezet onderwijs, inclusief het hergebruik van horizontale
informatie in de verticale verantwoording;
c. het doen aanbieden en verzorgen van op maat gemaakte diensten en producten op basis van
vragen uit de sector voortgezet onderwijs;
d. het analyseren van data, deze ontwikkelen tot verrijkte informatie en het beschikbaar stellen
daarvan aan de sectoren primair onderwijs en voortgezet onderwijs;
e. het met de VO-raad, de PO-Raad en andere onderwijsraden onderzoeken van mogelijkheden
voor een schakelpunt onderwijs; en
f. alle overige rechtshandelingen die het doel bevorderen.
Om bovenstaande goed te kunnen vervullen is een duidelijk mandaat nodig voor wat er met de
gegevens uit Vensters wel en niet mag. Het betreft gegevens die zijn opgeslagen in de database
van Vensters.
Er wordt in Vensters onderscheid gemaakt tussen de centrale en decentrale gegevens.
Centrale gegevens
Voor de centrale gegevens wordt onderscheid gemaakt tussen bestuur- en schoolgegevens en
leerlinggegevens.
Bestuur- en schoolgegevens
Centrale gegevens zijn de gegevens die schoolbesturen of scholen al hebben aangeleverd. Op
grond van het Besluit informatievoorziening WVO leveren schoolbesturen gegevens over hun
personeel aan. Daarnaast zijn de schoolbesturen verplicht om de financiële gegevens aan DUO
(OCW) te verstrekken.
Deze gegevens krijgt Stichting SchooIinfo teruggeleverd van DUO (OCW).
Leerlinggegevens
De centrale leerlinggegevens krijgt Stichting SchooIinfo via DUO (OCW) teruggeleverd. De
Inspectie levert de doorstroomgegevens. De cijfers van praktijkonderwijs komen uit de
uitstroommonitor van het Landelijk Werkverband Praktijkonderwijs.
Decentrale gegevens
Decentrale indicatoren zijn indicatoren waarvoor de gegevens door de schoolbesturen/scholen
worden aangeleverd. Schoolbesturen/scholen kunnen dit zelf (handmatig) invoeren. Voor een
aantal indicatoren zijn ook automatische koppelingen ontwikkeld, waardoor gegevens van
bijvoorbeeld tevredenheidonderzoeken rechtstreeks worden ingelezen in Vensters via de
opdrachtnemers van de scholen.
Wettelijk kader
Wet Openbaarheid Bestuur (WOB)
De VO-raad noch Stichting SchooIinfo is een bestuursorgaan. Evenmin zijn zij werkzaam onder de
verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan. Zij vallen dus niet onder de reikwijdte van de WOB.
Als gevolg hiervan is de VO-raad noch Stichting SchooIinfo verplicht mee te werken aan een WOBverzoek en bestaat voor hen evenmin een verplichting een verzoeker te verwijzen naar het
bestuursorgaan dat de informatie heeft aangeleverd en dat (mogelijk) wel onder de reikwijdte van
de WOB valt.
Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)
Persoonsgegevens zijn gegevens die zonder onevenredige inspanning direct of indirect
herleidbaar zijn tot een natuurlijke persoon. Het kan gaan om iemands naam, geslacht,
geboortedatum, leeftijd, schoolprestaties en gegevens betreffende diens arbeidsovereenkomst,
maar bijvoorbeeld ook om etnische gegevens. Soms is een gegeven alleen een persoonsgegeven
in combinatie met andere gegevens (die ook van een derde verkregen kunnen zijn). Op het
verwerken van persoonsgegevens zijn de voorschriften van de Wbp van toepassing. Zowel de VOraad als Stichting SchooIinfo neemt deze bepalingen in acht en leeft de Wbp na.
Persoonsgegevens worden daarom niet gepubliceerd. Een van de uitgangspunten van publicatie is
dat bij gegevens met minder dan vijf personen het aggregatieniveau wordt getoond als ‘< 5’.
Regels Stichting Schoolinfo voor verstrekking gegevens
Stichting SchooIinfo hanteert voor de verwerking en verstrekking van gegevens vastgestelde
regels. Een reglement daarvoor wordt opgesteld door een Onderzoekscommissie en goedgekeurd
door het bestuur van de VO-raad. Dit reglement moet voldoende houvast bieden bij het al dan niet
ingaan op verzoeken voor datalevering, welke door de Onderzoekscommissie worden beoordeeld.
In de Onderzoekscommissie hebben vertegenwoordigers van schoolbesturen, scholen en
deskundigen uit het veld zitting onder leiding van een onafhankelijk voorzitter. De leden van de
Onderzoekscommissie worden aangezocht en benoemd door Stichting SchooIinfo. De commissie
brengt jaarlijks verslag uit aan Stichting SchooIinfo van de verzoeken voor gebruik van de
gegevens en legt verantwoording af over de gemaakte keuzes.
Daarnaast wordt het Jaarplan, het Jaarverslag en de Jaarrekening van Stichting SchooIinfo ter
goedkeuring aan het bestuur van de VO-raad voorgelegd.
Derden verzoeken Stichting SchooIinfo regelmatig om gegevens te verstrekken voor bijvoorbeeld
wetenschappelijk of beleidsondersteunend onderzoek of beleidsinformatie.
De ontwikkeling binnen de sector en de beschikbaarheid van data en informatie-oplossingen leidt
tot een andere rolverdeling tussen schoolbesturen/scholen, gebruikers en de overheid. Informatie
is daarbij van groot belang.
Om het gebruik van deze gegevens nader te regelen is met schoolbesturen/scholen in overleg met
de VO-raad onderstaand Protocol door Vensters opgesteld.
1. De onderzoeksvoorstellen worden schriftelijk bij Stichting SchooIinfo ingediend op
briefpapier van de vragende instantie/organisatie, zijnde de verzoeker.
Indien het verzoek niet op voorgenoemde wijze is ingediend, verzoekt Stichting Schoolinfo
de aanvrager dat alsnog op die wijze te doen.
2. Het verzoek bedoeld onder 1 dient door Stichting Schoolinfo te worden voorgelegd aan de
Onderzoeksommissie, Postbus 1347, 3500 BH UTRECHT.
3. De Onderzoeksommissie beoordeelt het via Stichting Schoolinfo ontvangen verzoek,
streeft ernaar om – ervan uitgaande dat het verzoek is ingediend zoals bepaald in de
eerste zin van punt 1 –binnen vijf (5) werkdagen een besluit te nemen, rekening houdend
met de schoolvakanties. Vervolgens deelt de Onderzoekscommissie dit besluit
gemotiveerd schriftelijk mee aan Stichting Schoolinfo.
4. Het verstrekken van de gegevens wordt formeel vastgelegd in een contract. In dit contract
is een geheimhoudingsplicht opgenomen. Tevens wordt vastgelegd dat de gegevens na
het gebruik worden vernietigd door de ontvanger.
5. Instemming met een verzoek is eenmalig en heeft een geldigheidsduur van twaalf (12)
maanden vanaf de datum van het verlenen van de schriftelijke instemming, tenzij anders
schriftelijk is aangegeven.
6. In beginsel wordt per geval voor het gebruik van de gegevens een vergoeding gevraagd.
Stichting Schoolinfo beoogt niet het maken van winst. De ontvangen gelden dienen
daarom kostendekkend te zijn om de gegevens voor te bereiden en te leveren.
7. De verzoeker geeft de Onderzoeksommissie op verzoek inzage in het project of
onderzoek, waarvoor de gegevens worden gevraagd..
8. Ingeval de VO-raad dan wel Stichting Schoolinfo de gegevens wil gebruiken om onderzoek
te verrichten, met als doel dat het belang van de sector wordt gediend met het onderzoek,
dan kunnen zij deze gegevens gebruiken zonder toestemming van de
Onderzoeksommissie.
9. Ingeval een schoolbestuur/school de gegevens opvraagt betreffende het eigen
schoolbestuur/school, kan het schoolbestuur/school deze gegevens ontvangen zonder
toestemming van de Onderzoeksommissie.
10. Afspraken met OCW (DUO) en Inspectie vallen niet onder de werking van dit protocol. De
uitvoering zal komen te liggen bij Stichting Schoolinfo en de verantwoordelijkheid bij de
VO-raad.
11. De Onderzoeksommissie van Stichting Schoolinfo ziet toe op de privacy ex de Wet
Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) en de binnen deze commissie en Stichting
Schoolinfo geldende regelingen.
12. Over verzoeken, of situaties naar aanleiding daarvan, waarin dit protocol niet voorziet
besluiten Stichting Schoolinfo en de Onderzoeksommissie in gezamenlijk overleg.
Aldus opgemaakt en ondertekend te Utrecht op ……. 2012
VO-raad
Stichting Schoolinfo
Sjoerd Slagter
……
Voorzitter VO-raad
Bestuur Stichting SchoolInfo

Download Report