10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check - A-Z

Instructiemodules Volg
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check
versie 1.0 / 23-04-2014
Inhoud
1
Inleiding ..................................................................................................... 3
2
Procesbeschrijving ................................................................................... 4
2.1
Algemeen ............................................................................................................................. 4
3
Inrichting centraal ..................................................................................... 5
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
Periode ................................................................................................................................. 5
Sessie ................................................................................................................................... 6
Checklist en checklistitems .................................................................................................. 6
3C-groepen .......................................................................................................................... 7
Briefcodes ............................................................................................................................ 7
4
Inrichting decentraal ................................................................................. 8
4.1
4.2
4.2
4.2
4.3
4.4
Algemeen ............................................................................................................................. 8
Studiedelen .......................................................................................................................... 8
Studievereisten - Vereistengroep ......................................................................................... 9
Studievereisten - Vereisten ................................................................................................ 10
Studievereisten - Studiedeellijsten ..................................................................................... 12
Studievereisten – Omzetten negatief advies naar positief advies ..................................... 12
5
Studieactiviteiten en inschrijven............................................................ 14
5.1
5.2
5.3
Algemeen ........................................................................................................................... 14
Studieactiviteiten ................................................................................................................ 14
Inschrijven studieactiviteiten .............................................................................................. 14
6
SKC adviezen maken .............................................................................. 15
6.1
6.1
Algemeen ........................................................................................................................... 15
Stappen in SIS ................................................................................................................... 15
Doelgroep
Lokale beheerders en SIS-specialisten
AC / Functioneel beheer SIS
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check v1.0
1 van 20
Instructiemodules Volg
Documentbeheer
Versie
0.1
0.2
Datum
23-1-2014
19-02-2014
0.3
0.4
05-03-2014
16-04-2014
1.0
23-04-2014
Wijzigingen
Initieel
Aanpassingen n.a.v.
commentaar Obe van der Klei
Bijlage 1 verwijderd
Redactionele wijzigingen
Hoofdstukken 5 en 6
toegevoegd
Opmerkingen Obe van der Klei
verwerkt
AC / Functioneel beheer SIS
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check v1.0
2 van 20
Instructiemodules Volg
1
Inleiding
Met ingang van studiejaar 2014-2015 hebben studenten die zich tot en met 1 mei 2014 bij een
instelling voor hoger onderwijs voor de propedeutische fase van een bacheloropleiding aanmelden,
het recht bij die instelling een studiekeuzeactiviteit te volgen. 1 Als gevolg hiervan wordt bij de HvA
de zogenoemde Studiekeuzecheck (SKC) georganiseerd. Studenten die deelnemen aan deze
activiteiten krijgen een studiekeuzeadvies.
Aangezien de inschrijving van de student voor de opleiding via Studielink in SIS plaats vindt, wordt
ook het proces van de SKC in SIS opgenomen. Om dit op een HvA-uniforme wijze mogelijk te
maken zijn afspraken gemaakt over de inrichting van SIS.
De wijze waarop de SKC voor het komend studiejaar wordt georganiseerd, geldt alleen voor het
studiejaar 2014-2015. Voor dit studiejaar wordt een aparte handleiding gemaakt. In deze
handleiding wordt de noodzakelijke inrichting voor lokaal beheer besproken.
Centraal functioneel beheer heeft ook de inrichting van SIS voor de SKC aangepast. Dit betreft:
•
•
•
•
•
Een nieuwe periode voor het boeken van de resultaten van de SKC.
Checklists voor het toekennen van DEFT o.b.v. behalen SKC vereisten.
Processen voor het toekennen en bijwerken van de checklists.
Briefcodes voor de SKC adviezen.
Processen voor het toekennen van de SKC adviezen.
De specifieke inrichting voor lokaal beheer geldt:
• Studiedelen
• Studieactiviteiten
• Studievereisten
1
Zie WHW, Hoofdstuk 7, Artikel 7.31a
AC / Functioneel beheer SIS
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check v1.0
3 van 20
Instructiemodules Volg
2
Procesbeschrijving
2.1
Algemeen
De studiekeuzecheck geldt voor studenten met een eerste inschrijving voor ene propedeutische fase
van de bacheloropleiding. Voor studenten die zich inschrijven voor een opleiding met een
decentrale selectie geldt de studiekeuzecheck niet.
Na inschrijving krijgen studenten in SIS een inschrijvingsstatus APPL die later wordt omgezet naar
een MATR. Tegelijk krijgen zij een periodeactivering voor de periode 2149 en worden zij
gekoppeld aan een checklist die controleert of de student voldoet aan de voorwaarden voor een
DEFT-status in SIS. Tevens wordt een welkomstmail naar de student gestuurd.
Vervolgens krijgt de student een HvA-id en en HvA-mailadres.
Ten behoeve van het vervolgproces, worden de studenten beschikbaar gesteld in Pontifex. Daarna
kiezen studenten een studiekeuzeactiviteit en worden in Pontifex geregistreerd.
Vóór aanvang van de studiekeuzeactiviteit worden studenten door de administratie in SIS voor
studieactiviteiten ingeschreven (via een bestand uit Pontifex en met SIS-bulkinschrijving).
Voor de studieactiviteiten worden cijferlijsten en presentielijsten gemaakt. Docenten registreren de
beoordelingen.
AC / Functioneel beheer SIS
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check v1.0
4 van 20
Instructiemodules Volg
3
Inrichting centraal
3.1
Periode
Voor de studiekeuzecheck wordt door CFB de periode 2149 ingericht:
Schermafbeelding 1: Inrichting periode voor SKC
AC / Functioneel beheer SIS
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check v1.0
5 van 20
Instructiemodules Volg
3.2
Sessie
Voor de studiekeuzecheck wordt één sessie JR ingericht:
Schermafbeelding 2: Inrichting sessie voor SKC
Schermafbeelding 3: Inrichting sessie voor SKC (Tijdsduur)
3.3
Checklist en checklistitems
Voor de studiekeuzecheck worden twee checklistitems ingericht:
• I04003: SKC deelname
• I04004: SKC resultaat
AC / Functioneel beheer SIS
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check v1.0
6 van 20
Instructiemodules Volg
Voor de studiekeuzecheck worden de volgende checklists ingericht:
Schermafbeelding 4: Inrichting checklist - Deelname
Schermafbeelding 5: Inrichting checklist - Resultaat-
3.4
3C-groepen
Voor de studiekeuzecheck worden de volgende checklistgroepen ingericht:
• Bij checklist L04003 de groep 1000 Aanmelding
• Bij checklist L04004 de groep 1000 Aanmelding
3.5
Briefcodes
Voor de brieven worden de volgende codes gebruikt. (Zie ook §6.1):
•
•
•
•
4C1: toelaatbaar, positief advies
4C2: Toelaatbaar, negatief advies
4C3: Afwezig
4C4: Niet toelaatbaar, negatief advies…
AC / Functioneel beheer SIS
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check v1.0
7 van 20
Instructiemodules Volg
4
Inrichting decentraal
4.1
Algemeen
Voor de Studiekeuzecheck is het niet mogelijk om samenstellingen met het rekenproces te laten
doorrekenen. Voor elke vastlegging (presentie, beoordeling e.d.) moet een afzonderlijk studiedeel
worden vastgelegd van het type onderwijseenheid. Als er meer presenties of beoordelingen
plaatsvinden, moet voor elk afzonderlijk een eigen studiedeel worden vastgelegd. Via de
inschrijving van de student worden de beoordeelde studiedelen via de vereisten geëvalueerd.
4.2
Studiedelen
Voor de SKC worden twee soorten studiedelen onderscheiden:
1. Studiedelen voor het vastleggen van de aanwezigheid.
2. Studiedelen voor het vastleggen van de beoordelingen.
De afgesproken kenmerken voor de studiedelen zijn als volgt:
• Ingangsdatum: 1-1-2014
• Naamgeving: Geen afspraken (Lange naam studiedeel
• Studielast: 0
• Studiegidsnummer: Eerste twee posities vullen met 88.
• Gefiatteerd en studiedeel vrijgeven: Ja
• In studiegids: Nee
• Onderdeel: Cluster/onderwijseenheid
• Samenstelling: Alle studiedelen zijn van het type onderwijseenheid. Er is geen
samenstelling.
• Minimum eisen: Niet invullen (geen rekenregels van toepassing)
AC / Functioneel beheer SIS
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check v1.0
8 van 20
Instructiemodules Volg
4.2
Studievereisten - Vereistengroep
Voor de studiekeuzecheck wordt per programma/plan-combinatie waarvoor de studiekeuzecheck
van toepassing is, één vereistengroep ingericht met twee vereisten.
Voor een goede werking is het noodzakelijk dat de vereistengroep aan de volgende regels voldoet:
•
•
•
•
Ingangsdatum: 1 januari 2014. (Het is de bedoeling dat elk studiejaar een nieuwe rij wordt
toegevoegd met een nieuwe vereiste.)
Studieplan: invullen
De korte omschrijving van de vereistengroep wordt gevuld met JUDSKC. (De vereisten
zijn niet zichtbaar voor de student in de Selfservice.)
Let op: Dit moet i.i.g. zo in de Engelse versie van de korte omschrijving zijn ingevuld.
Overige vier omschrijvingen: Deze bevatten het betreffende studiejaar (i.c. 2014-2015)
Schermafbeelding 6: Inrichting vereistengroep
Op het tabblad Parameters geen eisen inrichten.
Bij een volgend studiejaar wordt een nieuwe rij gemaakt. De vorige moet dan op inactief worden
gezet, omdat dit anders invloed kan hebben op het diplomeerproces van de student.
AC / Functioneel beheer SIS
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check v1.0
9 van 20
Instructiemodules Volg
4.2
Studievereisten - Vereisten
Voor de studiekeuzecheck worden per vereistengroep twee vereisten ingericht.
De eerste vereiste wordt gebruikt voor de aanwezigheidscontrole (Aanwezigheidsvereiste). De
aanwezigheid bij de studiekeuzeactiviteiten is voor alle studenten een eis om voor de opleiding te
worden toegelaten. Als in SIS niet aan deze vereiste is voldaan, is ook niet voldaan aan de checklist.
Dat blokkeert een volledige inschrijving status DEFT.
De tweede vereiste is de basis voor het uiteindelijke studiekeuzeadvies (Adviesvereiste).
Studenten die zich vóór 2 mei 2014 hebben ingeschreven zijn toelaatbaar op basis van
aanwezigheid; het studiekeuzeadvies is in dit geval geen onderdeel van de toelaatbaarheid. Het
advies wordt alleen gebaseerd op de adviesvereiste, maar de toelaatbaarheid is alleen afhankelijk
van de aanwezigheid.
Studenten die zich na 1 mei 2014 via Studielink hebben aangemeld voor een opleiding is moeten
bovendien een positief studiekeuzeadvies hebben. Voor hen wordt getoetst op het voldoen aan de
adviesvereiste. (Zij kunnen alleen voldoen als zij ook aanwezig zijn geweest, dus is een toets op het
voldaan hebben aan de aanwezigheidsvereiste niet nodig.)
Voor een goede werking is het noodzakelijk dat elke vereiste voldoet aan de volgende regels:
• Ingangsdatum: 1 januari 2014. (Het is de bedoeling dat elk studiejaar een nieuwe vereiste
wordt gemaakt die wordt toegevoegd aan de nieuwe rij van de vereistengroep. Uiteraard
moet er voor worden gezorgd dat hier ook de juiste (nieuwe) studiedeellijst aan wordt
gekoppeld.
• Korte omschrijving: SKC_AANWEZ of SKC_ADVIES. (In de query die gebruikt wordt
voor het bijwerken van de checklists, wordt gekeken naar de waarde van de korte
omschrijving
• Overige vier omschrijvingen: Deze bevatten het betreffende studiejaar (i.c. 2014-2015)
• Studieplan: invullen. De vereiste kan niet gebruikt worden voor andere studieplannen.
AC / Functioneel beheer SIS
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check v1.0
10 van 20
Instructiemodules Volg
Schermafbeelding 7: Inrichting vereiste – tab 1
Op het tabblad Parameters regels vereisten kun je aangeven hoeveel studiedelen (tenminste) behaald
moeten zijn. De overige parameters leeg laten. De modus is hier verifiëren.
Schermafbeelding 8: Inrichting vereiste – tab 4
AC / Functioneel beheer SIS
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check v1.0
11 van 20
Instructiemodules Volg
4.3
Studievereisten - Studiedeellijsten
Voor de inrichting van de studiedeellijsten gelden de volgende voorschriften:
•
•
•
Ingangsdatum: 1 januari 2014 (Elk studiejaar wordt een nieuwe studiedeellijst gemaakt met
een nieuwe ingangsdatum.)
Omschrijving: Bevat in elk geval het studiejaar: 2014-2015
Periode: 2149 (Alleen de beoordelingen in deze periode tellen mee. Dit is om te voorkomen
dat beoordelingen en vereisten uit een eerdere periode kunnen meetellen.)
Schermafbeelding 9: Inrichting studiedeellijst – tab 2
4.4
Studievereisten – Omzetten negatief advies naar positief advies
In het geval een studiekeuzeadvies negatief uitvalt, moet de examencommissie de mogelijkheid
hebben een negatief advies om te zetten naar een positief advies. Dit wordt als volgt geregeld.
In de adviesvereiste wordt een additionele regel ingericht, die toetst of er een vrijstelling of
voldoende geldt. Als dat het geval is, voldoet de student toch aan de vereiste en kan een positief
studiekeuzeadvies volgen.
De volgende stappen moeten doorlopen worden:
• Maak een studiedeel aan waarop de voldoende of vrijstelling geregistreerd kan worden.
• Maak een studiedeellijst aan en plaats daarin bovenstaand studiedeel.
AC / Functioneel beheer SIS
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check v1.0
12 van 20
Instructiemodules Volg
•
Neem in de vereiste, voor het toekennen van het studiekeuzeadvies, bovenstaande
studiedeellijst op met een OF-OF constructie (opplussen op tabblad regel vereisten)
Schermafbeelding 10: Studiedeellijst - adviesregel
Schermafbeelding 11: Studiedeellijst – adviesregel voor ‘vrijstelling’
AC / Functioneel beheer SIS
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check v1.0
13 van 20
Instructiemodules Volg
5
Studieactiviteiten en inschrijven
5.1
Algemeen
Zowel voor de aanwezigheid als voor de beoordeling van het studiekeuzeadvies moeten
beoordelingen worden vastgelegd in SIS. Hiervoor is het nodig dat de studiedelen worden
geroosterd.
5.2
Studieactiviteiten
Maak voor elk studiedeel in de SKC-periode (2149) tenminste één studieactiviteit aan.
5.3
Inschrijven studieactiviteiten
Maak voor elke SKC-dag van een opleiding een studieactiviteitenblok aan met de studieactiviteiten
die bij die dag horen.
Maak voor elke opleiding voor elke SKC-dag een studentengroep aan waarbij geldt:
• Omschrijving: Deze bevat in elk geval de datum van de betreffende SKC-dag
• Korte omschrijving (aabbcccccc):
o aa: studiejaar (14)
o bb: SK
o cccccc: Vrij invulbaar
o Voorbeeld: 14SK-JV01 (Studiejaar 2014, studiekeuzecheck voor Sociaal juridische
hulpverlening)
Zorg dat de vulling van de groepen kort voor de SKC actueel zijn door in de Excel die uit Pontifex
afkomstig is alle betreffende studentnummer van die dag te selecteren. Maak hiervan zo nodig een
csv-bestand van. Vul de groep met het bestand.
Maak voor de studentegroep een inschrijvingsaanvraag met behulp van bulkinschrijving en schrijf
de studenten in. (controleer eventuele foutmeldingen.)
AC / Functioneel beheer SIS
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check v1.0
14 van 20
Instructiemodules Volg
6
SKC adviezen maken
6.1
Algemeen
In het SKC traject zijn er vier soort adviezen die verstuurd worden naar studenten. Deze adviezen
hebben betrekking op het behalen van de SKC toetsen en op het toelaatbaar zijn tot de opleiding
(a.d.h.v. het bijwerken van checklists in SIS, die aangestuurd worden door de vereisten die ingericht
zijn voor de SKC).
De categorie studenten die het betreft:
• Briefcode 4C1: Student heeft voldoende gescoord voor de SKC toetsen en is toelaatbaar tot
de opleiding.
• Briefcode 4C2: Student heeft onvoldoende gescoord voor de SKC toetsen, maar is wel
toelaatbaar tot de opleiding (voor studenten die zich vóór 2 mei hebben aangemeld in
Studielink voor een opleiding is het behalen van de SKC toetsen niet verplicht).
• Briefcode 4C3: Student was afwezig bij de SKC en is daarom niet toelaatbaar.
Deelname aan de SKC is verplicht. Afwezigheid resulteert dus direct tot niet toelaatbaar
zijn.
• Briefcode 4C4: Student heeft onvoldoende gescoord voor de SKC toetsen en is daarom niet
toelaatbaar tot de opleiding (voor studenten die zich na 1 mei voor het eerst hebben
aangemeld in Studielink voor een opleiding is het behalen van de SKC toetsen wel
verplicht).
6.1
Stappen in SIS
Het proces van de SKC adviezen draai je in SIS per groep (studenten die gezamenlijk de SKC dag
hebben gedaan voor een opleiding), per SKC advies.
1. Ken aan jezelf de benodigde sneltoetsen toe (net als bij het BAS proces) in SACR instellen
> Standaardwaarden gebruiker > tabblad Sneltoetsen communicatie. Het betreft hier
Beheerfunctie ADMP met de sneltoetsen 4C1, 4C2, 4C3 en 4C4.
2. Draai de controlequeries 2om voor de studentengroep vast te stellen welke resultaten
ingevoerd zijn en welke adviezen de studenten zouden krijgen. Per domein zijn er
verschillende afspraken hoe gecontroleerd wordt of de juiste adviezen toegekend worden.
N.B.: In het nachtproces worden de checklists bijgewerkt o.b.v. de status van de vereisten.
Ook worden in de nacht de platte tabellen bijgewerkt waarmee de resultaten in de
2 HVA_SKC_CONTR_CHCKL_VEREI_BR voor de status van de SKC vereisten en checklist.
HVA_SKC_CONTR_RESULTATEN_PT voor de SKC resultaten
AC / Functioneel beheer SIS
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check v1.0
15 van 20
Instructiemodules Volg
controlequery getoond worden. Dus op dezelfde dag de resultaten invoeren en de SKC
adviezen draaien (en controlequery draaien) kan niet.
3. Ga naar campusgemeenschap > communcatie > 3c-engine uitvoeren
4. Maak een Run-ID aan per studieplan en per briefcode.
Schermafbeelding 12: Runid – tab 1
5. Vul de volgende gegevens:
a. Zet een vinkje bij Populatie selecteren
b. Onderwijsinstelling: IN020
c. Beheerfunctie: ADMP
d. Event-ID: SKC_4C1, SKC_4C2, SKC_4C3 of SKC_4C4
(afhankelijk van toe te kennen briefcode 4C1, 4C2, 4C3 of 4C4)
e. Selectie: PS-query
f. Querynaam:
S020_INS_SKC_COM_ADMP_4C1
AC / Functioneel beheer SIS
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check v1.0
16 van 20
Instructiemodules Volg
S020_INS_SKC_COM_ADMP_4C2
S020_INS_SKC_COM_ADMP_4C3
S020_INS_SKC_COM_ADMP_4C4
(afhankelijk van toe te kennen briefcode 4C1, 4C2, 4C3 of 4C4)
6. Geef vervolgens in de prompts mee voor welke Instelling, loopbaan, studieprogramma,
studieplan en studentengroep(en) je het proces wilt draaien.
LET OP: Er zijn 7 prompts voor studentengroepen. Wanneer ze niet allemaal gebruikt
worden, dan dient er wel iets in deze prompts te staan. Een – is voldoende.
Schermafbeelding 13: runid – tab 2
7. Vul op het tabblad ‘Dubbele toewijzing beheren’ bij Variabele gegevens ‘Match’. Hiermee
voorkom je dat een student twee keer dezelfde brief ontvangt.
8. Klik op ‘Uitv.’.
9. Zet in het volgende scherm een vinkje bij ‘3C-engine’ en klik op OK.
Nu worden voor de betreffende studenten het betreffende SKC advies toegekend, als
briefcode.
AC / Functioneel beheer SIS
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check v1.0
17 van 20
Instructiemodules Volg
10. M.b.v. de controlequeries 3kan gecontroleerd worden welke SKC adviezen toegekend zijn.
11. Als bovenstaande proces klaar is ga naar campusgemeenschap > communicatie >
communicatie genereren.
12. Gebruik dezelfde Run-ID’s als bij het toekennen van de SKC-adviezen.
Schermafbeelding 14: Communicatie genereren
13. Vul de volgende gegevens:
a. ID selecteren: Populatie selecteren
b. Selectie: PS-query
c. Querynaam:
S020_INS_SKC_GEN_ADMP_4C1
S020_INS_SKC_GEN_ADMP_4C2
S020_INS_SKC_GEN_ADMP_4C3
S020_INS_SKC_GEN_ADMP_4C4
3
HVA_SKC_CONTR_CHCKL_VEREI_BR voor de status van de SKC vereisten en checklist.
HVA_SKC_CONTR_RESULTATEN_PT voor de SKC resultaten
AC / Functioneel beheer SIS
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check v1.0
18 van 20
Instructiemodules Volg
d.
e.
f.
g.
Vul de prompts hetzelfde als onder stap 5.
Vul de briefcode van het advies dat je wilt versturen.
Taalgebruik communicatie: Voorkeur
Gebruikte methode communicatie: E-mail
14. Op het tweede tabblad (Prameters verwerking) geef bij ‘Selectie datumbereik
communicatie’ een datumbereik op waarbinnen het proces voor het toekennen van de SKC
adviezen (gestart met stap 7) valt.
15. Vul de overige velden op het tweede tabblad in met de waarden zoals in de schermprint.
16. Vul op het derde tabblad (Parameters e-mail) in de box ‘E-mailparameters’ de volgende
waarden in:
AC / Functioneel beheer SIS
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check v1.0
19 van 20
Instructiemodules Volg
a. Van: [SKC e-mailadres]
b. Onderwerp(DUT):
i. Studiekeuzeadvies en resultaten studiekeuzecheck
(bij briefcode 4C1, 4C2 en 4C4)
ii. Gevolgen afwezigheid bij studiekeuzecheck
(bij briefcode 4C3)
c. Onderwerp(ENG):
i. Study choice advice and Study Check results
(bij briefcode 4C1, 4C2 en 4C4)
ii. Consequences for absence at Study Check
(bij briefcode 4C3)
d. Bouncen naar: [SKC e-mailadres]
17. Klik op Uitv.
18. Zet een vinkje bij SCC_COMMGEN en klik op OK.
19. M.b.v. de controlequeries 4 kan gecontroleerd worden welke SKC adviezen verstuurd zijn.
Aandachtspunten tijdsplanning
1. Na de invoer van de resultaten moet een dag zitten voor de rest van het proces (voor
bijwerken SKC checklists en vullen platte tabellen met de SKC resultaten).
2. Binnen twee weken na een SKC dag dient een student een SKC advies te ontvangen.
3. Z.s.m. na invoer van de SKC resultaten moeten de controlequeries gedraaid worden om vast
te stellen of de juiste adviezen berekend worden door SIS.
4. Z.s.m. na invoer van de afwezigheid SKC moeten de adviezen voor deze studenten
verstuurd worden, zodat in het geval van een geldige reden de betreffende procedure
opgestart kan worden door student.
4
HVA_SKC_CONTR_CHCKL_VEREI_BR voor de status van de SKC vereisten en checklist.
HVA_SKC_CONTR_RESULTATEN_PT voor de SKC resultaten
AC / Functioneel beheer SIS
10SKC Instructie inrichting Studie Keuze Check v1.0
20 van 20

Download Report