Informatiebrief verhuizing juni 2014

INFORMATIEBRIEF VERHUIZING
27 juni 2014
Beste Medewerker,
In navolging op het informatiebulletin FMG op Roeterseiland ontvangt u hierbij de Informatiebrief
Verhuizing FMG. In deze brief houden we u op de hoogte van diverse zaken omtrent de verhuizingen
inrichting van en voorzieningen op de nieuwe werkplek in gebouw B/C. Mocht u vragen hebben, aarzel niet
deze te stellen aan uw verhuiscoördinator of een mail te sturen naar [email protected].
Verhuizing
Checklist voor medewerkers
Bij een verhuizing komt veel kijken en ongemerkt zou u iets kunnen vergeten. Om hierin te ondersteunen is
er in samenwerking met de afdelingen een checklist opgesteld. Deze wordt voor de verhuizing uitgereikt en
is vanaf maandag terug te vinden op de website.
Sleutels inleveren
Medewerkers kunnen op de laatste werkdag in het oude gebouw hun sleutel inleveren bij de portier. Deze
kruist af wie de sleutels heeft ingeleverd. Dit geldt ook voor druppels en andere toegangspasjes.
Medewerkerskaart al aangevraagd?
Als u uw medewerkerskaart nog niet hebt aangevraagd, doe dit dan zo snel mogelijk. Uw medewerkerskaart
is namelijk in het nieuwe gebouw ook de sleutel tot de kantoren en uw werkruimte. Uw medewerkerskaart
vraagt u aan door uw foto te uploaden op www.mijnuvapas.nl
Sluiting fietsenkelder Binnengasthuisterrein en OIH per 15 september
De fietsenkelders op het Binnengasthuisterrein en het OIH sluiten per 15 september hun deuren. Indien u
hier uw fiets heeft gestald is het raadzaam deze tijdig weg te halen en elders te stallen. Fietsen die niet
worden opgehaald door de eigenaren, worden weggehaald door Facility Services, opgeslagen en daarna
afgevoerd.
Veiligheid en diefstal
De faculteit vraagt haar medewerkers de komende tijd extra alert te zijn op het zorgvuldig opbergen van
laptop, mobiele telefoon en overige waardevolle spullen. Onlangs is een aantal afdelingen geconfronteerd
met inbraak en diefstal. Neem voor de periode van de verhuizing in ieder geval deze spullen mee naar huis.
In de eerste paar weken na de verhuizing, op de nieuwe werkplek, zal de bewaking extra alert zijn op
mogelijke ongeregeldheden en mensen (actief) aanspreken. Mocht dit onwennig zijn, graag hiervoor uw
begrip.
1
Vermelding op het web
Alle adresgegevens op het web (bijvoorbeeld gegevens van medewerkers, contactgegevens van instituten en
de Studiegids) worden in de periode juli en augustus (al dan niet automatisch) aangepast.
Het enige dat medewerkers zelf moeten doen, is het aanpassen van hun kamernummer. Aanpassen kan heel
eenvoudig via id.uva.nl. Na invoeren duurt het nog een dag voordat de gegevens op het web zijn bijgewerkt.
LET OP: in augustus worden de kamernummers pas definitief vastgesteld (zie paragraaf ‘Wat is medio
augustus gereed?’.
Juli en augustus: wat is de eerste 2 maanden nog niet gereed bij inhuizen ?
In de zomermaanden wordt er nog hard gewerkt om alles gereed te krijgen wat betreft voorzieningen en
dienstverlening in het nieuwe gerenoveerde gebouw. Medewerkers die in de maanden juli en augustus
werken, krijgen te maken met diensten die nog niet zijn opgeleverd, en met werkzaamheden op de
werkvloer. Deze werkzaamheden vinden in en om het gebouw plaats. In het gebouw en de kantoren betreft
het kleine werkzaamheden die te maken hebben met laatste aanpassingen van de inrichting. De
werkzaamheden die mogelijk hinder kunnen geven, worden tijdig aan de medewerkers gemeld via de
afdelingssecretariaten.
Verder wordt ook de buitenruimte op de campus opnieuw ingericht, in LAB (REC D) wordt gewerkt aan het
gebouw, en in REC A, H en E zijn er nog verbouwingen gaande.
Wat is medio augustus gereed?
• De bewegwijzering & kamernummers: Half augustus worden in het gebouw de bewegwijzering en de
kamernummers in het gebouw aangebracht. Deze vertraging hangt samen met de herziening van de
nummering van de gebouwen. Tot die tijd wordt het gebouw voorzien van tijdelijke – papieren bewegwijzering.
• Graphics: de graphics op de kantooretages – die in samenspraak met de medewerkers zijn ontworpen –
worden in de loop van augustus aangebracht op de daarvoor bestemde plekken in de lifthallen en
‘middengebieden’ van de kantoren.
• De kiosk op de eerste verdieping: nabij de entree van de grote collegezalen op de eerste etage van
gebouw B/C wordt een tijdelijke kiosk (koffie, thee, fris, snoep e.d.) geplaatst. Deze kiosk is half
augustus gereed.
• Handdoekdrogers: op de toiletten worden medio augustus handdoekdrogers opgehangen; tot die tijd zijn
er papieren handdoekjes beschikbaar.
• Inrichting publieke ruimte in gebouw B/C: van de begane grond t/m de vierde verdieping worden deze
zomer nog de publieke ruimtes, waaronder ook de onderwijszalen, ingericht.
Inrichting & voorzieningen
Koffie- (&-thee-)automaten op tijd geleverd
De koffie- (& thee-)machines worden op tijd geleverd. Voor deze machines komt er een apart meubel, op
een plek nabij de pantry. In totaal komen er tien machines in gebouw B/C. De meubels waarin de automaten
van Schaerer worden geplaatst beschikken over bekerhouders, roerstokjes, suiker en een assortiment thee.
Meubilair
De meubels, zoals bureaus, (bureau-)stoelen en kasten zijn inmiddels geplaatst door leverancier Ahrend.
Het maatwerkmeubilair is op dit moment in productie en zal vóór de ingebruikname van de kantoren worden
geplaatst.
2
Planten
De planten op de locaties worden in principe niet meeverhuisd. Medewerkers die graag hun plant van de
oude locatie willen meenemen kunnen dit aangeven bij de verhuiscoördinator. De planten kunnen voor de
verhuizing meegenomen worden naar huis of ze worden opgehaald en tijdelijk voor de zomerperiode in een
ruimte geplaatst. Daar worden ze tijdens de zomer goed verzorgd. Na de zomerperiode moeten de planten
verpot worden in de daarvoor beschikbaar gestelde plantenpotten.
Post/postbusnummers, hoe gaat het straks in zijn werk?
De post gericht aan de faculteit, wordt gesorteerd op postbusnummer en centraal afgeleverd bij de
servicedesk van Facility Services op de Begane Grond van gebouw B/C. Elk postbusnummer correspondeert
met de diverse organisatieonderdelen van de FMG. Eenmaal per dag wordt de post afgeleverd bij de
secretariaten van de afdelingen en instituten. Deze bepalen zelf op welke wijze zij de post verder
verspreiden.
Afval
De verwerking van afval (papier en restafval) zal in het nieuwe gebouw afwijken van de huidige praktijk.
Op de kantoren komen papiermanden te staan waarin medewerkers hun papier kwijt kunnen. Voor het
restafval (plastic flesjes, verpakkingsmateriaal, klokhuizen, schillen e.d.), beschikken de medewerkers in de
nabijheid van hun werkplek (in de reproruimtes) over afvalbakken.
ICT
Telefoons:
De telefoons zijn inmiddels besteld en worden in vier fases uitgeleverd. De eerste batch is uitgeleverd en dat
is niet geheel vlekkeloos verlopen. Al snel werd duidelijk dat er problemen waren met de doorschakeling.
Deze worden nu door ICTS hersteld. Voor de volgende uitlevering verwacht men dit te hebben opgelost.
Voor de medewerkers die in de periode van uitlevering op vakantie zijn, worden de toestellen tijdelijk
opgeborgen.
Toetsenborden
De levering van de nieuwe toetsenborden verloopt nog niet geheel naar wens. Daardoor zal ongeveer een
kwart van de medewerkers tijdelijk nog gebruik maken van de ‘oude’ toetsenborden. Het betreft in dit geval
de medewerkers van de afdelingen Communicatiewetenschap, het onderwijsbureau Sociale Wetenschappen
en de staf AISSR.
De toetsenborden worden tijdens de verhuisperiode verzameld, schoongemaakt en in het nieuwe gebouw
geplaatst. Medewerkers hoeven hiervoor verder niets te doen. Eind september worden de oude
toetsenborden vervangen door nieuwe.
Replicator: één snoertje voor alle randapparatuur
Elke dag meerdere snoertjes aansluiten op de laptop is straks, in het nieuwe gebouw niet meer nodig. Door
middel van een verbindingskastje, dat zich op elke werkplek bevindt, is het mogelijk alle randapparatuur
met één snoertje in één keer aan te sluiten.
De eerste keer dat u van dit kastje gebruikmaakt, moet uw laptop de software nog installeren. Dit gebeurt
automatisch zodra u uw laptop heeft aangesloten, en vraagt enkele minuten tijd. Het advies is zorgvuldig de
instructie met stappen te doorlopen, die op de werkplek beschikbaar worden gesteld.
Medewerkers met een zelfsupportlaptop dienen dit zelf handmatig te doen.
3
Verder
Student Service Desk, op eerste verdieping in gebouw B/C
De gemeenschappelijke Student Service Desk van de onderwijsinstituten FMG, FEB, FdR en Student
Services wordt tijdelijk in gebouw B/C geplaatst, bij de ingang op de eerste verdieping. Vanwege de
verbouwing van REC-E is het risico op overlast te groot. Na afronding van de werkzaamheden in REC-E
krijgt de Student Service Desk zijn definitieve plek in de hal van REC-E.
Gebouw G, de toekomstige plek van de afdeling Psychologie
De planvorming voor gebouw G is in wording. De afdeling Huisvestingsontwikkeling levert het CvB vóór
het zomerreces een kostenraming aan. Vervolgens wordt vanaf augustus in overleg met de toekomstige
gebruikers de indeling en het gebruik van het pand bepaald. Vervolgens starten het vergunningentraject en
de aanbestedingsprocedure. Wanneer de feitelijke verbouwing start, is op dit moment nog niet bekend.
LAB akkoord - verbouwingen
Begin juli starten de werkzaamheden in LAB (gebouw REC-D). Het betreft het vervangen van de databekabeling en het toevoegen van onderzoeksvoorzieningen voor Social Sciences (GIS-lab),
Communicatiewetenschap (Comlab en cubicles) en POWL (Babylabs, AV-studio en cubicles). De
werkzaamheden worden eind augustus, begin september afgerond. Tot die tijd blijven de huidige labs in de
‘oude’ gebouwen in gebruik door de domeinen.
Studieverenigingen
De studieverenigingen van de FMG krijgen hun voorzieningen op de begane grond van gebouw B/C. Het
betreft een reeks van kleine bestuurskamers voor de afzonderlijke verenigingen en een door alle
verenigingen apart én gezamenlijk te gebruiken ‘Common Room’. De hiermee gemoeide verbouwingen
vinden in de zomermaanden plaats
Naar verwachting worden de ruimtes in augustus opgeleverd. Aangezien de studieverenigingen niet op de
huidige locatie kunnen blijven, worden de spullen tijdelijk opgeslagen.
De studievereniging van Psychologie VSPA gaat beschikken over een ruimte in de nabijheid van de staf van
Psychologie. Tot die tijd houdt de VSPA de beschikking over hun kamer in de Diamantbeurs.
Opgeruimd blijven op het REC
Na een intensief traject van opruimen worden nu met de Dienst Informatievoorziening (DIV) afspraken
gemaakt over de door de dienst te leveren dienstverlening op Amsterdam Roeterseilandcampus. Deze
dienstverlening behelst het opgeruimd blijven van de archieven van medewerkers, afdelingen en instituten.
In de loop van juli wordt u hierover verder geïnformeerd.
Housewarming gebouw B/C: donderdag 28 augustus 2014
Noteer vast in uw agenda: op donderdag 28 augustus is er een ‘kroegentocht’ langs de afdelingen in het
nieuwe gebouw. Collega’s kunnen onder genot van een hapje en drankje bij elkaar komen kijken. Meer
informatie volgt deze zomer.
www.verhuizingFMG.uva.nl –
4
www.rehousingFMG.uva.nl

Download Report