download deze hier (pdf)

Algemene voorwaarden BOVAG Congres- en Vergadercentrum
Op alle reserveringen betreffende het BOVAG Congres- en Vergadercentrum (aanverwante diensten,
zoals catering, daaronder begrepen) zijn de Uniforme Voorwaarden Horeca van toepassing. Deze
voorwaarden kunt u downloaden via www.horeca.org. Bovendien ontvangt u deze voorwaarden per email bij een aanvraag van een offerte of na een geplaatste reservering of bevestiging. In aanvulling
op en –in geval van strijdigheid- in afwijking van de Uniforme Voorwaarden Horeca, hanteert BOVAG
de volgende algemene voorwaarden voor reserveringen betreffende het BOVAG Congres- en
Vergadercentrum. BOVAG kan deze voorwaarden te allen tijde wijzigen.
Optietermijnen
Een optie (dat wil zeggen: een geplaatste reservering die nog niet door u en/of BOVAG definitief is
bevestigd) blijft in principe 3 weken geldig, te rekenen vanaf de datum waarop de reservering aan
BOVAG is doorgegeven. Indiener een andere aanvraag voor een door u geopteerde datum wordt
ontvangen (dit kan ook gebeuren binnen de optietermijn van 3 weken), nemen wij contact met u op. U
dient dan binnen 48 uur aan te geven of uw aanvraag wordt omgezet in een definitieve reservering of
dat deze vervalt. Indien binnen deze termijn geen uitsluitsel wordt verkregen, behouden wij het recht
om de verstrekte optie te laten vervallen. Aan verleende opties kunnen geen rechten worden ontleend
en deze zijn voor beide partijen vrijblijvend. Pas bij een definitieve reservering is er sprake van
opdrachtacceptatie.
Definitieve reserveringen
Een reservering is definitief wanneer wij een getekend exemplaar van onze offerte c.q. schriftelijke (email) bevestiging van u retour hebben ontvangen. Tot het moment van ontvangst behouden wij ons
het recht voor de gedane aanbieding en/of een verleende optie in te trekken.
Wijzigingen
Wijziging van het aantal personen voor wie de reservering (mede) is of wordt gedaan, kunt u tot en
met 1 week voor de gereserveerde datum aan BOVAG doorgeven, waarbij een maximale afwijking
geldt van 5 %. Daarna zal zowel voor de gereserveerde ruimte als voor de facturatie worden
uitgegaan van het aantal personen dat bij BOVAG bekend was direct voor het verstrijken van de
hiervoor vermelde kennisgevingstermijn.
Het opgegeven aantal personen waarop de levering van de catering betrekking heeft, kan tot en met 1
week voor levering kosteloos worden gewijzigd. Vermindering van het aantal personen binnen 1 week
voor levering zal worden beschouwd als (gedeeltelijke) annulering, waarvoor de annuleringskosten in
rekening zullen worden gebracht op de wijze die is beschreven onder “aanvullende
annuleringsbepalingen catering”. Indien extra personen worden aangemeld, zullen extra kosten (doch
op basis van de reguliere tarieven) worden berekend.
Annuleringen zaalruimtes
Annuleringstermijn
Annuleringskosten
Annuleringskosten
Annuleringskosten
volledige auditorium*
losse auditoriumzaal*
overige vergaderzalen*
≥ 3 maanden
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
≥ 2 maanden
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
≥ 1 maand
25 %
10 %
n.v.t.
≥ 2 weken
50 %
30 %
n.v.t.
≥ 1 week
70 %
50 %
25 %
< 1 week
100 %
70 %
75 %
* in procenten van de “reserveringswaarde” (de waarde van de geannuleerde dienst of het
geannuleerde product, inclusief bij derden ingehuurde materialen en BTW en exclusief catering)
Aanvullende annuleringsbepalingen catering
Annuleren van de catering geschiedt kosteloos, tenzij de annulering pas binnen 1 week voor aanvang
van de bijeenkomst aan BOVAG wordt doorgegeven. In het laatste geval zullen alleen de geoffreerde
kosten/prijzen voor het eten in rekening worden gebracht; gereserveerde dranken zullen niet in
rekening worden gebracht.
Nb. De catering wordt uitsluitend geserveerd in het BOVAG Congres- en Vergadercentrum en betreft
een nevendienst in de zin van de UVH.
Prijzen en betaling
Alle prijzen zijn exclusief BTW, zowel voor zaalhuur als catering.
De tarieven voor de huur van zaalruimtes gelden steeds per dagdeeleenheid van 4 uur. Het
voorgaande betekent dat een kortere huurtermijn dan 4 uur, qua tarief toch gebaseerd zal zijn op een
huurtermijn van 4 uur. Indien sprake is van een reservering die betrekking heeft op een
aaneengesloten huurtermijn van meer dan 4 uur, zal de huurtermijn worden afgerond op 8 uur, dan
wel –indien de aaneengesloten huurtermijn meer dan 8 uur bedraagt- op 12 uur, dan wel –indien de
aaneengesloten huurtermijn meer dan 12 uur bedraagt- op 16 uur. Er kan in geen geval compensatie
en/of vergoeding van BOVAG worden verlangd indien een huurtermijn feitelijk niet (volledig) is
gebruikt.
Vermelde cateringprijzen op de menukaart zijn per persoon of per stuk. Voor sommige lunches,
buffetten, etc. geldt een minimum afname indien dit is vermeld op de menukaart. Voor dranken geldt
dat alleen de daadwerkelijk afgenomen dranken in rekening worden gebracht.
BOVAG is gerechtigd om prijzen tussentijds te wijzigen, behoudens voor de gevallen waarin sprake is
van reeds bevestigde reserveringen.
BOVAG is te allen tijde (ook in geval van reeds bevestigde reserveringen) gerechtigd om prijzen
tussentijds te wijzigen, doch uitsluitend voor zover deze prijswijzigingen het directe gevolg zijn van
prijswijzigingen die een derde partij aan BOVAG doorberekent ter zake van verhuurde materialen,
Indien de klant in het BOVAG Congres- en Vergadercentrum van diensten gebruik maakt die niet door
het BOVAG Congres- en Vergadercentrum geleverd zijn, is de klant aan het BOVAG Congres- en
Vergadercentrum een bedrag aan compensatiegeld verschuldigd, tenzij deze diensten niet door het
BOVAG Congres- en Vergadercentrum (konden) worden geleverd.
Meerverbruik wordt op basis van nacalculatie doorbelast.
Cateringkosten worden apart op de factuur gespecificeerd.
De betalingstermijn voor facturen bedraagt 30 dagen, doch voor facturen in verband met
aanbetalingen of storting van waarborgsommen welke betrekking hebben op een reservering die op
korte termijn plaatsvindt, kunnen andere termijnen gelden.
Praktische zaken/huisregels
Ombouw van zalen: de ombouw van zalen (bijvoorbeeld door plaatsing van scheidingswanden) kan
uitsluitend voor de bijeenkomst plaatsvinden
Aflevering en opslag van goederen: het afleveren van goederen ten behoeve van de bijeenkomst is
toegestaan, doch alleen op de dag van de bijeenkomst. Na afloop van de bijeenkomst dienen deze
goederen weer weggehaald te worden door of namens huurder. De aflevering, opslag en het gebruik
van deze goederen geschiedt geheel voor rekening en risico van huurder.
Huisregels (plakbeleid): het is niet toegestaan om in de zalen materiaal te plakken en te hangen aan
wanden, deuren, ramen, etc.
Uitloop van bijeenkomsten: indien tijdens een bijeenkomst blijkt dat er behoefte is aan een langere
huurperiode, kan de huurperiode afhankelijk van de beschikbaarheid van zaalruimte en steeds in
overleg met het Congres- en Vergadercentrum worden verlengd. De extra uren worden na afloop van
de bijeenkomst gefactureerd conform de in deze voorwaarden beschreven methode.
Parkeren: op het terrein van BOVAG is doorgaans voldoende parkeerruimte beschikbaar. Voor
groepen groter dan 30 personen wordt aangeraden om de beschikbaarheid van en behoefte aan
parkeerruimte vooraf te bespreken met het Congres- en Vergadercentrum, zodat eventueel extern
aanvullende parkeerruimte gereserveerd kan worden.

Download Report