Examenspreiding in de praktijk

1
Examenspreiding in de praktijk
De KU Leuven hanteert een vervroegde examenregeling. Dit betekent dat je aan het begin van
het academiejaar, in september, bij het invullen van je Individueel StudieProgramma (ISP),
alsook aan het begin van het tweede semester (als je dan start of bij eventuele wijzigingen aan
je ISP), ook meteen zal weten wanneer je voor elk vak, ook wel opleidingsonderdeel
genoemd, examen zal afleggen. Daarom is er een Individueel ExamenRooster (IER) aan je
ISP gekoppeld.
1. Wanneer kan ik als student met examenspreiding examen afleggen?
Studenten met examenspreiding kunnen hun examens spreiden van het begin van de eerste
examenperiode (januari) tot het einde van de derde examenperiode (eerste week van
september). Ze kunnen daarbij gebruik maken van zowel de reguliere examenmomenten als
de maandmomenten voor studenten met examenspreiding. Studenten die de reguliere colleges
bijwonen voor een vak of alle vakken, dienen uiteraard rekening te houden met de
semesterindeling. Vakken van het tweede semester kunnen dan logischerwijze maar na afloop
van de colleges van het tweede semester (eind mei) worden afgelegd. Voor studenten met een
zelfstudiepakket geldt deze beperking niet. Zij kunnen al aan het begin van het tweede
semester vakken afleggen die dat semester worden gedoceerd.
De maandmomenten worden ingericht vanaf het begin van de eerste examenperiode tot half
juli. Gelieve er dus rekening mee te houden dat er GEEN maandmomenten ingericht
worden tijdens de derde examenperiode (half augustus t.e.m. eerste week van september).
Als student met examenspreiding moet je dan aansluiten bij de momenten voor de reguliere
studenten die het vak herkansen. Deze examens zullen tijdens de kantooruren plaats vinden.
Bovendien is er dan meestal maar één moment per vak (geen keuze!), worden deze momenten
pas eind juli/begin augustus bekend gemaakt en is je werksituatie GEEN voldoende reden om
een afwijkend examenmoment te bekomen. Houd hier rekening mee bij het plannen van je
examens.
2. Welke stappen moet ik als student met examenspreiding zetten om mijn
examenregeling in orde te brengen?
1e stap: aanvragen van examenspreiding: Studenten met examenspreiding moeten een
elektronische
aanvraag
indienen
voor
toelating
tot
examenspreiding
via
http://theo.kuleuven.be/apps/aanvraag_statuut/ en een (werk)attest opsturen naar het
onderwijssecretariaat van de faculteit. Dit dient gebeurd te zijn ten laatste op 1 december (of
bij inschrijving of wijziging van statuut in het tweede semester ten laatste voor het begin van
de Paasvakantie).
De student brengt bij deze aanvraag tot examenspreiding de faculteit ook op de hoogte van de
vakken die hij/zij in spreiding zal afleggen, door het daarvoor voorziene vakje aan te vinken
2
voor elk opleidingsonderdeel dat hij/zij met examenspreiding wil afleggen. Let wel: je zal op
het aanvraagformulier enkel die vakken zien staan waarvoor het zelfstudiestatuut mogelijk is.
Examenspreiding is echter mogelijk voor alle vakken die in je ISP opgenomen zijn, ook die
vakken waar geen zelfstudie voor mogelijk is. Het belangrijkste is daarom dat je IER correct
ingevuld is (zie infra).
2e stap: je IER in orde brengen: Studenten die examenspreiding aangevraagd hebben,
voeren in tweede instantie hun IER in als volgt:
•
Voor de vakken van het 1ste semester die je in spreiding zal afleggen: intekenen voor de
eerste examenperiode (januari) op de fictieve (nep)examendatum 1 januari (jawel, 1
januari!). Uiteraard wordt er op die datum geen examen afgenomen, maar zo is jouw
examenstatuut voor de KU Leuven in orde.
•
Voor de vakken van het 2de semester die je in spreiding zal afleggen: intekenen voor de
tweede examenperiode (juni) op de fictieve (nep)examendatum 1 januari. Uiteraard
wordt er op die datum geen examen afgenomen, maar zo is eveneens jouw
examenstatuut voor de KU Leuven in orde.
•
OPGELET: Indien voor een vak dat je in spreiding wenst af te leggen, nog geen moment
beschikbaar is op 1 januari, kies je voorlopig een andere datum uit de mogelijkheden
die verschijnen op jouw examenrooster. Je neemt daarna zo vlug mogelijk zelf contact
op met het onderwijssecretariaat met de vraag om je examen voor dat vak te
verschuiven naar 1 januari. Je doet dat via email naar mevr. Rita Dehaes
([email protected])
met
de
ombudsdienst
in
CC
([email protected]) (vermeld duidelijk om welk vak het gaat!), en dit om
administratieve en technische problemen te voorkomen. Vergeet dus niet onmiddellijk
het onderwijssecretariaat en de ombudsdienst hiervan op de hoogte te brengen. Want als
je examen op het reguliere moment blijft staan, dan zal je gebonden zijn aan dat
reguliere moment en verlies je dus een examenkans als je niet opdaagt.
•
Als je gebruik wenst te maken van de reguliere examenmomenten (in januari of in juni),
dan kan je dat reeds bij het begin van het academiejaar in je IER aangeven. Je kan ook
voorlopig intekenen op 1 januari en dan later alsnog een regulier moment boeken. Dit is
zeker aangewezen als je nog niet zeker bent dat je het examen op die datum wel zal
kunnen afleggen (voor de reden, zie infra). Je zal de reguliere momenten zelf wel niet
meer kunnen zien in je IER aangezien niet-geselecteerde momenten na je keuze voor 1
januari uit je IER verdwijnen en je je IER na het afsluiten van de ISPs niet meer zelf kan
wijzigen. Wens je alsnog gebruik te maken van een regulier moment? Neem dan contact
op met de ombudsdienst ([email protected]) en dit ten laatste voor 15
december (voor examens in januari) en voor 15 mei (voor examens in juni).
3e stap: een examenmoment boeken: Voor de examens die je in spreiding wenst af te leggen
(en die in je IER dus op 1 januari zullen staan), kan je nadien een moment boeken via het
intekenplatform
voor
studenten
met
examenspreiding,
beschikbaar
via
http://theo.kuleuven.be/apps/werkstudent/, en dit van zodra de aanvraag tot examenspreiding
is goedgekeurd en verwerkt.
3
In het intekenplatform vind je een overzicht van de maandmomenten van alle professoren. Je
selecteert de docent en het opleidingsonderdeel waarvan je examen wil afleggen, alsook de
datum waarop je het examen wenst af te leggen. Als je het vak in zelfstudie gevolgd hebt,
vink je dit aan. Je krijgt automatisch een uur toegewezen. Als er geen lokaal vermeld wordt,
gaat het examen door in het kantoor van de docent (voor de decaan op het decanaat, voor de
vicedecaan onderwijs op het vicedecanaat onderwijs, voor de vicedecaan onderzoek op het
vicedecanaat onderzoek, voor de overige docenten in de bibliotheek). De inschrijving voor
een examen op één van deze maandmomenten dient minstens twee weken voor het
examen te gebeuren.
Sommige professoren stellen geen maandmomenten ter beschikking via het intekenplatform.
In dat geval moet je via de ombudsdienst ([email protected]) een persoonlijke
examenafspraak maken. Let op: voor examens van vakken die verzorgd worden door docenten
van andere faculteiten is er doorgaans een stuk minder flexibiliteit dan voor vakken van de
eigen faculteit. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat van jou gevraagd zal worden om het vak in
kwestie op een avond tijdens de reguliere examenperiode af te leggen.
3. Ik ben ingetekend voor een examenmoment. Kan ik het nog wijzigen?
Eenmaal ingeschreven voor een examen (hetzij op een regulier moment in je IER, hetzij voor
een maandmoment in het intekenplatform), kan de examendatum enkel gewijzigd worden
omwille van zwaarwichtige redenen (zoals ziekte met medisch attest, overlijden in de naaste
kring, e.d.), en enkel door de ombudsdienst die men op voorhand dient te verwittigen
([email protected], of indien dringend: telefonisch via 016/32.38.01).
Wanneer de ombuds je niet-deelname inderdaad als gewettigd beschouwt, zoekt de
ombuds samen met jou naar een oplossing. Enkel de ombuds kan je als gewettigd afwezig
verklaren, je kan je hiervoor niet tot de examinator wenden. Het is ten strengste verboden
om examinatoren te contacteren voor het maken van een persoonlijke examenafspraak
(tenzij je daarvoor uitdrukkelijk de toestemming hebt gekregen).
Wie zonder geldige reden een examen waarvoor hij of zij ingeschreven was niet aflegt,
verliest een examenkans. Maak daarom eerst in kladversie een persoonlijke examenregeling
op alvorens je intekent én teken ook niet te vroeg in (zodat je niet met onvoorziene
omstandigheden wordt geconfronteerd). Als het bijvoorbeeld plots drukker wordt op je werk,
is dat namelijk geen voldoende reden om een examen uit te stellen met behoud van
examenkans.
Het mogen deelnemen aan het examenmoment kan ook nog gebonden zijn aan het tijdig
indienen van een werkstuk. Houd hiermee ook rekening wanneer je je inschrijft! Want wie
geen examen kan afleggen wegens het niet tijdig indienen van een werkstuk verliest een
examenkans.
4
4. Hoe kom ik mijn resultaten te weten?
Wat betreft de bekendmaking van de resultaten dient een onderscheid gemaakt te worden
tussen, enerzijds, de officiële publicatie van de resultaten in het studievoortgangsdossier in
KULoket en, anderzijds, de voorlopige bekendmaking van de resultaten van examens die in
spreiding werden afgelegd buiten de reguliere examenperiodes.
Het studievoortgangsdossier in KULoket wordt drie keer per jaar bijgewerkt (na afloop van
elke examenperiode). Dit betekent dat studenten met examenspreiding in februari een
overzicht ontvangen van de resultaten van de examens afgelegd in januari, in juli een
overzicht van de resultaten van de examens die afgelegd werden van januari t.e.m. juni, en in
september een overzicht van alle examens die in de loop van het academiejaar afgelegd
werden.
Via het online platform http://theo.kuleuven.be/apps/werkstudent kunnen studenten met
examenspreiding hun resultaten echter reeds eerder bekijken, zodat ze hiermee in hun verdere
planning rekening kunnen houden. Neem, bij ontbrekende resultaten, contact op met de
ombudsdienst ([email protected]).
5. Ik ben niet geslaagd. Wanneer kan ik herkansen?
Examens voor opleidingsonderdelen van het eerste semester kunnen, indien het resultaat een
onvoldoende was, reeds in de periode van februari t.e.m. juni voor een tweede keer worden
afgelegd tijdens de voorziene maandmomenten. Wie van deze mogelijkheid gebruik wenst te
maken dient contact op te nemen met de ombudsdienst ([email protected]). Dit
geldt niet voor opleidingsonderdelen van het tweede semester. Deze kunnen ten vroegste
tijdens de derde examenperiode herkanst worden.
BELANGRIJK: Studenten met examenspreiding kunnen hun eerste examenkans voor
één of meerdere vakken opnemen tijdens de derde examenperiode. Er kan echter maar
één examenkans per examenperiode opgenomen worden. Gelieve er dus rekening mee te
houden dat het niet mogelijk is om een examen eventueel nog te herkansen indien de
eerste examenkans uitgesteld werd tot in de derde examenperiode.
6. Hoe kan ik intekenen voor de derde examenperiode?
Inschrijven voor de derde examenperiode is mogelijk vanaf het moment dat de resultaten van
de tweede examenperiode in KULoket verschenen zijn en dient te gebeuren ten laatste op 15
juli. Meer concrete instructies hierover worden door de ombudsdienst rondgestuurd in de
tweede helft van juni. Volg deze instructies secuur op want wie niet tijdig inschrijft, mag –
behoudens zwaarwichtige redenen – geen examen afleggen tijdens de derde examenperiode.
5
7. Bij wie kan ik terecht bij vragen over en problemen met
examenspreiding?
Bij vragen over of problemen met examenspreiding kan je terecht bij de ombudsdienst via
[email protected] of, in geval van dringendheid, telefonisch via 016/32.38.01.
De informatie in deze handleiding werd bijgewerkt tot 19 september 2014.
Reacties op de inhoud: [email protected].