online urenregistratiesysteem

Inleiding
Janssen Interim Services B.V., Janssen Stedendriehoek B.V., Janssen Personeelsdienst B.V.
en Janssen Payroll Services maken gebruik van een online uren registratiesysteem. Deze
methode van urenverwerking brengt veel voordelen met zich mee ten opzichte van de
papieren urenbriefjes. Via het registratiesysteem kunnen uren worden geadministreerd,
documenten worden getekend en facturen worden ingezien. Daarnaast kunt u werknemer
gegevens inzien en het overzicht van de plaatsingen en de bijbehorende geboekte en
verwerkte urenbriefjes bekijken.
In dit document zal de werkwijze met betrekking tot ons registratiesysteem worden
uiteengezet.
Hoe te beginnen
U hebt van ons een link ontvangen waarmee u met uw e-mailadres en wachtwoord kunt
inloggen in uw dossier. Het wachtwoord kunt u vervolgens desgewenst aanpassen. Klik
hiervoor rechtsboven in het scherm op de naam waarmee u bent geregistreerd.
Afhankelijk van de gemaakte afspraken tussen u en ons, wordt u gevraagd om urenbriefjes in
te vullen, te accorderen, of alleen maar te bekijken. Als u inlogt zal dit snel duidelijk worden.
Uren accorderen
Hoeft u alleen uren te accorderen? Raadpleeg dan pagina 4 voor een uitleg.
Uren invullen
Indien u een urenbriefje dient in te vullen, dan ziet u dit aan de grote button met de tekst:
‘Urenbriefjes invullen’.
Als u op de button klikt, wordt u gevraagd om één of meerdere werknemers op te geven en
vervolgens een week te selecteren waarvoor u uren wilt registreren.
Online uren invoer en controle geregistreerde uren
In het wekenoverzicht staan de weken van het jaar vermeld. Als de muis over een specifieke
week wordt bewogen, worden ook de bijbehorende begin- en einddatum van deze week
getoond. Wanneer de week grijs wordt weergegeven, dan is deze week nog niet invulbaar. De
kleuren van de week geven in een later stadium aan wat de status is van deze specifieke
week (zie hiervoor de legenda die op deze pagina wordt weergegeven.
Online uren invoer en controle geregistreerde uren
Het urenbriefje uitgelegd
Wanneer de week is geselecteerd, kan het urenbriefje worden ingevuld.
1. Dit is de urenregel met ingevulde (normale) uren voor de dagen van de week./ Het type
uren en de omschrijving hiervan zijn in overleg bepaald.
2. De gehele urenregel kan worden gewist door op de button ‘wissen’ te klikken.
3. Andere uur soorten waarop kan worden geboekt, kunnen worden aangegeven door op
‘toevoegen’ te klikken. De lijst van de urensoorten die mogelijk zijn, zijn afhankelijk van
de afspraken die zijn gemaakt.
4. Onkostenvergoedingen kunnen worden opgegeven m.b.v. het onkostenformulier. In
het tweede keuzevak, kunt u aangeven op welke dag de onkosten betrekking hebben,
maar dit hoeft niet. U kunt ook het totaal van de hele week invullen in het laatste invul
venster. Onkosten die automatisch kunnen worden berekend (bijvoorbeeld per dag, of
per gewerkt uur), worden hier niet weergegeven.
5. Voordat het urenbriefje ter ondertekening wordt aangeboden, kunnen opmerkingen
worden toegevoegd, door op deze button te klikken;
6. Wanneer alle uren en onkosten van de week zijn ingevuld, kan het urenbriefje ter
ondertekening worden aangeboden. Klik hiervoor op de button ‘Aanbieden’.
Wanneer het urenbriefje ter ondertekening is aangeboden, kunnen de uren niet meer worden
aangepast. Mocht later toch blijken dat het urenbriefje foutief was, dan verzoeken wij u om
telefonisch contact met ons op te nemen via telefoonnummer: 0314-374940.
De uren worden per week verwerkt. Voor een goede loonverwerking is het belangrijk dat de
uren wekelijks voor dinsdag worden ingevuld en/of geaccordeerd.
Online uren invoer en controle geregistreerde uren
Uren accorderen
Ontvangt u een e-mail met de melding dat er een urenbriefje is ingevuld en aangeboden?
Dan kunt u via de meegestuurde link inloggen, om vervolgens het aangeboden urenbriefje
te bekijken, te controleren en te accorderen.
Afhankelijk van de gemaakte afspraken, kunt u hier het urenbriefje accorderen, afkeuren of
aanpassen. Door op het duimpje te klikken, opent u het urenbriefje en zijn er verschillende
opties mogelijk.
Accorderen:
Het gehele briefje is akkoord. Wanneer het urenbriefje ter ondertekening is aangeboden,
kunnen de uren niet meer worden aangepast. Mocht later toch blijken dat het urenbriefje
foutief was, dan verzoeken wij u om telefonisch contact met ons op te nemen via
telefoonnummer: 0314-374940.
De uren worden per week verwerkt. Voor een goede loonverwerking is het belangrijk dat de
uren wekelijks voor dinsdag worden ingevuld en/of geaccordeerd.
Online uren invoer en controle geregistreerde uren
Afkeuren:
U dient hierbij eerst een reden op te geven in het vak opmerkingen. Zonder reden kan een
urenbriefje niet worden afgekeurd. Uw medewerker kan dan zijn/haar urenbriefje
aanpassen.
Aanpassen:
Deze optie is alleen beschikbaar als dit is overeengekomen.
Online uren invoer en controle geregistreerde uren
Documenten
Met behulp van ons registratiesysteem kunnen naast uren, ook documenten worden verwerkt.
Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een contract aan te bieden. De maximum grootte van een
document bedraagt 2MB.
Een digitale handtekening plaatsen
Het is mogelijk om een digitale handtekening onder een document te plaatsen. Het is dan niet
meer noodzakelijk om het document uit te printen en per post te versturen, of in te scannen.
Wanneer voor een bepaald document een handtekening van u is vereist, kunnen wij u om een
digitale handtekening vragen.
Voor het plaatsen van een digitale handtekening, wordt er per e-mail een link naar u verstuurd.
Mogelijk wordt er ook een SMS met een verificatiecode verzonden naar uw mobiele telefoon.
Wanneer u op de link inde e-mail klinkt, wordt u verzocht in te loggen. Na het inloggen
verschijnt het scherm waarmee de 4-letterige verificatiecode kan worden ingevuld. Ook kan
het document zelf nog worden getoond (of geprint).
Online uren invoer en controle geregistreerde uren
1.
2.
3.
4.
5.
Klik op deze link om het document te kunnen bekijken en/of printen.
Vul hier de 4-letterige verificatie in die u per mail/sms heeft ontvangen.
Plaats hier eventuele op- en/of aanmerkingen.
Selecteer het vinkje bij ‘Ik heb het document gelezen’.
Plaatst de handtekening door op ‘Akkoord’ te klikken
Na het ondertekenen of weigeren van de handtekening, is het document zichtbaar in het
documentenoverzicht.
Online uren invoer en controle geregistreerde uren

Download Report