Handleiding - Blog - WESTHOEK verbeeldt

Handleiding
Beelden opsporen, bewaren, beschrijven en ontsluiten
1
Inhoud
1. Inleiding
4
1.1. Voor wie is deze handleiding?
1.2. Wat is 'WESTHOEK verbeeldt'?
1.3. 'WESTHOEK verbeeldt' online
1.4. Contactinformatie
4
5
7
8
2. Beelden opsporen
9
Stap voor stap
2.1. Stap 1: Mensen aanspreken en het project toelichten
9
10
2.1.1. Wie kan je aanspreken?
2.1.2. Wat leg je zeker uit?
2.1.3. Enkele tips om mensen enthousiast te maken
10
10
10
2.2. Stap 2: Selectie van beelden
11
2.2.1. Bekijken van beelden
2.2.2. Inhoudelijke selectiecriteria
2.2.3. Uitlenen van beeldmateriaal
11
12
13
2.3. Stap 3: Verhalen achter de beelden schriftelijk optekenen
3. Beelden bewaren
14
16
Stap voor stap
3.1. Stap 1: Beelden scannen
16
17
3.1.1. Een map aanmaken
3.1.2. Het beeld scannen
17
17
3.2. Stap 2: Beelden opslaan op je eigen computer
19
3.2.1. Inventarisnummer
3.2.2. Waar sla ik de beelden op?
3.2.3. Het bestandsformaat kiezen: TIFF of JPEG?
19
19
19
3.3. Stap 3: Beelden roteren en knippen
20
3.3.1. Roteren of draaien
3.3.2. Knippen
3.3.3. Het bewerkte beeld opslaan
20
21
21
3.4. Stap 4: Een goede bewaring
3.5. Stap 5: Beelden in de databank opslaan
21
22
3.5.1. Inloggen
3.5.2. Startscherm Memorix Maior
3.5.3. Collectiebeheer
22
22
23
3.5.3.1. Algemeen
3.5.3.2. De weergave van de collectie
23
24
3.5.3.2.1. Filter opties
24
3.5.3.2.2. Zoeken binnen dezelfde set
25
3.5.3.2.3. Een tweede, derde, ... set openen
26
3.5.3.2.4. Weergave van de kolommen
27
3.5.3.2.5. Weergave van de foto
29
1
3.5.4. Beelden in de databank Memorix Maior opslaan
3.5.4.1. Een nieuw record openen
3.5.4.2. Beeldzijde (Media): het beeld opladen in Memorix Maior
3.5.4.3. Beschrijvingszijde (Formulier): het beeld beschrijven in Memorix Maior
31
31
31
33
3.5.4.3.1. Beschrijvingszijde: algemeen
33
3.5.4.3.2. Beschrijvingszijde: invulopties
34
3.5.4.3.3. Minimale registratie: formulier 'Nieuw'
35
3.5.4.3.3.1. Fotonummer
36
3.5.4.3.3.2. Auteursrechten
36
3.5.4.3.3.3. Toon op web
36
3.5.4.3.3.4. Bewaarplaats
37
3.5.4.3.3.5. Fonds/eigenaar
37
Een fonds/eigenaar toevoegen
40
Een fonds/eigenaar verwijderen
41
Inhoud van het veld aanpassen
42
Volgorde van fonds/eigenaar aanpassen
42
Gegevens van een fonds/eigenaar aanpassen via Collectiebeheer
43
3.5.4.3.3.6. Inventarisnummer
44
3.5.4.3.3.7. Opslaan
45
4. Beelden bewaren en ontsluiten
46
Stap voor stap
4.1. Stap 1: Beelden terugvinden in de databank
4.1.1. Eerste manier: Zoeken algemeen
4.1.2. Tweede manier: Filter opties
4.1.3. Beschrijvingszijde: Formulier 'Volledig'
46
47
47
47
48
4.2. Stap 2: Beschrijven van de beelden - Algemene regels
4.3. Stap 3: Beschrijven van de beelden - Veld per veld
4.3.1. Object
4.3.2. Formaat (basis x hoogte)
4.3.3. Kleur
4.3.4. Staat van het origineel
4.3.5. Reproductie
4.3.6. Bijschrift
4.3.7. Auteur
4.3.8. Uitgever
4.3.9. Drukker
4.3.10. Land of regio
4.3.11. Gemeente (en deelgemeente)
4.3.12. Wijk / gehucht
4.3.13. Straatnaam
4.3.14. Periode
4.3.15. Datering
4.3.16. Hoofd- en subtrefwoord
4.3.17. Personalia
4.3.18. Kop
4.3.19. Beschrijving
4.3.20. Informatiebron
4.3.21. Getuige
49
50
50
50
50
51
51
51
52
52
52
53
53
54
54
55
55
56
57
58
59
61
62
2
4.3.22. Opmerkingen
4.3.23. Historische krantenartikels
62
62
4.4. Stap 4: Een beeld koppelen in de erfgoedbank
4.4.1. Een beeld aan een opgeladen beeld koppelen
4.4.2. Aparte records aan elkaar linken
4.4.3. Een (gekoppeld) beeld verwijderen
4.5. Stap 5: Afmelden
64
64
65
66
67
5. Bijlagen
68
5.1. Afsprakennota
5.2. Uitleenformulier
5.3. Registratieﬁche
5.4. Selectiecriteria
5.5. Memorix Maior ﬁche: samenvatting
5.6. Bibliograﬁsche referenties
5.7. Leidraad voor communicatie
5.8. Zoeken op de erfgoedbank www.westhoekverbeeldt.be
5.9. Technische vaardigheden
3
1. Inleiding
1.1. Voor wie is deze handleiding?
Deze handleiding is voor jou. Je hebt interesse in je eigen en lokale geschiedenis en je wil meehelpen aan ‘WESTHOEK
verbeeldt’. Wij doen een beroep op een groot aantal vrijwillige medewerkers die het project in hun dorp of stad uit
de grond stampen. Deze vrijwilligers werken niet alleen, maar in groep: ze nemen samen beslissingen over het project
in hun gemeente. Aangezien we met een groot aantal mensen samenwerken is het cruciaal om goede afspraken te
maken. Als vrijwilliger vragen we jou om een afsprakennota te ondertekenen. Hierin worden enkele zaken duidelijk
afgesproken over de praktische werking zoals de taken en rechten van de vrijwilliger, het gebruik van scanners en de
verzekering. Dit alles conform de vrijwilligerswetgeving. Deze afsprakennota vind je als bijlage terug (zie bijlage 1).
Deze handleiding is hét instrument om met zijn allen op dezelfde manier te werk te gaan. Zo is het heel belangrijk dat
iedereen eenzelfde manier gebruikt om gegevens te noteren. Deze handleiding bestaat, net zoals de werking van het
project, uit drie delen: opsporen, bewaren en ontsluiten. Als vrijwilliger kan je zelf kiezen wat je doet en natuurlijk
ook wanneer. Als je thuis zelf een internetverbinding hebt, kan je bijvoorbeeld elk moment van de dag beelden in de
erfgoedbank plaatsen. Bij elk onderdeel wordt stap voor stap uitgelegd hoe je te werk kan gaan. Wat hier wordt voorgesteld is natuurlijk het meest ideale scenario. Vaak lopen enkele van deze stappen door elkaar. Je kan dus creatief
met deze handleiding omspringen, hoewel de algemene regels altijd van toepassing blijven.
Deze handleiding is ook nooit af! Jullie inbreng is cruciaal en geleidelijk aan zullen we deze handleiding verder aanvullen. Heb je een tip hoe het beter kan, laat dan iets weten aan je regionale of lokale coördinator. Binnen elke gemeente
is er een lokale ‘verbeeldt’-coördinator. Hij of zij staat in voor onder meer het organiseren van overleg, logistieke en
ﬁnanciële ondersteuning, coördinatie van de vrijwilligersgroep, bevorderen van de groepsdynamiek, ...
Meestal is dit iemand van de dienst cultuur of het archief. In hoofdstuk 1.4 vind je de contactgegevens voor de verschillende gemeentes. Draag dus jouw steentje bij aan ‘WESTHOEK verbeeldt’. Help ons mee de erfgoedbank te vullen!
Alvast bedankt!
TIP
Meer info over de vrijwilligerswetgeving vind je op: www.vrijwilligerswetgeving.be
4
Handleiding Memorix Maior • Inleiding
1.2. Wat is ‘WESTHOEK verbeeldt’?
‘WESTHOEK verbeeldt’ is een regionale erfgoedbank met bedreigd particulier beeldmateriaal over en in de Westhoek,
dat samen met vrijwilligers wordt opgespoord, bewaard en ontsloten.
• erfgoedbank
De erfgoedbank is een moderne, digitale versie van de aloude ﬁchebak. Het is een centrale databank waarin de digitale versies van historisch beeldmateriaal op een geordende manier opgeslagen worden. Behalve gedigitaliseerde
foto’s, prentbriefkaarten, dia’s, ... bewaart de erfgoedbank ook betekenisvolle informatie over die beelden. Zowel
de beelden als de beschrijvingen zijn toegankelijk via de publieke website.
• bedreigd
We zijn hoofdzakelijk op zoek naar beeldmateriaal dat op korte of middellange termijn dreigt verloren te gaan. De
oorzaken van hun verdwijning kunnen zeer divers zijn: slechte bewaaromstandigheden (vocht, licht, ...), brand,
de opruiming van een zolder, het overlijden of de verhuis van de eigenaar, de verkoop van een verzameling, of bij
verenigingen de vervanging van de secretaris of het stopzetten van de activiteiten.
• particulier
Erfgoed dat zich in openbare instellingen bevindt, is minder acuut bedreigd. Daarom focussen we op het veel
kwetsbaardere beeldmateriaal dat in het bezit is van particulieren (verzamelaars en families) of dat eigendom is
van privéverenigingen.
• beeldmateriaal
Elke geﬁlmde, fotograﬁsche of getekende afbeelding die ons een blik op het verleden toont, is interessant. We zijn
niet enkel op zoek naar foto’s, maar ook naar prentbriefkaarten, dia’s, aﬃches, porseleinkaarten, vlaggen, spotprenten, menu’s, enzovoort.
• Westhoek
Met de Westhoek bedoelen we de zestien betrokken gemeenten en hun dorpen: Alveringem, De Panne, Diksmuide,
Heuvelland, Houthulst, Ieper, Koksijde, Kortemark, Langemark-Poelkapelle, Lo-Reninge, Mesen, Nieuwpoort,
Poperinge, Veurne, Vleteren en Zonnebeke met inbegrip van hun dorpen: Abele, Avekapelle, Beveren, Beerst,
Beselare, Bikschote, Boezinge, Booitshoeke, Brielen, Bulskamp, De Moeren, De Klijte, Dikkebus, Dranouter,
Eggewaartskapelle, Elverdinge, Esen, Geluveld, Gijverinkhove, Handzame, Haringe, Hollebeke, Hoogstade,
Houtem, Izenberge, Jonkershove, Kaaskerke, Keiem, Kemmel, Klerken, Krombeke, Lampernisse, Langemark, Leisele,
Leke, Loker, Lo-Pollinkhove, Madonna, Merkem, Nieuwkapelle, Nieuwkerke, Noordschote, Oeren, Oostkerke,
Oudekapelle, Oostduinkerke, Oostvleteren, Passendale, Pervijze, Poelkapelle, Proven, Ramskapelle, Reninge,
Reningelst, Roesbrugge, Sint-Jacobskapelle, Sint- Jan, Sint-Joris, Sint-Juliaan, Sint-Rijkers, Stavele, Steenkerke,
Stuivekenskerke, Vinkem, Vladslo, Vlamertinge, Voormezele, Watou, Werken, Westouter, Westvleteren, Wijtschate,
Woesten, Woumen, Wulpen, Wulveringem, Wulvergem, Zandvoorde, Zarren, Zillebeke, Zuidschote en Zoutenaaie.
5
Handleiding Memorix Maior • Inleiding
• vrijwilligers
Per dorp en per gemeente bouwen we een netwerk van erfgoedvrijwilligers uit. Eenieder die geïnteresseerd is in
de dorpsgeschiedenis van deze zestien gemeenten kan op vrijwillige basis, op eigen tempo en op verschillende
manieren meewerken aan ‘WESTHOEK verbeeldt’. We verdelen de taken in opsporen, bewaren en ontsluiten.
• opsporen
De vrijwilligers gaan in de dorpen actief op zoek naar waardevol beeldmateriaal. Ze spreken mensen aan, gaan bij
hen op bezoek, selecteren uit hun collectie relevante beelden en reconstrueren samen met de eigenaar de verhalen achter deze beelden.
• bewaren
De eigenaar blijft in het bezit van zijn originele beelden. Het geselecteerde materiaal wordt wel door vrijwilligers
gescand. De digitale kopie wordt eventueel beperkt bewerkt (draaien en uitknippen) en via het internet (Memorix
Maior) in de erfgoedbank geplaatst. Zo worden de beelden bewaard in een virtueel archief.
• ontsluiten
In eerste instantie gebeurt dit door aan elk beeld een gedetailleerde beschrijving toe te voegen. Deze beschrijving
bevat niet alleen gegevens over de foto, prentbriefkaart of de aﬃche (hoe groot, wie is de eigenaar, wie was de
fotograaf, ...) maar ook over de inhoud (wat en wie zien we, wanneer werd deze foto genomen, ...). Na controle
door een redacteur worden de beelden via de website www.westhoekverbeeldt.be voor iedereen vrij toegankelijk
gemaakt. De beelden worden in lage resolutie en beschermd met een watermerk online geplaatst. Bezoekers kunnen bladeren of zoeken doorheen de beelden. En zo groeit deze regionale schatkamer over de geschiedenis van de
dorpen, steden en inwoners van de Westhoek elke dag een beetje meer. Iedereen kan online meegenieten. Uiteraard behandelen we jouw adres en andere privégegevens vertrouwelijk. Die worden dan ook niet online getoond.
Ten slotte worden de beelden uit de erfgoedbank ook ontsloten via andere erfgoedinitiatieven in de regio. Zo proberen we per dorp regelmatig een toonmoment te organiseren waarbij een unieke selectie beeldmateriaal aan het
publiek wordt getoond. Nieuwe creatieve ideeën om ‘WESTHOEK verbeeldt’ in de gemeente zichtbaar te maken
zijn zeker welkom.
6
Handleiding Memorix Maior • Inleiding
1.3. ‘WESTHOEK verbeeldt’ online
• erfgoedbank
De erfgoedbank is op het internet te vinden via https://maior.memorix.nl. Het is de centrale databank waarin alle
beelden en gegevens worden opgeslagen, geordend en bewerkt. Dit gebeurt met behulp van aangepaste software,
namelijk Memorix Maior. De erfgoedbank die de ‘achterkant’ van het systeem vormt, is enkel toegankelijk voor
personen met een login en paswoord.
• website
De website is op het internet te vinden via http://www.westhoekverbeeldt.be. Via deze site die vrij toegankelijk
is, kan het publiek bladeren en zoeken in een selectie beelden uit de erfgoedbank. Het is letterlijk het gezicht (de
‘voorkant’) van het systeem.
• blog
Op de blog http://blog.westhoekverbeeldt.be vind je nieuwtjes en alle informatie over voorbije en toekomstige
activiteiten. Je kan er ook ﬁlmpjes bekijken die onze werking illustreren. Heel wat nuttige documenten maken deze
blog compleet. Per gemeente wordt afgesproken wie de blog voedt met berichtjes.
• sociale media
‘WESTHOEK verbeeldt’ is ook aanwezig op Facebook (facebook.com/westhoekverbeeldt) en twitter (@WHverbeeldt). Hier verschijnen regelmatig berichten in verband met de activiteiten, samenwerkingen en nieuwtjes van
de erfgoedbank en haar vrijwilligers.
7
Handleiding Memorix Maior • Inleiding
1.4. Contactinformatie
Erfgoedcel CO7
Sint-Jacobsstraat 1
8900 Ieper
057 23 93 12
[email protected]
Achthoek
Leopold II – Laan 2
8670 Koksijde
058 53 37 60
[email protected]
Cultuurdienst Kortemark
Torhoutstraat 9
8610 Kortemark
051 56 61 08
[email protected]
Heuvelland
[email protected]
Dienst Cultuur –
057 45 04 72
Alveringem
[email protected]
Dienst Toerisme en Cultuur –
058 28 88 82
Kortemark
[email protected]
Dienst Cultuur –
051 56 61 08
Ieper
[email protected]
Stadsarchief Ieper –
057 23 94 40
De Panne
[email protected]
Dienst Cultuur –
058 42 97 53
Langemark-Poelkapelle
langemark.poelkapelleverbeeldt
@gmail.com
Dienst Vrije Tijd –
057 49 09 45
Diksmuide
[email protected]
Stadsarchief Diksmuide –
051 79 30 40
Mesen
[email protected]
Dienst Cultuur –
057 44 50 41
Houthulst
[email protected]
Dienst Archief –
051 46 07 31
Poperinge
[email protected]
Stadsarchief Poperinge –
057 33 56 25
Koksijde
[email protected]
Dienst Archief –
058 53 34 30
Vleteren
[email protected]
Dienst Cultuur –
051 48 00 61
Lo-Reninge
[email protected]
Dienst Cultuur –
058 28 80 20
Zonnebeke
[email protected]
Dienst Cultuur –
051 48 00 60
Nieuwpoort
[email protected]
Dienst Cultuur –
058 79 50 05
Veurne
[email protected]
Dienst Cultuur & Erfgoed –
058 33 55 35
8
Handleiding Memorix Maior • Inleiding
2. Beelden opsporen
Stap voor stap
Stap 1: mensen aanspreken en het project toelichten
Je spreekt mensen aan die interessant beeldmateriaal zouden kunnen hebben en je legt hen uit wat de bedoeling is
van het project. Je maakt een afspraak om de beelden te bekijken.
Stap 2: selectie van beelden
Bij het bekijken van de beelden selecteer je die beelden die voor ‘WESTHOEK verbeeldt’ interessant kunnen zijn. Je
doet dit aan de hand van de selectiecriteria. Je vraagt aan de eigenaar om de beelden een korte tijd uit te lenen om
ze in te scannen. Het uitleenformulier met een overeenkomst tot gebruik van het beeldmateriaal wordt ondertekend.
Stap 3: verhalen achter de beelden schriftelijk optekenen
Bij elk geselecteerd beeld wordt een registratieﬁche opgesteld waarop enkele bijkomende gegevens schriftelijk
worden genoteerd. Dit is de basis bij het latere beschrijven van de beelden op de erfgoedbank en een hulpmiddel
voor het bewaren van de verhalen achter de beelden.
Wat heb je nodig?
• Selectiecriteria (zie bijlage 4)
• Uitleenformulier (zie bijlage 2)
• Registratieﬁche (zie bijlage 3)
• Bedankingskaartjes
• Folder 'WESTHOEK verbeeldt'
TIP
Wat je precies kan vertellen, vind je terug in de inleiding van deze handleiding.
Op de website blog.westhoekverbeeldt.be vind je nog meer bij projectinfo en historiek.
Heb je nog een vraagje, mail of bel je lokale coördinator.
9
Handleiding Memorix Maior • Beelden opsporen
2.1. Stap 1: Mensen aanspreken en het project toelichten
2.1.1. Wie kan je aanspreken?
•
•
•
•
•
•
Iedereen met interesse voor het verleden
Mensen die reeds lange tijd in het dorp of de stad wonen
Mensen met een bedreigde collectie beeldmateriaal
Mensen die lid zijn/waren van een vereniging, bv. secretaris van de turnkring
Verzamelaars
Speciﬁeke personen in het teken van een thematische actie (vb. wielrenner bij tentoonstelling over wielrennen,
leerkrachten voor een publicatie over de geschiedenis van het onderwijs in de streek, …)
2.1.2. Wat leg je zeker uit?
•
•
•
•
•
Doelstellingen ‘WESTHOEK verbeeldt’
Projecten: toonmomenten in eigen dorp/gemeente
Wie is Erfgoedcel CO7 / Achthoek / ‘KORTEMARK verbeeldt’?
Rol van de gemeente in het geheel
De bedoeling van het uitleenformulier met nadruk op de overeenkomst tot gebruik van het beeldmateriaal +
uitleenformulier dat bij afgifte en teruggave wordt ondertekend
2.1.3. Enkele tips om mensen enthousiast te maken:
•
•
•
•
Vertel waarom jij zelf meewerkt aan het project
Toon de website
Benadruk dat de beelden worden gescand en daarna teruggegeven
Leg uit waarom alledaagse beelden en de herinneringen van hem/haar interessant kunnen zijn bv. (klein)kinderen weten nu niet meer hoe het dorp er vroeger uitzag, welke verenigingen er waren, ...
• Geef hen de folder van het project mee. Daarin leggen we uit hoe we te werk gaan.
TIP
Tracht een afspraak te maken bij de eigenaar thuis om zijn/haar oud beeldmateriaal te bekijken.
10
Handleiding Memorix Maior • Beelden opsporen
2.2. Stap 2: Selectie van beelden
2.2.1. Bekijken van beelden
Zorg ervoor dat je voldoende tijd neemt om op bezoek te gaan bij de eigenaar. Hij zal waarschijnlijk niet alleen zijn
oud beeldmateriaal tonen, maar ook zijn herinneringen bij die beelden vertellen. Tracht alle oude foto’s te zien, vaak
denkt de eigenaar dat alledaagse beelden niet interessant zijn. Hij of zij maakt als het ware een eerste selectie. Voor
de erfgoedbank zijn we in eerste instantie op zoek naar bedreigd particulier beeldmateriaal in en over de Westhoek.
Het beeldmateriaal moet daarenboven een zekere publieke waarde hebben, het is niet de bedoeling om er een familiealbum van te maken.
Hiernaast hebben we enkele criteria opgesteld, die kunnen helpen bij het selecteren. Het is een lijst die onvolledig is
en continu in evolutie. Dit is enkel een hulpmiddel, een leidraad. Je doorloopt 3 stappen bij de selectie: bij de 1° stap
bepaal je of het beeld een publieke waarde heeft. Bij stap 2 volg je de vragenwijzer per materiaalsoort en tenslotte
ga je bij stap 3 na of het beeld tot een reeks behoort of privacygevoelig is. Een beeld kan bijvoorbeeld wel in de erfgoedbank staan en niet op de publieke website te zien zijn. Bij twijfel scan je het beeld steeds in, daarna kan er beslist
worden wat ermee gedaan wordt.
• beeldmateriaal
Foto’s, prentbriefkaarten, aﬃches, dia’s, ... worden gescand en in de erfgoedbank geplaatst. Ze komen online volgens de selectiecriteria. Beelden tot een A3-formaat kunnen zonder problemen gescand worden, andere kunnen in
stukken gescand worden en daarna geplakt worden in een fotobewerkingsprogramma. Schilderijen, kaarten, ... in
kaders kunnen eventueel later professioneel gefotografeerd worden. Vul voorlopig een registratieﬁche in en neem
eventueel zelf al een foto.
• papieren documenten
Facturen, aktes, identiteitskaarten, ... worden gescand en in de erfgoedbank geplaatst. Ze kunnen op de website als
er een link is met een ander beeld op de website.
• varia
Vaak kom je nog andere zaken op het spoor, zoals een postzegelcollectie, een verzameling devotionalia, maquettes,
sculpturen, … Noteer alle nuttige informatie en neem contact op met je lokale coördinator of met Erfgoedcel CO7.
TIP
Neem enkele voorbeelden (kopieën) mee van de verschillende soorten beelden die we zoeken: foto’s, afﬁches, prentbriefkaarten, ... van straten, pleinen, evenementen, het dorpsgebeuren, ... Je hoeft hiervoor
zelf geen kosten te maken. Je lokale coördinator helpt je verder.
Spreek af met je lokale coördinator voor de A3-scanners. In enkele lokale instellingen is ook een A2-scanner
aanwezig. Vraag aan je lokale coördinator of en hoe die gebruikt kan worden.
11
Handleiding Memorix Maior • Beelden opsporen
2.2.2. Inhoudelijke selectiecriteria
Hou er rekening mee dat het beeldmateriaal de geschiedenis van de Westhoek zichtbaar maakt. Niet alleen grote
gekende verhalen zoals de Eerste Wereldoorlog komen aan bod, ook het alledaagse is belangrijk: de lokale schuttersgilde, de inhuldiging van een burgemeester of een dorpsgezicht van vóór 1914.
• hoe ouder, hoe beter!
De leeftijd van de beelden speelt een belangrijke rol bij de selectie van de beelden. De oudste zijn de meest
bedreigde en naar deze beelden zijn we dus in eerste instantie op zoek. We leggen de tijdsgrens vast op meer dan
25 jaar geleden, omdat er in de laatste 25 jaar steeds meer foto’s werden genomen en het inventariseren hiervan
andere criteria vereist. Op deze regel kunnen enkele uitzonderingen gemaakt worden: bij reeksen die de toestand
voor en na documenteren en foto’s van verdwenen gebouwen en infrastructuur, ... telt de leeftijd niet mee. Er kan
eventueel wel beslist worden om de beelden (nog) niet op de website te plaatsen. bv. douane, klasfoto’s, dorpskernen die vernieuwd werden, ...
• publieke waarde
De beelden op de erfgoedbank moeten een zekere publieke waarde hebben. Dit betekent dat ze niet enkel van
belang zijn voor de eigenaars of hun familie en nabestaanden, maar ook voor inwoners uit het dorp of andere
mensen met interesse voor het verleden. Familiefoto’s worden dus in principe niet opgenomen. Op deze regel kunnen enkele uitzonderingen gemaakt worden wanneer er om andere redenen kan gesproken worden over publieke
waarde. Bijvoorbeeld:
• illustratie van een veranderd tijdsbeeld of wijziging ten opzichte van de huidige situatie
• kledij, interieur, attributen, omgeving, ...
• belang van persoon/gebeurtenis/gebouw: heemkundig/lokaal/nationaal/ ...
• belangrijke of interessante anekdote of verhaal: heemkundig/lokaal/nationaal/ ...
• verdwenen gebruik of evenement
• Westhoek
Enkel beelden met een link naar de dorpen en steden van de Westhoek komen in de erfgoedbank en op de website. Beelden van de aangrenzende gemeenten en zeer waardevolle beelden uit andere gemeenten worden waar
mogelijk doorgestuurd naar andere gelijkaardige initiatieven: bv. Erfgoedbank Kortrijk, Erfgoedbank Midwest, ...
• respect voor de privacy
Sommige beelden kunnen niet op de erfgoedbank of website geplaatst worden uit respect voor de geportretteerden. Bidprentjes kunnen op de erfgoedbank, maar ze worden enkel online getoond op de website als de persoon vóór 1945 overleden is of als het een publieke ﬁguur (bv. burgemeester, priester, ...) betreft.
• speciale aandacht voor ...
... groepen
Een belangrijk element van het leven van alledag in de dorpen en steden was het bloeiende verenigingsleven. We
gaan dus actief op zoek naar het oud beeldmateriaal van lokale privéverenigingen. Klasfoto’s zijn ook heel interessant omdat ze een mooi tijdsbeeld en een evolutie weergeven.
12
Handleiding Memorix Maior • Beelden opsporen
... evenementen
Het alledaagse leven in de Westhoek werd vaak volledig omgegooid voor lokale feesten, processies, huldigingen,
stoeten of de lokale kermis. Iedereen nam hieraan deel en de oude beelden hiervan roepen mooie herinneringen
op, bijvoorbeeld de Kattenstoet, inhuldigingen burgemeesters en priesters, missiefeesten, carnaval, bevrijdingsfeesten na de Tweede Wereldoorlog, ...
... gebouwen/infrastructuur
Er is ook speciaal aandacht voor het waardevol (niet-)beschermd bouwpatrimonium en verdwenen gebouwen,
monumenten of infrastructuur (bv. trambeddingen, stations, ...).
... evolutieschetsen
Niet alleen evoluties in de tijd (bv. vóór de Eerste Wereldoorlog), maar ook een verschillend gezichtspunt of seizoen
kunnen een ander sfeer of tijdsbeeld scheppen van de landschappen en dorps– of stadsgezichten.
... thema’s eigen aan de regio
De landbouw, oorlogen: het zijn maar enkele van de thema’s die leven bij de inwoners van de Westhoek. We schenken hier dus ook de nodige aandacht aan.
2.2.3. Uitlenen van beeldmateriaal
Nadat je de beelden geselecteerd hebt die waardevol kunnen zijn voor de erfgoedbank, vul je het uitleenformulier
(= overeenkomst tot gebruik van beeldmateriaal) in.
Dit formulier dient voor twee zaken:
• toestemming gebruik van de beelden:
Er wordt toestemming gevraagd aan de eigenaar dat het beeldmateriaal gedigitaliseerd en beschreven mag
worden om in de erfgoedbank en op de website www.westhoekverbeeldt.be te plaatsen, alsook dat het digitale
beeld gebruikt mag worden voor privégebruik en niet-commercieel gebruik. Voor ieder commercieel gebruik wordt
opnieuw toestemming gevraagd. De bezoeker op de website kan het beeld enkel bekijken in lage resolutie, beschermd met een watermerk.
• bewijs van afgifte/teruggave:
Je noteert welk materiaal je ontleent en het aantal. Je spreekt een datum van teruggave af. Bij het ontlenen en bij
het teruggeven controleer je goed of je alles meegenomen/teruggegeven hebt.
Jij en de eigenaar ondertekenen dit document 2 maal, zowel bij het ontlenen als bij het teruggeven. Elk houdt zo
een exemplaar bij zich. Zo is er achteraf geen discussie mogelijk.
Na teruggave van het beeldmateriaal, bezorg je het ingevulde uitleenformulier met de twee handtekeningen aan
de lokale coördinator.
TIP
Draag zorg voor het materiaal! Hou er rekening mee dat het beeldmateriaal uniek is en een grote emotionele waarde kan hebben!
13
Handleiding Memorix Maior • Beelden opsporen
2.3. Stap 3: Verhalen achter de beelden schriftelijk optekenen
TIP
Neem een vergrootglas mee of maak een uitvergroting van bepaalde relevante details, zo kan je nog meer
informatie te weten komen.
Elk beeld is een momentopname en toont een stukje van de geschiedenis van het dorp, de stad of de inwoners. De
herinneringen en kennis van de mensen die het nog meegemaakt hebben, zijn enorm interessant voor het reconstrueren van het verhaal achter een bepaald beeld. De eigenaars van het beeldmateriaal kunnen je meestal al heel wat
vertellen, maar je kan ook meer informatie te weten komen via andere mensen die reeds lange tijd in het dorp of
de stad wonen of daar ooit gewoond hebben: de getuigen. Ken je iemand die je veel zou kunnen vertellen? Je kan
eventueel de registratieﬁche uit de bijlage (zie bijlage 3) gebruiken om de informatie op te tekenen. Deze ﬁche is een
hulpmiddel om voldoende informatie over elk beeld te weten te komen. Het is de basis om de beelden later in de erfgoedbank te beschrijven. Je noteert hierop enkele kenmerken van de foto (formaat, kleur, ...) en een korte beschrijving
in kernwoorden over de inhoud (wie, wat, waar, ...).
Probeer op volgende vragen een antwoord te zoeken:
• Wie: namen + eventuele functie of belang voor dorp
• Wat
• Waar: wees zo speciﬁek mogelijk: bv. wijk of gehucht, straat
• Wanneer: van ... tot ..., eenmalig, terugkerend, nu nog steeds of wanneer verdwenen?
• Hoe: hoe kwam de foto tot stand?
• Waarom: typisch voor de streek? heel speciaal/ongewoon?
Bij groepsfoto’s kan je vooraf nummertjes aanbrengen op de foto, zodat er geen twijfel mogelijk is omtrent welke
naam bij welke persoon hoort. De nummertjes kan je er digitaal op zetten via een fotobewerkingsprogramma ofwel
schrijf je ze op een kopie van de foto. Het nummeren doe je steeds van links naar rechts en van onder naar boven, dit
laatste omdat de eerste rijen meestal de meest volledige zijn. Een kleine tip: het zijn vaak de notabelen die op deze
eerste rij zitten.
Enkele tips voor een vlot gesprek met een getuige 1
• Stel de eigenaar bij het binnenkomen op zijn gemak. Maak een praatje over het interieur, de schilderijen of foto’s
aan de muur of over het weer.
• Noteer op voorhand enkele gegevens over de eigenaar of de getuige zoals zijn volledige naam (evt. roepnaam),
geboortedatum, geboorteplaats en huidig adres.
• Toon oprecht interesse voor het beeldmateriaal en de verhalen die je te horen krijgt. Luister aandachtig en geïnteresseerd.
• Geef stilte een kans! Laat de getuige de tijd om zijn gedachten te ordenen.
• Laat de getuige zoveel mogelijk aan het woord. Onderbreek de getuige als hij afwijkt van het onderwerp of help
hem op weg, maar kauw geen antwoorden voor, ook al denk je zelf het antwoord te weten. De getuige is de
expert, ook al weet je meer dan hij of zij.
• Het is niet erg als de getuigen iets niet meer helemaal zeker weten of zich bijvoorbeeld de naam van iemand niet
volledig herinneren. Noteer wel duidelijk waar er twijfel is en waar niet.
1
Deze tips zijn gedeeltelijk gebaseerd op interviewtips en het ethisch zakboekje van de interviewer in: B. DE WEVER e.a., Van horen zeggen: mondelinge
geschiedenis in de praktijk, Schaarbeek, Vlaams Centrum voor Volkscultuur, 2005, pp. 30-31 en pp. 45-46.
14
Handleiding Memorix Maior • Beelden opsporen
• Stel helder geformuleerde en korte open vragen zoals: Herken je iemand op deze foto? Wie woonde in dit huis?
Waar werd deze foto genomen? Dus geen ja/neen vragen: Was dit het marktplein vóór 1914? Werd deze stoet
georganiseerd bij de inhuldiging van burgemeester x?
• Pas je taalgebruik en spreeksnelheid aan. Vermijd moeilijke woorden.
• Tracht bij belangrijke informatie steeds te achterhalen wat de getuige als ooggetuige zag of wat hij van derden
vernam.
• Roddels of gevoelige informatie (laster) worden niet opgenomen.
• Behandel elke eigenaar en zijn beeldmateriaal met respect. Sommige eigenaars geven niet graag hun beeldmateriaal af. Leg goed uit wat de bedoeling is van de erfgoedbank en benadruk dat de digitale beelden beschermd
worden. Voor elk commercieel gebruik wordt er toestemming gevraagd aan de eigenaars.
• Loop na het gesprek niet onmiddellijk weg. Tijdens een losse babbel kan je vaak nog leuke anekdotes te weten
komen.
• Benadruk dat de beelden niet worden doorgegeven en dat ze de originelen zeker terugkrijgen.
15
Handleiding Memorix Maior • Beelden opsporen
3. Beelden bewaren
Stap voor stap
Stap 1: beelden scannen
Met behulp van een scanner maak je een digitale kopie van het beeld op je computer. Je zorgt voor een goede scankwaliteit door bepaalde regels te volgen.
Stap 2: beelden opslaan op je eigen computer
Je hanteert een bepaald systeem om je beelden te nummeren en op te slaan, elk beeld krijgt een inventarisnummer.
Je zorgt ervoor dat de kwaliteit van het gescande beeld zo hoog mogelijk blijft (TIFF-JPEG).
Stap 3: beelden roteren en knippen
De gescande beelden worden geroteerd en geknipt in een fotobewerkingsprogramma en opnieuw opgeslagen. Ze zijn
nu klaar om in de erfgoedbank geplaatst te worden.
Stap 4: een goede bewaring
We voorzien een extra beveiliging om de digitale beelden voor de toekomst te bewaren.
Stap 5: beelden in de erfgoedbank (Memorix Maior) plaatsen
De digitale kopieën worden via het internet op de erfgoedbank geplaatst (uploaden).
Tegelijkertijd wordt relevante informatie gekoppeld aan deze beelden.
Wat heb je nodig?
• Computer
• Scanner
• Fotobewerkingsprogramma
• Internetverbinding (enkel bij stap 5)
16
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
3.1. Stap 1: Beelden scannen
3.1.1. Een map aanmaken
Voor je het beeld scant, maak je best een map aan waar je de gescande afbeeldingen kan opslaan. Sla je bestanden
steeds op dezelfde plaats op, zodat je ze later gemakkelijk kan terugvinden.
• Je kan bijvoorbeeld een map ERFGOEDBANK aanmaken in de map MIJN AFBEELDINGEN.
• Open je verkenner (via startmenu - deze computer - mijn documenten).
• Klik op de map MIJN AFBEELDINGEN.
• Klik bovenaan in de balk op BESTAND, daarna op NIEUW en op MAP.
• Deze nieuwe map geef je de naam ERFGOEDBANK.
• Klik rechts op NIEUWE MAP en kies NAAM WIJZIGEN.
• Nu kan je deze map de naam ERFGOEDBANK geven.
• Heb je veel beelden van verschillende eigenaars? Maak dan per eigenaar een submap aan.
• Druk nadien op ENTER of klik naast de map.
• In deze map ERFGOEDBANK kan je een map maken voor de TIFF-bestanden
en een andere voor de JPEG-bestanden.
• Je klikt in deze map en kiest opnieuw BESTAND - NIEUW - MAP.
• Maak nu een nieuwe map TIFF.
• Maak op dezelfde manier een nieuwe map JPEG.
3.1.2. Het beeld scannen
Nadat je de scanner hebt aangelegd, raden we je aan om het beeld te scannen vanuit een fotobewerkingsprogramma. Zo heb je meer mogelijkheden om de kwaliteit van de digitale kopie optimaal te houden en het beeld daarna te
bewerken. Elke scanner en elk fotobewerkingsprogramma werkt op een eigen manier. Het is onmogelijk om in deze
leidraad elk programma te bespreken, we geven dus enkel richtlijnen mee en vermelden de veel voorkomende termen die voor bepaalde handelingen gebruikt worden. De vertaling in het Engels geven we je tussen haakjes ook mee.
• Open het fotobewerkingsprogramma.
• Leg het te scannen beeld op de glasplaat van de scanner. Zorg ervoor dat het beeld zo recht mogelijk ligt en laat
bij voorkeur één cm rand tussen het beeld en de rand van de glasplaat. Zo ben je 100% zeker dat je de volledige
foto, prentbriefkaart… scant.
• Sluit de scanner.
• Importeer de afbeelding die op de glasplaat ligt in je computer.
• Klik in het menu BESTAND (FILE) op IMPORTEREN (IMPORT).
• Kies jouw scanner uit het lijstje.
• Bij sommige programma’s kan je eerst een voorbeeldscan nemen.
• Je kiest voorbeeldscan.
17
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
• Je ziet nu wat er op je glasplaat ligt en met een selectiekader bepaal je wat je eﬀectief wil scannen. Vergroot het
kader zodat je niet enkel de foto/dia/prent, … scant, maar ook een kleine rand die niet tot het eigenlijke beeld
behoort. Later zullen we deze rand opnieuw verwijderen. Door je linkermuisknop ingedrukt te houden, kan je
een selectie afbakenen. Begin linksboven en trek het selectiekader open tot rechtsonder. Pas op het eind laat je
je muisknop los.
• Pas nu de scanopties aan.
Let erop dat het beeld in kleur wordt gescand. We scannen NOOIT in zwart/wit, zelfs niet als de originele foto
in zwart/wit is. Kleine kleurnuances maken deel uit van het beeld. De kwaliteit van je digitale kopie wordt voornamelijk bepaald door de resolutie waarin je scant. Je past die resolutie aan naargelang van de grootte van de te
scannen foto, aﬃche, …
Het beeld is …
… een diapositief of negatief : 1200 dpi
… kleiner dan een postkaart (15 x 9 cm): 600 dpi
… even groot als een postkaart: 400 dpi
… groter dan een postkaart: 300 dpi
• De minimumresolutie is 300 dpi. Bij twijfel neem je steeds het grootste getal, want hoe meer dpi (dots per
inch), hoe beter de kwaliteit. We gebruiken deze richtlijnen in verband met de resolutie omdat de beelden een
minimumgrootte moeten hebben om in de erfgoedbank geplaatst te kunnen worden. Deze minimumafmetingen
bedragen: 1024 x 1280 pixels.
• Sommige scanners geven je de optie om in verschillende bestandsformaten te scannen. Je hebt de keuze tussen
TIFF, JPEG, … Kies altijd voor TIFF. Zo krijg je de meest accurate kopie van je beeld. Die heb je nodig om het op
lange termijn te bewaren.
• Controleer of alle instellingen (resolutie, kleur) correct zijn en scan het beeld. Dit kan eventjes duren. Klik daarna
op aanvaarden/OK/…
• In je fotobewerkingsprogramma verschijnt er een nieuw kader met het gescande beeld. Je hebt een digitale
kopie gemaakt van het originele beeldmateriaal.
• Sla het gescande beeld op via BESTAND (FILE) - OPSLAAN ALS (SAVE AS). Kies dus altijd eerst voor het TIFF
bestandsformaat. Daarna kan je een nieuw beeld digitaliseren.
TIP
Soms kan er op de achterkant van een oude foto of prentbriefkaart heel wat nuttige informatie staan.
Vergeet dus niet dit ook te scannen. Het scannen van dia’s vereist een dubbele belichting. Vergeet dus niet
de instellingen aan te passen. Voor (glas)negatieven en dia’s kan je een speciale scanner uitlenen via je
regionale coördinator.
18
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
3.2. Stap 2: Beelden opslaan op je eigen computer
De gescande beelden worden eerst tijdelijk op je eigen computer opgeslagen voordat ze in de erfgoedbank geplaatst
worden.
3.2.1. Inventarisnummer
We raden je aan een bepaalde logica te gebruiken wanneer je de digitale bestanden een naam geeft. De naam die je
geeft is tevens het inventarisnummer van het beeld in de erfgoedbank. Als je nog geen eigen systeem hebt, raden we
volgende nummering aan. Het inventarisnummer bestaat dan uit twee delen:
• je initialen in minimum drie letters: eerste letter van je voornaam + twee eerste letters van je achternaam
bv. Pol Dewitte gebruikt PDE
• een volgnummer bestaande uit vijf cijfers: van 00001 tot 99999
Voorbeelden: PDE00009, LTH00345, NPR00072…
3.2.2. Waar sla ik de beelden op?
• De bestanden sla je altijd in dezelfde map op.
• Kies bij OPSLAAN IN via de map waar je het beeld wil bewaren.
Bijvoorbeeld MIJN DOCUMENTEN - MIJN AFBEELDINGEN - ERFGOEDBANK - TIFF.
3.2.3. Het bestandsformaat kiezen: TIFF of JPEG?
TIFF en JPEG zijn twee verschillende bestandsformaten. Het zijn twee manieren om je beelden op te slaan. TIFF garandeert je de beste kwaliteit, maar neemt veel ruimte in op je computer. Bij het opslaan als JPEG wordt het bestand
gecomprimeerd waardoor er informatie verloren gaat, de kwaliteit is lager maar het bestand neemt veel minder
ruimte in.
• Sla je beelden altijd eerst op in TIFF-formaat.
• Klik in het menu BESTAND (FILE) op OPSLAAN ALS (SAVE AS).
• Kies in de map MIJN AFBEELDINGEN de map ERFGOEDBANK en daarna de map TIFF.
• Als bestandsnaam vul je het inventarisnummer in.
• Als bestandsformaat kies je TIFF.
• Druk op OK wanneer het venster verschijnt met de melding dat het beeld niet wordt gecomprimeerd.
• Na het roteren en knippen moet je het bewerkte beeld ook als JPEG-kopie opslaan. We gebruiken deze kopieën
om de beelden in de erfgoedbank te plaatsen.
• Noteer vervolgens het inventarisnummer dat je aan het beeld gegeven hebt op de registratieﬁche!
TIP
Als je reeds een eigen manier van nummeren hebt, kan je dit blijven gebruiken. Zet er bij het plaatsen in de
erfgoedbank wel de drie letters van je initialen voor.
19
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
3.3. Stap 3: Beelden roteren en knippen
Een volgende belangrijke stap is het roteren en uitknippen van het beeld. Hierbij moet je heel precies te werk gaan.
Neem je tijd! Het resultaat is een beeld dat recht staat en mooi uitgesneden is langs de randen van het origineel.
Onderstaande stappen zijn gebaseerd op het fotobewerkingsprogramma Adobe Photoshop Elements 2.0. Werk je met
een ander programma? Vraag dan raad aan je lokale coördinator.
3.3.1. Roteren of draaien
In je fotobewerkingsprogramma kan je het beeld draaien tot het perfect recht staat. Je kan dit op twee manieren
doen:
• eerste manier
• Klik in het menu AFBEELDING (IMAGE) op ROTEREN (ROTATE).
• Draai het beeld eventueel 90° of 180° zodat het recht staat.
• Je kan het beeld nog verder draaien door bij AFBEELDING (IMAGE) - ROTEREN (ROTATE) in plaats van op 90° of
180° op INSTELBAAR (CUSTOM) te klikken: hier vul je een waarde tussen 0 en 89 in en kies je in welke richting je
wil roteren: RECHTS (RIGHT) of LINKS (LEFT).
Om te zien of het beeld perfect recht staat, kan je het raster aanzetten.
• Klik op WEERGAVE (VIEW) - RASTER (GRID).
• Via BEWERKEN (EDIT) - VOORKEUREN (PREFERENCES) - RASTER (GRID) kan je het raster nauwkeuriger instellen.
• tweede manier
Zorg dat het raster zichtbaar is. Selecteer de foto met het selectiekader.
• In de verticale werkbalk kies je het icoontje:
.
• Door je linkermuisknop ingedrukt te houden, kan je een selectie afbakenen. Begin linksboven en trek het selectiekader open tot rechtsonder. Pas op het eind laat je je muisknop los.
• Klik op AFBEELDING (IMAGE) - TRANSFORMATIE (TRANSFORM) - VRIJE TRANSFORMATIE (FREE TRANSFORM)
of de sneltoets CTRL + T.
• Klik met je muis even buiten het geselecteerde gebied op de hoek.
Er verschijnt nu een boog met aan elke kant een pijl. Nu kan je de foto zelf draaien.
• Hou je linkermuisknop ingedrukt en versleep het boogteken in de richting waarin je het beeld wil kantelen.
Staat het beeld mooi recht, druk dan op ENTER.
Nu hoef je enkel het beeld nog mooi uit te knippen.
TIP
Maak gebruik van een loep en zet je venster maximaal. Zo zie je het best wat je doet.
20
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
3.3.2. Knippen
Als het beeld perfect recht staat, kan je het mooi uitsnijden langs de randen.
• Bepaal met het selectiekader welk deel van het bestand je wil houden.
(afbeelding + randen behorend tot het origineel).
• Oude beelden hebben vaak een gekartelde rand. Dit hoort bij het beeld en wordt dus behouden. Selecteer een
minimale rand van 1 - 2 mm rondom de foto zodat alle kartels mooi weergegeven worden.
• Klik in het menu AFBEELDING (IMAGE) op UITSNIJDEN (CROP).
Het resultaat is een beeld dat recht staat en perfect langs de randen werd uitgesneden.
3.3.3. Het bewerkte beeld opslaan
Vergeet niet dit geroteerde en uitgeknipte beeld op te slaan!
• Klik in het menu BESTAND (FILE) op OPSLAAN (SAVE).
3.4. Stap 4: Een goede bewaring
Bezorg je lokale coördinator de TIFF-bestanden die jij inscande. Je kan dit via een usb-stick doen. Zo heeft elke gemeente een back-up op externe harde schijf van de gescande beelden. Dit is een extra beveiliging om de digitale
beelden voor de toekomst te bewaren.
Je kan de bestanden ook online naar je lokale coördinator verzenden. Omdat deze bestanden vaak te groot zijn voor
een e-mail, maken we gebruik van (gratis) programma’s die wel toelaten grotere bestandsformaten te gebruiken.
WeTransfer (www.wetransfer.com) is een gebruiksvriendelijk programma dat een link stuurt naar de geadresseerde.
Deze kan daar dan de bestanden downloaden. Neem contact op met je lokale coördinator voor meer info.
21
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
3.5. Stap 5: Beelden in de databank opslaan
3.5.1. Inloggen
• Log in op https://maior.memorix.nl.
• Vul je gegevens in.
Bij klantcode: heu
Voer je gebruikersnaam en paswoord in.
Je kan kiezen om ingelogd te blijven
voor een bepaalde periode.
Druk op OK.
TIP
Maak een snelkoppeling op je bureaublad die je rechtstreeks naar de website leidt.
• Ga met de muiscursor op je bureaublad staan en klik op de rechtermuisknop
• Kies ‘Nieuw’ -> ‘Snelkoppeling’
• Typ: https://maior.memorix.nl in het veld en klik op ‘Volgende’
• Geef de snelkoppeling een naam (bv Memorix Maior, ‘WESTHOEK verbeeldt’, erfgoedbank, …) en klik
op ‘Voltooien’. Er staat nu een snelkoppeling op je bureaublad waarmee je rechtstreeks naar de site kan
surfen.
3.5.2. Startscherm Memorix Maior
• Wanneer je voor de eerste keer inlogt op Memorix Maior staat alles in het Engels. Pas dit eenvoudig aan onderaan rechts in beeld.
22
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
3.5.3. Collectiebeheer
3.5.3.1. Algemeen
• Klik op Collectiebeheer om naar je collectie te gaan.
• Op dit scherm krijg je alle informatie over je collectie.
• Het scherm bestaat uit twee hoofddelen:
→ Binnen de collectie ‘WESTHOEK verbeeldt’ krijg je
toegang tot de collectie waar je actief in bent.
→ Alle beeldeigenaars werden apart geordend, op
die manier zijn deze controleerbaar.
→ Rechts in beeld
zie je de beelden
die in jouw collectie worden
bewaard.
23
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
3.5.3.2. De weergave van de collectie
In Memorix Maior kies je zelf hoe de collectie wordt weergegeven. Je kan kiezen welke foto’s worden weergegeven,
hoe de foto’s worden weergegeven. In de lijstweergave kies je ook welke kolommen er worden getoond.
3.5.3.2.1. Filter opties
Wanneer je geen ﬁlter plaatst krijg je alle beelden van de collectie te zien. Je kan het aantal beelden per pagina
manueel aanpassen. Plaats de cursor achter het getal en wis dit met de backspace. Typ dan het aantal beelden die je
per pagina wil zien en klik op ‘Enter’.
Je kan er ook voor kiezen om een selectie te maken in de beelden. Via ‘Filter opties’ kies je waarop geﬁlterd wordt
binnen de collectie.
• Open ‘Filter opties’ rechtsboven in het scherm.
• Er opent een zoekscherm:
• In het eerste veld kies je het veld waarop geﬁlterd wordt:
• In het tweede veld verﬁjn je de selectie:
• In het derde veld vul je de gezochte term in of kies je die uit de lijst:
24
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
Voorbeeld:
Het is handig om je eigen beelden uit de collectie te ﬁlteren.
Kies voor de zoekﬁlter: Inventarisnummer – Bevat – [initialen].
•
•
•
•
Kies in het dropdownmenu onder ‘Alle velden’ voor ‘inventarisnummer’.
Kies in het tweede veld voor ‘Bevat’.
Typ in het derde veld je initialen.
Klik op ‘Zoeken’ of druk op Enter op je toetsenbord.
Je krijgt nu een lijst met alle records waarin het inventarisnummer begint met je initialen.
3.5.3.2.2. Zoeken binnen dezelfde set
Je kan verschillende ﬁlters combineren met de optie en/of door een zoeklijn bij te voegen.
• Vul de eerste zoekregel in.
• Klik rechts van het derde veld op
.
• Een tweede zoekregel wordt geopend.
• Vul de tweede zoekregel in en klik op ‘Zoeken’.
25
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
Voorbeeld:
Je maakt een selectie van je eigen beelden die nog niet online staan. Hiervoor moet je twee zoekﬁlters combineren.
•
•
•
•
•
Maak een selectie van je eigen beelden met Inventarisnummer – Bevat – [initialen] (zie bovenstaand voorbeeld).
Klik op
om een tweede zoekﬁlter te openen.
Kies in het dropdownmenu onder ‘Alle velden’ voor ‘Webdisplay’.
Kies in het tweede veld voor ‘exacte waarde’.
Laat het leeg vakje naast het veld leeg en klik op ‘Zoeken’.
Je krijgt nu een lijst met alle records waarin het inventarisnummer begint met je initialen én die nog niet online staan.
Wil je de beelden zien die wel al online staan, klik dan het vakje naast het veld ‘exacte waarde’ aan.
3.5.3.2.3. Een tweede, derde, ... set openen
Deze zoekactie is eerder complex. Via ‘verkleinen’ of ‘verbreden’ worden de resultaten van de zoekactie in Set 1 uitgebreid of verﬁjnd. Voor een gewone zoekactie binnen Memorix Maior volstaat het met de eerste manier te werken.
We geven deze tweede manier mee voor de volledigheid.
• Vul de eerste zoekregel in.
• Klik hieronder op ‘Set toevoegen’.
• Kies of je binnen de oorspronkelijke zoekactie wil verﬁjnen (verkleinen) of dat je ook resultaten wil bekomen die
niet bij de oorspronkelijke zoekactie in de resultatenlijst voorkomen (verbreden).
• Vul de velden in en klik op ‘Zoeken’.
TIP
Een zoekactie blijft altijd in de velden staan, ook als je de computer afsluit en later weer opstart. Dit kan
handig zijn als je bij het opstarten altijd enkel jouw beelden wil zien staan. Heb je dit liever niet? Vergeet
dan niet op ‘reset’ te klikken. Je vindt deze knop onder de zoekactie.
26
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
3.5.3.2.4. Weergave van de kolommen
Wanneer je kiest voor een lijstweergave
wordt zowel de info bij de beelden als de info bij de collectie weergegeven in kolommen. Het aantal kolommen, de manier waarop deze geordend worden en de weergegeven info is
aanpasbaar naar je eigen wensen.
• Oplopend/aﬂopend
Je kan elke kolom afzonderlijk sorteren volgens oplopend/aﬂopend.
Oplopend: van klein naar groot, van a naar z, oﬄine - online
Aﬂopend: van groot naar klein, van z naar a, online - oﬄine
• Resultaatweergave conﬁguratie: keuze van de kolommen
Je kiest zelf welke kolommen worden weergegeven door middel van de knop ‘Resultaatweergave conﬁguratie’.
De aanpassing van deze kolommen gebeurt via deze knop:
. Er verschijnt een keuzemenu waarin alle beschrijvingsvelden van een ﬁche in staan. Maak je keuze en klik op opslaan. Je kiest dus welke informatie in de
kolommen van de collectie te zien is. Je instellingen worden automatisch bewaard en moeten dus niet telkens
opnieuw aangepast worden.
Resultaatweergave conﬁguratie
27
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
Lijst met velden die als kolom weergegeven kunnen worden:
Uuid (Universally Unique Identiﬁer)
Aanklikbaar bewerksymbool
Aangepast door
Persoon die laatste bewerking heeft doorgevoerd (zie afbeelding)
Aangepast op
Datum waarop laatste bewerking werd doorgevoerd
Media
Weergave van het beeld
Auteur
= veld ‘Auteur’ in formulier ‘volledig’
Auteursrechten
= veld ‘Auteursrechten’ in formulier ‘nieuw’
Beschrijving
= veld ‘Beschrijving’ in formulier ‘volledig’
Bewaarplaats
= veld ‘Bewaarplaats’ in formulier ‘volledig’
Bijschrift
= veld ‘Bijschrift ’ in formulier ‘volledig’
Datering
= veld ‘Datering’ in formulier ‘volledig’
Gemeente
= veld ‘Gemeente’ in formulier ‘volledig’
Drukker
= veld ‘Drukker’ in formulier ‘volledig’
Formaat (LxH)
= veld ‘Formaat (BxH) in formulier ‘volledig’
Historische krantenartikels
= veld ‘Historische krantenartikels’ in formulier ‘volledig’
Trefwoord
= veld ‘Trefwoord’ in formulier ‘volledig’
Informatiebron
= veld ‘Informatiebron’ in formulier ‘volledig’
Inventarisnummer
= veld ‘Inventarisnummer’ in formulier ‘volledig’
Kleur
= veld ‘Kleur’ in formulier ‘volledig’
Kop
= veld ‘Kop’ in formulier ‘volledig’
Land of regio
= veld ‘Land of regio’ in formulier ‘volledig’
Getuige
= veld ‘Getuige’ in formulier ‘volledig’
Object
= veld ‘Object’ in formulier ‘volledig’
Opmerkingen
= veld ‘Opmerkingen’ in formulier volledig’
Periode
= veld ‘Periode’ in formulier ‘volledig’
Personalia
= veld ‘Personalia’ in formulier ‘volledig’
Reproductie
= veld ‘Reproductie’ in formulier ‘volledig’
Staat van het origineel
= veld ‘Staat van het origineel’ in formulier ‘volledig’
Straatnamen
= veld ‘Straatnamen’ in formulier ‘volledig’
Uitgever
= veld ‘Uitgever’ in formulier ‘volledig’
Webwinkel
NIET VAN TOEPASSING OP ONZE WERKING
Wijk/Gehucht
= veld ‘Wijk/Gehucht’ in formulier ‘volledig’
Webdisplay
Geeft aan of het beeld al online staat of niet (zie afbeelding)
Fotonummer(s)
Toont het fotonummer (HEU-nr) dat automatisch gegenereerd wordt
(zie afbeelding)
28
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
Aangepast door:
Persoon die laatste bewerking heeft doorgevoerd
Webdisplay:
Staat het beeld al online?
 = beeld staat nog niet online
 = beeld staat online
3.5.3.2.5. Weergave van de foto
• Om een opgeladen foto te bekijken, klik je op het beeld. In lijstweergave kan je ook op het bewerksymbool klikken.
• Het opgeladen beeld kan op verschillende manieren bekeken worden.
Lijstweergave
Enkel wanneer je deze weergave
kiest, kan je ook kiezen welke
kolommen getoond worden.
Roosterweergave
Bij elk beeld wordt metadata
opgeslagen. Deze technische ﬁche
vind je terug onder het symbooltje
. Let erop dat je hier niets in
wijzigt.
Galerijweergave
29
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
Detailweergave
Het detail bekom je ook
door op de foto te klikken.
Met de knoppen onder
het beeld kan je de foto
bewerken, zonder dat dit
invloed heeft op het
opgeslagen resultaat
Om het beeld in detail te bekijken maak je gebruik van de knoppen
onder het beeld. Opgelet! Sommige functies worden niet ondersteund door Internet Explorer en Mozilla Firefox
Selecteer een stuk uit het beeld en sla dit op via ‘Bevestigen’
Zoom in/uit
Draai het beeld
Bekijk het beeld in fullscreen
Verberg het detailscherm in de rechterbovenhoek
Pas de kleurschakering aan
Zoom in/uit
TIP
De bewerkingen die je uitvoert op de beelden worden niet mee opgeslagen in het originele beeld.
30
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
3.5.4. Beelden in de databank Memorix Maior opslaan
3.5.4.1. Een nieuw record openen
Elk beeld wordt beschreven in een apart record. Je kan dit vergelijken met een klassieke ﬁchebak waarin elke bron
een eigen ﬁche heeft.
• Open een nieuw record door op volgend symbool te klikken:
.
• Het nieuw record wordt geopend. Dit record is opgesplitst in twee delen:
Hier wordt het beeld beschreven
aan de hand van verschillende
beschrijvingsvelden
= Beschrijvingszijde
Aan deze kant van het record
wordt het beeld opgeladen
vanop je schijf of usb-stick
= Beeldzijde
3.5.4.2. Beeldzijde (Media): het beeld opladen in Memorix Maior
• Om een beeld op te laden klik je op volgend symbool:
.
• Onderstaand scherm opent automatisch. Je kan nu in je eigen computer op zoek naar het beeld dat je in de
erfgoedbank wil plaatsen. Het is dus belangrijk de gescande afbeeldingen altijd in dezelfde map te plaatsen.
• Klik op Bladeren en kies het beeld dat je wil opladen. Dit beeld is herkenbaar aan het inventarisnummer.
Kies altijd het JPEG-formaat.
31
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
• Klik op Uploaden.
• Het beeld wordt opgeladen in de beeldzijde.
Je kan de indeling van je beeld zelf bepalen door
middel van de dubbele pijl. Ga met je muiscursor
over de scheidingslijn, wanneer de dubbele pijl
verschijnt hou je de linker muisknop ingedrukt en
versleep je de scheiding.
32
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
3.5.4.3. Beschrijvingszijde (Formulier): het beeld beschrijven in Memorix Maior
3.5.4.3.1. Beschrijvingszijde: algemeen
Het tabblad 'Formulier'
In de balk bovenaan de beschrijvingszijde kan je snel doorheen de selectie gaan die je maakte in je collectie. Heb je
geﬁlterd op je initialen (= eerste drie tekens van het inventarisnummer), dan is hier het aantal records weergegeven
dat met jouw initialen begint. Het getal is dus altijd afhankelijk van je ﬁlter.
De pijltjes navigeren je door de collectie:
eerste record
voorgaande record
volgende record
laatste record
De symbooltjes:
Opslaan
Zelfde functie als opslaan onderaan
Nieuw
(leeg) record aanmaken
Dupliceer
Alle gegevens, behalve het veld fonds/eigenaar, worden gekopieerd uit het
voorgaande record. Het beeld wordt niet meegekopieerd.
Voeg toe aan selectie
uitgeschakeld voor vrijwilligers
Kopieer uit laatste record
Alle gegevens, ook fonds/eigenaar worden gekopieerd uit het voorgaande
record. Het beeld wordt niet meegekopieerd.
Trackrecord
In dit document kan je nota’s achterlaten voor jezelf. Beschouw dit als een
kladblok.
Afdrukken
Print de beschrijving af
33
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
Stuur een bericht
Stuur een bericht naar elke persoon die ook een account heeft in de Memorix
Maior van ‘WESTHOEK verbeeldt’. Het bericht komt terecht in de inbox die je
rechtsboven in het scherm vindt.
Het tabblad 'Geschiedenis'
In het tabblad ‘Geschiedenis’ kan je elke aanpassing in het record volgen.
3.5.4.3.2. Beschrijvingszijde: invulopties
→ Sommige velden kan je invullen door op het icoontje op het einde van het veld te klikken.
Dan krijg je een aantal mogelijkheden die reeds vroeger ingevuld werden. Kies enkel een
term uit deze lijst, wanneer die overeenkomt met jouw gegevens.
→ Bij sommige velden kan je kiezen uit een dropdownlijst. Dit is het geval wanneer op het
einde van het veld een pijltje naar beneden wijst. Kies in dit geval een term uit de lijst.
→ In sommige velden kan je enkel vastgelegde combinaties selecteren.
→ Sommige velden zijn vrij in te vullen.
• Vrije velden
Wanneer de velden vrij in te vullen zijn, verschijnt er na twee tekens een autocomplete. Dit is een lijst die onder
het veld verschijnt waarin alle mogelijke opties verschijnen die met deze twee letters beginnen. Wanneer de
term, naam, plaats, … reeds eerder gebruikt werd in ‘WESTHOEK verbeeldt’ vind je het terug in de lijst en kan
je deze optie aanklikken. Zo vermijd je fouten en werken we samen aan uniformiteit bij de beschrijving van de
velden. Via de keuzelijst kan je ook op zoek naar eerder ingevulde opties. Gebruik dit wanneer je niet zeker bent
van de schrijfwijze of de mogelijke opties wil vergelijken.
Keuzelijst
Autocomplete
34
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
• Velden met dropdown-menu
Soms is slechts een beperkt aantal antwoorden mogelijk. Hier krijg je de keuze via een dropdownmenu.
• Velden met vaste combinaties
Bij de velden gemeente/deelgemeente en hoofdtrefwoord/subtrefwoord kan je een vaste combinatie ingeven.
Hiervoor maak je eerst een nieuw veld aan.
→ Klik op dit symbool
om een nieuw veld
aan te maken
3.5.4.3.3. Minimale registratie: formulier 'Nieuw'
Deﬁnitie
Verzamelnaam voor een aantal velden die ingevuld moeten worden. Hieronder worden deze veld per
veld uitgelegd. Onder ‘Status’ wordt telkens aangegeven of het veld verplicht in te vullen is en of het
online verschijnt. Dit gebeurt door middel van onderstaande symbolen:
Verplicht in te vullen:
Niet verplicht in te vullen:
Zichtbaar online:
Niet zichtbaar online:
Toelichting
Er zijn twee formulieren: NIEUW en VOLLEDIG. Het formulier NIEUW bevat een minimum aantal
velden en wordt gebruikt bij het opladen van de beelden. Het formulier VOLLEDIG bevat alle velden
waarmee de beelden worden beschreven. Het formulier staat, na het opladen van het beeld,
standaard op ‘nieuw’.
Voor de uitleg van de velden van formulier VOLLEDIG, zie hoofdstuk 4.3.
Opmerkingen Bij het opladen is het noodzakelijk dat je alle velden, met uitzondering van ‘Fotonummer’ en ‘Toon
op web’ invult in het formulier NIEUW. Indien je dit niet gedaan hebt, zal je niet kunnen opslaan.
Status
35
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
3.5.4.3.3.1. Fotonummer
Deﬁnitie
Uniek nummer dat door Memorix Maior automatisch wordt toegekend aan elk beeld. In dit veld kan
je niks typen of wijzigen. Dit nummer wordt na max. 24 u gegenereerd.
Toelichting
Via dit uniek nummer kan je de beelden terugvinden.
Voorbeelden HEU005500007
HEU001500006
Status
(automatisch)
3.5.4.3.3.2. Auteursrechten
Deﬁnitie
Het recht van de maker (of erfgenaam) om te bepalen hoe, waar en wanneer zijn werk wordt openbaar gemaakt of verveelvoudigd.
Toelichting
De nabestaanden van een fotograaf hebben tot 70 jaar na zijn overlijden nog auteursrechten
op zijn werk. Bij anoniem werk berusten de rechten bij de uitgever en dit tot 70 jaar na publicatie.
De fotograaf kan de rechten op zijn foto’s wel afstaan of verkopen. De eigenaar is bijgevolg niet
automatisch bezitter van de auteursrechten op een bepaalde foto. Auteursrecht is niet hetzelfde als
portretrecht. Een persoon of zijn of haar nabestaanden hebben namelijk tot 20 jaar na het overlijden
van de geportretteerde rechten op deze afbeelding. Het opsporen van diegenen die auteursrecht of
portretrecht hebben, is vaak bijzonder moeilijk of onmogelijk. Daarom wordt er op de website een
oproep gedaan aan de rechthebbenden om zich - indien ze dat wensen - kenbaar te maken. Via een
dropdownlijst vul je hier JA of NEE in.
Opmerkingen Wanneer de auteur van het beeld gekend is en die nog geen 70 jaar dood is, vul je hier JA in.
Status
3.5.4.3.3.3. Toon op het web
Deﬁnitie
Toelichting
Wordt dit beeld op de website www.westhoekverbeeldt.be getoond?
Je hebt hier de keuze om het beeld en de bijhorende informatie wel of niet op de website te plaatsen.
Zelf plaats je geen beelden online. De redacteur van jouw dorp of gemeente plaatst de beelden online
door het vakje aan te vinken. Voorlopig laat je dit vak dus leeg!
Opmerkingen Enkel beelden die volledig beschreven zijn, kunnen op de website geplaatst worden.
Status
36
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
3.5.4.3.3.4. Bewaarplaats
Deﬁnitie
Toelichting
De plaats waar het originele beeld dat je gescand hebt, zich bevindt.
Wanneer het origineel zich bij een particulier bevindt, dan spreken we van een privécollectie. Wordt
het beeld door een openbare instelling of een privévereniging bewaard, dan vullen we hier de
oﬃciële naam van deze instelling of vereniging in. De 3 mogelijke opties zijn dus: privécollectie,
instellingsnaam of naam van de vereniging. Vul in dit veld nooit de gegevens van de eigenaar in. Deze
komen in het veld ‘Fonds/Eigenaar’ terecht.
Opmerkingen Privéverenigingen zoals een toneelkring of een schuttersgilde kunnen ook een eigen collectie
bewaren, je kan kiezen tussen privécollectie of de naam van de vereniging. Wanneer het originele
beeld buiten België bewaard wordt, noteer dan de afkorting van de naam van het land waar het
beeld zich bevindt tussen ronde haakjes. Bij gelijknamige plaatsnamen kan verwarring ontstaan.
Noteer daarom tussen haakjes de naam van de gemeente of stad waartoe die plaats behoort. Kies
bij plaatsnamen indien mogelijk steeds voor de Nederlandstalige naam. Gebruik enkel de Franstalige
naam als deze couranter is dan de Nederlands (bv. Gebruik Calais en niet Kales, maar gebruik Parijs
en niet Paris).
Schrijfwijze
privécollectie
naam instelling gemeente (afkorting land)
naam vereniging dorp of gemeente
Voorbeelden privécollectie
Stadsarchief Ieper
Centrum voor Molinologie Roosendaal (NL)
Kenniscentrum Zonnebeke
Status
3.5.4.3.3.5. Fonds/Eigenaar
Om de gegevens van de diverse fondsen en eigenaars beheersbaar te houden, is dit veld uitgebreider. Om een veelvoud aan contactgegevens van dezelfde eigenaar tegen te gaan, kijk je eerst in de keuzelijst om uit te zoeken of de
eigenaar reeds voorkomt in de databank.
Deﬁnitie
De eigenaar is de persoon, vereniging of instelling aan wie het origineel van het digitale beeld toebehoort. Bij een openbare instelling wordt de collectie vaak opgesplitst in bepaalde fondsen, vaak
genoemd naar de vorige eigenaar.
Toelichting
Bij een privécollectie, privévereniging of privéarchief wordt hier het adres van de eigenaar of
vereniging ingevuld, of het adres van de plaats waar het beeld zich bevindt.
Opmerkingen Hoe vollediger je dit veld invult, hoe makkelijker je het beeld later eventueel kan terugvinden.
Zit een bepaald beeld bij meerdere eigenaars, dan vul je hier ook meerdere eigenaars in.
37
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
Schrijfwijze
Voor speciﬁeke afspraken per invulveld, zie ‘Werkwijze’
Naam Voornaam
Straatnaam + nummer
Postcode (Deel)Gemeente
Telefoonnummer
E-mail
Voorbeelden
Werkwijze
• Klik op
, er verschijnt een keuzemenu.
• Klik op de keuzelijst
: je komt in het adressenbestand van alle fondsen/eigenaars die reeds in de erfgoedbank werden ingegeven.
Zoeken in het adressenbestand via
het zoekveld of via Filter opties.
• Zoek in het adressenbestand naar de beeldeigenaar van het beeld dat je wil beschrijven.
Dit kan op twee manieren:
38
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
Eerste manier: Zoeken Algemeen
Via het zoekveld linksboven kan je een zoekterm ingeven. Er wordt dan gezocht in elke kolom. Vb. zoeken
op ‘belle’ geeft zowel resultaten bij Naam (Vanbelle, Lobelle), Adres (Bellestraat) en Plaats (Bellegem).
Tweede manier: Zoeken via 'Filter opties'
Wil je speciﬁeker zoeken? Zoek dan via Filter Opties. Hier kan je speciﬁek zoeken op Naam, Adres, Plaats,
Telefoonnummer en Email.
• Heb je de eigenaar gevonden in het adressenbestand? Selecteer deze door op ‘Kies’ te klikken. De eigenaar
wordt dan automatisch weergegeven in het veld.
39
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
• Zijn er meerder eigenaars van één beeld? Voeg dan nog een veld toe.
Klik op het symbool ‘toevoegen’
, een tweede veld verschijnt.
• Ga opnieuw op zoek naar de eigenaar in de keuzelijst via het symbool
en ga naar de keuzelijst
.
Een fonds/eigenaar toevoegen
Vind je de eigenaar van je beeld(en) niet terug in het adressenbestand? Dan mag je de gegevens van deze eigenaar
invoeren. Vul enkel de gegevens in die je van de beeldeigenaars krijgt, wanneer een eigenaar bijvoorbeeld geen telefoonnummer of adres wil geven laat je dit veld leeg. Probeer wel steeds genoeg info te krijgen zodat de eigenaar
bereikbaar is.
• Klik onder
op het symbool ‘Record toevoegen’
.
Opgelet: Dit is hetzelfde symbool als wanneer je een tweede, derde, … eigenaar wil toevoegen!
• Vul de gegevens van de eigenaar in volgens de afgesproken regels en klik op Opslaan.
Naam
Adres
Telefoonnummer
Email
Naam Voornaam
Wanneer de persoon overleden is, vul je dit veld aan met een Latijns kruisje (†). Dit kan
je typen door de code Alt + 0134 (hou de alt-toets ingedrukt en typ 0134 op je numeriek
toetsenbord).
Straatnaam + nummer
Is er ook een busnummer? Typ dit na het nummer:
Moriaanstraat 8 bus 3a
Postcode Gemeente
Is het een deelgemeente, vul dan de postcode en de naam van de deelgemeente in.
057 23 93 09 / 0488 48 21 32
[email protected]
40
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
• Klik op ‘Opslaan’ en sluit het venster met het kruisje rechts bovenaan. De gegevens van de eigenaar zijn nu meteen ingegeven in het veld.
Een fonds/eigenaar verwijderen
• Klik rechtsboven het veld op symbool
.
• Voor het veld deﬁnitief verwijderd wordt, wordt nogmaals bevestiging gevraagd.
• Klik op OK, het veld wordt verwijderd.
41
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
Inhoud van het veld aanpassen
Na het ingeven van een fonds/eigenaar kunnen deze gegevens nog aangepast worden. De mogelijkheden verschijnen
in het dropdownmenu onder de moersleutel.
Bewerk
Pas de gegevens van het gekozen fonds of eigenaar aan en sla op.
Dit wordt aangepast in alle records.
Nieuw record toevoegen
Vervang het gekozen fonds/eigenaar door een nieuwe fonds/eigenaar die
nog niet in de lijst voorkomt en dus aangemaakt moet worden.
Ga naar dit record
Bekijk de gegevens van het ingevulde fonds/eigenaar.
Ook hier kan aangepast worden.
Kies record
Vervang het gekozen fonds/eigenaar door een ander uit de lijst.
Ontkoppel
Verwijder het gekozen fonds/eigenaar uit het veld.
Het veld is nu leeg maar wordt niet verwijderd.
De volgorde van fonds/eigenaar aanpassen
Met de pijltjes kan je de volgorde van de fondsen/eigenaars aanpassen. Dit is enkel belangrijk als er ook een hiërarchie
zou zijn tussen de eigenaars onderling.
42
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
De gegevens van een fonds/eigenaar aanpassen via Collectiebeheer
• Ga naar ‘Collectiebeheer’.
• Klik in de collecties op ‘Fonds/Eigenaar’.
• Zoek in de collectie via Filter Opties naar de eigenaar van wie je de gegevens wil veranderen.
Voorbeeld:
In onderstaand voorbeeld is de volgorde van de naam onjuist. We willen dit veranderen naar Naam – Voornaam.
Ook het telefoonnummer wordt aangepast.
43
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
• Open het adressenbestand door te klikken op symbool ‘Bewerk’
.
• Pas de gegevens aan en sla op. Dit wordt nu aangepast in elk record waar deze eigenaar gebruikt werd.
TIP
Wanneer je gegevens nog niet opgeslagen zijn, verschijnt er een oranje uitroepteken in het tabblad ‘formulier’. De aangepaste velden krijgen ook een oranje rand.
3.5.4.3.3.6. Inventarisnummer
Deﬁnitie
Het unieke nummer dat het beeld identiﬁceert en volgens een bepaalde logica aan elk beeld gegeven
wordt.
Toelichting
Legt de koppeling tussen het originele beeld bij de eigenaar en het gedigitaliseerde beeld op de erfgoedbank. Dit nummer heb je gebruikt bij het scannen, het is de naam van je bestand. Wanneer je zelf
al een bepaald systeem hanteert, kan je de nummering overnemen. Je voegt dan wel je initialen toe
vóór jouw nummering.
Opmerkingen Om twee of meerdere gerelateerde beelden te benoemen zoals de voor- en achterzijde van een
bepaalde foto, prentbriefkaart… voeg je achteraan letters (a, b, c…) toe. De bestandsnaam van het
bestand wordt weergegeven als je met de muiscursor over de afbeelding gaat.
Schrijfwijze
3 letters: eerste letter voornaam + twee eerste letters familienaam + 5 cijfers: van 00001 tot 99999
Voorbeelden JDE00967
LTH00007
NPR00056
Status
44
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
3.5.4.3.3.7. Opslaan
Van zodra je wat hebt veranderd in de ﬁche en nog niet hebt opgeslagen, verschijnt een oranje uitroepingsteken bij
‘formulier’.
Na het invullen van bovenstaande velden is het beeld minimaal beschreven en kan het opgeslaan worden. In Memorix
Maior krijg je de keuze wat er gebeurt na het opslaan van het beeld via het veld ‘Na opslaan’.
Terug naar deze pagina
Volgend record
Terug naar overzicht
Nieuw record
TIP
Sla de minimale beschrijving (of de aanpassingen) op en keer terug naar hetzelfde record.
Handig als je meteen wil verder werken aan de volledige beschrijving.
Sla de minimale beschrijvingen (of de aanpassingen) op en ga meteen naar het record met
het opvolgende inventarisnummer. Handig voor redacteurs die gemakkelijk een hele reeks
online willen zetten.
Sla de minimale beschrijvingen (of de aanpassingen) op en ga terug naar collectiebeheer.
Sla de minimale beschrijvingen (of de aanpassingen) op, er wordt meteen een blanco
record aangemaakt. Handig als je verschillende beelden na elkaar wil opladen en minimaal
beschrijven.
Ga op zoek naar wat voor jou de beste werkwijze is. Door de verschillende keuzemogelijkheden kan iedereen werken op een manier die voor hem of haar het meest logisch is.
45
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren
4. Beelden bewaren en ontsluiten
Stap voor stap
Stap 1: beelden terugvinden in de erfgoedbank
Om de beelden die zich in de erfgoedbank bevinden volledig te beschrijven, is het belangrijk ze terug te vinden aan
de hand van de minimale registratie.
Stap 2: beschrijven van de beelden: algemene regels
Bij het beschrijven van de beelden gelden enkele algemene richtlijnen die ervoor zorgen dat dit op een uniforme
manier gebeurt.
Stap 3: beschrijven van de beelden: veld per veld
De beschrijving van een beeld gebeurt door het invullen van een aantal velden. Veld per veld wordt hier overlopen
wat ingevuld moet worden, welke schrijfwijze er gebruikt moet worden en er worden enkele voorbeelden gegeven.
Stap 4: beelden koppelen
Soms horen beelden bijeen, deze kunnen in de databank aan elkaar gekoppeld worden. We denken dan aan de vooren achterkant van een postkaart of bidprentje of een genummerde en een ongenummerde groepsfoto.
Stap 5: afmelden
Wat heb je nodig?
• Computer
• Internetverbinding
• Ingevulde registratieﬁche
• Getuigen, geschreven bronnen, ...
46
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
4.1. Stap 1: Beelden terugvinden in de databank
Om de beelden die zich in de erfgoedbank bevinden volledig te beschrijven, is het belangrijk ze terug te vinden aan
de hand van de minimale registratie.
4.1.1. Eerste manier: Zoeken algemeen
• Vul linksboven een zoekterm in in het veld. Deze zoekterm wordt nu gezocht in alle kolommen. Hier kan je
kiezen of deze zoekterm ook in alle niet-zichtbare kolommen (m.a.w. de kolommen die niet getoond worden in
je schermweergave) gezocht wordt.
Voorbeeld HEU021501432
Voorbeeld trefwoord ‘zeedijk’
4.1.2. Tweede manier: Filter opties
• Ga naar ‘Filter opties’ en klik hierop
.
Er kan op veel verschillende manieren gezocht worden. Om je eigen beelden terug te vinden zoek je best op
‘inventarisnummer’. Enkel wanneer je het volledige nummer kent, neem je als voorwaarde ‘Gelijk aan’.
47
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
Voorbeeld: je inventarisnummer is JVE00041
• Kies in het dropdownmenu onder ‘Alle velden’ voor ‘inventarisnummer’.
• Kies in het tweede veld voor ‘Gelijk aan’, er verschijnt een derde veld.
• Typ in het derde veld het inventarisnummer JVE00041.
• Klik op ‘Zoeken’ of bevestig met de Enter-knop.
Opgelet! Als je kiest voor ‘Gelijk aan’ moeten de gegevens in het derde veld volledig correct zijn.
Voor de zekerheid werk je best met de optie ‘Bevat’.
• Wanneer je het juiste beeld gevonden hebt, open je het record door op het beeld of op het ‘bewerk’-symbool te
klikken. Je krijgt nu het record met rechts het beeld en links de minimale beschrijving.
TIP
Om een record te openen kan je zowel op het ‘bewerk’-symbool als op het beeld klikken.
• Klik in het veld ‘formulier’ op het dropdown-symbool en kies voor
volledige beschrijving.
‘volledig’. Je kan nu verdergaan met de
4.1.3. Beschrijvingszijde: Formulier ‘Volledig’
48
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
4.2. Stap 2: Beschrijven van de beelden: Algemene regels
• Je kan de verschillende velden op vier manieren invullen. Voor een samenvatting van de invulopties zie hoofdstuk 3.5.4.3.
• De status van de verschillende velden is niet altijd gelijk. Sommige velden zijn verplicht in te vullen, andere niet.
Sommige velden zijn zichtbaar op de website en andere zijn enkel zichtbaar in de erfgoedbank.
• Volg altijd de spellings- en grammaticaregels van het algemeen Nederlands. Kijk bij speciﬁeke problemen op
http://taaladvies.net of vraag raad aan je redacteur of lokale coördinator.
• Voor heel wat zaken maken we speciﬁeke afspraken om zo op uniforme wijze te werken en makkelijk te kunnen
zoeken in alle velden. Je volgt onderstaande schrijfwijze:
Persoonsnamen
Naam Voornaam Voornaam
Voornamen worden zoveel mogelijk voluit genoteerd; indien dit onmogelijk is, neem
je de initialen met een punt erna. De naam begint met het voorvoegsel. Zo schrijf je bv.
Van Dale Jan en niet Dale Jan Van
Titels (dr., prof., ir., …)
worden niet opgenomen, tenzij om een onderscheid te maken tussen personen met
een gelijke naam
Afkortingen (nv, vzw, …) worden weggelaten
Groepsnamen
kies de oﬃciële schrijfwijze, inclusief hoofd- en kleine letters en laat inleidende lidwoorden weg (bv. Sint-Jorisgilde) tenzij deze bij de groepsnaam horen
(bv. De Standaard)
Plaatsnamen
worden voluit geschreven, gebruik dus geen afkortingen. Kies altijd voor de huidige
schrijfwijze van de plaats. Gebruik zoveel mogelijk de Nederlandstalige naam, tenzij
het gaat om een Waalse plaatsnaam of wanneer de Nederlandse naam niet courant
is. Bij plaatsnamen die tot verwarring kunnen leiden, noteer je de gemeente/stad/
provincie waartoe de plaats behoort tussen ronde haakjes.
Getallen
Schrijf alle cijfers tot en met twintig voluit (twaalf, derde, eerste, Eerste Wereldoorlog,
Tweede Wereldoorlog, …)
Schrijf alle tientallen en honderdtallen voluit (tien, honderd, dertigtal, twintigste, jaren
dertig, jaren zeventig, …)
Schrijf alles wat niet voldoet aan bovenstaande beschrijving in cijfers (39, 65, 21ste
eeuw, …)
49
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
4.3. Stap 3: Beschrijven van de beelden: Veld per veld
4.3.1. Object
Deﬁnitie
Toelichting
Meest speciﬁeke benaming van het object.
Hier heb je de volgende keuze: foto, prentbriefkaart, aﬃche, glasnegatief, bidprentje, brief, dia, doodsbrief, factuur, krantenartikel, negatief, programmaboekje, schilderij, strooibiljet, tekening, vlag, spotprent, porseleinkaart, menu, oﬃcieel document of varia.
Opmerkingen Maak gebruik van de dropdownlijst om dit veld in te vullen.
Status
4.3.2. Formaat (basis x hoogte)
Deﬁnitie
Toelichting
Het gaat hier om de dimensies van het object of het onderdeel dat gemeten wordt.
We meten het formaat van het origineel met de (gekartelde) randen erbij.
Het formaat beschrijft eerst de basis en dan de hoogte.
Opmerkingen Werk steeds in cm en tot op één cijfer na de komma. Bij het cijfer na de komma wordt afgerond op
0,5 cm. 1 en 2 mm na de komma wordt naar beneden afgerond (vb. 14,2 cm wordt 14 cm). 3 tot 7 mm
na de komma wordt afgerond tot 5 na de komma (vb. 14,7 wordt 14,5 cm). 8 en 9 mm na de komma
wordt naar boven afgerond (14,8 cm wordt 15 cm).
Schrijfwijze
basis cm x hoogte cm
Voorbeelden 13 cm x 9,5 cm
14 cm x 7 cm x 4 cm
Status
4.3.3. Kleur
Deﬁnitie
Toelichting
Opmerkingen
Voorbeelden
Het gaat om het uitzicht van het beeld, de tinten van het origineel.
Hier kan je kiezen tussen kleur, sepia of zwart-wit.
Maak gebruik van de dropdownlijst om dit veld in te vullen.
zwart-wit
sepia
kleur
Status
50
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
4.3.4. Staat van het origineel
Deﬁnitie
Toelichting
De materiële toestand waarin het origineel zich bevindt. Is de foto al dan niet bewust beschadigd?
Beelden hebben vaak al een hele geschiedenis achter de rug, waarin ze zijn blootgesteld aan allerhande vormen van beschadiging door water, licht, lucht, ... Dieren of mensen (denk maar aan de
Eerste Wereldoorlog) hebben echter ook soms hun sporen nagelaten op het beeldmateriaal. Het
gaat hier niet om de kwaliteit van de foto, bijvoorbeeld overbelicht of wazig. De staat van het
origineel wordt met een sterrensysteem weergegeven:
* slecht:
minder dan 50% van het beeld is in goede staat
** matig:
meer dan 50% van het beeld is in goede staat
*** redelijk: meer dan 75% van het beeld is in goede staat
**** goed: minder dan 5% van het beeld is beschadigd
Opmerkingen Maak gebruik van de dropdownlijst om dit veld in te vullen.
Status
TIP
Beschadigde beelden kunnen steeds op de erfgoedbank geplaatst worden. Ouderdomsverschijnselen of
schade vertellen namelijk voor een stuk mee het verhaal van het beeld. Het is een deel van de charme van
dit erfgoed. De beelden worden bijgevolg NIET geretoucheerd!
4.3.5. Reproductie
Deﬁnitie
Toelichting
Het betreft een reproductie wanneer het niet om het originele beeld gaat.
Normaal gezien worden enkel originelen gescand. Uitzonderlijk wordt een fotokopie, reproductie of
een scan uit een krant, een boek of het internet in de erfgoedbank opgenomen, bijvoorbeeld als je
zeker bent dat het origineel verdwenen of vernietigd is. Hier kan je kiezen uit: boekenscan, krantenscan, webscan, fotokopie of reproductie.
Opmerkingen Maak gebruik van de dropdownlijst om dit veld in te vullen.
Status
4.3.6. Bijschrift
Deﬁnitie
Een bijschrift is een opschrift dat op de voorkant van het originele beeld werd gedrukt.
Toelichting
Hier kopieer je de tekst die op de foto gedrukt is.
Opmerkingen Neem de tekst letterlijk over van het beeld. Oude schrijfwijze, spaties, punten, ... : alles blijft behouden. Opschriften die bij het gefotografeerde landschap horen (zoals naamplaatjes, wegwijzers, …)
zijn geen bijschrift. Ook de naam van de drukker, fotograaf, … zijn geen bijschriften. Staat er iets op
het beeld geschreven of gedrukt dat belangrijk is voor het beeld, maar dat geen bijschrift is, neem dit
dan zeker op in de beschrijving.
Voorbeelden Zandvoorde-lez-Ypres- Paysage. Neuvaine Saint Corneille 16-24 septembre
Status
51
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
4.3.7. Auteur
Deﬁnitie
Toelichting
De auteur is de vervaardiger, maker van het werk.
Hier gaat het om de persoon die de creatieve handeling gesteld heeft, bijvoorbeeld de fotograaf,
schilder, tekenaar, ... Volg hierbij de volgende stappen:
• Als je de naam kent, vul die dan in, eventueel gevolgd door de woonplaats. (Naam Voornaam,
Plaatsnaam).
• Heb je helemaal geen info, laat dit veld dan leeg.
Opmerkingen Is de woonplaats onbekend, schrijf dan enkel de naam en de voornaam van de persoon in kwestie op.
(Naam Voornaam)
Schrijfwijze
Naam Voornaam, Plaatsnaam
Voorbeelden Willems Eugène, Poperinge
De Muyt Gilbert, Zonnebeke
Status
TIP
Heb je helemaal geen informatie over auteur, uitgever of drukker? Laat deze velden dan leeg! Je vult dus
nooit onbekend/anoniem in.
4.3.8. Uitgever
Deﬁnitie
De persoon die verantwoordelijk was voor de uitgave.
Opmerkingen De uitgever kan zowel een persoon als een bedrijf zijn.
De uitgever en drukker kunnen identiek zijn.
Schrijfwijze
Bij een persoon: Familienaam Voornaam, Plaatsnaam
In andere gevallen: Naam, Plaatsnaam
Voorbeelden Ghesquière-Aernout H., Mesen
Café Au Pavillon, Kemmel
Boussier, Wevelgem
Status
TIP
Door gebruik te maken van de keuzelijst kan je typfouten en dubbele opname vermijden.
4.3.9. Drukker
Deﬁnitie
Opmerkingen
Schrijfwijze
Voorbeelden
De persoon die het beeld gedrukt heeft.
De drukker en uitgever kunnen identiek zijn.
Familienaam Voornaam, Plaatsnaam
Deweerdt Charles, Ieper
Delvoye Jozef, Beselare
Status
TIP
Ga voor meer info over het noteren van de bibliograﬁsche referenties naar bijlage 6 ‘Bibliograﬁsche referenties’.
52
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
4.3.10. Land of regio
Deﬁnitie
Toelichting
De plaats (land, streek) waar de foto genomen werd.
Enkel steden of dorpen die je niet terugvindt in de dropdownlijst van het veld ‘Gemeente’ of ‘Deelgemeente’ vul je hier in. Bovendien is het niet altijd mogelijk om een foto exact te situeren in de
ruimte. Soms kan je wel de streek benoemen.
Opmerkingen Ook plaatsen in het buitenland kunnen hier ingevuld worden. Sommige beelden uit het buitenland
(Noord-Frankrijk) kunnen opgenomen worden in de erfgoedbank omdat ze net over de grens liggen en
dus interessant zijn voor de hele grensstreek, bijvoorbeeld Zwarteberg in Westouter. Zorg dat er geen
verwarring mogelijk is (bv. tussen Beveren-aan-de-Leie en Beveren-aan-de-IJzer).
Schrijfwijze
Land, stad
Provincie, stad
Streek
Voorbeelden Frankrijk, Bailleul
Antwerpen, Merksem
Voerstreek
Status
TIP
Vul in dit veld nooit België in. Vul dit veld enkel in wanneer het om een beeld gaat dat niet afkomstig is uit
de Westhoek.
4.3.11. Gemeente (en deelgemeente)
Deﬁnitie
Toelichting
De gemeente (en deelgemeente) uit de Westhoek waar het beeld over gaat.
Onder gemeente komt de naam van de hoofdgemeente terecht. Wanneer de hoofdgemeente gekozen
is, verschijnt de mogelijkheid om een deelgemeente te kiezen uit de lijst met oﬃciële deelgemeenten van een welbepaalde gemeente. Hou bij de keuze van de (deel)gemeente steeds rekening met
de reden waarom een foto in de erfgoedbank zit. Zo is een foto van de KAV van Woesten in Lourdes
interessant voor deze erfgoedbank omwille van de KAV-leden van Woesten en niet omwille van het
landschap in Lourdes. Bij (deel)gemeente kies je dus Vleteren-Woesten.
Opmerkingen Als een gemeente en een deelgemeente dezelfde zijn, vul je dit tweemaal in. Het lijkt overbodig, maar
als je later bijvoorbeeld alle beelden van Zonnebeke wil zoeken en je laat het veld deelgemeente
leeg, dan krijg je alle beelden van Groot-Zonnebeke en niet speciﬁek van het dorp Zonnebeke alleen.
Maak gebruik van de alfabetische dropdownlijst om dit veld in te vullen.
Schrijfwijze
De huidige, oﬃciële schrijfwijze van de (deel)gemeente wordt gehanteerd.
Voorbeelden
53
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
Werkwijze
•
•
•
•
Maak een nieuwe rij aan door op het symbooltje
te klikken.
Kies de gemeente via het dropdownmenu.
Kies de deelgemeente via het dropdownmenu dat verschijnt.
Als het beeld van toepassing is op meerdere gemeentes/deelgemeentes maak je een extra rij aan
door nogmaals op het symbooltje
te klikken.
Status
4.3.12. Wijk / gehucht
Deﬁnitie
Toelichting
Kleinere entiteit binnen een gemeente die oﬃcieel geen deelgemeente is.
In dit veld vullen we gehuchten of dorpen in als Madonna en Sint-Jan-ter-Biezen, maar ook bepaalde
wijken in een stad zoals de Sint-Pieterswijk in Ieper.
Schrijfwijze
Noteer de oﬃciële schrijfwijze van de wijk of het gehucht.
Voorbeelden Sint-Elooi
Sint-Juliaan
Hellegat
Brandhoek
Torrepoort
Status
4.3.13. Straatnaam
Deﬁnitie
Toelichting
De oﬃciële naam van de stra(a)t(en) die op het beeld te zien zijn.
Bij het veld Straatnaam plaats je de belangrijkste weg in het veld. Wanneer er meerdere straten
zichtbaar zijn (bv. bij een kruispunt), maak je een extra veld aan voor de tweede en eventueel derde
naam. Je kan maximaal 3 velden aanmaken. Natuurlijk is het niet altijd mogelijk om een straatnaam
in te vullen.
Opmerkingen De straatnamen bevinden zich in alfabetische volgorde in de keuzelijst, zodat je ze snel kan terugvinden. Als een straat niet te zien is op het beeld, vul je dit veld nooit in. Zo hoef je bij een foto van
het interieur van een kerk de straat waar de kerk staat niet in te vullen. Oude straatnamen worden
vermeld in het veld ‘beschrijving’. In het veld ‘Straatnaam’ komen enkel de huidige straatnamen.
Voorbeelden Albertstraat
Aalmoezeniersstraat
Zuidlaan
Werkwijze
• Vul de belangrijkste straatnaam in in het veld of zoek het in de keuzelijst.
• Klik op het pijltje naast het veld
om een tweede veld aan te maken.
• Maak eventueel een derde veld aan indien nodig.
54
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
Status
TIP
Door gebruik te maken van de keuzelijst kan je typfouten en dubbele ingave vermijden.
4.3.14. Periode
Deﬁnitie
Toelichting
Hier wordt de periode aangeduid waarin het beeld genomen werd.
Meestal is de exacte datum moeilijk te achterhalen, maar kan het beeld toch in een bepaalde periode
gesitueerd worden. We deﬁniëren de volgende periodes:
-1800
1940-1944 (Tweede Wereldoorlog)
1800-1849
1945-1959
1850-1899
1960-1979
1900-1914
1980-1999
1914-1918 (Eerste Wereldoorlog)
2000-2020
1919-1940
Opmerkingen Maak gebruik van de dropdownlijst om dit veld in te vullen
Status
4.3.15. Datering
Deﬁnitie
Toelichting
Het exacte of benaderde moment (jaartal/datum) waarop het beeld genomen werd.
Hier komt de exacte datum terecht indien deze gekend is. Indien je de exacte datum niet kent, kan je
het beeld misschien situeren tussen twee bepaalde data of jaren. Wanneer er personen gefotografeerd zijn van wie je de sterfdatum kent, dan kan je het beeld vóór deze datum dateren. Is er twijfel
tussen twee jaren, dan vul je beide jaren in met ‘of’ ertussen.
Betreft het een klasfoto, dan mag je het schooljaar noteren. Wanneer het seizoen (lente, zomer,
herfst, winter) prominent op de afbeelding aanwezig is (bv. sneeuwlandschap), kan je dit ook vermelden. Als enkel de poststempel als datering kan gelden, noteer dan het woord poststempel tussen
ronde haakjes.
Opmerkingen Noteer de datum altijd voluit.
Schrijfwijze
dd maand jjjj
Voorbeelden 14 maart 1964
tussen 1900 en 1904
1904 of 1905
schooljaar 1966-1967
winter 1938
18 augustus 1936 (poststempel)
circa 1912
voor 1938
Status
TIP
Is het verschil tussen de twee uiterste jaren groter dan tien jaar, laat dan dit veld leeg. Het invullen van het
veld periode volstaat dan.
55
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
4.3.16. Hoofd- en subtrefwoord
Deﬁnitie
Toelichting
Een trefwoord is een verzamelnaam verwijzend naar het onderwerp van de afbeelding.
Vul minstens één hoofd- en subtrefwoord in. Soms is een beeld niet aan één trefwoord toe te wijzen.
Bijvoorbeeld een oude ﬁets met grote wielen in een stoet kan een plaatsje krijgen bij 'Gebeurtenissen - Stoeten' en bij 'Maatschappelijk leven - Transport.' Je kan kiezen uit de volgende hoofdtrefwoorden en hun subtrefwoorden:
Trefwoord
Subtrefwoord
Cartograﬁe
•
•
•
•
Gebeurtenissen
• Eerste Wereldoorlog (vb. monumenten, heropbouw, sites,
ruïnes, …)
• Tweede Wereldoorlog (vb. bevrijdingsstoeten, monumenten, …)
Bouwplannen en technische tekeningen van gebouwen
Plattegronden stads- en dorpscentra
(Pre)kadastrale kaarten
Kaarten van de regio en de omgeving
•
•
•
•
•
•
Rampen, ongevallen en andere oorlogen
(In)huldigingen en herdenkingen
Processies en bedevaarten
Carnaval
Kermis
Overgangsrituelen (vb. geboorte, huwelijk, communie,
begrafenis, …)
• Stoeten
• Manifestaties en betogingen
• Evenementen (vb. Folkfestival, boerenmarkt, …)
Maatschappelijk leven
Manifestaties en betogingen
Personen
• Kunst en cultuur (vb. toneel, dans, …)
• Landbouw/landelijk leven (vb. hopteelt, oogst, …)
• Handel en nijverheid (vb. ambachten, horeca, industrie,
markten …)
• Onderwijs en wetenschap (vb. klasfoto’s, schoolgebouwen, …)
• Politiek leven (verkiezingen, inhuldiging burgemeester, …)
• Religieus leven (vb. klooster, intrede, …)
• Transport (tram, trein, ﬁets, auto, …)
• Visserij
• Verenigingsleven (KVLV, KBG, KSA, schuttersgilde, …)
• Toerisme
• Sport en ontspanning (zwembad, wielrennen, voetbal, …)
• Gezondheid
(geen subtrefwoorden)
• Dorps- en stadsbewoners (vb. alle beroepen, …)
• Openbare diensten (vb. politie, burgerwacht, douane,
brandweer, …)
• Religieuze personen (vb. priesters, zusters, …)
• Militairen (soldaten, …)
56
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
Topograﬁe/plaatsomschrijving
• Woonhuizen (vb. hoeve, kasteel, …)
• Horeca, handelshuizen, nijverheid (vb. herbergen, cafés,
winkels, …)
• Openbare gebouwen (vb. gemeentehuis, belfort, bibliotheek, …)
• Militaire gebouwen (vb. kazerne, …)
• Religieuze gebouwen (vb. kapellen, kerk, klooster, …)
• Interieurs en tuinen
• Straat-, dorps- en stadsgezichten
• Parken en pleinen
• Waterlopen (en havens)
• Monumenten
• Natuurlandschappen
• Begraafplaatsen
• Grenspalen
Voorbeelden Bij het voorbeeld hiernaast kies je best als trefwoord ‘Gebeurtenissen - (In)huldigingen en herdenkingen’ en ‘Maatschappelijk
leven - Onderwijs en wetenschap’.
Werkwijze
•
•
•
•
Maak een nieuwe rij aan door op het symbooltje
te klikken.
Kies het hoofdtrefwoord via het dropdownmenu.
Kies het subtrefwoord via het dropdownmenu dat verschijnt.
Wil je een tweede/derde trefwoord toevoegen? Maak een extra rij aan door nogmaals op het symbooltje
te klikken.
Status
4.3.17. Personalia
Deﬁnitie
Toelichting
Het gaat hier om persoonlijke gegevens (naam+voornaam) van de personen die afgebeeld staan.
Alle gekende personen op de afbeelding komen hier terecht, één per regel. Noteer enkel de namen
als je 100% zeker bent. Bij twijfel noteer je niets, dus ook geen ‘x’. Gebruik altijd de exacte naam van
de mensen. Hun eventuele ambten, oﬃciële titels of religieuze functies komen tussen ronde haakjes.
Opmerkingen Het kan interessant zijn om dit veld in te vullen bij bepaalde documenten die rechtstreeks gelinkt zijn
aan een persoon (bv. identiteitskaart, bidprentje, ...). De titels 'senior' en 'junior' noteer je na de
naam. Bij religieuzen noteer je de wereldlijke naam en eventueel de religieuze naam tussen ronde
haakjes. Ken je enkel de religieuze naam, dan noteer je hier niets. Via de lijst die verschijnt wanneer
je begint te typen, kan je mensen die voorkwamen op eerdere foto’s invoegen. Noteer enkel de
functies van een persoon tussen haakjes als het een titel is voor het leven: priester (en niet pastoor
of bisschop), adellijke titel, religieuze kloosternaam. Wanneer iemand 6 jaar burgemeester was en in
die functie op de foto stond, noteer je dit enkel bij beschrijving (en niet bij personalia).
Schrijfwijze
Naam Voornaam
57
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
Voorbeelden Vandewalle Emiel (priester)
Van Maele Lieve (zuster Godelieve)
d’Udekem d’Acoz Henri (graaf)
Elisabeth (koningin van België)
Depuydt Johannes senior
Werkwijze
• Vul per regel één naam in.
• Klik op
om een nieuwe regel aan te maken.
• Maak gebruik van autocomplete of de invullijst.
Status
4.3.18. Kop
Deﬁnitie
Een titel die beknopt duidelijk maakt wat te zien is op het beeld. Het is een publieksgerichte beschrijving van het beeld.
Toelichting
Begin met de naam van de deelgemeente of het gehucht waar het beeld genomen werd. Na een dubbele punt volgt een kernachtige omschrijving van het beeld. Denk daarbij aan de krantenkop bij een
krantenartikel en hou het zo kort mogelijk.
Opmerkingen Na de dubbele punt volgt een kleine letter, tenzij het woord gewoonlijk met een hoofdletter wordt
geschreven (vb. eigennamen). Gebruik geen inleidend lidwoord en geen punt op het einde van de
titel. Noteer bij een gehucht tussen haakjes de desbetreﬀende deelgemeente erbij. Is het beeld
genomen buiten de eigenlijke deelgemeente waar het beeld over gaat? Begin dan de kop met de
locatie (bv. Lourdes) waar de foto genomen werd en verwijs na de dubbele punt naar de deelgemeente in kwestie. Bij bidprentjes vermeld je de naam van de persoon.
Schrijfwijze
Deelgemeente: kernachtige omschrijving
Gehucht (Deelgemeente): kernachtige omschrijving
Voorbeelden Langemark: Sint-Pauluskerk
Lourdes: KAV Woesten op reis
‘t Vogeltje (Poperinge): kloostergebouw van Zusters Paulienen
Mesen: klasfoto 1965
Woesten: Jules Vermeersch
Status
TIP
Wanneer een zoekopdracht wordt ingegeven in de website wordt in de eerste plaats gezocht in Kop en
Beschrijving. Denk dus ook aan de bezoeker en hoe hij of zij op zoek gaat naar een beeld.
58
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
4.3.19. Beschrijving
Deﬁnitie
In de beschrijving wordt het verhaal achter het beeld opgetekend in volzinnen in algemeen Nederlands.
Toelichting
De beschrijving is een tekst die toelichting geeft bij wat er te zien is.
Opmerkingen Vul hier enkel correcte, betrouwbare informatie in. Wees nauwkeurig en gebruik de termen ‘vermoedelijk’, ‘waarschijnlijk’ of ‘mogelijk’ bij twijfel. Het is niet nodig het beeld tot in het kleinste detail te
beschrijven. Denk altijd na wat de bezoekers zou kunnen interesseren en wat de publieke waarde is
van het desbetreﬀende beeld. Verwijs nooit naar de huidige bewoners van een huis, tenzij bij een
handelspand. Let op de achtergrond van een beeld: zeg ook iets over de gebouwen die te zien zijn of
geef achtergrondinformatie. Denk aan de vragen: Wie/Wat/Waar/Waarom/Hoe.
Schrijfwijze
Eerste/Tweede Wereldoorlog zijn eigennamen en worden altijd met een hoofdletter geschreven.
Schrijf nooit WO 1 of 2.
Beperk het gebruik van accenten en aanhalingstekens.
Indien ze toch nodig zijn, gebruik dan enkele (‘ ’), tenzij bij citaten (“ ”).
Probeer altijd de oﬃciële naam van de persoon weer te geven.
Bijnamen en dialecttermen worden cursief ingevuld.
Vermijd afkortingen: schrijf bijvoorbeeld Onze-Lieve-Vrouw of Sint-Jan (niet: O.L.V of St. Jan).
Personen worden altijd van links naar rechts en van boven naar onder genummerd.
Bij groepsfoto’s kan je het volgende noteren:
Mamère (6) gaf les in dit klasje in Westouter. Op de foto herkent u 1. Juliette Demeulenaere, 2. Rita
Ryon, 3. Marie-Rose Gadeyne, 4. Arlette Worm (?), 5. Annie Raekelboom, 6. x x, 7. Linda Cossey (?),
8. Christiane Vandromme (?), 9. Andrea Decoster, 10. Marie-Louise Raekelboom, 11. Rosa Decoster,
12. Christiane x, 13. Maria Arnout, 14. x Aeck, 15. Rosette Knockaert, 16. x x, 17. x x en 18. Odette
Croquette. Mamère heette eigenlijk Gertrude Bollingier. Bij haar intrede kreeg ze de kloosternaam
Angèle.
Altijd geldt deze vorm:
Nummer (punt) (spatie) Voornaam (spatie) Achternaam (komma) (spatie) Nummer (punt) (spatie)
Voornaam (spatie) Achternaam (spatie) en (spatie) Nummer (punt) (spatie) Voornaam (spatie)
Achternaam (punt).
Onbekende voornamen en namen worden aangeduid met een kleine x (zie nrs. 12, 14 en 17). Bij
twijfel plaats je een vraagteken achter de (voor)naam (zie nrs. 4, 7 en 8). Data worden voluit genoteerd: dd maand jjjj
TIP
In dit veld wordt de naam achter de voornaam weergegeven. Dit om de vlotte leesbaarheid te verhogen.
Voorbeelden (1) Maurice Minne tankt benzine in een
auto. Achter hem zien we de Zwijnemarkt.
We zien verder ook de gevel van de onderpastorij.
(2) In 1934 neemt een deel van het personeel even de tijd om trots het paradepaardje
van brouwerij-mouterij Feys-Callewaert,
de 'Forte Brune' te promoten. In de drukste
(1)
(2)
periode van de brouwerij werkten er
wel dertig man, die hoofdzakelijk in Roesbrugge of Beveren-aan-de-IJzer woonden. 1. Germain
Butaye, 2. Urbain Vanstraesele, 3. x x, 4. x x , 5. x x, 6. Michel Callens, 7. Achiel Vanstraesele, 8.
Camiel Samoey, 9. Georges Desaegher, 10. x x, 11. x x, 12. x x, 13. x x en 14. x x.
59
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
Werkwijze
• Typ of plak de tekst in het veld.
• In Memorix Maior gebeurt de opmaak van velden in het veld zelf. De gebruikte knoppen komen
overeen met de symbolen uit een tekstverwerker (vb. Word). Selecteer eerst het deel van de tekst
dat je wil bewerken.
Plaats (een deel van) de tekst vet
Plaats (een deel van) de tekst cursief
Onderlijn (een deel van) de tekst
• Wanneer je de tekst kopieert van een Word-document, wordt ook de opmaak uit dat document
meegenomen (dus ook het lettertype, kleurgebruik, ...). Je kan dit ongedaan maken door het stuk
tekst dat je in het veld plakte te selecteren en op de knop
te klikken. Hiermee wordt alle opmaak weggenomen.
• Een tweede manier om zonder opmaak te knippen en te plakken is door de gekopieerde tekst eerst te plakken in het kladblok
van Windows. Je vindt dit onder de map ‘Bureau-accessoires’.
• Als je een link wil toevoegen in de tekst selecteer je een deel van
de tekst of een woord (bv. klik hier, meer info, …) en klik je op
het hyperlink-symbool:
.
Er verschijnt nu een kader waarin je de url waarnaar je wil verwijzen kan invoegen. Je kan de http:// laten staan en de website
beginnen typen. Bv. http://westhoekverbeeldt.be
Het geselecteerde deel van de tekst wordt nu onderlijnd. Je kan
testen of je link werkt door de CTRL-toets op je toetsenbord in
te drukken en tegelijkertijd op de link te klikken. Je gaat nu naar
de juiste webpagina.
TIP
Plaats hier enkel wetenschappelijk correcte links. Wikipedia en andere sites waarop iedereen informatie
kan aanvullen zijn geen geschikte referenties om naar te verwijzen. Controleer ook altijd zelf de informatie
die je van dergelijke sites haalt op hun juistheid.
• Met de HTML-toets plaats je je hele tekst in codetaal. In het HTML-vak worden al je aanpassingen
op tekstniveau omgezet in een script. Ter illustratie een voorbeeld:
Tekst in het beschrijvingsveld:
60
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
Tekst in het HTML-veld:
Status
TIP
Verander niets aan de informatie die anderen invulden. Ontdek je een fout, raadpleeg de andere invoerder
en je lokale coördinator. Bovenaan in het tabblad ‘Geschiedenis’ vind je wie het record heeft ingegeven en
wie er al aan werkte.
4.3.20. Informatiebron
Deﬁnitie
Hier schrijf je uit welke bron je de informatie van de beschrijving haalde.
Toelichting
Informatie kan zowel komen uit een geschreven als uit een mondelinge bron.
Opmerkingen Wanneer je de informatie in een boek gelezen hebt, vul dan zeker dit veld in. Zo krijgt jouw informatie
niet alleen een wetenschappelijke verantwoording, maar weten andere geïnteresseerden ook waar
ze meer informatie kunnen terugvinden. Wanneer je een website hebt gebruikt, noteer dan de titel
van het artikel, de site en de datum wanneer je dit artikel raadpleegde.
Schrijfwijze
mondelinge bron
NAAM Voornaam, Titel, Uitgeverij, Plaats van uitgave, jaartal, pp. x-y, ﬁg. z.
NAAM Voornaam, Titel artikel, Tijdschrift, volume, jaartal, pp.
NAAM Voornaam, Titel artikel, in: NAAM Voornaam, Titel boek, Plaats van uitgave, jaartal, pp.
NAAM Voornaam, Titel artikel. Geraadpleegd op [datum] via [website]
Voorbeelden achterkant foto
mondelinge bron
SANTENS Filip, Mijn stamboom. Hoe begin ik eraan? Geraadpleegd op 25 september 2014 via
http://www.harelbeke.be/vrije-tijd/cultuur/stadsarchief-majestic/jouw-geschiedenis/stamboom/
hoe-begin-ik-eraan.
zie bijlage 6 (Bibliograﬁsche referenties)
Status
TIP
Typ in dit veld geen persoonsgegevens (naam – adres) van de getuige. Hiervoor is een apart veld voorzien.
61
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
4.3.21. Getuige
Deﬁnitie
Toelichting
In dit veld schrijf je van welke persoon je de informatie over het beeld verkreeg.
Misschien heeft de eigenaar van het beeld je wel iets over het beeld verteld tijdens een gesprek.
Noteer dan hier de naam van de persoon, zijn geboortedatum, woonplaats en de datum van het
gesprek. Ook andere personen kunnen als getuige optreden bij een beeld.
Opmerkingen Probeer dit veld zo correct mogelijk in te vullen. Vul je eigen naam in wanneer jijzelf - zonder info van
anderen – de informatie verstrekte. Meerdere namen zijn mogelijk! Voeg een extra veld toe ( ) en
vul de informatie aan. Via de website kunnen bezoekers informatie geven over een beeld. Noteer
dan hun gegevens ook in dit veld.
Schrijfwijze
Naam Voornaam (°geboortedatum: dag maand jaar), (Deel)Gemeente, datum van gesprek. Sprak je de
persoon op verschillende data, beperk de info dan tot maand en jaartal of enkel jaartal van het gesprek.
Naam Voornaam, datum reactie (site-emailadres)
Voorbeelden
Status
4.3.22. Opmerkingen
Deﬁnitie
Toelichting
Extra aanvullingen bij het beeld die belangrijk zijn om weten, kan je hier noteren.
Strikt gezien kan hier alles terecht wat niet in een ander veld hoort.
Wanneer je de info van een website haalde, noteer je hier de volledige link.
Opmerkingen Schrijf in volzinnen.
Voorbeelden Meer info is te vinden in record MLA 00025.
Deze foto is van beperkte kwaliteit want hij was in een bord gekleefd.
http://www.zerohour.be/wat-vooraf-ging/het-fort-van-wijtschate.aspx
Dit beeld lijkt sterk op HEU004501082.
Status
4.3.23. Historische krantenartikels
Deﬁnitie
Toelichting
Extra linken naar historische krantenartikels
Elke krantenpagina krijgt een unieke url. Je kan deze link kopiëren en plakken.
We gebruiken de link ‘insluiten’, zodat de link aanklikbaar wordt.
Opmerkingen Meerdere url’s zijn mogelijk. Maak per url een nieuw veld aan aan de hand van het pijltje naast het
.
veld
Voorbeelden <ahref="http://www.historischekranten.be/issue/DPO/1914-08-09/edition/null/page/2">De Poperinghenaar (1904-1914,1919-1944) | 9 augustus 1914 | pagina 2</a>
<ahref="http://www.historischekranten.be/issue/VER/1857-09-11/edition/null/page/1">La Vérité
(1857-1859) | 11 september 1857 | pagina 1</a>
62
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
Werkwijze
• Open de gewenste krantenpagina.
• Klik rechts op het icoon ‘Delen’:
• Kopieer de link onder ‘insluiten’ en plak dit in het veld ‘Historische krantenartikels'.
Status
63
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
4.4. Stap 4: Een beeld koppelen in de erfgoedbank
TIP
Het symbool ‘Snel media koppelen’
hieronder besproken worden.
wordt niet gebruikt, beperk je dus tot de drie mogelijkheden die
4.4.1. Een beeld aan een opgeladen beeld koppelen
Heb je een voor- en achterkant van een prentbriefkaart, 2 of 4 zijden van een bidprentje of een ongenummerde en genummerde foto? Dan kan je die in Memorix Maior aan elkaar koppelen, zodat je slechts één ﬁche hoeft te beschrijven.
• Laad het hoofdbeeld op, beschrijf de nodige velden (voor een minimale registratie moet formulier ‘NIEUW’ ingevuld worden) en sla op. Kies in het veld ‘Na opslaan’ voor ‘Terug naar deze pagina’. Je blijft in hetzelfde record
werken.
• Vanaf hier worden de stappen voor het opladen van een beeld herhaald (zie hoofdstuk 3.5.4.2.):
•
•
•
•
TIP
Klik op
.
Zoek via ‘Bladeren’ het juiste bestand.
Klik op ‘Uploaden’.
Het beeld is nu gekoppeld aan het hoofdbeeld.
Let erop dat de beelden die gekoppeld worden in de bestandsnaam een aanduiding krijgen (*, genummerd, A, …). Hou je eigen systeem consequent aan.
64
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
• De volgorde van de opgeladen beelden is belangrijk, het eerste beeld in de rij verschijnt als hoofdbeeld. Laad dus
altijd eerst je genummerd beeld op, of de voorkant van de postkaart of doodsprentje. Heb je dit niet gedaan dan
kan je de volgorde van de beelden nog aanpassen met de pijltjes onder het beeld.
• Het sterretje onder de beelden kan je aanklikken, het aangeklikte sterretje wordt oranje en wordt in de achterkant van Memorix Maior als hoofdbeeld herkend, maar om ook op de publiekszijde als eerste te verschijnen
moet het beeld eerst in de rij staan.
Gebruik de pijltjes om de volgorde van
je beelden aan te passen.
4.4.2. Aparte records aan elkaar linken
Heb je in het verleden reeds beelden opgeladen die nu aan elkaar gekoppeld moeten worden? Dit kan ook nog steeds.
• Open het record met het hoofdbeeld.
• Klik in de beeldzijde op het symbool ‘Media koppelen’
.
• Je komt terecht in de databank waar alle opgeladen
beelden en krantenpagina’s zich bevinden.
65
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
• Zoek (via Zoeken of Filter opties) het record dat je wil koppelen aan het openstaande beeld.
Zoek steeds eerst op HEU-nr. Wanneer dit geen resultaat geeft, zoek je op inventarisnummer.
• Klik op het beeld om het record te koppelen (of plaats een vinkje in het leeg vakje en klik op het symbool ‘Media
koppelen’).
• Het beeld wordt automatisch gekoppeld. Zie je het gekoppelde beeld niet meteen verschijnen? Vernieuw dan de
pagina met de refresh-knop
of klik of de F5-knop.
4.4.3. Een (gekoppeld) beeld verwijderen
Heb je het verkeerde beeld gekoppeld of opgeladen, dan kan je dit eenvoudig zelf verwijderen.
• Klik het lege vakje aan onder (of bij lijstweergave naast) het beeld.
• Klik boven in de beeldzijde op ‘Media koppeling verwijderen’
.
• Het aangevinkte beeld is nu verwijderd uit het record en het HEU-nr zal automatisch verwijderd worden.
66
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
4.5. Stap 5: Afmelden
Om het programma ‘Memorix Maior’ te verlaten, meld je je af. Zorg ervoor dat al je werk opgeslagen is voor je je
afmeldt.
• Klik rechtsbovenaan in het scherm op ‘afmelden’.
• Het programma vraagt te bevestigen of je zeker wil afmelden.
• Wanneer je de volgende keer dat je inlogt op exact dezelfde plaats wil beginnen als waar je nu gestopt bent, dan
laat je het vinkje aanstaan bij ‘Sessie opslaan voor de volgende keer’. Wanneer je met het startscherm wil beginnen, klik dan het vinkje weg.
• Klik op afmelden.
67
Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten
5. Bijlagen
5.1.
Afsprakennota
5.2.
Uitleenformulier
5.3.
Registratieﬁche
5.4.
Selectiecriteria
5.5.
Memorix Maior ﬁche: samenvatting
5.6.
Bibliograﬁsche referenties
5.7.
Leidraad voor communicatie
5.8.
Zoeken op de erfgoedbank www.westhoekverbeeldt.be
5.9.
Technische vaardigheden
68
Handleiding Memorix Maior • Bijlagen
© Erfgoedcel CO7 (2014)
Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt
door middel van druk, fotokopie, microﬁlm of op welke wijze dan ook
zonder voorafgaande toestemming van Erfgoedcel CO7.
70